МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)

ПРИКАЗ

    
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ
АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    
    Во исполнение распоряжения Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. № 1547-р и в целях совершенствования делопроизводства и усиления исполнительной дисциплины в Министерстве приказываю:
    
    1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Инструкция).
    2. Заместителям Министра, руководителям департаментов, начальникам управлений, отделов обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми сотрудниками подразделений.
    3. Считать утратившими силу:
    приказ Минтранса России от 1 декабря 1997 г. № 150 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации";
    приказ Минтранса России от 7 декабря 1999 г. № 100 "О дополнении к Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации";
    приказ Минтранса России от 7 декабря 2000 г. № 152 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации".
    4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря-заместителя Министра А.М. Лагутина.
    
    

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Минтранса России
от 4 февраля 2002 г. № 15

    
Инструкция
по делопроизводству в центральном аппарате
Министерства транспорта Российской Федерации

I. Общие положения

    
    1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации (далее именуется - Министерство) и его подразделениях: отраслевых службах, департаментах, управлениях, отделах.
    1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, организацию исполнения, учет и контроль, осуществляемые с помощью компьютерных технологий.
    1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления (делопроизводства) на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве и его подразделениях осуществляются Управлением делопроизводства и структурными подразделениями отраслевых служб.
    1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в департаментах, управлениях и отделах (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.
    В целом за состояние делопроизводства и уровень исполнительской дисциплины в Министерстве несет ответственность статс-секретарь - заместитель Министра, в отраслевых и функциональных блоках -руководители отраслевых служб и заместители Министра.
    1.5. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
    Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти".
    
    

II. Документация Министерства

    
    2.1. Деятельность Министерства как федерального органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации.
    2.2. Министерство в пределах своей компетенции разрабатывает проекты законодательных актов Российской Федерации, проекты актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, издает нормативные правовые акты в виде приказов.
    2.3. В состав управленческой документации кроме нормативных правовых актов входят распоряжения, постановления коллегии, а также служебные письма, протоколы и другие документы, обеспечивающие деятельность Министерства и его подразделений.
         

III. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов

3.1. Подготовка и оформление проектов
законодательных актов Российской Федерации

    
    3.1.1. Разработка проектов федеральных законов (законопроектов) осуществляется Министерством на основе утвержденных Правительством Российской Федерации программ и планов законопроектной деятельности.
    Предложение о разработке проекта федерального закона, представляемое в Министерство юстиции Российской Федерации для включения в проект плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации в соответствии с "Основными требованиями к концепции и разработке проектов федеральных законов", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576, должно содержать:
    - рабочее наименование законопроекта и его концепцию;
    - проект технического задания на разработку законопроекта;
    - наименование федерального органа исполнительной власти - головного исполнителя и перечень соисполнителей;
    - ориентировочные сроки рассмотрения законопроекта в Правительстве Российской Федерации и внесения его в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.
    Законопроекты, подготавливаемые в Министерстве, вносятся в Правительство за подписью Министра или лица, его замещающего.
    В письме о представлении законопроекта указываются основание представления, сведения о его содержании и согласовании.
    3.1.2. Законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации с приложением следующих сопроводительных материалов:
    - пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;
    - финансово-экономическое обоснование по законопроектам о введении или отмене налогов, освобождении от их уплаты, о выпуске государственных займов, об изменении финансовых обязательств государства, другим законопроектам, предусматривающим расходы, покрываемые за счет федерального бюджета (в соответствии с частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);
    - перечень актов федерального законодательства, подлежащих в связи с данным законопроектом признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию;
    - проект распоряжения (постановления - для законопроектов о ратификации) Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания;
    - проект письма Правительства Российской Федерации о, внесении законопроекта в Государственную Думу;
    - заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;
    - в случае, если объем законопроекта более 5 страниц, текст законопроекта представляется в электронной форме (текстовый редактор WinWord 6.0) на дискете 3,5 дюйма.
    3.1.3. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован Министром или лицом, его замещающим.
    Сопроводительные материалы к законопроекту, представляемому в Правительство Российской Федерации, должны быть завизированы ответственным заместителем Министра на лицевой стороне последнего листа каждого документа.
    Второй экземпляр законопроекта и сопроводительных материалов остается в канцелярии Министерства и визируется исполнителем, руководителем головного подразделения - исполнителя, ответственным заместителем Министра и руководителем Правового департамента на лицевой стороне последнего листа каждого документа.
    3.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации, печатается шрифтом размером №15 на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).
    На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
    3.1.5. Законопроект имеет следующие реквизиты:
    Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - Печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
    Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не менее №17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
    Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
    В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
    Например:
    

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации
(в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды)

    
    Текст отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.
    Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
    Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.
    Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером №15 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.
    Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы в разрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.
    При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.
    Статьи имеют единую сквозную нумерацию.
    В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.
    Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
    Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
    Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
    3.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
    Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах формата А4 и имеет следующие реквизиты:
    Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
    Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
    В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
    Например:
    

