Порядок отражения в учете компенсации на использование личных
автомобилей для служебных целей

 Вопрос:                      

   Как правильно и какие необходимы документы для отражения в учете компенсации на использование личных автомобилей для служебных целей?

        г.Санкт-Петербург

         

 Ответ:    

    Cогласно Письму Минфина России от 21.07.92 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (Минюст N 13 22.07.92) компенсация выплачивается работникам предприятий, организаций и учреждений за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей. Выплата производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
    
     Компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля иностранных марок выплачивается в тех размерах, к какому классу автомобиля по своим техническим параметрам может быть приравнен этот автомобиль.
    
    Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.
    
    Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.
    
    В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
    
    Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в порядке, установленном данным письмом.
    
    Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней.
    
    За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. Фактическое использование автомобиля подтверждается заполненными путевыми листами.
   
     Исходя из требований ст.252 НК РФ расходы на содержание легкового автотранспорта должны быть обоснованы и документально подтверждены, а расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей осуществляются в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Указанным постановлением Правительства РФ предусмотрены выплаты в следующих размерах: по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб. в месяц; по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц.

Специалисты ООО "Орбита-аудит",
г.Санкт-Петербург

4 июля 2002 года N А1487