Адрес документа: http://law.rufox.ru/view/18/901989337.htm


УТВЕРЖДАЮ
Министр общего
и профессионального образования
Российской Федерации
В.М.Филиппов
11 мая 1999 года

ОДОБРЕНО
ЦЭПК Росархива
Протокол N 1
24 февраля 1999 года
Заместитель Руководителя Росархива

    
    
Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения

    
    
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения

    
    
    Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе высшее учебное заведение (далее - вуз) составляет индивидуальную номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической документацией.
    
    Применение примерной номенклатуры дел будет способствовать унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в вузах, облегчит отбор документов вузов на госхранение.
    
    Примерная номенклатура дел вуза разработана Управлением делами Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на основе изучения состава и содержания документации вузов, образующейся при документировании их деятельности.
    
    При разработке примерной номенклатуры дел вуза были учтены требования нормативных документов: "Государственная система документационного обеспечения управления" (М., 1991); "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения" (М., 1989). В некоторых случаях сроки хранения дел определены, исходя из научно-исторической и практической ценности категорий документов. Сроки хранения дел являются обязательными при составлении индивидуальных номенклатур дел.
    
    Примерная номенклатура дел составлена по структурной схеме. Разделами в ней являются наиболее часто встречающиеся структурные подразделения в вузах с присвоением им цифровых индексов.
    

01-05

Руководство вуза



06

Управление делами



07

Учебное управление



08

Подготовительное отделение



09

Приемное отделение



10

Ученый совет вуза и специализированный совет



11-21

Деканат факультета



22

Деканат по работе с иностранными учащимися



23-32

Кафедра



33

Факультет повышения квалификации



34

Учебно-методический отдел



35

Управление (отдел) аспирантуры и докторантуры



36

Сектор производственной практики



37

Научный отдел (научно-исследовательский сектор)


38

Планово-финансовое управление



39

Патентный отдел



40

Управление кадров



41

Управление (отдел) бухгалтерского учета и контроля



42

Административно-хозяйственное управление (отдел)


43

Библиотека



44

Архив



45

Студенческое научное (научно-техническое) общество



46

Профсоюзный комитет



47

Редакционно-издательский отдел



48

Редакция многотиражной газеты

    
    В номенклатуру дел в качестве самостоятельных разделов включается документация общественных организаций вузов (студенческого научного общества, профсоюзного комитета).
    
    Некоторые структурные подразделения в вузах называются по-разному. В таких случаях в примерной номенклатуре дел даются наименования структурных подразделений, используемые в большинстве вузов, а в скобках их иные наименования. Например: Управление делами (канцелярия, общий отдел). Управление (отдел) кадров. Управление (отдел) капитального строительства и др.
    
    При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза следует избрать принятое в данном вузе название структурного подразделения.
    
    При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза может оказаться, что обозначенного в примерной номенклатуре дел того или иного структурного подразделения в вузе нет или оно существует под другим названием. В таком случае документация соответствующего в примерной номенклатуре дел структурного подразделения полностью или частично может быть включена в состав других, близких по функциям и направлениям деятельности, структурных подразделений вуза. Например, документацию патентного отдела можно объединить с документацией научного отдела или научно-исследовательского сектора, планово-финансового отдела - с бухгалтерией, отделов капитального строительства и материально-технического снабжения - с хозяйственной частью и т.д. Могут быть другие варианты перераспределения документации между структурными подразделениями вуза.
    
    Возможны случаи, когда в примерной номенклатуре дел не значится то или иное структурное подразделение вуза. Если такое подразделение имеется и его документацию нельзя подключить к другим подразделениям, то оно в индивидуальной номенклатуре дел вуза показано дополнительно в качестве самостоятельного раздела.
    
    В пределах каждого раздела примерной номенклатуры дел, соответствующего структурному подразделению вуза, в логической последовательности по степени важности документации и вопросов перечисляются наименования конкретных дел.
    
    В примерную номенклатуру дел не включена категория документов с грифом "Для служебного пользования". Работа с этими документами (регистрация, исполнение, хранение, сдача в архив и т.д.) определяется специальными инструкциями и другими нормативными документами.
    
    Наименования дел в примерной номенклатуре сформулированы с учетом наиболее существенных признаков группировки документов в первичные комплексы (дела) - номинального, предметно-вопросного, корреспондентского, хронологического. Наименования могут быть перенесены в индивидуальную номенклатуру дел вуза.
    
    Каждому делу в примерной номенклатуре дел определен срок хранения. В некоторых случаях к сроку хранения добавлена отметка "ЭПК". Это означает, что вопрос об оставлении данного дела на постоянное хранение или на срок, установленный в номенклатуре, решается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, курирующего данный вуз.
    
    Для ряда дел в примерной номенклатуре дел установлен срок хранения "До минования надобности".
    
    Выделение дел к уничтожению в вузе может быть произведено при условии упорядочения документов постоянного хранения за соответствующие годы.
    
    При определении сроков хранения дел необходимо обращать внимание на специальные пояснения в графе "Примечания". Например, "После замены новыми", "После истечения срока действия договора" и т.п. Такие пояснения переносятся в индивидуальную номенклатуру дел.
    
    Индивидуальная номенклатура дел вуза составляется в структурном подразделении вуза, согласовывается с Управлением делами.
    
    В Управлении делами на основе номенклатур дел кафедры, деканатов и др. составляется Сводная номенклатура дел вуза. Специфика ведения делопроизводства в вузе такова. Ряд функциональных подразделений (управление делами, НИС, Отдел кадров, Бухгалтерия) формируют дела по календарному году, т.е. с 1 января. Учебные подразделения (факультеты, кафедры) - по учебному году, т.е. с 1 сентября. Такие дела, как протоколы кафедры формируются за каждый учебный год. Сводная номенклатура дел вуза составляется на календарный год, согласовывается с курирующим архивным учреждением и утверждается руководством вуза. Вводится в действие с 1 января.
    
    Из утвержденной сводной номенклатуры дел структурные подразделения вуза получают в виде выписок номенклатуры дел и оформляют их по установленной форме.
    
    Сводная номенклатура дел вуза и номенклатуры дел его структурных подразделений действуют в течение ряда лет (не менее трех лет). В каждом структурном подразделении оставлены номера для внесения дополнительных дел, если таковые возникнут в течение года. При текущих изменениях структуры и состава дел в номенклатуры вносятся соответствующие изменения и дополнения, которые согласовываются с архивным учреждением, при коренных изменениях номенклатура дел составляется вновь, согласовывается и утверждается в установленном порядке.
    