К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 3 Закона
Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

    
    Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером №14 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
    Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
    

3.2. Подготовка и оформление проектов актов
Президента Российской Федерации

    
    3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИИ) Президента Российской Федерации производятся Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
    3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью Министра или лица, его замещающего, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости принятия того или иного акта, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
    3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.
    3.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, - визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
    Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.
    Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
    Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
    3.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром или лицом, его замещающим, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.
    Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством имущественных отношений Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации - с Управлением делами Президента Российской Федерации.
    Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.
    3.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.
    3.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 15.
    Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см, левое поле -2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см.
    При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
    3.2.8. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
    Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце, заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
    Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
    Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18 пт (1,5 интервала).
    Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
    Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
    Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом постановляю, которое печатается в разрядку.
    Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
    Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
    Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
    При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
    Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
    Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
    Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
    Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
    Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
    В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются Министром или заместителем Министра, отвечающим за подготовку документа.
    Если в тексте делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
    Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ №1
к Указу Президента Российской Федерации
от ________№ ________

    
    Каждое приложение заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2-3 см.
    При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
    Например:

УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента Российской Федерации
от ________ № ________

    
    Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
    Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
    Заголовок приложения отделяется от даты и. номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.
    При наличии в тексте приложения нескольких разделов, их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
    Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
    Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
    Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
    При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
    На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
    В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точками (например, 1.2.2.1.).
    Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней части.
    На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
    

3.3. Подготовка и оформление проектов актов
Правительства Российской Федерации

    
    3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИИ) Правительства Российской Федерации производится в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и настоящей Инструкцией.
    3.3.2. Проекты постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, подготовленных в Министерстве, вносятся Министром или лицом, его замещающим.
    В письме о внесении проекта указываются основание внесения, сведениям содержании и согласовании проекта.
    3.3.3. До внесения в Правительство Российской Федерации подготовленные документы подлежат обязательному согласованию с заинтересованными федеральными органами власти, а при необходимости с государственными и другими организациями.
    Согласование оформляется визами руководителей указанных органов и организаций или уполномоченными ими заместителей.
    Проекты постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, имеющих нормативный характер, после их согласования с заинтересованными организациями подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.
    3.3.4. Проекты постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.
    Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта вместе с ним.
    Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному акту.
    При внесении в Правительство Российской Федерации проекта акта Правительства Российской Федерации, которым предусматривается принятие акта Президента Российской Федерации, одновременно должны представляться также проект этого акта и соответствующие материалы к нему.
    3.3.5. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
    Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 7, ст.719).
    3.3.6. Проекты постановлений Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Проекты распоряжений заголовка, как правило, не имеют.
    В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их официальные сокращенные наименования.
    3.3.7. Руководители структурных подразделений - Министерства обеспечивают качество и своевременность подготовки Министру транспорта Российской Федерации документов, представляемых им в Правительство Российской Федерации, а также правильное оформление и наличие всех необходимых согласовании как с заинтересованными органами и организациями, так и с руководителями подразделений центрального аппарата Министерства.
    В случае если по проекту акта Правительства Российской Федерации имеются разногласия с другими заинтересованными государственными органами и организациями, заместитель Министра либо руководитель подразделения, отвечающего за подготовку проекта, организует обсуждение его с указанными органами и организациями с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту акта кроме документов, указанных в пп.3.3.2, 3.3.4 настоящего раздела, прилагаются протокол согласительного совещания и перечень разногласий, а также подлинники замечаний, подписанные руководителями соответствующих органов и организаций или уполномоченными ими заместителями.
    Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.
    3.3.8. Поступившие на согласование в Министерство от других федеральных министерств и ведомств проекты актов Правительства Российской Федерации в установленном порядке докладываются Министру (или лицу, его замещающему), по его поручению рассматриваются и визируются Министром или уполномоченным им заместителем Министра в срок, указанный головным исполнителем. Если срок не установлен или проект вносится в порядке инициативы, поступившие проекты актов рассматриваются и согласовываются (или визируются с замечаниями) не более чем в 10-дневный срок.
    3.3.9. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
    Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
    Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
    Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала.
    Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
    Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
    Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.
    Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
    Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
    Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
    При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
    Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Российской Федерации.
    Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги.
    Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлении (распоряжений).
    Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
    Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
    3.3.10. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
    Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
    Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
    В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
    Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами. Печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.
    Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
    В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
    Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
    Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).
    Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
    Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
    Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
    Подписи отделяются одна от другой 1,5-межстрочным интервалом.
    

