УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Формы первичного учета для гостиниц
Российской Федерации и краткие указания
по их применению и заполнению
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Формы первичного учета применяются в гостиницах независимо от форм собственности.
К формам даны краткие указания по их применению и заполнению с тем, чтобы было обеспечено единство методологии и системы показателей в учетной документации, которая охватывает вопросы учета услуг и расчетов по ним.
Формы применять в учетной практике без каких-либо изменений и дополнений.
ПЕРЕЧЕНЬ
форм документов строгой отчетности
--------------------------------------------------------------------
номер формы ¦ наименование формы
--------------------------------------------------------------------
1-Г Анкета
2 -Г Журнал регистрации иностранных граждан
3-Г Счет
3-Гм Счет
4-Г Карта гостя
5-Г Кассовый отчет
7-Г Расчеты оплаты за бронирование и
проживание по безналичному расчету
8-Г Квитанция на возврат денег
9-Г Акт о порче имущества гостиницы
10-Г Заявка на бронирование мест
11-Г Автостоянка
12-Г Квитанция на предоставление
дополнительных платных услуг
13-Г Квитанция на прием вещей в
камеру хранения
КРАТКИЕ УКАЗАНИЯ
по применению и заполнению форм первичного учета
для гостиниц Российской Федерации
АНКЕТА
(форма N 1-Г)
Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, а также лица, перечисленные в п.4 Инструкции о порядке регистрации граждан в гостиницах (ГУОПП МВД СССР, 1984 г.), заполняют анкету в одном экземпляре, остальные - в двух.
После проверки личные документы возвращаются владельцам.
Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй- на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца.
Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН
(форма N 2-Г)
Заполняется дежурным администратором или работником бюро обслуживания на основании паспорта и визы.
СЧЕТ
(формы NN 3-Г, 3-ГМ)
Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги, при отсутствии специальных талонов.
Счет выписывается в трех экземплярах: первый - выдается проживающему, второй экземпляр счета вместе с "Кассовым отчетом" (ф. N 5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию, третий ранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке.
При механизированном способе ведения расчетов счет заполняется в 2-х экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.
Работник бухгалтерии сверяет формы NN 3-Г, 3-Гм с формой N 1-Г.
Счета являются бланками строгой отчетности.
КАРТА ГОСТЯ
(форма N 4-г)
Дает право поселившемуся на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенные в гостинице.
На числовой сетке Карты гостя отмечается период оплаты.
При выезде гостя этажный персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа. В вестибюле Карта гостя сдается в администраторскую.
КАССОВЫЙ ОТЧЕТ
(форма N 5-Г)
Составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с проживающими. Первый экземпляр вместе со счетами (ф. N 3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет форму N 5-Г с формами 3-Г, 3-Гм.
РАСЧЕТЫ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ
ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ
(форма N 7-Г)
Ведется дежурным администратором или портье в 2-х экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.
КВИТАНЦИЯ НА ВОЗВРАТ ДЕНЕГ
(форма N 8-Г)
Заполняется при оформлении возврата денег проживающему, досрочно выезжающему из гостиницы.
Выписываются работником гостиницы в одном экземпляре.
Сдается в бухгалтерию вместе с "Кассовым отчетом" (ф. N 5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (ф. N 3-Г) или на первом и втором (ф. N 3-Гм) делается отметка о произведенном возврате.
Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в ф. N 8-Г с подписью в ф. N 1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую.
АКТ О ПОРЧЕ ИМУЩЕСТВА ГОСТИНИЦЫ
(форма N 9-Г)
Акт составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй - материально-ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки плательщику.
