Учет расходов по эксплуатации автомобиля при исчислении налога на прибыль

 Вопрос:

    Сотрудник организации использует для служебных поездок свой личный автомобиль ВАЗ-21093. В соответствии со ст.188 Трудового кодекса РФ работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, принадлежащего работнику, в сумме 1200 руб., также возмещаются расходы, связанные с использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
    
    По договору предусмотрено возмещение расходов на бензин, ТЭО, мойку на сумму фактических расходов. Бензин списывается по кассовым чекам, путевые листы не ведутся.
    
    Каков порядок учета данных сумм для исчисления налога на прибыль и какими документами должны подтверждаться данные расходы для целей 25 главы НК РФ?

         

 Ответ:

    В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
    
    Трудовой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат, а лишь предоставляют организации право самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.
    
    В связи с этим суммы выплат в возмещение расходов при использовании работниками личного транспорта, установленные коллективным или трудовым договором, не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
    
    На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ компенсационные выплаты работникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, учитываемые при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, производятся по нормам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года N 92 (в редакции постановления Правительства РФ от 15.11.2002 N 828).
    
    Выплата работникам производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
    
    Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации или учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации.
    
    В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
    
    Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.
    
    Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней в месяце. За время нахождения работника в отпуске, командировке, в случае невыхода его на работу по другим причинам компенсация не выплачивается.
    
    Расходы по эксплуатации автомобиля сверх компенсационных выплат при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются.

28 июля 2004 года N МВ2462
    
    

См. приложение к письму
Управления МНС России
по Санкт-Петербургу
от 28 июля 2004 года
N 02-05/16115