ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 2 августа 2005 года N 39

Об утверждении Порядка работы по обеспечению сохранности экспонатов
при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных
государственных архивов

    
    
    В целях совершенствования работы Выставочного зала федеральных государственных архивов, обеспечения гарантированной сохранности переданных в Выставочный зал экспонатов
    

приказываю:

    
    1. Утвердить "Порядок работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов" (прилагается).
    
    2. Директорам федеральных архивов обеспечить внедрение настоящего Порядка в практику работы по подготовке и проведению выставок в Выставочном зале федеральных архивов.
    
    3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Управление комплектования, организации услуг и архивных технологий (Т.Ф.Павлова).
    
    

Руководитель Росархива
В.П.Козлов

Приложение
к приказу Росархива
от 2 августа 2005 года N 39

    
    
ПОРЯДОК РАБОТЫ
по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении
выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов

    
    
    "Порядок работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов" (далее - Порядок) определяет с учетом действующих нормативных и методических документов, имеющегося опыта этапы и содержание работы, обязанности сотрудников Выставочного зала федеральных государственных архивов (далее - Выставочного зала), архива-организатора и учреждений - участников выставки, а также других лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, по обеспечению сохранности экспонатов на всех этапах ее подготовки и проведения.
    
    

1. Общие положения

    
    1.1. Все вопросы организации подготовки и проведения выставки, в т.ч. требования по обеспечению сохранности экспонатов отражаются в Договоре (Соглашении), который в установленном порядке заключают ГАРФ и архив - организатор выставки (далее - соответствующий Договор) не менее чем за 2 месяца до утвержденной даты открытия выставки.
    
    1.2. Архив-организатор заключает договоры со сторонними учреждениями - участниками выставки (юридическими и физическими лицами) об условиях передачи экспонатов (далее - Договор) на основании "Примерного договора об организации и проведении выставки" (письмо Росархива N 3/598-К от 05.05.2002).
    
    Участие федеральных государственных архивов в выставках, проводимых в Выставочном зале, регламентируется соответствующими приказами Росархива.
    
    Архив-организатор также в обязательном порядке заключает договоры подряда с главным художником выставки и оформителями, где наряду с другими положениями отражаются требования по обеспечению сохранности экспонатов на всех этапах подготовки выставки, а также их ответственность за нарушение установленных требований.
    
    1.3. В целях безопасности переданных экспонатов на весь период от их поступления в Выставочный зал до возврата учреждениям - участникам выставки ГАРФ обеспечивает техническую укрепленность помещений, поддержание нормативных режимов (охранного, противопожарного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического) хранения и демонстрации экспонатов, соблюдение условий, исключающих возможность их повреждения и/или утраты.
    
    1.4. Персональную ответственность за сохранность экспонатов, переданных в Выставочный зал, с момента получения по актам от архива-организатора до их возврата по актам после окончания выставки несет ведущий специалист Выставочного зала, отвечающий в соответствии со своими должностными обязанностями за обеспечение сохранности экспонатов (далее - хранитель).
    
    1.5. Руководитель Выставочного зала утверждает график работы ответственных дежурных по залу, которые осуществляют вскрытие и доступ в помещения зала, их опечатывание и сдачу ключей в соответствии с Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального архивного агентства.
    
    Хранитель осуществляет контроль за соблюдением нормативных режимов сохранности экспонатов, а также ежедневно выставки фиксирует в специальном журнале показатели измерительных приборов.
    
    1.6. Контроль за соблюдением нормативных требований обеспечения сохранности экспонатов, их состоянием в экспозиции и правил работы с ними на всех этапах подготовки и проведения выставки могут осуществлять представители службы сохранности учреждений - участников выставки.
    
    В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и демонстрации экспонатов они немедленно докладывают об этом хранителю или руководителю Выставочного зала, участвуют в определении мер по устранению выявленных недостатков. При необходимости информируется служба обеспечения сохранности документов ГАРФ.
    
    1.7. Контрольные функции в сфере обеспечения сохранности экспонатов могут также осуществлять представители службы сохранности документов ГАРФ и отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива.
    