НАИМЕНОВАНИЕ ВУЗА


УТВЕРЖДАЮ




НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ


Ректор


(инициалы, фамилия)

N




подпись





место составления


Дата

на


год



    

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во томов

Срок хранения и статья по перечню

Примечание

01





02





03

Руководство вуза




04





05










06

Управление делами









06-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России, относящиеся к деятельности вуза. Копии


Постоянно

На госхранение не передаются






06-02

Приказы Минобразования России, присланные для сведения. Копии


До минования надобности







06-03

Решения коллегии Минобразования России, относящиеся к деятельности вуза. Копии


Постоянно

На госхранение не передаются






06-04

Приказы и инструктивные письма отраслевых министерств и ведомств, относящиеся к деятельности вуза. Копии


Постоянно

На госхранение не передаются






06-05

Устав вуза


Постоянно
ст.37а







06-06

Приказы ректора по основной деятельности


Постоянно
ст.19а







06-07

Приказы ректора о командировках сотрудников и преподавателей


3 года
ст.19в







06-08

Приказы ректора по административно-хозяйственным вопросам


5 лет
ст.19г







06-09

Приказы и распоряжения ректора и проректоров по контингенту движения учащихся


Постоянно
ст.19а







06-10

Положения о структурных подразделениях вуза


Постоянно
ст.21, 36







06-11

Должностные инструкции сотрудников


3 года
ст.56

После замены новыми






06-12

Сводная номенклатура дел вуза, согласованная с Госархивом


Постоянно
ст.95а







06-13

Переписка с Минобразованием России о приеме в вуз, организации учебной работы и другим вопросам


5 лет ЭПК
ст.558







06-14

Предложения, заявления и жалобы граждан, документы по их исполнению


5 лет
ст.31б

В случае неоднократного обращ. - 5 лет после последнего






06-15

Переписка с местными органами управления, учреждениями образования по учебным вопросам


5 лет







06-16

Переписка с другими вузами по учебной работе


3 года
ст.549б







06-17

Переписка с организациями по учебным и научным вопросам


3 года
ст.549б







06-18

Переписка о заказе и уничтожении печатей, штампов


3 года
ст.1077







06-19

Карточки регистрации исходящей корреспонденции


3 года
ст.106б







06-20

Карточки регистрации входящей корреспонденции


3 года
ст.106б







06-21

Журналы регистрации отправленных ценных писем и бандеролей


3 года
ст.106б







06-22

Номенклатура дел управления


5 лет
ст.95б







06-23

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел временного срока хранения


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






07

Учебное управление









07-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии


До минования надобности







07-02

Положение об Учебном управлении


До замены новыми
ст.38







07-03

Должностные инструкции сотрудников


3 года
ст.56

После замены новыми






07-04

Приказы ректора по личному составу студентов. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении кадров






07-05

Паспорт вуза


Постоянно
ст.557







07-06

Годовой план приема студентов и выпуска специалистов


Постоянно







07-07

Планы работы факультетов


Годовые - пост.
Семестр. - 3 года
ст.572







07-08

Документы проверок подразделений и кафедр, посещения лекций, семинаров (справки, сведения)


5 лет ЭПК
ст.605, 606







07-09

Планы, графики, расписания учебных занятий и экзаменов


1 год
ст.602







07-10

Отчеты вуза по учебно-методической работе за учебный год


Постоянно
ст.293а







07-11

Отчеты председателей о работе Государственных аттестационных комиссий по всем факультетам


Постоянно







07-12

Сводные статистические отчеты вуза о движении контингента студентов на начало и конец учебного года (ф.3НК, 4НК)


Постоянно
ст.29За







07-13

Сводные статистические отчеты вуза о движении контингента студентов


ст.293
а) сводные годовые - пост.
б) полугодовые - 5 лет
в) квартальные - 3 года
д) месячные - 1 год

1. При отсутствии годовых - пост.
2. При отсутствии полугодовых - постоянно
3. При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - постоянно






07-14

Сведения о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательского состава


5 лет







07-15

Расчеты учебных часов работы по кафедрам


75 лет







07-16

Документы (справки, сводки, письма) по учебно-методическим вопросам, направляемые в Минобразование России


10 лет ЭПК
ст.579







07-17

Реестр распределения учебных помещений по назначению


3 года
ст.1101







07-18

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов


3 года
ст.106б







07-19

Номенклатура дел управления


5 лет
ст.95б







07-20

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






08

Подготовительное отделение









08-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России о работе подготовительного отделения. Копии


До минования надобности







08-02

Положение о подготовительном отделении


До замены новыми
ст.38







08-03

Должностные инструкции сотрудников


3 года
ст.56

После замены новыми






08-04

Приказы ректора о работе подготовительного отделения. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






08-05

Указания (распоряжения) заведующего подготовительным отделением


5 лет
ст.19г







08-06

Годовой план работы подготовительного отделения


3 года
ст.167







08-07

Отчет о работе подготовительного отделения


Постоянно
ст.575а







08-08

Годовые статистические отчеты о приеме, движении и выпуске слушателей подготовительного отделения


Постоянно
ст.575а







08-09

Протоколы заседаний приемной комиссии подготовительного отделения



После окончания вуза или выбытия из него







а) на принятых


5 лет
ст.561а








б) на не принятых


1 год
ст.561б







08-10

Протоколы заседаний аттестационной комиссии подготовительного отделения


Постоянно
ст.578







08-11

Планы работы и протоколы заседаний учебно-методического и педагогического советов подготовительного отделения и документы к ним


Постоянно
ст.572, 578







08-12

Личные дела слушателей, зачисленных на подготовительное отделение


15 лет ЭПК

Передаются в приемную комиссию






08-13

Учебный план подготовительного отделения


Постоянно
ст.572







08-14

Журнал посещаемости и успеваемости слушателей


5 лет
ст.606а







08-15

Расписание занятий, консультаций, экзаменов


1 год
ст.602







08-16

Экзаменационные билеты по лекционным курсам отделения


1 год
ст.566







08-17

Зачетные и экзаменационные ведомости


1 год
ст.565а

После окончания учебного заведения или выбытия из него






08-18

Списки слушателей по группам


10 лет







08-19

Переписка с Минобразованием России, вузами по вопросам работы подготовительного отделения


3 года
ст.559







08-20

Переписка с учреждениями и организациями по вопросам приема и обучения на подготовительном отделении


3 года
ст.558







08-21

Переписка с гражданами об условиях приема на подготовительное отделение


3 года
ст.495







08-22

Журнал передачи дел выпускников подготовительного отделения в приемную комиссию вуза


