Оприходование наличных денежных средств
обособленным подразделением

 Вопрос:                                                    

    Организация зарегистрировала в регионе обособленное подразделение. Каким образом она должна приходовать наличные деньги, если согласно п.23 Порядка ведения кассовых операций каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу?

 Ответ:                                                                              

    В соответствии с п.23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40, каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
    
    Если обособленное подразделение удалено от головной организации, при осуществлении наличных расчетов оно обязательно должно отразить эти операции в соответствующих учетных регистрах. Согласно п.22 Порядка ведения кассовых операций кассовая книга является учетным регистром, в котором отражаются все поступления и выдачи наличных денег. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления; записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу (п.п.19 и 24 Порядка ведения кассовых операций). При этом ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Таким образом, если обособленное подразделение удалено от головной организации, произвести записи в кассовой книге, находящейся в головной организации, практически невозможно, а значит, нельзя осуществлять наличные расчеты обособленного подразделения с контрагентами организации (либо осуществлять расчеты, нарушая Порядок ведения кассовых операций).
    
    По нашему мнению, если обособленное подразделение удалено от головной организации, то в нем можно вести еще одну кассовую книгу. Она также должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера головной организации.
    
    Информация о наличии у организации двух кассовых книг, одна из которых находится по месту фактического нахождения обособленного подразделения, должна быть отражена в приказе об учетной политике организации (п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98), утвержденного приказом Минфина России от 09.12.98 N 60н).
    

    Необходимо учесть, что если обособленное подразделение не составляет отдельного баланса, то остатки по кассовой книге подразделения на конец отчетного периода (например, на конец каждого месяца), по нашему мнению, должны быть перенесены в кассовую книгу головной организации и соответственно в журнал-ордер по учету кассовых операций и главную книгу головной организации на основании, например, авизо, справки либо иного внутреннего документа, подписанного руководителем головной организации и главным бухгалтером.
    
    Если же обособленное подразделение имеет отдельный баланс, то данные об остатках в кассе отражаются непосредственно в главной книге и балансе этого подразделения. А головная организация впоследствии составляет сводный баланс, данные которого включают как остатки по счетам головной организации, так и остатки по счетам всех его обособленных подразделений.

    Г.Давыдова,
    ЗАО "Аудиторская фирма "Критерий-Аудит"
 "Финансовая газета. Региональный выпуск"
N 38(463), сентябрь, 2003 год

24 сентября 2003 года N Э3630