    1.8. Архив-организатор назначает научного руководителя (куратора) выставки, несущего ответственность за концепцию выставки, отбор экспонатов, разработку совместно с главным художником тематико-экспозиционного плана выставки. Архив-организатор также осуществляет контроль за обеспечением сохранности экспонатов на стадии доставки, разгрузочно-погрузочных работ, монтажом и демонтажом выставки.
    
    

2. Обеспечение сохранности экспонатов при их приеме-передаче
в Выставочный зал

    
    2.1. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным залом экспозиционный план и макет оформления залов выставки, повитринный и постендовый перечень экспонатов, а также график приема-передачи экспонатов.
    
    Количество отобранных и включенных в экспозиционный план экспонатов должно соответствовать возможностям размещения их в выставочном оборудовании Выставочного зала.
    
    2.2. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется только при наличии утвержденного директором архива-организатора экспозиционного плана, а также макета оформления залов выставки, повитринного и постендового перечня экспонатов в соответствии с графиком их приема-передачи.
    
    При создании оргкомитета выставки экспозиционный план утверждает его председатель.
    
    Прием-передача экспонатов, не включенных в экспозиционный план, не допускается.
    
    В исключительных случаях на основании специального письма, подписанного директором архива-организатора, могут быть приняты дополнительные экспонаты в порядке, установленном настоящим разделом.
    
    2.3. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется от архива-организатора в соответствии с установленными правилами. Документы государственных архивов передаются по актам о выдаче документов во временное пользование с описанием их физического состояния.
    
    В случае необходимости по договоренности сторон экспонаты в Выставочный зал могут быть переданы непосредственно от учреждения - участника выставки, что оговаривается в соответствующем Договоре.
    
    Прием документов осуществляется хранителем поединично с выборочным полистным просмотром дел и обязательным ознакомлением с их физическим состоянием и правильностью его отражения в соответствующих актах. При необходимости в акты вносятся согласованные уточнения, которые заверяются подписями должностных лиц, участвующих в приеме-передаче экспонатов.
    
    Экспонаты в неудовлетворительном физическом состоянии в Выставочный зал не принимаются. В случае обнаружения таких экспонатов на стадии приема-передачи они исключаются с соответствующими отметками из актов и экспозиционного плана.
    
    Одновременно с экспонатами передаются:
    
    - специальная учетная карточка по форме приложения N 1,
    
    - перечень по форме приложения N 2, который служит для контроля за движением экспонатов в период монтажа и демонтажа выставки.
    
    Учетные карточки и перечень (в т.ч. в электронном формате) предоставляются архиву-организатору каждым учреждением - участником выставки, что оговаривается в Договоре.
    
    2.4. Прием-передача подлинных экспонатов и копий, которые будут представлены в экспозиции, осуществляется одновременно.
    
    2.5. Временный возврат учреждениям-участникам переданных в Выставочный зал экспонатов для их воспроизведения и/или других целей не допускается. В случае необходимости изготовления копий отдельных документов эти работы организуются Выставочным залом.
    
    2.6. В Выставочном зале прием экспонатов регистрируется в специальной книге учета поступлений экспонатов по форме приложения N 3.
    
    2.7. Хранение экспонатов осуществляется в специально оборудованном помещении, входящем в комплекс Выставочного зала. Экспонаты каждого учреждения - участника выставки располагаются в сейфах раздельно.
    
    

3. Обеспечение сохранности экспонатов при их монтаже и демонтаже

    
    3.1. На монтаж выставки определяется не менее 14 рабочих дней. На демонтаж - не менее 5 рабочих дней.
    
    3.2. Хранитель и куратор выставки предварительно до начала монтажа согласовывает с главным художником выставки особые требования к сохранности экспонатов (например, экспонаты, которые должны быть ограждены; документы, которые нельзя экспонировать в вертикальных стеклянных планшетах, а только в горизонтальных витринах и т.п.), а также применяемые оформительские приемы и материалы.
    
    3.3. Архив-организатор за 3 дня до начала монтажа предоставляет в Выставочный зал согласованный с учреждениями - участниками выставки список сотрудников, участвующих в монтаже и демонтаже выставки.
    
    3.4. Допуск лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, в помещения Выставочного зала организует Выставочный зал в порядке, определенном Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального архивного агентства.
    
    Лица, участвующие в монтаже и демонтаже выставки, оставляют личные вещи (сумки, пакеты, портфели и т.п.) в специально отведенном месте. Внос личных вещей в помещения Выставочного зала не допускается.
    