3.4. Подготовка и оформление материалов к заседаниям
Правительства Российской Федерации

    
    3.4.1. Предложения по вопросам, представляемым Министерством в проект плана заседаний Правительства Российской Федерации, разрабатываются на основе посланий Президента Российской Федерации, программ и планов Правительства Российской Федерации и вносятся Министром или лицом, его замещающим.
    3.4.2. Подготовленные в проект плана заседаний Правительства Российской Федерации предложения Министерства должны содержать:
    - наименование вопроса и обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правительства;
    - общую характеристику и основные положения предлагаемого к рассмотрению вопроса;
    - форму решения Правительства Российской Федерации;
    - перечень соисполнителей для подготовки вопроса к рассмотрению на заседании Правительства Российской Федерации с указанием головного исполнителя;
    - дату рассмотрения на заседании Правительства Российской Федерации.
    Срок представления предложений в проект плана Правительства Российской Федерации - не позднее чем за месяц до начала очередного квартала.
    3.4.3. Материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, подготовка которых возложена на Министерство в качестве головного исполнителя, должны содержать:
    - письмо за подписью Министра или лица, его замещающего, в Правительство Российской Федерации;
    - пояснительную записку по существу вопроса;
    - проект решения Правительства Российской Федерации, прошедший согласование с заинтересованными федеральными министерствами и ведомствами.
    Материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации направляются не позднее чем за 15 дней до даты, определённой планом.
    3.4.4. Заместители Министра и руководители структурных подразделений Министерства, на которых возложена подготовка предложений и материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации, несут персональную ответственность за их качество, правильное оформление, согласование и своевременность представления. Координацию осуществляет заместитель Министра, указанный в поручении первым или обозначенный словом "созыв".
    3.4.5. Поступающие в Министерство из других федеральных министерств и ведомств на согласование материалы по вопросам, подлежащим решению на заседаниях Правительства Российской Федерации, в установленном порядке докладываются Министру (или лицу, его замещающему), по его поручению рассматриваются и согласовываются (или визируются с замечаниями) Министром либо уполномоченным им заместителем Министра в неотложном порядке.
    
    

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказ, распоряжение

    
    4.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Министерства.
    Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения Министерства (далее - подразделения) на основании поручений Министра, руководителей отраслевых служб, заместителей Министра, либо в инициативном порядке в пределах компетенции Министерства.
    Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Департамент социального развития и кадров, кадровые подразделения отраслевых служб на основании соответствующих представлений руководителей подразделений.
    4.1.2. Приказы по основной деятельности Министерства подписываются только Министром, а в его отсутствие (отпуск, болезнь, командировка) - заместителем Министра, на которого в установленном порядке возложено общее руководство деятельностью Министерства.
    Кадровые приказы о назначении, перемещении, увольнении, поощрении, премировании, награждении и наказании работников Министерства и руководителей организаций, находящихся в ведении Министерства, подписываются руководством Министерства в соответствии с установленным порядком.
    Приказы Министерства как лицензирующего органа о предоставлении или об отказе в предоставлении лицензии в соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001г. № 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности" подписываются заместителями Министра, занимающимися вопросами лицензирования в отраслевых службах.
    Распоряжения по Министерству подписываются Министром. Руководители отраслевых служб, заместители Министра подписывают распоряжения по вопросам, входящим в их компетенцию.
    4.1.3. Руководители департаментов, управлений, отделов, которым поручена подготовка приказов и распоряжений по Министерству, обеспечивают качество их подготовки и оформления, согласование с заинтересованными подразделениями и организациями, заместителями Министра, руководителями отраслевых служб. Правовым департаментом.
    4.1.4. Подготовленные приказы, распоряжения должны соответствовать:
    - законодательству Российской Федерации;
    - нормативным актам министерств (ведомств) Российской Федерации, регулирующим данные правоотношения;
    - ранее принятым актам Министерства, если документ не предусматривает их отмену или изменение.
    Если подготовленный приказ влечет за собой внесение изменений или дополнений в уже действующие приказы по Министерству либо их отмену, то эти изменения и дополнения включаются в текст приказа.
    В текст подготовленного приказа, содержащего правовые нормы и подлежащего государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, не допускается включать изменения и дополнения в приказы Министерства, не прошедшие государственную регистрацию, а также делать на них ссылки.
    4.1.5. Текст приказа по Министерству, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей (распоряжение может преамбулы не иметь).
    В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки приказа, а также содержатся ссылки на федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации и иные акты, в соответствии с которыми он подготовлен.
    В преамбулу не включаются положения нормативного характера.
    Преамбула в приказах по Министерству завершается словом "приказываю", в распоряжениях, как правило, - "обязываю", "предлагаю" и т.п., которое печатается в разрядку.
    Постановляющая часть проектов приказов, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
    В приказах по Министерству употребляются только официальные наименования органов и организаций, полные наименования подразделений центрального аппарата, при этом в приложениях к приказам, а также в распоряжениях могут  использоваться их сокращенные наименования.
    Подготовка текстов приказов осуществляется подразделениями-исполнителями на персональных компьютерах.
    Тексты приказов и распоряжений по Министерству, подписываемых Министром, до их подписания проходят правовую экспертизу и редактирование в Правовом департаменте в установленном порядке.
    4.1.6. При наличии в приказах и распоряжениях по Министерству приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются:
    Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Минтранса России
от__________ №_________
(дата)