ЗАЯВКА НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ
(форма N 10-Г)
Заявка заполняется предприятиями (организациями), регистрируется в специальном журнале "П" по следующей форме:
--------------------------------------------------------------------
Регистра-¦Наименование пред-¦Дата ¦Дата ¦Гости-¦К-во¦Подпись
ционный ¦приятия (органи- ¦представ- ¦заезда,¦ница ¦мест¦лица,
номер ¦зации) ¦ления ¦выезда ¦ ¦ ¦приняв-
¦ ¦заявки ¦ ¦ ¦ ¦шего
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заявку
--------------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5 6 7
--------------------------------------------------------------------
Для оперативного учета проживающих на этаже поэтажный персонал (при наличии службы портье - портье) заполняет журнал по форме:
---------------------------------------------------------------------
Номер ко- ¦Время заезда ¦Оплачено до ¦Дата смены ¦Дата пред-
наты и ф.и.о.+-------------+-------------+---------------+полагаемого
проживающего ¦дата¦часы ¦дата¦часы ¦белья¦полотенец¦выезда
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--------------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5 6 7 8
--------------------------------------------------------------------
Заявка на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в журнале "И" по следующей форме:
--------------------------------------------------------------------------
Регистра-¦Фамилия, имя,¦Место ¦Вид ¦Дата ¦Дата ¦Гости-¦К-во¦Подпись
ционный ¦отчество ¦житель-¦заявки ¦заявки¦заезда¦ница ¦мест¦лица,
номер ¦ ¦ства ¦ ¦ ¦выезда¦ ¦ ¦приняв-
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦шего
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заявку
--------------------------------------------------------------------------
ОБОРУДОВАНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОТЕКИ СЧЕТОВ
Для хранения счетов контрольная картотека укомплектовывается кармашками, количество которых должно соответствовать количеству мест в гостинице с учетом временно используемых дополнительных мест.
Кармашки со счетами в контрольной картотеке размещаются по датам оплаты.
КВИТАНЦИЯ "АВТОСТОЯНКА"
(форма N 11-Г)
Составляется на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта, выписывается в 2-х экземплярах: 1-й сдается в бухгалтерию, 2-ой - выдается на руки плательщику. Является бланком строгой отчетности.
КВИТАНЦИЯ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПЛАТНЫХ УСЛУГ
(форма N 12-Г)
Выписывается на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего).
Составляется в 2-х экземплярах: 1-ый представляется в бухгалтерию, 2-ой - плательщику. Является бланком строгой отчетности.
Форма N 1-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
АНКЕТА
1. Фамилия _________________ Комната N _________________
2. Имя _____________________ Индекс поселения __________
3. Отчество ________________ Прибыл ____________________
(дата, часы)
Выбыл ____________________
(дата, часы)
4. Дата рождения " " _________________________________ 19 г.
5. Место рождения Область, край, республика __________
____________________________________
район ______________________________
город (селение) ____________________
_________________________________________________________________
6. Паспорт серии ____________ N ________ выдан _____________________
(когда)
_________________________________________________________________
(наименование органа внутренних дел, выдавшего документ)
7. Адрес постоянного места жительства ______________________________
_________________________________________________________________
8. Цель приезда ____________________________________________________
(если в командировку, указать N удостоверения,
кем выдано, когда)
9. Срок проживания до ______________________________________________
10. Продление проживания ___________________________________________
11. С памяткой о правилах пожарной безопасности ознакомлен.
Подпись ______________________________
(лица, прибывшего в гостиницу)
Оборотная сторона Ф N 1-Г
Поселена(а) "__"___________________________________________19 ___ г.