3 года







08-23

Карточки регистрации входящих документов


3 года
ст.106б







08-24

Карточки регистрации исходящих документов


3 года
ст.106б







09

Приемное отделение









09-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России, отраслевых министерств и ведомств по вопросам приема студентов в вуз. Копии


До минования надобности







09-02

Приказы и распоряжения ректора и проректоров вуза по вопросам организации приема в вуз. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






09-03

Приказы и распоряжения ректора и проректоров по основной деятельности. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






09-04

Положение об управлении (отделении)


До замены новыми
ст.38







09-05

Протоколы, стенограммы заседаний приемной комиссии о зачислении абитуриентов в вуз:










а) на принятых в вуз


5 лет
ст.561а

После окончания учебного завед. или выбытия







б) на не принятых в вуз


1 год
ст.561б







09-06

Протоколы заседаний апелляционной комиссии


5 лет







09-07

Протоколы заседаний предметных комиссий


Постоянно
ст.578







09-08

Планы работы отделения


3 года
ст.167







09-09

Отчет о работе отделения о приеме в вуз


Постоянно
ст.575а







09-10

Отчеты о проведении вступительных экзаменов в вуз


10 лет ЭПК
ст.563а







09-11

Отчеты председателей предметных экзаменационных комиссий


Постоянно
ст.594а







09-12

Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения) о ходе приема абитуриентов в вуз


5 лет
ст.564







09-13

Документы (сводные ведомости результатов вступительных экзаменов, сводки о количестве зачисленных абитуриентов, представления факультетов на открытие коммерческих групп) о ходе приема в вуз


5 лет
ст.564







09-14

Рекламные афиши, объявления и др.


1 год







09-15

Переписка о приеме и зачислении в вуз


3 года
ст.558







09-16

Переписка о проведении дней открытых дверей, лекций, выездов в школы и других мероприятий по привлечению абитуриентов в вуз


3 года
ст.559







09-17

Переписка об организации курсов и групп по подготовке лиц, поступающих в вуз


3 года
ст.560







09-18

Переписка с гражданами и учреждениями об условиях приема в вуз


3 года
ст.558







09-19

Экзаменационные ведомости:










а) абитуриентов, прошедших по конкурсу;


1 год
ст.565а

После окончания учебного заведения или выбытия из него


б) абитуриентов, не прошедших по конкурсу


6 месяцев
ст.565б







09-20

Экзаменационные билеты по дисциплинам


1 год
ст.566







09-21

Расписания вступительных испытаний


1 год
ст.602







09-22

Акты (книга) передачи личных дел абитуриентов в архив


5 лет







09-23

Личные дела абитуриентов, поступавших, но не принятых в вуз


1 год
ст.501

После изъятия личных документов. Не востребован-ные личные документы - 50 лет






09-24

Журнал регистрации документов абитуриентов, поступающих в вуз


1 год
ст.527







09-25

Копии извещений о допуске лиц, поступающих в вуз, к приемным экзаменам


1 год
ст.567







09-26

Списки абитуриентов, поступающих в вуз, и студентов, оплативших обучение


1 год
ст.514ж







09-27

Номенклатура дел отделения


5 лет
ст.95б

В архиве вуза - постоянно






09-28

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






10

Ученый совет вуза и специализированный совет









10-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России, нормативные документы Высшей аттестационной комиссии о деятельности совета. Копии


До минования надобности







10-02

Положение об Ученом совете вуза


До замены новыми
ст.38







10-03

Список членов Ученого совета, изменения и уточнения списка


75 лет
ст.511







10-04

Годовой план работы Совета и документы по его уточнению и изменению


5 лет
ст.657







10-05

Годовой отчет о работе совета


Постоянно
ст.575а







10-06

Протоколы, стенограммы заседаний Ученого совета и документы к ним


Постоянно
ст.1303







10-07

Аттестационные дела соискателей, представленных к присуждению ученых степеней


Постоянно
ст.654а







10-08

Аттестационные дела соискателей, не защитивших диссертации


10 лет ЭПК
ст.654г







10-09

Книга (журнал) регистрации диссертаций, принимаемых к защите


5 лет ЭПК







10-10

Защищенные диссертации и авторефераты


Постоянно
ст.655

На госхранение не передаются






10-11

Списки соискателей, защитивших диссертации и получивших ученые степени и звания


ст.514л

На госхранение не передаются, хранятся в организации






10-12

Бюллетени тайного голосования совета


3 года
ст.656







10-13

Переписка с Высшей аттестационной комиссией, учреждениями и отдельными лицами по вопросам защиты диссертаций


5 лет ЭПК
ст.662







10-14

Протоколы заседаний конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей профессорско-преподавательского состава и документы к протоколам


Постоянно
ст.518







10-15

Журнал регистрации документов лиц, участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей в вузе


3 года







10-16

Личные дела соискателей, прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей


ст.498

Передаются в отдел кадров вуза







а) лиц, имеющих ученые степени и звания


Постоянно








б) научных работников, не имеющих ученые степени и звания


75 лет - в ЭПК







10-17

Личные дела соискателей, не прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей


3 года

После изъятия личных документов






10-18

Документы (заявления, характеристики, заключения кафедр и др.) по переизбранию профессорско-преподавательского состава в должностях на новый срок


5 лет

Хранятся в составе личных дел






10-19

Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов


3 года
ст.106б







10-20

Номенклатура дел совета


5 лет
ст.95б







10-21

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






11-21

Деканат факультета









-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии


До минования надобности







-02

Приказы ректора и проректоров вуза по основной деятельности. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






-03

Положение о факультете


До замены новыми
ст.38







-04

Должностные инструкции сотрудников


3 года
ст.56

После замены новыми






-05

Протоколы заседаний совета факультета


Постоянно
ст.571

Отдельно по диссертациям






-06

Протоколы, постановления комиссии по назначению стипендий студентам, документы к ним (представления, заявления, справки)


5 лет
ст.615

Документы по утвержд. именных стипендий, списки стипендиатов, получив. именные стипендии, - пост.





-07

Протоколы заседания Государственной аттестационной комиссии


75 лет
ст.593

В творческих вузах - пост.





-08

Годовой план работы факультета по учебной работе


3 года
ст.167







-09

Годовой отчет факультета по учебной работе


Постоянно
ст.575а







-10

Отчеты руководителей о прохождении производственной практики студентов


5 лет
ст.610







-11

Отчеты студентов о производственной и педагогической практике


3 года
ст.611







-12

Документы об организации педагогической, стажерской и других видов учебных практик (инструктивные письма, методические указания)


3 года
ст.614







-13

Документы об организации самостоятельной работы студентов (справки, отчеты и др.)