    При наличии в приказах в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа, на первом листе утверждаемого приказом документа в правом верхнем углу пишется:

УТВЕРЖДЕНО
приказом Минтранса России
от __________ № _________
(дата)

    
    4.1.7. Приказы и распоряжения по Министерству печатаются на бланках установленной формы (приложение№ 1) шрифтом размером № 14.
    Приказы и распоряжения, подготовленные совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка с указанием названия Министерства и других органов, располагающихся в верхней части первого листа документа на одном уровне. Подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.
    4.1.8. Приказы и распоряжения по Министерству имеют следующие обязательные реквизиты: наименование Министерства транспорта Российской Федерации, наименование вида документа - приказ (распоряжение), дату и номер документа, заголовок, в краткой форме отражающий содержание текста документа, виза, подпись.
    Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона указываются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
    4.1.9. Оформленные на бланке установленной формы приказы (распоряжения) подлежат согласованиям, которые оформляются визами.
    Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, при необходимости - его должность.
    Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.
    Приказы по Министерству и распоряжения, подготовленные на подпись Министру, визируются в следующем порядке:
    - руководителями подразделений - исполнителей: департаментов, управлений, самостоятельных отделов, подготовивших проект документа;
    - заместителем Министра, курирующим работу подразделения - исполнителя;
    - заместителями Министра, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания или поручения;
    - руководителем Правового департамента, определяющим соответствие подготовленных проектов приказов и распоряжений действующему законодательству, наличие согласования их с заинтересованными подразделениями Министерства, а также четкость и грамотность редакции;
    Приложения к приказам и распоряжениям визируются руководителем подразделения-исполнителя.
    Штамп редактора проставляется на обороте каждого листа проекта приказа (распоряжения), а на последней странице проставляется на лицевой стороне в нижней части после реквизита "Подпись".
    Распоряжения, подготовленные на подпись руководителям отраслевых служб, заместителям Министра, визируются руководителем подразделения - исполнителя и руководителями заинтересованных подразделений.
    Распоряжения, подписываемые Министром и касающиеся утверждения, изменения или отмены уставов, положений, правил, инструкций и других нормативных документов Министерства, а также в необходимых случаях акты Министерства, как лицензирующего органа, об отказе в предоставлении лицензии в соответствии с Федеральным законом от 3 августа 2001 г. № 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности" должны кроме вышеперечисленных виз иметь визу Правового департамента и соответствующего правового подразделения отраслевой службы.
    При возникновении в процессе согласования у лица, визирующего приказ, особого мнения, об этом делается отметка при визировании. Особое мнение, как правило, излагается отдельно и прилагается к документу.
    4.1.10. Если в ходе проработки или согласования приказа (распоряжения) в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Допускается устное согласование документа с руководителями соответствующих подразделений. В этом случае делается запись на оборотной стороне последнего листа приказа (распоряжения) или прилагается лист согласования (приложение № 2), который подписывается руководителем подразделения-исполнителя.
    Повторного визирования не требуется, если при доработке в приказ внесены уточнения, не меняющие его существа (определяется руководителем подразделения - исполнителя). В этом случае доработанный вариант приказа может быть завизирован руководителем Правового департамента с пометкой "Визы прилагаются".
    4.1.11. Проекты приказов и распоряжений представляются на визирование в Правовой департамент со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.
    В случаях отмены ранее изданного приказа или издания нового приказа взамен действующего к проекту приказа прилагается краткая справка, которая готовится и подписывается руководителем подразделения исполнителя.
    В справке указываются:
    - основания издания приказа: сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании которых Министерству поручается разработать приказ, а также дата и номер поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или руководства Министерства (копия поручения прилагается к справке); перечень актов законодательства Российской Федерации использованных при разработке приказа.
    - сведения об актах Министерства, в том числе отмененных данным приказом, актах иных федеральных органов исполнительной власти, органов (организаций), изданных по данному вопросу.
    сведения о согласовании приказа со структурными подразделениями Министерства и  при необходимости с федеральными 'органами исполнительной власти, органами (организациями).
    Правовой департамент рассматривает проекты приказов в срок до 7 дней, если иной срок не установлен Министром или статс-секретарем - заместителем Министра.
    Приказы, содержащие  правовые нормы и требующие последующей регистрации в Минюсте России, а также проекты уставов и других ведомственных документов рассматриваются Правовым департаментом в срок до 30 дней.
    4.1.12. Приказы, распоряжения, подготовленные на подпись Министру, должны представляться исполнителем через начальника Управления делопроизводства, на подпись руководителю отраслевой службы, заместителю Министра - через секретариат (помощника) заместителя Министра.
    Приказы и распоряжения должны представляться на подпись руководству Министерства со всеми основаниями, имеющимися для их подготовки.
    Кроме того, для каждого документа исполнителем заполняется указатель рассылки служебных документов Министерства (отраслевой службы).
    Приказы и распоряжения, представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются подразделению - исполнителю на доработку.
    Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в первый экземпляр согласованного проекта документа не допускается.
    4.1.13. Регистрация подписанных приказов осуществляется в следующем порядке.
    Приказы по основной деятельности Министерства регистрируются в Канцелярии Управления делопроизводства в пределах .календарного года. При этом на документе проставляется дата и порядковый номер. Датой регистрации  приказа является дата его поступления в Канцелярию, оформляемая словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа, например: 12 апреля 2001г. № 45. При регистрации приказов информация заносится в Компьютерную документальную систему по делопроизводству Министерства (далее - КДС) в установленном порядке.
    Регистрация совместных приказов Министерства с другими федеральными органами исполнительной власти осуществляется аналогично регистрации приказов по Министерству. При этом дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров каждого органа, проставляемых через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. Например, приказ за подписью трех министерств (ведомств): 10 мая 2001г. №45/28/12.
    Копии приказов заверяются подписью сотрудника и печатью Канцелярии и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, составленным и подписанным исполнителем и завизированным руководителем Правового департамента или его заместителем. Указатель рассылки должен прилагаться к поступившему в Канцелярию на регистрацию документу.
    Копии приказов, требующих регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, Регистрационной палате и других органах заверяются подписью заместителя начальника Управления делопроизводства
    - начальника Канцелярии и гербовой печатью Министерства.
    Кадровые приказы и приказы о награждениях, регистрируются в Департаменте социального развития и кадров в установленном порядке (например: 29.09.2000 № 898/к).
    Регистрация приказов по лицензированию осуществляется в отраслевых службах. При этом регистрационный номер приказа по лицензированию состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего приказ, через тире порядкового номера и приставки "лиц", проставляемый через косую черту. Например: 15.10.2001 г. №КР-25/лиц.
    4.1.14. Регистрация подписанных распоряжений осуществляется в следующем порядке:
    - распоряжения по Министерству, подписанные Министром, регистрируются в Канцелярии с занесением в КДС;
    - распоряжения, подписанные руководителями отраслевых служб, регистрируются подразделениями по делопроизводству отраслевых служб;
    - распоряжения, подписанные заместителями Министра, регистрируются в приемных секретарями руководителей.
    Распоряжения регистрируются в пределах календарного года. При этом номер распоряжения состоит из знака "№" и индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего распоряжение, через тире порядкового номера и приставки "р". Датой регистрации распоряжения является дата его поступления на регистрацию, оформляемая цифровым способом. Например: 15.05.2001 № СФ-28-р, 04.06.2001 № АН-12-р и т.п.
    Копии распоряжений, подписанных Министром, заверяются подписью сотрудника и печатью Канцелярии и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, составленным, и подписанным исполнителем и завизированным руководителем Правового департамента или его заместителем. Указатель рассылки должен прилагаться к поступившему в Канцелярию на регистрацию документу.
    Копии распоряжений, подписанных руководителями отраслевых служб, направляются адресатам подразделениями делопроизводства отраслевых служб в соответствии с указателем рассылки, составленным подразделением - исполнителем.
    Копии распоряжений, подписанных заместителями Министра, направляются адресатам их секретариатами либо подразделениями - исполнителями.
    4.1.15. Подлинники приказов по Министерству с рассылками остаются в Канцелярии для оперативного хранения и последующей передачи в центральный архив Министерства на постоянное хранение.
    Подлинники кадровых приказов остаются в Департаменте социального развития и кадров для последующей передачи в архив.
    Подлинники приказов по лицензированию и  распоряжений заместителей Министра остаются для оперативного хранения по месту их регистрации.
    