город (селение) ____________________________________________________
гостиница __________________________________________________________
На дополнительное место в номере согласен (на) _____________________
(подпись лица,
прибывшего в
гостиницу)
Согласен (на) на проживание в номере с оплатой
всех мест _________________________________________________________
(подпись лица, прибывшего в гостиницу)
Подпись ответственного лица ________________________________________
Форма N 2-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН В ГОСТИНИЦЕ
за 19 __ г. __________________________
Гостиница __________________________
-----------------------------------------------------------------------------------------------
NN пп, ¦Дата и ¦Фамилия, имя,¦Год ¦Граж- ¦С како-¦Маршрут ¦Номер ¦Срок ¦Дата ¦При-
он же ¦время ¦ отчество ¦рожде-¦данст- ¦го ККП ¦следова- ¦комнаты¦дейст- ¦выбы-¦мечание
регистра-¦регист-¦ ¦ния ¦во ¦прибыл ¦ния (для ¦и кор- ¦вия ¦тия ¦
ционный ¦рации ¦ ¦ ¦(под- ¦ ¦туристов) ¦пуса ¦визы и ¦ ¦
номер ¦ ¦ ¦ ¦данст- ¦ ¦наимено- ¦ ¦до ка- ¦ ¦
прописки ¦ ¦ ¦ ¦во), N ¦ ¦вание ¦ ¦кого ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦паспор-¦ ¦организа- ¦ ¦числа ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦та ¦ ¦ции, в ко-¦ ¦пропи- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦торую при-¦ ¦сан ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦был ¦ ¦ ¦ ¦
---------+-------+-------------+------+-------+-------+----------+-------+-------+-----+-------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11
-----------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------
и т.д. до конца с оборотом без титульного заголовка
Форма N 3-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница __________________________________________________________
Город ______________________________________________________________
СЧЕТ N ___________ от " __ " ____________ 19 __ г.
Гр. ____________________________________ Индекс поселения __________
(Фамилия, И.О., страна)
N комнаты _________________________ Заезд ______________________
(дата, часы)
N корпуса _________________________
--------------------------------------------------------------------
NN ¦Виды платежей ¦Ед. ¦К-во¦ Цена ¦ Сумма
пп ¦ ¦изм.¦еди-+----------------+------------
¦ ¦ ¦ниц ¦руб. ¦ коп. ¦руб. ¦ коп.
--------------------------------------------------------------------
1. Бронь %
2. Бронь к/с
3. Опоздание
с _____________________
(дата, часы)
по ____________________ к/с
(дата, часы)
4. Проживание
с _____________________
(дата, часы)
по ____________________ к/с
(дата, часы)
5. Дополнительное место к/с
6. Телевизор сут.
7. Холодильник сут.
8. ______________________
9. ______________________
10. ______________________
11. ______________________
12. ______________________
13. ______________________
Итого получено по счету: ______________________________________
---------------------------------------------------------------
(сумма прописью)
Дежурный администратор _____________________________________________
(оператор механизиро- (подпись)
ванного расчета)
Форма N 3-Гм
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница __________________________________________________________
(адрес)
СЧЕТ N _____________________________ Комната ________________
Фамилия, И.О. ______________________________________________________
Страна _____________________________________________________________
Организация ________________________________________________________
Заезд ______________________________________________________________
Выезд ______________________________________________________________
--------------------------------------------------------------------
N ¦ Виды платежей ¦ Сумма
--------------------------------------------------------------------
1. ПРОЖИВАНИЕ
2. БРОНЬ
3. КУРОРТНЫЙ СБОР
4. ТЕЛЕФОН
5. ТЕЛЕВИЗОР
6. ХОЛОДИЛЬНИК
7. ХИМЧИСТКА
8. ПРАЧЕЧНАЯ
9. ПОРТНОВСКАЯ
10. ПРОЧИЕ УСЛУГИ
11. ПРОЖИВАНИЕ ПО Б/П
КС - КОЙКО-СУТКИ
В - ВОЗВРАТ
К - КОРРЕКЦИЯ
ИТОГО - итого сумма платежа
ИТОГО - общая сумма по б/п
--------------------------------------------------------------------
Форма N 4-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница __________________________________________________________
Адрес ______________________________________________________________
Телефон
Проезд
--------------------------------------------------------------------
КАРТА ГОСТЯ N
ДНИ МЕСЯЦ
1 17 I
2 18 II
3 19 Фамилия, И.О. _______________ III
4 20 Номер _______________________ IV
5 21 V
6 22 Ключ от номера выдается при предъявлении VI
7 23 Карты гостя VII
8 24 VIII
9 25 Проживающий имеет право на внеочередное обс- IX
10 26 луживание в предприятиях общественного питания, X
11 27 бытового обслуживания и связи, расположенных XI
12 28 в гостинице XII
13 29
14 30
15 31
16
Администратор ____________________________________________________
(подпись)
Нижеследующая надпись печатается на обороте вверху
ПРОПУСК
на вынос вещей
Количество мест _______________________________
Наименование вещей ____________________________
Дата и час _____________________________________
Подпись _______________________________________
Форма N 5-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница __________________________________________________________
КАССОВЫЙ ОТЧЕТ
____________________________________________________________________
(Фамилия, имя, отчество, ответственного за расчет)
за " __ " __________________________ 19 __ г.