3 года
ст.611







-14

Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы факультета


5 лет
ст.28







-15

Учебные и учетные карточки студентов


75 лет - в ЭПК
ст.499а

Хранятся в личных делах студентов






-16

Журнал учета учебной работы профессорско-преподавательского состава факультета


5 лет
ст.618







-17

Журнал регистрации контрольных и курсовых работ


3 года
ст.616







-18

Журнал учета успеваемости студентов


5 лет
ст.605

Сводные ведомости успеваемости - не менее 25

-19

Журнал учета посещаемости студентов


5 лет
ст.605







-20

Журнал учета выдачи академических справок


Постоянно







-21

Список студентов (по группам)


10 лет
ст.514е







-22

Зачетные и экзаменационные ведомости


5 лет
ст.597







-23

Расписание занятий


1 год
ст.602







-24

Заявления студентов декану, объяснительные записки, медицинские справки, справки с места работы


1 год
ст.607







-25

Номенклатура дел деканата факультета


5 лет
ст.95б







-26

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






22

Деканат по работе с иностранными учащимися









22-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России о работе с иностранными учащимися. Копии


До минования надобности







22-02

Положение о деканате


До замены новыми
ст.38

Подлинники - в Управлении делами






22-03

Должностные инструкции сотрудников


3 года
ст.56

После замены новыми






22-04

Приказы ректора по вопросам работы с иностранными учащимися. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






22-05

Годовой план работы деканата


3 года
ст.167







22-06

Отчет о работе деканата


Постоянно
ст.575а







22-07

Годовой план учебно-воспитательной работы с иностранными студентами и аспирантами


3 года
ст.167







22-08

Отчет об учебно-воспитательной работе с иностранными студентами и аспирантами


Постоянно
ст.575а







22-09

Семестровые отчеты об учебе иностранных учащихся


3 года
ст.575б

При отсутствии годовых - пост.





22-10

Учебные карточки иностранных учащихся


5 лет

После окончания вуза






22-11

Справочная картотека по личному составу иностранных учащихся


75 лет
ст.508







22-12

Списки иностранных студентов, аспирантов и стажеров


5 лет

После окончания вуза






22-13

Переписка с Минобразованием России и др. ведомствами по учебно-воспитательной работе с иностранными учащимися


5 лет ЭПК
ст.584







22-14

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов


3 года
ст.106б







22-15

Номенклатура дел деканата


5 лет
ст.95б







22-16

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






23-32

Кафедра









-01

Приказы, распоряжения ректора, проректоров вуза. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






-02

Протоколы заседаний кафедры за учебный год


Постоянно
ст.571







-03

Протоколы научно-методических конференций


Постоянно







-04

План работы кафедры на учебный год


Постоянно
ст.572а







-05

План научно-исследовательской работы кафедры на учебный год


Постоянно







-06

Планы повышения квалификации профессорско-преподавательского состава. Копии


До минования надобности

Подлинник - в Управлении аспирантуры и докторантуры






-07

Индивидуальные планы и отчеты о работе преподавателей


5 лет
ст.574







-08

Рабочие учебные планы на учебный год и графики учебного процесса


1 год
ст.602







-09

Годовой отчет о работе кафедры


Постоянно
ст.575а







-10

Годовой отчет о научно-исследовательской работе кафедры


Постоянно
ст.1284







-11

Сведения о педагогической нагрузке преподавателей кафедры на учебный год


5 лет







-12

Дипломные работы и проекты студентов


5 лет ст.591

Дипломные работы, отмеченные на конкурсах, - постоянно. Работы, выполненные на творческих факультетах худ. вузов, - 15 лет ЭПК. Отзывы известн. лиц - постоянно






-13

Дипломные работы. Отзывы на них


5 лет
ст.591

Работы, отмеченные первыми премиями на всероссийских, республикан-
ских и вузовских конкурсах, - постоянно. Работы, выполненные на творческих факультетах худ. вузов, - 15 лет ЭПК






-14

Курсовые проекты студентов


2 года
ст.590







-15

Экзаменационные билеты по лекционным курсам


1 год
ст.566







-16

Документы о работе кружков


5 лет







-17

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов


3 года
ст.106б







-18

Номенклатура дел кафедры


5 лет
ст.95б







-19

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






33

Факультет повышения квалификации









33-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России, относящиеся к деятельности ФПК. Копии


До минования надобности







33-02

Положение о ФПК


До замены новыми
ст.38







33-03

Должностные инструкции сотрудников


3 года
ст.56

После замены новыми






33-04

Приказы ректора и проректоров вуза о работе ФПК. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






33-05

Утвержденные планы и программы по специальным дисциплинам ФПК


Постоянно







33-06

План повышения квалификации преподавателей вуза


5 лет
ст.574







33-07

Годовой план работы ФПК


3 года
ст.167







33-08

Отчет о работе ФПК


Постоянно
ст.575а







33-09

Протоколы заседаний Методического совета ФПК


Постоянно







33-10

Годовой план работы Методического совета ФПК


3 года
ст.167







33-11

Отчет о работе Методического совета ФПК


Постоянно
ст.575а







33-12

Утвержденные списки членов Методического совета ФПК


5 лет
ст.637







33-13

Протоколы заседаний аттестационной комиссии ФПК


15 лет







33-14

Зачетные и экзаменационные ведомости


5 лет
ст.597







33-15

Списки слушателей ФПК по учебным группам


5 лет







33-16

Журналы учета посещаемости слушателей ФПК


5 лет
ст.606а







33-17

Личные дела слушателей ФПК


75 лет - в ЭПК ст.499а







33-18

Переписка с министерствами, ведомствами, вузами по вопросам повышения квалификации


3 года







33-19

Журнал регистрации выдачи свидетельств об окончании ФПК


75 лет
ст.528а







33-20

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов


3 года
ст.106б







33-21

Номенклатура дел ФПК


5 лет
ст.95б







33-22

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






34

Учебно-методический отдел









34-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии


До минования надобности







34-02

Положение об отделе


До замены новыми
ст.38







34-03

Должностные инструкции сотрудников


3 года ст.56

После замены новыми






34-04

Приказы ректора и проректоров вуза по учебно-вспомогательной, учебно-методической работе. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






34-05

Годовой план работы отдела


3 года ст.167







34-06

Отчет о работе отдела


Постоянно
ст.575а







34-07

Планы работы методических комиссий факультетов


3 года ст.167







34-08

Документы (планы, справки, отчеты и др.) по обследованию и изучению учебно-методической работы на факультетах и кафедрах


5 лет
ЭПК ст.580







34-09

Документы учебно-методических конференций и совещаний (протоколы, стенограммы, тезисы)


