ИЗМЕНЕНИЕ N 1*
ГОСТ 2.501-88 "Единая система конструкторской документации.
Правила учета и хранения"
_______________
* Государство-разработчик Россия. Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст введено в действие на территории РФ с 01.09.2006 (ИУС N 9, 2006 год). - Примечание .
ПРИНЯТО Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по переписке (протокол N 23 от 28.02.2006)
Зарегистрировано Бюро по стандартам МГС N 5305
За принятие изменения проголосовали национальные органы по стандартизации следующих государств: AZ, AM, BY, KZ, KG, MD, RU, TJ, TM, UZ, UA [коды альфа-2 по МК (ИСО 3166) 004]
Дату введения в действие настоящего изменения устанавливают указанные национальные органы по стандартизации
Вводная часть. Первый абзац после слова "документов" дополнить словами: "выполненных в бумажной и электронной формах";
дополнить абзацем:
"На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота".
Пункт 1.1 после слова "документов" дополнить словами: "в бумажной форме".
Пункт 1.2 и сноска. Заменить знак сноски: * на 
;
дополнить сноской - 
:
"
Знаком "*" отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении 5".
Пункты 1.2, 2.1, 2.2, 2.4, 2.8, приложение 2 (пункты 1.6, 1.14) дополнить в конце знаком сноски: *.
Раздел 1 дополнить пунктом - 1.3:
"1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:
- конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
- для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;
- преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102;
- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
- взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик".
Пункт 2.1 после слова "Подлинники" дополнить словами: "выполненные в бумажной форме";
дополнить абзацем (перед примечанием):
"Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051".
Пункт 2.2. Первый абзац. Заменить слова: "должны проверять:" на "проверяют:";
перечисление 1) после слова "спецификациями" дополнить словами: "ведомостями электронных документов";
перечисление 3) после слова "подписей" дополнить словами: "(в том числе электронных цифровых подписей)"; исключить слова: "кроме карты технического уровня и качества продукции".
Пункт 2.3 изложить в новой редакции:
"2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:
- инвентарный номер документа;
- дата регистрации;
- обозначение документа;
- наименование;
- число листов в документе;
- формат документа по ГОСТ 2.301;
- кем выпущен документ;
- подпись о приемке документа на хранение;
- примечание (при необходимости).
Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3. При автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме".
Пункт 2.4. Первый абзац изложить в новой редакции:
"Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер";
второй абзац исключить.
Пункт 2.6. Исключить слова: "(в инвентарной книге)";
дополнить словами: "в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ".
Пункт 2.7. Первый абзац изложить в новой редакции:
"По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 2, 2а, 2б и 2в приложения 3".
Пункт 2.8. Первый абзац после слова "документов" дополнить словами: "в бумажной форме";
дополнить абзацем:
"Подлинники электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию".
Пункт 2.9 дополнить абзацем:
"Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201".
Пункт 3.3 изложить в новой редакции:
"3.3. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений".
Пункт 3.4. Первый абзац изложить в новой редакции:
"В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т.п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстанавливается подлинник".
Пункт 3.5. Первый абзац изложить в новой редакции:
"В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении".
Пункт 3.6. Первый абзац. Исключить слова: "изготовляемом вручную".
Пункт 3.7 дополнить абзацем:
"Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица".
Раздел 4 исключить.
Приложение 2. Пункт 1.1. Первый абзац после слова "документов" дополнить словами: "в бумажной форме";
второй абзац после слова "копий" дополнить словами: "в бумажной форме";
пункт 1.2 после слова "документов" изложить в новой редакции: "архивные, контрольные, рабочие";
пункт 1.3. Первый абзац после слова "технологии" дополнить словом: "изготовления"; после слов "конструкции и т.п." дополнить словами: "Наличие архивных копий отражают в карточках учета (форма 2, приложение 3)";
второй абзац дополнить словами: "в папках (альбомах) или на электронном носителе";
третий абзац перед словами "На видном месте" дополнить словами: "Для документов в бумажной форме";
пункт дополнить абзацем:
"Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (буква, цифра и др.)";
пункт 1.4. Первый абзац изложить в новой редакции:
"Контрольные копии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и абонентам не выдают";
дополнить абзацем (после первого):
"Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак (буква, цифра и др.)";
приложение 2 дополнить пунктом - 1.4а:
"1.4а. Рабочие копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдача-приемка) устанавливает организация";
пункт 1.5 исключить;
пункт 1.6 изложить в новой редакции:
"1.6. Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом. Учет проводят по карточкам учета документов формы 2, 2а в соответствии с приложением 3.
Учет выдачи и возврата копий внутренним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом по абонентским карточкам формы 3, 3а в соответствии с приложением 3*";
пункт 1.7. Первый абзац после слова "документов" дополнить словами: "в бумажной форме";
пункт 1.14 после слов "экземпляр технолога" дополнить словами: "приведенные в приложении 4";
пункт 2.3. Первый абзац изложить в новой редакции:
"Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп.2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации";
третий абзац после слова "копиях" дополнить словами: "в бумажной форме";
пункт 2.4 после слова "учитывают" дополнить словами: "вручную или автоматизированным способом".
Приложение 3. Перед словами "Карточка учета документов (лицевая сторона)" дополнить словами: "Форма 2"; форма 2. Заменить наименование графы: "(Отметки о микрофильмировании, восстановлении, аннулировании)" на "(Отметки о микрофильмировании, наличии архивной копии, восстановлении, аннулировании)".
Приложение 4. Наименование дополнить словами: "ВЫПОЛНЕННЫХ В БУМАЖНОЙ ФОРМЕ";
пункт 11 исключить; образец штампа "ЭКЗЕМПЛЯР ГОСПРИЕМКИ" исключить.
Стандарт дополнить приложением - 5:
"ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Справочное
КОММЕНТАРИИ К ПУНКТАМ СТАНДАРТА
К пункту 1.2. Учет и хранение бумажных и электронных документов является частью системы обращения документации на предприятии.
Под учтенным документом понимается документ, принятый на абонентское обслуживание (учтенный документ).
Перечень функций, организационная структура и распределение функций системы документооборота устанавливается предприятием.
К пункту 2.1. При регистрации (учете) электронных документов в графе "Примечание" (форма 1, приложение 3) указывают формат файла документа.
К пункту 2.2. К другим документам относится "Ведомость спецификаций" в соответствии с ГОСТ 2.102, по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников на комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступени входимости составных частей.
Для электронных документов, принимаемых на хранение по отдельным сборочным единицам, проверка комплектности осуществляется по спецификации. Для документов на все изделие в целом комплектность документов проверяют по "Ведомости электронных документов".
К пункту 2.4. Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.
На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части.
К пункту 2.8. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование.
Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.
К приложению 2 (пункты 1.6, 1.14). Автоматизированная система при учете движения документов должна обеспечивать своевременную рассылку абонентам (внутренним и внешним) извещений об изменениях и (или) копий измененных документов".
Информационные данные. Раздел 5. Пункт 3 исключить;
пункт 5. Таблицу дополнить ссылками и номерами пунктов:
ГОСТ 2.051-2006, 2.1; ГОСТ 2.301-68, 2.3;
графа "Номер пункта". Исключить ссылку: 4.2;
заменить ссылку: ГОСТ 13.1.002-80 на ГОСТ 13.1.002-2003.
Текст документа сверен по:
официальное издание
ИУС N 9, 2006