4.2. Положение, правила, инструкция

    
    4.2.1. Положение издается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
    В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
    В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
    Положения, правила, инструкции должны являться приложением к приказу или распоряжению, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.
    4.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
    4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером № 14.
    Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
    Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).
    Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
    Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
    Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
    

4.3. Протокол, постановление коллегии

    
    4.3.1. Протокол совещания (заседания), проводимого Министром, руководителем отраслевой службы, заместителем Министра составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению структурными подразделениями Министерства и другими организациями, на которые возложена их подготовка.
    Проведение записи во время совещания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников подразделении, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания.
    4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании, и протоколы хранятся в деле подразделений-исполнителей.
    4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
    Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
    Председатель или Председательствующий
    Секретарь
    Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.
    Повестка дня
    Докладчики по каждому пункту повестки дня
    Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
    СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
    Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
    4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
    Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы еженедельных оперативных совещаний, протоколы заседаний комиссий, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных совещаний (заседаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов Министерства и организаций, принимавших участие в совещании (заседании).
    К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с индексацией подразделений, принятой в Министерстве.
    4.3.5. Постановление и протокол заседания коллегии Министерства подписываются Министром или по его поручению заместителем Министра, председательствовавшим на заседании коллегии. Подготовка и оформление указанных документов осуществляется в соответствии с Регламентом подготовки и проведения заседаний коллегии Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденным Министром 5 января 2000 года.
    4.3.6. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам ответственным исполнителем подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
    4.3.7. Протоколы печатаются на бланке протокола (приложение № 3) или стандартном листе формата А4 и имеют следующие реквизиты:
    Наименование документа;
    Вид заседания, совещания;
    Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.
    Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.
    Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано, другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
    Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
    Подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
    

