Об операциях, связанных с оплатой командировочных расходов, которые может осуществлять держатель корпоративной карты
Вопрос:
Какие операции, связанные с оплатой командировочных расходов, юридическое лицо-резидент может осуществить с использованием корпоративной карты?
Ответ:
Прежде чем приступить к ответу на поставленный вопрос, необходимо объяснить некоторые основные понятия:
Банковская карта - это средство для составления расчетных и иных документов, подлежащих оплате за счет клиента.
Держатель банковской карты - физическое лицо - уполномоченный представитель клиента банка - эмитента корпоративной карты.
Корпоративная карта - банковская карта, которая позволяет ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Держателями корпоративных карт могут быть один или несколько сотрудников организации. Для обслуживания такой карты предприятие заключает договор с банком-эмитентом. Затем открывается специальный карточный счет, на который вносятся средства для будущих расходов.
Корпоративные карты юридического лица бывают двух типов:
1. Расчетная корпоративная карта - банковская карта, использование которой позволяет держателю, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете юридического лица в пределах расходного лимита, установленного эмитентом в соответствии с условиями договора с клиентом, согласно перечню разрешенных операций.
2. Кредитная корпоративная карта - банковская карта, использование которой позволяет держателю, уполномоченному юридическим лицом, осуществлять операции в размере предоставленной эмитентом кредитной линии в пределах расходного лимита, установленного эмитентом в соответствии с условиями договора с клиентом, согласно перечню разрешенных операций.
Порядок осуществления расчетов с использованием банковских карт регламентирован Положением о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемых с их использованием (утв. ЦБ РФ от 09.04.98 N 23-П).
Данный документ устанавливает конкретный перечень безналичных операций с использованием корпоративных карт на предприятия торговли (услуг), а также операций получения наличных денежных средств для юридических лиц - резидентов:
А) В валюте РФ
При этом допускается списание средств со счетов в иностранной валюте:
1) получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления расчетов на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории Российской Федерации, а также для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;
2) безналичная оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации;
3) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;
4) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с хозяйственной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;
5) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов представительского характера на территории Российской Федерации;
Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций (кроме п.3), считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Б) в иностранной валюте:
1) безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;
2) безналичная оплата расходов представительского характера в иностранной валюте за пределами Российской Федерации;
3) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.
В случаях когда расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, при совершении операций в иностранной валюте в вышеуказанных пунктах допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.
Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Запрещается использование корпоративных карт для выплаты заработной платы и других выплат социального характера.
Положением также установлено, что при осуществлении операций с использованием банковских карт предусматривается обязательное составление следующих документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и/или в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и пр.), предусмотренных банковскими правилами и/или договорами, заключенными между участниками расчетов. Слип (квитанция электронного терминала) должен содержать следующие обязательные реквизиты: идентификатор предприятия, дата совершенной операции, сумма операции, валюта операции, код, подтверждающий автоматизацию эмитентом операции, реквизиты банковской карты, допустимые правила безопасности, подпись держателя карты.
Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Комитета Российской Федерации по торговле от 10.07.96 N 1-794/32-5, определено, что продажа товаров с использованием кредитных банковских карт оформляется выпиской товарных чеков (слипов), которые прокатываются на специальных машинах. В слипе указывают: имя держателя карты, название фирмы, в которой он работает, номер карты, дату совершения покупки, израсходованную сумму, тип платежной системы (VISA, Мastercard и др.), адрес магазина, гостиницы и т.п. Слип заполняется в трех экземплярах под копирку: первый вручается покупателю, второй сдается инкассатору, третий передается в бухгалтерию при кассовом отчете. Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет работник магазина.
Основанием для списания средств с подотчетного лица, осуществляющего расчеты с использованием расчетных банковских карт, является наличие слипа и выписки банка по данному счету.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (п.1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР").
Гарантии и компенсации при командировках установлены ст.116 КЗоТ: работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются:
- суточные за время нахождения в командировке,
- расходы по проезду к месту назначения и обратно,
- расходы по найму жилого помещения.
Кроме этого, к командировочным расходам относятся: сбор за услуги аэропортов, страховые, комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, на телефонные переговоры производственного характера, по получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.
Включение командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов.
Согласно пункту 5.11 Положения Банка России N 23-П юридическое лицо - владелец корпоративной карты обязано представлять по требованию эмитента все первичные документы: счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием корпоративных карт, а также отчеты по командировкам.
Следует отметить, что согласно п.п."и" п.2 Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в пределах норм, установленных законодательством.
Таким образом, держатель корпоративной карты может осуществлять следующие операции, связанные с оплатой командировочных расходов:
- приобретение авиа- и железнодорожных билетов для проезда до места назначения и обратно,
- расходы по найму жилого помещения (оплата гостиницы),
- и т.д.
ЗАО "РАЦ "АУДИТЭКСПЕРТ"
г.Москва
тел.:(095)774-33-05
факс:(095)720-29-36
19 декабря 2000 года N А818