    Допуск посторонних лиц на период монтажа и демонтажа экспонатов в Выставочный зал категорически запрещается.
    
    3.5. Художник выставочного зала обеспечивает подготовку необходимых средств для проведения монтажа и демонтажа выставки (стремянки, столы для раскладки экспонатов и т.п.).
    
    3.6. Хранитель Выставочного зала:
    
    3.6.1. Знакомит оформителей выставки и лиц, участвующих в монтаже и демонтаже, с правилами по обеспечению сохранности экспонатов, особыми требованиями к их экспонированию.
    
    3.6.2. Осуществляет постоянный контроль за соблюдением требований сохранности экспонатов в период их монтажа и демонтажа. Все решения, связанные с сохранностью экспонатов при их монтаже и демонтаже, принимаются ответственным специалистом архива-организатора и/или художником только по согласованию с хранителем.
    
    3.6.3. Обеспечивает выдачу и прием экспонатов.
    
    - При монтаже выдает экспонаты ответственному специалисту архива-организатора под расписку в соответствующем перечне экспонатов;
    
    - При демонтаже принимает изъятые из выставочного оборудования экспонаты от ответственного специалиста архива-организатора и расписывается в соответствующем перечне.
    
    3.6.4. Ежедневно после окончания рабочего дня проверяет наличие экспонатов в витринах, состояние оборудования, осуществляет подключение витрин к сигнализации.
    
    3.7. Вынос экспонатов из помещений Выставочного зала категорически запрещается.
    
    В случае крайней необходимости составляется акт произвольной формы, который подписывают директор выставочного зала и куратор выставки.
    
    Оставлять в залах и рабочих помещениях после окончания рабочего дня уникальные и особо ценные, а также имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни экспонаты, выданные для монтажа (после демонтажа), не разрешается.
    
    3.8. Работы по монтажу и демонтажу экспозиции, развеске и раскладке экспонатов осуществляют художники и оформители выставки, которые обязаны соблюдать требования по обеспечению сохранности экспонатов.
    
    Применение оформительских приемов и материалов, которые могут привести к изменению физического состояния экспонатов, категорически запрещается.
_______________
     Недопустимо применение при работе с подлинными документами клейких лент, клея, металлических скрепок, булавок, гвоздей, резиновых держателей, низкосортной (высококислотной) бумаги и картона.
    
    
    3.9. Проведение оформительских работ без контроля специалистов архива-организатора и хранителя не допускается.
    
    3.10. Экспонаты включаются в экспозицию в том виде, в каком они переданы в Выставочный зал. Изымать документы из дел, паспарту и т.п. категорически запрещается.
    
    3.11. Проведение работ, которые могут нанести ущерб помещениям, оборудованию и экспонатам (резка стекла, картона, распилка деревянных конструкций и т.п.), в помещениях Выставочного зала категорически запрещается.
    
    3.12. В случае нарушения требований обеспечения сохранности экспонатов при проведении монтажа и демонтажа выставки хранитель принимает оперативные меры по устранению выявленных недостатков. При необходимости немедленно докладывает о выявленных фактах нарушений руководителям Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, которые составляют по данному факту акт произвольной формы.
    
    3.13. В случае выявления отсутствия экспоната во время монтажа (демонтажа) об этом немедленно информируется хранитель, который прерывает все работы в помещениях Выставочного зала, закрывает его для входа и организует розыск необнаруженного экспоната. Если оперативный поиск не даст положительных результатов, хранитель информирует руководителей Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, а также учреждение - участника выставки, которые составляют соответствующий акт и предоставляют его в Отдел обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива. Принимается совместное решение о дальнейших действиях.
    
    3.14. После завершения монтажа и приема выставки в установленном порядке хранитель совместно с представителем архива-организатора уточняет (составляет) повитринный и постендовый перечень экспонатов, которые утверждает директор Выставочного зала и заверяет куратор выставки.
    
    Перемещение экспонатов после принятия выставки не допускается.
    
    

4. Обеспечение сохранности экспонатов при их экспонировании

    
    4.1. В целях безопасности экспонатов при их демонстрации Выставочный зал обеспечивает наличие смотрителей в залах.
    