4.4. Служебные письма

    
    4.4.1. Служебные письма Министерства готовятся:
    - как ответы (доклады) о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
    - как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
    - как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
    - как инициативные письма.
    4.4.2. Служебные письма оформляются на бланках с реквизитами:
    Министра, первого заместителя Министра, заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра - главного государственного транспортного инспектора Российской Федерации, руководителя отраслевой службы, а также бланках Министерства, отраслевой службы (приложение № 4) и печатаются шрифтом размером № 14. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации на принтерах персональных компьютеров не разрешается.
    Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более министерств или ведомств, либо руководством Министерства совместно с руководителями органов федеральной исполнительной власти, а также с руководителями других организаций, оформляются не на бланке. При этом данные о наименовании Министерства и организации, подписавшей совместное письмо, должны включаться в наименование должности в реквизите "Подпись".
    Служебная переписка между структурными подразделениями Министерства, докладные записки в адрес Министра и заместителей Министра и другие аналогичные внутренние документы оформляются не на бланках.
    Письма, направляемые зарубежным адресатам, в том числе через дипломатическую почту, оформляются на специальном бланке.
    4.4.3. Обязательными реквизитами при оформлении служебных писем являются: исходящий номер и дата, заголовок, фамилия и телефон исполнителя, подпись, адрес получателя, визы. Визы оформляются на втором экземпляре, который направляется в дело.
    В служебном письме-ответе указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
    Если дается ответ на поручение вышестоящего органа, то в заголовке ответа под чертой указывается также наименование документа, содержащего поручение, и наименование органа, давшего поручения, например: Поручение Правительства Российской Федерации от 24.03.2001 г. №ВМ-П10-12057.
    На лицевой стороне последнего листа служебного письма, в левом нижнем углу, указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
    4.4.4. Служебные письма адресуются организации, структурному подразделению организации, должностному лицу, физическому лицу.
    Полный почтовый адрес печатается исполнителем в правом верхнем углу документа под чертой после наименования организации.
    Адрес не проставляется на письмах, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти.
    При направлении документов в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, например:

Министерство финансов
Российской Федерации

    
    При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

Министерство финансов
Российской Федерации
Департамент отраслевого
финансирования

    
    Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации), когда предполагается, что именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

Первому заместителю
Министра финансов
Российской Федерации
И.О.Фамилия

    
    При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности, например:

Министерство финансов
Российской Федерации
Руководителю Департамента
отраслевого финансирования
И.О.Фамилия

    
    4.4.5. Заголовок составляется исполнителем к любому исходящему письму формата А4.
    Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах и служебных письмах, текст которых печатается на бланке формата А5, если объем текста не превышает 8-10 строк.
    4.4.6. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
    Например:

"Министерство считает...", "Государственный комитет рассмотрел..."

    
    Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст может излагаться от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
    Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
    В служебном письме, имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 4 экз.

    
    Если в тексте приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. План мероприятий на 9 л. в 1 экз.
2. График работы на 5 л. в 1 экз.