Постоянно







35

Управление (отдел) аспирантуры и докторантуры









35-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам аспирантуры. Копии


До минования надобности







35-02

Приказы и распоряжения ректора вуза по вопросам аспирантуры, докторантуры и повышения квалификации. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






35-03

Решения коллегии ВАК России об организации диссертационных советов по защите диссертаций. Копии


Постоянно

На госхранение не передаются






35-04

Протоколы заседаний комиссий по приему в аспирантуру


5 лет
ст.625

После окончания аспирантуры или выбытия из нее






35-05

Протоколы заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов


50 лет
ст.626







35-06

Протоколы, стенограммы заседаний диссертационных советов по защите диссертаций


Постоянно
ст.653







35-07

Планы приема в аспирантуру


Постоянно
ст.166а







35-08

Годовой статистический отчет о работе аспирантуры и докторантуры (Ф1-НК)


Постоянно
ст.293а







35-09

Переписка о создании диссертационных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней


5 лет ЭПК
ст.662







35-10

Переписка о депонировании рукописей


3 года
ст.886







35-11

Личные дела аспирантов и докторантов


75 лет - в ЭПК
ст.499а

Отчисленные с 1 курса - 15 лет






35-12

Аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени доктора наук


Постоянно
ст.654а







35-13

Аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени кандидата наук


10 лет
ст.654в







35-14

Рефераты, представляемые в аспирантуру при сдаче вступительных экзаменов


3 года
ст.630

Хранятся в личных делах аспирантов






35-15

Бюллетени, книги учета, бюллетени тайного голосования, протоколы счетной комиссии диссертационных советов по защите диссертаций


3 года ст.656







35-16

Журналы (книги) выдачи дипломов о присуждении ученых степеней


На госхранение не передаются. Хранятся в организации.
Ст.660







35-17

Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов


3 года
ст.106б







35-18

Номенклатура дел отдела


5 лет
ст.95б







35-19

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






36

Сектор производственной практики









36-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам производственной практики студентов. Копии


До минования надобности







36-02

Положение о секторе производственной практики


До замены новыми
ст.38







36-03

Должностные инструкции сотрудников


3 года ст.56

После замены новыми






36-04

Положение о производственной практике студентов


До замены новыми
ст.608







36-05

Договоры с заводами, научно-исследовательскими институтами о проведении производственной практики студентов


3 года
ст.337

После истечения срока действия договоров






36-06

Заявки на закрепление баз производственной практики студентов


1 год
ст.609







36-07

Списки баз производственной практики студентов


До замены новыми
ст.612







36-08

Приказы ректора о распределении студентов по базам производственной практики. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






36-09

Списки студентов с указанием баз прохождения производственной практики


5 лет
ст.606а







36-10

Планы и программы производственной практики студентов


1 год
ст.609







36-11

Сводные отчеты по факультетам и курсам об итогах производственной практики студентов


Постоянно
ст.575а







36-12

Отчеты руководителей производственной практики о прохождении студентами практики


5 лет
ст.610







36-13

Зачетные ведомости прохождения студентами производственной практики


5 лет
ст.597







36-14

Переписка с учреждениями, предприятиями и организациями о прохождении студентами производственной практики


5 лет







36-15

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов


3 года
ст.106б







36-16

Номенклатура дел сектора


5 лет
ст.95б







36-17

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






37

Научный отдел (научно-исследовательский сектор)









37-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России о научно-исследовательской работе. Копии


До минования надобности







37-02

Положение о научном отделе (научно-исследовательском секторе)


До замены новыми
ст.38







37-03

Должностные инструкции сотрудников


3 года ст.56

После замены новыми






37-04

Годовой план научно-исследовательских работ вуза


Постоянно
ст.572а







37-05

Годовые планы работы проблемных (отраслевых) лабораторий


Постоянно ст.1276а







37-06

Годовые отчеты о работе проблемных (отраслевых) лабораторий


Постоянно
ст.1284







37-07

Планы издания научных трудов вуза


Постоянно
ст.903а







37-08

Годовой отчет вуза о выполнении научно-исследовательских работ


Постоянно
ст.1284







37-09

Полугодовые (квартальные) отчеты вуза о научно-исследовательских работах


5 лет
ст.292г

Если не полностью включаются в годовой отчет постоянно






37-10

Тематические карточки на законченные научно-исследовательские работы


До минования надобности
ст.1283







37-11

Заключительные отчеты по законченным темам научно-исследовательских работ с приложениями (отзывы, рецензии, аннотации и др.) и заключения по ним


Постоянно
ст.1308







37-12

Аннотации по законченным научно-исследовательским работам


Постоянно
ст.1273, 1298







37-13

Удостоверения о государственной регистрации законченных научно-исследовательских работ


Постоянно







37-14

Договоры о творческом содружестве вуза с производством (справки, отчеты, переписка)


10 лет ЭПК







37-15

Документы научно-технических конференций, проведенных в вузе (протоколы, стенограммы и др.)


Постоянно







37-16

Договоры с учреждениями, организациями и предприятиями на выполнение научно-исследовательских работ и документы к ним (планы работ, акты приемки-передачи, переписка и др.)


5 лет
ст.1288

После истечения срока действия договора






37-17

Переписка с Минобразованием России, учреждениями и организациями о научно-исследовательской работе


5 лет
ст.1301







37-18

Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов


3 года
ст.106б







37-19

Номенклатура дел отдела (сектора)


5 лет
ст.95б







37-20

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел временного срока хранения


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






38

Планово-финансовое управление









38-01

Законы Российской Федерации, нормативные документы по вопросам планирования, финансирования, оплаты труда


До минования надобности







38-02

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам планирования и финансирования. Копии


До минования надобности







38-03

Приказы и указания ректора и проректоров вуза по вопросам планово-финансовой работы. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






38-04

Утвержденное штатное расписание вуза и документы по его изменению


Постоянно
ст.52а







38-05

Утвержденные годовые планы по капвложениям, труду, фонду заработной платы и другим направлениям финансовой деятельности вуза


Постоянно
ст.222а







38-06

Проекты планов по капитальным вложениям, труду, фонду заработной платы и др. направлениям финансовой деятельности вуза


5 лет
ст.207







38-07

Утвержденные годовые сметы расходов по госбюджету, спецсредствам, капвложениям и др. расходам


Постоянно
ст.228а







38-08

Сметы административно-хозяйственных расходов


10 лет







38-09

Годовые статистические отчеты и таблицы о выполнении планов по труду, фонду зарплаты и направлениям планово-финансовой деятельности вуза


Постоянно
ст.292а







38-10

Полугодовые, квартальные, месячные статистические отчеты и таблицы о выполнении планов по труду, фонду зарплаты и другим направлениям планово-финансовой деятельности вуза


