Порядок хранения первичных учетных документов и ответственность за их утерю

 Вопрос:

    
    Деятельность гаражно-строительного кооператива (покупка материалов для хозяйственных нужд, оплата аренды земли, оплата за освещение и т.д.) проверяет ревизионная комиссия, утвержденная на общем собрании кооператива два раза в год. В конце года акты, составленные по итогам проверок, утверждает общее собрание, с внесением об этом записи в протокол собрания.
    
    Обязан ли казначей хранить первичные документы (квитанции об оплате, накладные на покупку товаров, договоры подряда на выполнение работ в кооперативе и т.д.) после проверки их ревизионной комиссией и утверждения акта ревизионной комиссии на общем собрании?
    
    Какие административные санкции могут быть наложены при утере уже проверенных документов на председателя и казначея?
    
    

 Ответ:

    
    В соответствии с п.98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года N 34н, организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Об этом же говорит ст.17 Федерального закона "О бухгалтерском учете" N 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года.
    
    Кроме того, согласно п.6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Сохранность первичных документов обеспечивает главный бухгалтер.
    
    Как следует из данного положения, хранить документы необходимо вне зависимости от того, проверены эти документы или нет.
    
    Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.     
    
    Согласно ст.15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ грубое нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда. Штрафные санкции могут быть применены как к руководителю организации, так и к главному бухгалтеру.
    
    

ООО "ЦБО БАЛАНС ПЛЮС",
г.Москва,
тел./факс (095) 775-31-42 (доб. 50-54)
[email protected]

23 сентября 2005 года N А4033