    
    Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

    
    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

    
    4.4.7. Служебные письма, подготовленные на подпись руководству Министерства, должны быть завизированы исполнителем, руководителем подразделения, руководителями заинтересованных структурных подразделений Министерства.
    Служебные письма, направляемые на подпись Министру, должны быть согласованы с заместителем Министра, курирующим подразделение Министерства, являющееся головным исполнителем.
    Согласование проекта служебного письма осуществляется в форме визирования. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на вторых экземплярах, остающихся в Министерстве, на последнем листе ниже реквизита "Подпись".
    4.4.8. Служебные письма, адресованные Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, в том числе с приложенными проектами нормативных правовых актов Российской Федерации, должны иметь штамп редактора, а письма, связанные с подготовкой, изменением или отменой нормативных правовых актов, до их направления на подпись подлежат согласованию и визированию в Правовом департаменте.
    Указанные письма представляются в Правовой департамент с приложением всех документов, необходимых для их полного и всестороннего рассмотрения.
    Служебные письма представляются в Правовой департамент в срок, достаточный для проведения правовой экспертизы и редактирования, но не позднее чем в срок, установленный настоящей Инструкцией для их рассмотрения.
    Служебные письма рассматриваются Правовым департаментом в течение 5 дней, следующих за днем представления проекта в Правовой департамент.
    Служебные письма с приложенными к ним проектами федеральных законов, отраслевых нормативных правовых актов (кодексы, федеральные законы, уставы и др.) рассматриваются Правовым департаментом в течение 21 дня.
    Служебные письма, направленные на согласование в Правовой департамент с нарушением установленного порядка, подлежат возврату исполнителю. Возврат оформляется письмом за подписью руководителя Правового департамента или лица, его замещающего.
    Правовой департамент проводит правовую экспертизу представленных проектов нормативных актов на предмет их соответствия федеральному законодательству, осуществляет проверку выполнения установленных требований к проектам нормативных актов, вносимых в Правительство Российской Федерации, а также организует работу по редактированию комплекта представляемых документов.
    4.4.9. Служебные письма, подготовленные на подпись заместителям Министра, подлежат согласованию в порядке, предусмотренным пунктом 4.4.7.
    4.4.10. Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
    Служебные письма Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, председателям Совета Федерации и Государственной Думы, Центрального банка и Счетной палаты Российской Федерации, Генеральному прокурору Российской Федерации, председателям Конституционного, Верховного и Высшего Арбитражного судов Российской Федерации, руководителям федеральных органов исполнительной власти, руководителям органов власти и управления субъектов Российской Федерации и стран СНГ подписываются Министром, а в его отсутствие (отпуск, болезнь, командировка) - заместителем Министра, на которого в установленном порядке возложено общее руководство деятельностью Министерства.
    Служебные письма в Правительство Российской Федерации подписываются Министром, а также первыми заместителями Министра и заместителями Министра, возглавляющими отраслевые службы - по вопросам, входящим в их компетенцию.
    Служебные письма в подразделения Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, правительственные комиссии и рабочие группы могут подписываться заместителями Министра.
    Если служебное письмо содержит не более 4 адресатов, то подписывается каждый экземпляр.
    При направлении служебных писем в Правительство Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации не допускается одновременное их адресование другим организациям. В случае такой необходимости в. адрес организации готовится самостоятельное, письмо, а в тексте письма, адресованного указанному органу, докладывается о направлении аналогичного документа другому адресату.
    4.4.11. Регистрация исходящих служебных писем осуществляется в следующем порядке.
    Каждому отправляемому документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения, номера по номенклатуре дел, порядкового регистрационного номера документа и приставки "ис" (например: К-10/625-ис, АЛ-З/7-ис, ДЭК-5/48-ис и т.п.).
    В Канцелярии Управления делопроизводства регистрируются все исходящие служебные письма, подписанные Министром, а также все письма в адрес Правительства Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации, кроме подписанных руководителями отраслевых служб, а также заместителями Министра в адрес структурных подразделений указанных органов.
    В нерабочее время и в выходные дни письма, подписанные Министров, регистрируются секретариатом Министра либо ответственным дежурным по Министерству.
    Письма, направляемые зарубежным адресатам, в том числе через дипломатическую почту, регистрируются в Департаменте международного сотрудничества.
    Все служебные письма, подписанные заместителями Министра, возглавляющими отраслевые службы, регистрируются соответствующими подразделениями делопроизводства отраслевых служб, которые несут ответственность за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка оформления и регистрации документов.
    Служебные письма, подписанные заместителями Министра, регистрируются в их секретариатах.
    Служебные письма, подписанные руководителями департаментов, начальниками управлений, отделов регистрируются в указанных подразделениях.
    Заверенные копии зарегистрированных и отправленных служебных писем с подлинными визами остаются в подразделениях по месту их регистрации и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
    4.4.12. Служебные письма, кроме инициативных, должны представляться на подпись руководству Министерства со всеми документами, явившимися основанием для их подготовки, и с приложением завизированных копий.
    Документы, подготовленные на подпись Министру, должны представляться исполнителем через начальника Управления делопроизводства, на подпись заместителю Министра - через секретариат (помощника) заместителя Министра.
    4.4.13. Ответственность за своевременную и качественную подготовку служебных писем, в том числе за их содержание, согласование, аккуратность, грамотность, четкость редакции, соблюдение требований по оформлению возлагается на руководителей департаментов, начальниками управлений, отделов, подготовивших документы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей.
    4.4.14. Внесение изменений в первый экземпляр подписанного документа, а также в первый экземпляр согласованного   проекта не допускается.
    

4.5. Телеграмма и телефаксы

    
    4.5.1. Телеграммы и телефаксы оформляются на бумаге формата А4 по установленной форме или на бланке.
    Телеграмма и телефакс должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование, отметку о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, исходящий номер и дату, подпись.
    Текст телеграммы печатается через 2 интервала, прописным шрифтом, без абзацев, исправлений, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.
    Текст телеграммы должен быть кратким и точным.
    Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (инициалы не указываются).
    4.5.2. Под чертой, отделяющей платный текст телеграммы, указываются адрес отправителя, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя, ставится печать, удостоверяющая подпись, и авансовая печать с номером авансового счета, зарегистрированного предприятием связи (телеграфом).
    4.5.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.
    4.5.4. Если телеграмма содержит не более 4 адресатов, то подписывается каждый экземпляр.
    При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указанием на каждой из них телеграфного адреса получателя.
    4.5.5. Документы, требующие срочного исполнения, передаются адресату с помощью факсимильной связи.
    Поступающие на имя руководства Министерства и структурных подразделений Министерства через факсимильную связь служебные письма и другие документы (телефаксы) приравниваются к аналогичным официальным документам.
    Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в Министерство телефаксов аналогичен порядку, установленному для правительственных и неправительственных документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
    Поступивший вслед за телефаксом оригинал документа направляется в подразделение-исполнитель в соответствии с резолюцией руководства Министерства к поступившему ранее телефаксу.
    4.5.6. Порядок оформления служебных писем, отправляемых подразделениями Министерства через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен установленному в разделе 4.4.
    Оригинал отправленного телефаксом документа может отправляться адресату с пометкой "факс с досылкой" или в дело с пометкой "когда и кем отправлен факс".
    