Полугодовые - 5 лет, кв. - 3 года, мес. - 1 год,
ст.292г, д, в

При отсутствии годовых, полугодовых - постоянно






38-11

Переписка с Минобразованием России по плановым, финансовым вопросам


3 года
ст.233

Переписка по финансирова-
нию загран-
командировок - 5 лет






38-12

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов


3 года
ст.106б







38-13

Номенклатура дел управления


5 лет
ст.95б







38-14

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






39

Патентный отдел









39-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам патентования. Копии


До минования надобности







39-02

Положение о патентном отделе


До замены новым
ст.38







39-03

Должностные инструкции сотрудников


3 года
ст.56

После замены новыми






39-04

Годовые планы работы отдела


3 года
ст.167







39-05

Отчеты о работе отдела


Постоянно
ст.575а







39-06

Принятые изобретения и технические усовершенствования (описания, отзывы, переписка)


Постоянно
ст.1379а







39-07

Принятые рационализаторские предложения (описания, заключения, переписка)


10 лет ЭПК
ст.1396а







39-08

Отклоненные рационализаторские предложения


5 лет
ст.1396б







39-09

Протоколы по рассмотрению изобретений, рационализаторских предложений и документы к протоколам


Постоянно
ст.1406







39-10

Документы (планы, доклады, решения и др.) о проведении конкурсов, смотров, соревнований по рационализации и изобретательству


5 лет
ЭПК







39-11

Картотека (журнал) регистрации и учета изобретений и рационализаторских предложений


Постоянно
ст.1398

На госхранение не передаются, хранятся в организациях






39-12

Авторская картотека изобретений и рационализаторских предложений


Постоянно
ст.1399







39-13

Обзоры и доклады о содействии работе изобретателей и рационализаторов


Постоянно
ст.1405







39-14

Доклады, отчеты о внедрении изобретений и рационализаторских предложений


Постоянно
ст.1391а







39-15

Переписка о реализации изобретений и рационализаторских предложений и степени их эффективности


5 лет
ст.1411







39-16

Переписка о выдаче авторских свидетельств изобретателям и рационализаторам


5 лет
ст.1407







39-17

Переписка о премировании за изобретения и рационализаторские предложения


5 лет
ст.1407







39-18

Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов


3 года
ст.106б







39-19

Номенклатура дел отдела


5 лет
ст.95б







39-20

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






40

Управление кадров









40-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам работы с кадрами. Копии


До минования надобности







40-02

Положение об Управлении кадров


До замены новым
ст.38







40-03

Должностные инструкции сотрудников


3 года
ст.56

После замены новыми






40-04

Приказы ректора по личному составу сотрудников


75 лет ЭПК
ст.19б







40-05

Приказы по личному составу студентов


75 лет ЭПК
ст.19б







40-06

Приказы по личному составу аспирантов, докторантов


75 лет ЭПК
ст.19б







40-07

Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров


Постоянно
ст.293а







40-08

Протоколы заседаний конкурсных комиссий и документы к ним


Постоянно
ст.518

Если подлинные протоколы хранятся в Уч. управлении, в Управлении кадров до минования надобности






40-09

Списки профессорско-преподавательского состава, научных работников и административно-управленческого персонала


75 лет
ст.511







40-10

Заявления временных сотрудников


3 года







40-11

Личные дела и штатный формуляр профессорско-преподавательского состава


Постоянно
ст.498а







40-12

Личные дела учебно-вспомогательного, административно-управленческого персонала


75 лет - в ЭПК
ст.498в







40-13

Личные дела студентов дневного обучения


75 лет - в ЭПК
ст.499а

I. Студентов, отчисленных с 1-3 кур., - 15 лет ЭПК






40-14

Личные карточки рабочих и служащих, ведущиеся вместо личных дел (для совместителей и временных работников)


75 лет - в ЭПК
ст.504







40-15

Документы о представлении профессорско-преподавательского состава к присвоению ученых степеней и званий (характеристики, списки трудов, заключения)


Постоянно







40-16

Документы о представлении работников вуза к правительственным наградам (характеристики, списки трудов)


Постоянно
ст.643







40-17

Разрешения профессорско-преподавательскому составу и другим работникам вуза на работу по совместительству


5 лет







40-18

Документы (справки, заявления) о назначении пенсий


5 лет
ст.667







40-19

Трудовые книжки преподавателей, рабочих, студентов и служащих вуза


До востребо-
вания
ст.524

Не востребо-
ванные не менее 50 лет






40-20

Книга учета выдачи трудовых книжек


50 лет
ст.526а







40-21

Отчетные сведения, акты и переписка по учету прихода и расхода трудовых книжек


3 года
ст.529







40-22

Книга учета и алфавит личных дел


75 лет
ст.507







40-23

Книга учета выдачи удостоверений личности сотрудникам


3 года
ст.547







40-24

Журнал регистрации больничных листов сотрудников


3 года
ст.699







40-25

Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов


3 года
ст.106б







40-26

Протоколы заседаний комиссий по замещению вакантных должностей профессорско-преподавательского состава


Постоянно
ст.518







40-27

Личные дела лиц, не прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей


1 год
ст.506







40-28

Номенклатура дел Управления кадров


5 лет
ст.95б







40-29

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






41

Управление (отдел) бухгалтерского учета и финансового контроля









41-01

Законы Российской Федерации, нормативные документы по вопросам финансирования, оплаты труда


До минования надобности







41-02

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам бухгалтерского учета и финансового контроля. Копии


До минования надобности







41-03

Приказы ректора вуза по основной деятельности. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






41-04

Приказы ректора вуза по личному составу сотрудников, студентов. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении кадров






41-05

Положение об управлении


До замены новым
ст.38







41-06

Годовой отчет вуза с утвержденными приложениями к нему по госбюджету, спецсредствам и капвложениям


Постоянно
ст.303б, а







41-07

Квартальные бухгалтерские отчеты и заключения по ним


5 лет
ст.303в







41-08

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности вуза, документы (справки, информации, докладные записки) к ним


5 лет
ст.334

При условии завершения ревизии






41-09

Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и другие


5 лет
ст.336







41-10

Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка со всеми приложениями к ним (заявки, доверенности, ведомости, ж/ордера и др.), авансовые отчеты


5 лет
ст.310

При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следств. и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения






41-11

Документы (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации


5 лет
ст.323

При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следствен. и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения






41-12

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию


До минования надобности
ст.324

Не менее 5 лет






41-13

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях


До минования надобности
ст.328

Не менее 5 лет






41-14

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов


Постоянно
ст.329







41-15

Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств


Постоянно
ст.330







41-16

Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы


3 года
ст.333







41-17

Переписка с центральными, местными финансовыми органами о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др. вопросам)


3 года
ст.335







41-18

Паспорта зданий, сооружений и оборудования


3 года
ст.331
После ликвидации основных средств

Паспорта зданий - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства, - постоянно






41-19

Переписка о паспортизации зданий и сооружений


5 лет
ст.332







41-20

Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности


1 год
ст.309







41-21

Лицевые счета профессорско-преподавательского состава


75 лет ЭПК
ст.311а







41-22

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости


5 лет
ст.312

При отсутствии лицевых счетов - 75 лет






41-23

Инвентарные карточки и книги учета основных средств


3 года
ст.313

После ликвидации основных средств






41-24

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей


3 года
ст.314







41-25

Главная книга


5 лет
ст.316







41-26

Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости


5 лет
ст.317

При условии завершения ревизии






41-27

Листки нетрудоспособности


5 лет
ст.310







41-28

Книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов


5 лет
ст.318







41-29

Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др.


5 лет
ст.319







41-30

Исполнительные листы


До минования надобности
ст.325

Не менее 5 лет






41-31

Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и др.)


5 лет
ст.337

После истечения срока договора, соглашения при условии завершения ревизии






41-32

Номенклатура дел бухгалтерии


5 лет
ст.95б







41-33

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






42

Административно-хозяйственное управление









42-01

Приказы ректора и проректоров вуза по административно-хозяйственной деятельности. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






42-02

Положение об управлении


До замены новым
ст.38







42-03

Должностные инструкции сотрудников


3 года
ст.56

После замены новыми






42-04

Документы (доклады, обзоры, справки) о состоянии зданий и помещений, занимаемых вузом


3 года
ст.1100







42-05

Документы (докладные записки, сведения и сводки) о проведении капитального и текущего ремонта


3 года
ст.1658







42-06

Документы (акты, справки, протоколы, сведения) по анализу работы автотранспорта


5 лет
ст.1114







42-07

Документы (акты, заключения, протоколы) аварийных комиссий










а) связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами


Постоянно
ст.1128








б) по прочим авариям


5 лет
ст.1128







42-08

Документы (заявки, акты, сведения, переписка) о ремонте автотранспорта


3 года
ст.1145







42-09

Документы (доклады, обзоры, сведения, сводки, справки, переписка) о состоянии и эксплуатации жилищного фонда студенческих общежитий


3 года
ст.725







42-10

Переписка о подготовке зданий к зиме и предупредительных мерах от затопления


3 года
ст.1107







42-11

Переписка об организации противопожарной охраны


3 года
ст.1193







42-12

Переписка о приобретении противопожарного инвентаря


3 года
ст.1196







42-13

Переписка об эксплуатации и ремонте средств связи


3 года
ст.1164







42-14

Переписка об установке, переносе и работе телефонов


3 года
ст.1180







42-15

Переписка об организации, развитии, наличии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта


3 года
ст.1111







42-16

Переписка об авариях


5 лет
ст.1129







42-17

Переписка о заявках и лимитах на бензин


3 года
ст.1147







42-18

Переписка о расходе горюче-смазочных материалов, запасных частей и выдаче талонов на бензин


1 год
ст.1150







42-19

Переписка с отделениями милиции о прописке студентов в общежитиях


3 года







42-20

Графики текущего и капитального ремонта


1 год
ст.1656

После окончания ремонта






42-21

Акты осмотра и приема объектов после капитального и текущего ремонта


5 лет
ст.1660

После окончания работ






42-22

Акты о техническом и санитарном состоянии зданий, дворов и тротуаров


3 года
ст.1105







42-23

Наряды на производство ремонтных работ


3 года
ст.1648

В случае возникновения споров, суд. дел - до выяснения окончательного решения






42-24

Заявки на текущий ремонт зданий и сооружений


2 года
ст.1655







42-25

Заявки на выделение автотранспорта


1 год
ст.1122







42-26

Исполнительные схемы коммуникаций, водопровода, канализации, отопления, силовой и световой электросети


До замены новыми
ст.1521







42-27

Заявления студентов о предоставлении мест в общежитии


3 года
ст.78







42-28

Книги учета пробега автотранспорта


5 лет
ст.1142







42-29

Книги учета путевых листов


3 года
ст.1143

После завершения ревизии






42-30

Журнал учета талонов на легковой автотранспорт


3 года
ст.1143







42-31

Паспорта транспортных средств


До списания транспортных средств
ст.1133







42-32

Акты списания транспортных средств


3 года
ст.1134

После списания






42-33

Акты на замену спидометров


3 года
ст.1154







42-34

Графики технического обслуживания и ремонта автомобильного транспорта


1 год
ст.1146







42-35

Ведомости, карточки учета эксплуатации автомашин, автопокрышек


3 года
ст.1139

После списания






42-36

Путевые листы и наряды на автотранспорт


3 года
ст.1141

После завершения ревизии






42-37

Номенклатура дел управления


5 лет
ст.95б







42-38

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел временного срока хранения


3 года
ст.117б

В архиве вуза - постоянно






43

Библиотека




43-01

Приказы и распоряжения ректора вуза. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






43-02

Положение о библиотеке


Постоянно
ст.38







43-03

Правила пользования библиотечным фондом


До замены новыми
ст.21б







43-04

Протоколы заседаний библиотечного совета


Постоянно
ст.571







43-05

Годовой план и отчет о работе библиотеки


5 лет
ст.816, 294







43-06

Документы (списки, отчеты) по оформлению годовой подписки на литературу


1 год
ст.818

После получения подписной литературы






43-07

Переписка о возвращении книг читателями


1 год
ст.838

После возвращ. книг или возмещ. стоимости утерян. книг






43-08

Акты обследования работы библиотеки


1 год
ст.812

После следующей проверки






43-09

Акты и списки на передачу книг другим организациям


3 года
ст.830







43-10

Акты списания книг


10 лет
ст.831

После проверки библиотечного фонда






43-11

Каталоги книг (систематические, алфавитные, предметные)


До ликвидации библиотеки
ст.836







43-12

Книги суммарного учета библиотечного фонда


До ликвидации библиотеки ст.820







44

Архив









44-01

Нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации


До замены новыми







44-02

Утвержденные Положения об архиве, экспертной комиссии. Копии


До замены новыми
ст.38

Подлинники - в Управлении делами






44-03

Сводная номенклатура дел вуза. Копии


До минования надобности

Подлинник в Управлении делами






44-04

Дела фондов (исторические справки к фондам, акты проверки наличия и состояния документов, акты приема и передачи документов на госхранение, акты о выделении документов к уничтожению, о недостатках и неисправимых повреждениях документов, обзоры фондов)