--------------------------------------------------------------------
N ¦ Виды платежей ¦Ед. изм.¦Кол-во ¦Сумма
--------------------------------------------------------------------
1. Проживание и опоздание
2. счета с ____________ по _________ к/с
3. Бронь %
4. Бронь к/с
5. Разница в тарифах к/с
6. Дополнительные места к/с
7. Телевизор сут.
8. Холодильник сут.
9. Душ раз.
10. Телефонные переговоры
11. _______________________________
12. _______________________________
13. _______________________________
14. _______________________________
--------------------------------------------------------------------
ИТОГО: ____________________
По актам за порчу имущества ________________________________________
(сумма)
Возврат ____________________________________________________________
(койко-суток) (сумма)
Всего ______________________________________________________________
(сумма прописью)
Разница в тарифах _________________________ руб. ______________ коп.
____________________________________________________________________
(сумма прописью)
Подпись ответственного за расчет
Форма N 7-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница _____________________________________________________
РАСЧЕТ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ
Наименование организации __________________________ по брони N ___________________________
Предоставлено мест ________________________________
Срок проживания с ____ по _____ Дата и период заезда _______ Дата и период выезда ________
" ___ " ____________________________ 19 __ г.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Номер ¦Тариф ¦Фамилия, Имя, О.¦Начало под-¦ Заезд ¦ Выезд ¦Бронь¦Опо- ¦К-во ¦Сумма (рублей)
комнаты¦номера ¦ ¦готовки ¦ ¦ ¦к/с ¦здание¦суток +------------------
и места¦(места)¦ +-----------+-----------+-----------¦ ¦к/с ¦пре- ¦бронь¦опоз-¦прожи-
¦ ¦ ¦дата ¦часы ¦дата ¦часы ¦дата ¦часы ¦ ¦ ¦бывания¦ ¦дание¦вание
-------+-------+----------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-------+-----+-----+------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
печатается с оборотом без титульного заголовка
Сумма за бронь, опоздание, проживание _______________ в т.ч. от брони в%, всего к/с ________________________
Дежурный администратор __________________
(подпись)
Форма N 8-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница ________________________________
Комната __________________________________
КВИТАНЦИЯ N __________________
на возврат денег к счету N ___________________________
Гр. ________________________________________________________________
(Фамилия,, Имя, Отчество)
проживавшему(ей) ______________ по _______________________________
(дата, часы) (дата, часы)
Возвращено:
а) проживание __________________________, __________________________
(кол-во, койко-суток) (сумма)
Всего _______________ руб. __________________ коп.
____________________________________________________________________
(сумма прописью)
"___ " ______________________19 _________ г.
Получил __________________________
(подпись)
Выдал ____________________________
(подпись)
Форма N 9-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница ________________________________
АКТ N _______________
о порче имущества гостиницы
от " __ " ____________________ 19 ___ г.
