Мобильный телефон сотрудника

 Вопрос:                                           

         
    Наша фирма использует телефон сотрудника в производственных целях. Как правильно оформить передачу телефона и отразить эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете?
    
    

 Ответ:                            

   
    Воспользоваться телефоном сотрудника фирма может тремя способами:

    - заключив с ним договор аренды;

    - взяв телефон в ссуду (безвозмездное пользование);
    
    - выплатив сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.
    
    При аренде телефона его стоимость учитывается на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства".
    
    Арендная плата является доходом сотрудника. Поэтому с нее надо удержать НДФЛ по ставке 13 процентов. А вот ЕСН платить не нужно. Ведь арендная плата - это не вознаграждение за труд, а плата по гражданско-правовому договору, связанному с передачей в пользование имущества. В соответствии с пунктом 1 статьи 236 Налогового кодекса по такому договору ЕСН не начисляется. Также не надо платить взносы на страхование от несчастных случаев.
    
    Арендная плата уменьшает облагаемую налогом прибыль. При необходимости ремонта телефона затраты на него также уменьшают прибыль фирмы.
    
    По договору ссуды сотрудник на время передает свой телефон фирме в безвозмездное пользование. Вознаграждение ему не полагается. Поэтому заплатить сотруднику за использование его личного телефона можно, выдав премию или материальную помощь.
    
    Обратите внимание: хотя матпомощь не уменьшает облагаемую прибыль, зато с нее не надо платить ЕСН. Кроме того, материальная помощь в сумме двух тысяч рублей в год не облагается налогом на доходы физлиц. А вот взносы на страхование от несчастных случаев придется заплатить.
    
    Фирма может выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества в производственных целях. Это предусмотрено статьей 188 Трудового кодекса. При этом сумма компенсации согласовывается с работником и утверждается приказом руководителя.
    
    Обратите внимание: если сумма прописана и в трудовом договоре с работником, то в этом случае расходы на выплату компенсации уменьшат налог на прибыль. Если же такие выплаты трудовым договором не предусмотрены, учесть их при расчете налога на прибыль не получится.
    
    Компенсация в пределах норм не облагается НДФЛ и ЕСН. На это указано в пункте 3 статьи 217 и подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса. Однако нормы компенсации за использование предприятием личных мобильных телефонов сотрудников не установлены. Поэтому, по нашему мнению, такая компенсация должна облагаться НДФЛ и ЕСН. Также нужно заплатить с нее и взносы на страхование от несчастных случаев.
    
    Отметим, что начислять ЕСН нужно только в том случае, если расходы на выплату компенсаций уменьшают налог на прибыль.

Е.Е. Амарина,
эксперт аналитической группы "РАДА"
    www.radagroup.ru

7 октября 2003 года N А2338