Хранятся в организациях
Постоянно
ст.115

При ликвидации организаций передаются на госхранение






44-05

Описи на дела постоянного срока хранения


Постоянно
ст.117а







44-06

Описи личных дел профессорско-преподавательского состава, рабочих и служащих


Постоянно
ст.117а







44-07

Описи личных дел студентов


Постоянно ст.117а







44-08

Акты, справки об итогах обследований (проверок) архивными учреждениями состояния и условий хранения документов


10 лет
ст.119







44-09

Докладные записки, справки о работе архива


5 лет
ст.120







44-10

Заявления, запросы о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, переписка по их выдаче


3 года
ст.130







44-11

Журналы учета поступлений и выбытия документов из архива


На госхранение не передаются. Хранятся в организации
ст.125







44-12

Журналы выдачи документов из архива


3 года
ст.129

После возвращения документов в архив






44-13

Журналы регистрации выданных архивных справок, копий, выписок из документов


3 года
ст.131







45

Студенческое научное (научно-техническое) общество









45-01

Приказы Минобразования России, ректора вуза по вопросам студенческой научной работы. Копии


До минования надобности







45-02

Положение (устав) о студенческом научном обществе вуза


До замены новыми
ст.38







45-03

Годовой план работы студенческого научного общества


3 года
ст.167







45-04

Годовой отчет о работе студенческого научного общества


Постоянно
ст.575а







45-06

Протоколы заседаний (общих собраний) студенческого научного общества


Постоянно
ст.571







45-06

Документы студенческих научных конференций (планы подготовки, тезисы докладов, протоколы заседаний и др.)


Постоянно
ст.14а







45-07

Документы по проведению конкурсов на лучшие студенческие научные работы (списки работ, аннотации, отзывы, заключения и др.)


Постоянно







45-08

Переписка с Минобразованием России, другими вузами по вопросам студенческой научной работы


3 года







45-09

Номенклатура дел научного общества


5 лет
ст.95







45-10

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел


3 года
ст.117б







46

Редакционно-издательский отдел









46-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам издательской деятельности. Копии


До минования надобности







46-02

Положение о редакционно-издательском отделе


До замены новым
ст.38







46-03

Должностные инструкции сотрудников


3 года
ст.56

После замены новыми






46-04

Приказы и указания ректора и проректоров вуза по вопросам издательской деятельности. Копии


До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами






46-05

Протоколы и стенограммы заседаний редакционно-издательского совета вуза


Постоянно
ст.896







46-06

Утвержденный издательский план вуза и документы к нему (отзывы, заключения, уточнения и др.)


Постоянно
ст.903а







46-07

Годовой отчет о выполнении издательского плана


Постоянно ст.292а, б







46-08

Список выпущенных изданий научных трудов вуза


Постоянно
ст.934







46-09

Авторские и наборные с авторской правкой рукописи опубликованных научных работ и учебных пособий


3 года ЭПК
ст.911а

После издания Рукописи известн. деятелей - постоянно






46-10

Авторские рукописи неопубликованных научных работ и учебных пособий


3 года ЭПК
ст.912

Рукописи, получив. положит. оценку, - постоянно






46-11

Дела по изданию рукописей научных трудов (аннотации, рецензии, переписка с автором о работе над рукописью и др.)


3 года ЭПК
ст.921

Рукописи, отзывы, рецензии известн. лиц - постоянно






46-12

Наборные экземпляры рукописей без правки


До минования надобности ст.918







46-13

Верстки и сверки со смысловой правкой редактора


3 года ЭПК
ст.911а

После издания






46-14

Книга учета рассылки сигнальных и контрольных экземпляров вузовских изданий


1 год
ст.932







46-15

Журнал регистрации заказов на внутривузовские издания


1 год
ст.932







46-16

Типографские заявки и заказы


1 год
ст.941







46-17

Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов


3 года
ст.106б







46-18

Номенклатура дел отдела


5 лет
ст.95б







46-19

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел


3 года
ст.117б







47

Редакция многотиражной газеты









47-01

Документы (договоры, планы, графики, переписка) по выпуску и распространению многотиражной газеты


3 года
ст.910







47-02

Контрольные экземпляры многотиражной газеты


Постоянно







47-03

Документы о подписке на многотиражную газету


1 год







47-04

Картотека авторского актива многотиражной газеты


5 лет
ст.927







47-05

Рукописи опубликованных документов


3 года ЭПК
ст.911а

После издания






47-06

Рукописи неопубликованных документов


3 года
ст.912

Рукописи, получившие положит. оценку рецензент., - пост.





47-07

Иллюстрированные документы (фотографии, рисунки, клише)


3 года
ст.915







47-08

Верстки и сверки


3 года
ст.921







47-09

Письма в газету


5 лет ЭПК







47-10

Документы, присланные информационными и рекламными агентствами


До минования надобности







48

Профсоюзный комитет









48-01

Приказы, постановления, решения, инструктивные письма высших профсоюзных органов, касающиеся деятельности профсоюзной организации вуза. Копии


До минования надобности







48-02

Протоколы общих отчетно-выборных профсоюзных собраний и конференций и документы к ним


Постоянно
ст.1232а







48-03

Протоколы заседаний профсоюзного комитета


Постоянно
ст.1232а







48-04

Годовой план работы профкома


3 года
ст.46







48-05

Смета расходов профсоюзного комитета


Постоянно
ст.228а







48-06

Годовой финансовый отчет профсоюзного комитета по бюджету и соцстраху


Постоянно
ст.303б







48-07

Отчеты и сведения о работе комиссии профкома (соцстрахования, культурно-массовая работа)


3 года
ст.1255







48-08

Бюллетени тайного голосования, списки кандидатов, выдвинутых в новый состав


В течение срока полномочий, ст.1234







48-09

Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка со всеми приложениями к ним


5 лет
ст.310







48-10

Главная книга


5 лет
ст.316







48-11

Заявления членов профкома по вопросам быта и предоставления путевок


3 года
ст.1254


    
    

Руководитель службы документационного обеспечения

подпись

инициалы, фамилия




Заведующий архивом вуза

подпись

инициалы, фамилия

    
    

    

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в


году

    

По срокам хранения

Всего

В том числе



переходящих

с отметкой "ЭПК”

1

2

3

4

Постоянного




Временного (свыше 10 лет)




Временного (до 10 лет включительно)




ИТОГО




    
    
    
Текст документа сверен по:
Росархив, Москва, 1999