    4.2. Хранитель Выставочного зала:
    
    4.2.1. Осуществляет ежедневный визуальный контроль наличия экспонатов в соответствии с повитринным и постендовым перечнем с фиксацией результатов в названном перечне.
    
    4.2.2. Проверяет соблюдение правил обеспечения сохранности экспонатов, размещенных в выставочном оборудовании (размещение, крепление, средства охраны, защиты и изоляции, и т.п.).
    
    4.3. В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и демонстрации экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителю Выставочного зала. Участвует в определении мер по устранению выявленных недостатков, контролирует проведение необходимых работ.
    
    4.4. В случае выявления изменений в физическом состоянии экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителям Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, а также предоставившему эти экспонаты учреждению - участнику выставки. Факт изменений в физическом состоянии экспонатов регистрируется в акте произвольной формы.
    
    По согласованию с учреждением - участником выставки поврежденные экспонаты могут быть изъяты из экспозиции для принятия мер по улучшению их физического состояния. Вопросы проведения и оплаты реставрационных работ решаются на основании соответствующего Договора.
    
    4.5. В случае выявления отсутствия экспоната(ов) хранитель (а также смотритель или другой работник, заметивший их отсутствие) немедленно информирует об этом руководителей Выставочного зала и ГАРФ. Руководство ГАРФ информирует компетентные органы и учреждение - участника выставки.
    
    Вопрос о степени и размерах возмещения ущерба решается на основании соответствующего Договора.
    
    4.6. Вопрос о разрешении фотографирования экспонатов, проведении кино- и фотосъемок решается руководством Выставочного зала по согласованию с хранителем с учетом положений соответствующего Договора.
    
    

5. Обеспечение сохранности экспонатов при их возврате по принадлежности

    
    5.1. После демонтажа выставки хранитель проводит проверку наличия экспонатов каждого учреждения - участника выставки по соответствующим актам и книге учета поступлений.
    
    5.2. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным залом график возврата экспонатов.
    
    5.3. Возврат экспонатов учреждениям - участникам выставки осуществляется поединично по актам с обязательной проверкой их физического состояния в соответствии с графиком.
    
    В случае выявления изменений в физическом состоянии экспонатов хранитель и представитель учреждения - участника выставки составляют акт произвольной формы. Вопросы проведения и оплаты реставрационных работ решаются на основании соответствующего Договора.
    
    5.4. Возврат подлинных документов осуществляется одновременно с копиями документов, которые были представлены в экспозиции.
    
    5.5. Упаковка возвращаемых экспонатов осуществляется представителями учреждений - участников выставки в местах, предоставленных Выставочным залом.
    
    5.6. Документы на вывоз экспонатов в соответствии с требованиями охранного режима предоставляются Выставочным залом.
    
    5.7. Погрузочно-разгрузочные работы и транспортировка экспонатов осуществляются учреждениями - участниками выставки.
    
    

Приложение N 1
к Порядку работы
по обеспечению сохранности экспонатов
при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале

    
    
Приложение N 2
к Порядку работы
по обеспечению сохранности экспонатов
при организации и проведении
выставок в Выставочном зале

    
    Перечень формируется в соответствии с экспозиционным планом.
    
    В гр.2 указывается полное наименование экспоната, его поисковые данные, а также указание на подлинность или копийность.
    
    В гр.3 указываются особые требования к экспонированию (например, экспонаты, которые должны быть ограждены; документы, которые нельзя экспонировать в вертикальных стеклянных планшетах, а только в горизонтальных витринах и т.п.).
    
    В гр.4 указывается дата выдачи на монтаж, фамилия и инициалы ответственного специалиста архива-организатора, получившего экспонаты для монтажа и его подпись. Подпись проставляется против каждого экспоната отдельно.
    
    В гр.6 указывается дата получения экспонатов после демонтажа, фамилия и инициалы хранителя и его подпись. Подпись проставляется против каждого экспоната отдельно.
    
    

Приложение N 3
к Порядку работы по обеспечению
сохранности экспонатов
при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале

    
    
Книга учета поступлений экспонатов

    
    В гр.3 указывается название учреждения, которое предоставило экспонаты для выставки.
    
    В гр.5 указывается название, N и дата акта, на основании которого экспонаты переданы на выставку.
    
    
    

Текст документа сверен по:
рассылка