Обнаружено следующее : Гр. _________________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Всего на сумму : ___________________________________________________
Подписи работников гостиницы: ______________________________________
______________________________________
______________________________________
(подпись лица, причинившего ущерб)
С гр. ______________________________ Получено: _____________________
(Фамилия, имя, отчество) (сумма прописью)
Принял: ____________________________________________________________
(Должность, Имя, Отчество) (подпись)
Испорченные вещи ___________________________________________________
получены ___________________________________________________________
(Фамилия, И.О.) (подпись)
Форма N 10-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Штамп организации с указанием
адреса, номера телефона, даты и
номера документа Рег. N ___________________
Начальнику управления, директору объеди-
нения гостиничного хозяйства (гостиницы)
" ____________________ "
т.______________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)
ЗАЯВКА
на бронирование мест
Просим разместить в гостинице " ____________________ " _______
человек:
(Фамилия, Имя, отчество, должность, категория номера)
1. _________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
3. _________________________________________________________________
4. _________________________________________________________________
5. _________________________________________________________________
6. _________________________________________________________________
7. _________________________________________________________________
8. _________________________________________________________________
9. _________________________________________________________________
10. ________________________________________________________________
(для иностранных граждан указывается гражданство; к заявке на
размещение более 10 человек прилагается отдельный список)
Заезд " __ " ________ 19 г. в период ___________________________
(0-12 час. или 12-24 час.)
Выезд " __ " ________ 19 г. в период ___________________________
(0-12 час. или 12-24 час.)
Цель приезда и вид оплаты _________________________________________
(командировка, отдых, проездом, по безна-
личному, за наличный расчет)
--------------------------------------------------------------------
Оплату стоимости бронирования, проживания, доплату за опоздание гарантируем.
Наш р/с N _______________________________ в _____________ отд. банка
Должность распорядителя кредитов ______________________________
(подпись) (ф., и., о.)
М.П.
Главный бухгалтер _____________________________________________
(подпись) (ф., и., о.)
Начальник управления, директор
объединения гостиничного хозяйства
(гостиницы) ___________________________________
(подпись) (ф., и., о.)
" __ " __________________ 19 __ г.
Форма N 11-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
ГОСТИНИЧНЫЙ КОМПЛЕКС
АВТОСТОЯНКА
Квитанция N ________________________ серия N _______________________
На прием и выдачу автотранспорта:
Выдана гр. _________________________________________________________
(ф., и., о.)
проживающему _______________________________________________________
Марка а/т _____________________________ цвет ______________________
гос.номер __________________________________________________________
Прием " ___ " __________________ 19 ___ г. ч. ______ мин. ________
Выдача " ___ " __________________ 19 ___ г. ч. ______ мин. ________
Время стоянки ___________________
Оплата _________________ руб., налог в бюджет _________________ руб.
Итого: _____________________ руб.
Подпись кассира ___________________ охранника ______________________
Примечание: За материальные ценности, находящиеся в салоне
автомобиля, щетки, очистители и зеркала
администрация гостиницы ответственности не несет.
Форма N 12-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница __________________________________________________________
КВИТАНЦИЯ N ____________________
на представление дополнительных
платных услуг
Вид услуг __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Сумма ______________________________________________________________
Дата _______________________________________________________________
Форма N 13-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Гостиница _______________________ Гостиница _______________________ Гостиница _______________________
КОПИЯ КВИТАНЦИИ N _____ КОПИЯ КВИТАНЦИИ N _____ КВИТАНЦИИ N _____
на прием вещей в камеру хранения на прием вещей в камеру хранения на прием вещей в камеру хранения
От (ф., и., о.) _________________ От (ф., и., о.) _________________ От (ф., и., о.) _________________
Количество мест _________________ Количество мест _________________ Количество мест _________________
Наименование ____________________ Наименование ____________________ Наименование ____________________
_________________________________ _________________________________ _________________________________
Принял кладовщик кам. хранения Принял кладовщик кам. хранения Принял кладовщик кам. хранения
" " _______________ 199 г. " " _______________ 199 г. " " _______________ 199 г.