Учет представительских расходов

 Вопрос:

    
    Каков состав и порядок оформления документов, необходимых для включения в себестоимость облагаемой НДС продукции (работ, услуг) представительских расходов?

    Просим рассмотреть следующие случаи:

    - принимают представителя фирмы, с которой есть договорные производственные отношения,

    - принимают представителя фирмы, с которой нет договорных производственных отношений,

    а также:

    - в результате приема представителя другой фирмы заключен договор,

    - в результате приема представителя другой фирмы не был заключен договор.
    
 

 Ответ:

    
    Общий ответ на первую часть вопроса содержится в подпункте "и" "затраты, связанные с управлением производством" пункта 2 "Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли" (Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации N 552):
    
    и) затраты, связанные с управлением производством:

...

    затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) и ревизионной комиссии организации (представительские расходы).

    Более подробно этот вопрос освещен в письме Министерства финансов Российской Федерации от 6 октября 1992 года N 94 "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения" (с изменениями, внесенными: письмом Минфина России от 29 апреля 1994 года N 56; приказом Минфина России от 19 октября 1995 года N 115).

    Данным письмом установлено следующее:

    "1. Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия."
  
    Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость* продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, приведенным в упомянутом письме Минфина N 94 (с изменениями и дополнениями).

---------------

    * Данная норма действует с учетом абзаца 2, включенного в пункт 1 раздела I "Состав затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)", в соответствии с которым: "Для целей налогообложения произведенные организацией затраты корректируются с учетом утвержденных в установленном порядке лимитов, норм и нормативов (абзац дополнительно включен постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июля 1995 года N 661, введенным в действие с 1 января 1995 года)."

    Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов. Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой стороне деятельности предприятия."

    Что касается второй части вопроса, то здесь может возникнуть несколько вариантов:

    1) при приеме представителя другой организации, с которой есть договорные производственные отношения - включить представительские расходы в себестоимость продукции (работ, услуг) при условии соблюдения требований письма Минфина РФ N 94;

    2) при приеме представителя другой организации, с которой не было договорных отношений, первоначально учесть данные представительские расходы, как расходы будущих периодов, НДС учесть на 19 счете как НДС по расходам будущих периодов.

    а) Если в течение срока, оговоренного в итоговых документах встречи (протокол о намерениях и т.п.), договор между организациями не состоялся, то эти расходы в соответствии с п.15 "Положения о составе затрат..." включить в состав внереализационных расходов как затраты на производство, не давшее продукции", НДС, возможно, также включить в состав внереализационных расходов (хотя, поскольку данный случай ни "Положением о составе затрат...", ни инструкцией ГНС РФ "О порядке исчисления и уплаты НДС" не предусмотрен, данное решение необходимо согласовать с Государственной налоговой инспекцией);

    б) Если в течение срока, оговоренного в итоговых документах встречи (протокол о намерениях и т.п.), договор между организациями состоялся и был исполнен, то эти расходы включить в себестоимость продукции (работ, услуг), НДС предъявить бюджету;

    3) Если в результате приема представителя другой организации заключен и исполнен договор - включить представительские расходы в себестоимость продукции (работ, услуг) при условии соблюдения требований письма Минфина РФ N 94;

    4) Если в результате приема представителя другой организации не был заключен договор - то эти расходы в соответствии с п.15 "Положения о составе затрат..." включить в состав внереализационных расходов как затраты на производство, не давшее продукции", НДС аналогично пункту 2 "а" данного ответа.

Аудитор С.А.Вихарев
"Союз аудиторских фирм"
ООО "Пром-Инвест-Аудит"
Санкт-Петербург

26 ноября 1996 года N А149