ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 25 марта 2003 года N 305


Об утверждении Инструкции о порядке копирования (тиражирования)
служебных  документов и материалов в Государственном таможенном
комитете Российской Федерации

    
    В целях улучшения организации документационного обеспечения и установления единого порядка копирования (тиражирования) служебных документов и материалов на бумажных носителях
    
приказываю:
    
    1. Утвердить Инструкцию о порядке копирования (тиражирования) служебных документов и материалов в Государственном таможенном комитете Российской Федерации (приложение).
    
    2. Признать утратившей силу Инструкцию о порядке копирования (тиражирования) служебных документов и материалов в ГТК России, утвержденную заместителем председателя ГТК России 30.07.2001 N 01-100/1.
    
    3. Заместителю председателя ГТК России В.В.Шпагину осуществлять контроль за исполнением настоящего приказа.
    
    

Председатель Комитета
действительный государственный советник
таможенной службы Российской Федерации  
М.В.Ванин

Приложение
к приказу ГТК России
от 25.03.2003 N 305

    
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке копирования (тиражирования) служебных документов
и материалов в Государственном таможенном комитете
Российской Федерации

I. Общие положения

    1. Инструкция о порядке копирования (тиражирования) служебных документов и материалов в Государственном таможенном комитете Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана во исполнение п.4.12.2 Инструкции по делопроизводству в Государственном таможенном комитете Российской Федерации (приказ ГТК России от 25.06.2001 N 580).
    
    2. Инструкция устанавливает общие требования к копированию (тиражированию) служебных документов и материалов на бумажных носителях, подготовленных в ГТК России, в таможнях, непосредственно подчиненных ГТК России, и в организациях, подведомственных ГТК России.
    
    3. Ответственность за проведение работ по копированию (тиражированию) документов и материалов несут должностные лица отдела оперативной печати Управления делами ГТК России (далее - Отдел) в пределах компетенции, предусмотренной их должностными инструкциями, Положением об отделе оперативной печати и другими организационно-правовыми документами, используемыми должностными лицами Отдела при осуществлении своей служебной деятельности.
    
    

II. Организация и проведение работ по копированию (тиражированию)
служебных документов и материалов

    
    4. Копирование (тиражирование) служебных документов и материалов производят должностные лица Отдела, допущенные к работе на копировальных аппаратах, в специально оборудованном помещении, отвечающем требованиям Временных санитарных правил от 10.07.97 ВСП N 3-05-03 и приказа ГТК России от 21.02.2001 N 190.
    
    Вход в указанное помещение, кроме специально выделенных участков, лицам, не работающим на копировальной технике, запрещается.
    
    5. Копирование (тиражирование) служебных документов и материалов выполняется по заказу, оформленному на бланке установленной формы, подписанному руководителем (его заместителями) структурного подразделения ГТК России, а также руководителями (их заместителями) таможен, непосредственно подчиненных ГТК России, и организаций, подведомственных ГТК России.
    
    На каждый копируемый (тиражируемый) служебный документ оформляется отдельный заказ.
    
    При копировании материалов допускается оформление заказа на всю их подборку без конкретизации каждого отдельно входящего документа.
    
    Заказ на изготовление копий (экземпляров тиража) общим объемом свыше 3000 листов выполняется только с разрешения начальника Управления делами или его заместителей (далее - руководство Управления).
    
    Для тиражирования документов с грифом "дсп" необходима виза начальника Службы защиты государственной тайны и специальной документационной связи ГТК России.
    
    6. Тиражирование служебных документов с грифом секретности, а также копирование бланков любого вида с изображением Государственного герба Российской Федерации на электрографических копировальных аппаратах запрещается.
    
    7. Дополнительное копирование (тиражирование) нормативно-распорядительных документов ГТК России осуществляется по заказу, оформленному на бланке установленной формы, только с разрешения руководства Управления независимо от общего объема изготавливаемых копий (экземпляров тиража).
    
    8. Копирование (тиражирование) служебных документов и материалов производится в порядке их поступления. Изменение очередности (выполнение заказов с пометкой "СРОЧНО") производится по указанию председателя ГТК России либо его заместителей (далее - руководство ГТК России), либо руководства Управления.
    
    9. Время приема и выдачи заказов на копирование (тиражирование) служебных документов и материалов:
    
    - с понедельника до четверга включительно - с 9-30 до 17-30;
    
    - в пятницу (в предпраздничные дни) - с 9-30 до 16-30.
    
