Представительские расходы

 Вопрос:

    Как оформить представительские расходы?

 Ответ:

    
    В каждом конкретном случае целесообразно составлять следующие организационно-распорядительные и первичные учетные документы по формам, утвержденным в приложении к приказу по учетной политике:
    
    приказ о направлении приглашения на деловую встречу контрагентов с указанием цели прибытия представителей действующих или потенциальных партнеров;
    
    смету представительских расходов на каждый квартал, утвержденную протоколом собрания учредителей;
    
    исполнительную смету представительских расходов на каждую деловую встречу;
    
    программу проведения каждой деловой встречи, включающую не только регламент встречи, но и перечень обсуждаемых вопросов;
   
    акт на списание представительских расходов по каждому случаю приема делегации.
    
    Организация должна обосновать произведенные затраты и подтвердить их первичными учетными документами. В документах необходимо указать дату и место проведения деловой встречи (приема), приглашенных лиц, участников со стороны организации - инициатора переговоров, конкретное назначение произведенных расходов и их величину.
    
    Представительские расходы должны быть связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, которые участвуют в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Состав представительских расходов определен в п.2 ст.264 НК РФ. К ним относятся расходы налогоплательщика на:
    
    проведение официального приема;
    
    транспортное обеспечение доставки гостей к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
    
    буфетное обслуживание во время переговоров;
    
    оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.
    
    Соответствующий приказ может иметь следующую форму.
    

г.Москва                                                  ЗАО "Актив"

         5 января 2005 года
    

Приказ N 45
о представительских расходах

    Приказываю:
    
    1. Установить на 2005 год следующие нормы представительских расходов:
    
    затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия), - до 500 руб. в день;
    
    транспортное обеспечение - до 1500 руб. в день;
    
    буфетное обслуживание во время переговоров - до 500 руб. в день;
    
    оплата услуг внештатных переводчиков для руководителя делегации - до 1500 руб. в день;
    
    оплата услуг внештатных переводчиков для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек - до 2000 руб. в день.
    
    2. Назначить ответственным за расходование средств и оформление связанных с этим документов исполнительного директора С.С.Петрова.
    
    Генеральный директор ЗАО "Актив" Иванов /А.Н.Иванов/

__________________________

    
    Чтобы обосновать суммы, затраченные на представительские расходы, после каждого мероприятия составляется отчет. В нем указываются дата и место проведения приема (переговоров, встречи), программа мероприятия, участники и величина представительских расходов. Форма отчета приведена ниже.
    

г.Москва                                                 ЗАО "Актив"

    14 ноября 2004 года

_____________________________________________

Отчет
о приеме делегации ООО "Салют", проведенном 11 ноября 2004 года

    Участники приема:
    
    От ЗАО "Актив": А.Н.Иванов, С.С.Петров, О.А.Зайцев
    
    От ООО "Салют": Б.Н.Кузнецов, Ф.М.Смирнов
    
    Тема переговоров:
    
    Организация совместного производства и реализации деревообрабатывающих станков
    
    Программа переговоров:
    
    9.00-12.00 Переговоры
    
    12.00-13.00 Обед
    
    13.00-15.00 Ознакомление делегации с процессом производства станков
    
    15.00-18.00 Переговоры
    
    18.00-20.00 Ужин и заключительный прием по поводу состоявшихся деловых переговоров
    
    Затраты на проведение официального приема составили 3060 руб. (в том числе НДС - 510 руб.).
    
    Исполнительный директор ЗАО "Актив"      Петров         /С.С.Петров/
    
    

Е.Гладина,
аудиторская фирма "ОСБИ"

"Финансовая газета",
N 17(697), май, 2005 год

2 мая 2005 года N Э5544