    Выполнение заказа на копирование (тиражирование) служебных документов и материалов раньше и позже указанного времени осуществляется только по указанию руководства ГТК России или руководства Управления.
    
    Копирование (тиражирование) документов и материалов, сданных после 17-30 (по пятницам и в предпраздничные дни после 16-30), производится, как правило, на следующий рабочий день.
    
    10. Выполнение заказа на изготовление копий (экземпляров тиража) общим объемом до 3000 листов осуществляется не позже чем в течение 2 часов с момента поступления заказа. Заказы на копирование (тиражирование) общим объемом более 3000 листов выполняются, как  правило, в течение текущего рабочего дня.
    
    Время копирования (тиражирования) служебных документов и материалов при невозможности использования автоматической подборки и сортировки определяют должностные лица Отдела, которые выполняют данную работу.
    
    11. Все служебные документы и материалы (кроме приказов и распоряжений ГТК России) на копирование (тиражирование) доставляет и получает их копии (экземпляры тиража) исполнитель документов.
    
    Приказы и распоряжения ГТК России доставляют и получают их копии должностные лица отдела приказов Управления делами.
    
    12. Документы и материалы для копирования (тиражирования) передаются в Отдел в несброшюрованном виде (канцелярские скрепки и скобы должны быть удалены).
    
    13. Копирование (тиражирование) служебных документов и материалов производится, как правило, с уменьшением, кроме документов (материалов), которые будут использоваться в качестве оригинала, и документов (материалов) с соответствующей резолюцией руководства ГТК России или руководства Управления.
    
    14. Копии (экземпляры тиража) скрепляют должностные лица, осуществляющие копирование, в случае использования стандартных финишеров копировальных машин, в остальных случаях эту работу выполняет исполнитель.
    
    15. Изготовленные копии (экземпляры тиража), а также подлинники документов и материалов согласно требованиям техники безопасности и пожарной безопасности при работе на копировальных аппаратах разрешается хранить в производственных помещениях Отдела на специальных металлических стеллажах не более суток.
    
    Категорически запрещается оставлять на выходные и праздничные дни в производственных помещениях Отдела подлинники документов и изготовленные копии (экземпляры тиража).
    
    16. Прием заказа и выдачу исполненных копий (экземпляров тиража) служебных документов и материалов должностные лица Отдела отмечают в журнале регистрации поступления, выполнения и выдачи заказов (далее - Журнал) установленной формы. Нумерация заказов в Журнале - сквозная.
    
    17. При получении копий (экземпляров тиража) исполнитель документа обязан:
    
    - убедиться в выполнении требований, указанных в заказе на копирование (тиражирование) документов, в соответствии копий (экземпляров тиража) установленным правилам;
    
    - проверить комплектность подлинника документов (материалов) и копий (экземпляров тиража);
    
    - произвести поэкземплярную подборку копий (экземпляров тиража);
    
    - расписаться в Журнале о получении подлинника и копий (экземпляров тиража).
    
    После того как исполнитель документа расписался в Журнале в получении подлинников и копий (экземпляров тиража), претензии к выполнению заказа и комплектности подлинника не принимаются.
    
    

III. Требования к оформлению служебных документов и материалов,
поступающих на копирование (тиражирование)

    
    18. На копирование (тиражирование) принимаются подлинники служебных документов (материалов) и их копии, отвечающие требованиям к подготовке и оформлению документов в ГТК России, а также требованиям, определяемым техническими характеристиками используемых копировальных аппаратов.
    
    19. Подписи, пометки, исправление отдельных знаков, реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы и материалы, предназначенные для копирования (тиражирования), должны выполняться разборчиво, с использованием шариковых (гелиевых) ручек синего, фиолетового и черного цвета.
    
    20. Для исключения засветки текста служебных документов и материалов при копировании (тиражировании) на границе листов размеры полей на подлинниках и копиях документов (материалов) формата А4 (односторонний) должны быть следующие (не менее): левого, верхнего, нижнего - 20 мм; правого - 15 мм.
    
    21. Качество копий (экземпляров тиража) с подлинников и с копий, изготовленных на электрографических или иных копировальных аппаратах, выполненных с отступлением от указанных требований, не гарантируется.
    
    

Начальник Управления делами
генерал-лейтенант таможенной службы
В.И.Борисов

Текст документа сверен по:
рассылка