4.6. Общие правила оформления документов

Бланки документов

    
    4.6.1. Документы Министерства должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
    Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).
    Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Министерства оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (с изм. на 21.01.2000).
    Документы, издаваемые от имени двух или более министерств, либо от имени Министерства и другой организации оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
    4.6.2. В Министерстве применяются следующие бланки:
    - бланки с указанием наименования Министерства и отраслевых служб;
    - бланки с указанием должности Министра и его заместителей;
    Состав видов бланков, применяемых в Министерстве, указан в приложениях № 1,2, 4 к разделам 4.1 и 4.4.
    4.6.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются по заказам Министерства полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности.
    4.6.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
    4.6.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра с внесением изменения в настоящую Инструкцию. Соответствующие предложения вносятся начальником Управления делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.
    

Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

    
    4. 6. 6. Заголовок к тексту документа
    Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" - "О выделении", "Об изменении" и т.д.
    К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
    4. 6. 7. Дата документа
    Датой документа является дата его подписания и регистрации (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
    Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
    Документы, изданные совместно двумя или более Министерствами, должны иметь одну (единую) дату.
    Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, а также документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2000 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2000).
    4.6.8. Подпись документа
    В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
    Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
    При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
    4.6.9. Адресование документа
    Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
    Порядок адресования служебных документов указан в разделе .4.4.
    При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
    Например:

И.П. Калинину

ул.Садовая, д.5, кв.12
Киреевский р-н, г. Липки
Тульская обл.,301264

    
    4.6.10. Согласование документа
    Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
    Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
    Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
    Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
    Замечания прилагаются.
    

    
    Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
    Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
    Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
    Например:
    

    
    Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
    Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
    Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
    - с должностными лицами Министерства;
    - с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
    - с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
    - при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
    - с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
    4.6.11. Утверждение документа
    На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Министр транспорта
Российской Федерации

    
    При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Министерства:
    

УТВЕРЖДЕНО
Приказом Минтранса России
от 16.10.2001 №150

    
    4.6.12. Резолюция
    В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
    В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
    Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
    На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
    Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
    4.6.13. Отметка об исполнителе
    Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника" документа.
    Отметка включает фамилию (фамилия, инициалы) исполнителя, номер его телефона, например:
    
    Максимова Н.С.
    628-88-14
    
    или
    
    Максимова
    928-88-14
    
    4.6.14. Оформление приложений к документу
    Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
    Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8л. в 3 экз.

    
    Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект .... на 8 л. в 3 экз.

    
    Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
    4.6.15. Отметка об исполнении документов
    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ: дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
    
    

V. Организация документооборота

5.1. Прием, обработка и прохождение поступающей
правительственной корреспонденции

    
    5.1.1. Прием и первоначальная обработка корреспонденции, поступающей из правительственных и других вышестоящих органов (Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации) производятся (в централизованном порядке) Канцелярией Управления делопроизводства.
    Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - работником участка правительственной переписки Канцелярии, в вечернее время и в выходные дни - секретариатом Министра, либо ответственным дежурным по Министерству.
    Все конверты, за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. Проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также ошибочно присланного документа об этом сообщается отправителю.
    5.1.2. Регистрация поступивших документов производится в Канцелярии с вводом информации о них в электронную базу данных - КДС.
    На зарегистрированных документах в нижней части первого листа основного документа ставится регистрационный штамп установленного образца.
    При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: входящий номер и дата, вид документа, корреспондент, фамилия подписавшего, исходящий номер и дата, а также краткое содержание документа и исходящий номер документа Министерства, если имеется, на него ссылка.
    Информация о зарегистрированных документах, занесенная в электронную базу данных КДС, по компьютерной сети автоматически передается в электронные базы данных группы помощников Министра и Инспекторского отдела Управления делопроизводства.
    5.1.3. Зарегистрированные документы передаются в группу помощников для доклада Министру. Доклад документов осуществляется по мере их поступления в течение дня.
    В группе помощников готовятся проекты резолюций Министра на правительственные документы. Тексты проектов резолюций и список предполагаемых исполнителей вводятся в электронную базу данных КДС.
    Проект резолюции распечатывается в одном экземпляре на бланке установленной формы и вместе с документом поступает на доклад Министру. К проекту резолюции также подкладываются распечатанные регистрационные карточки документов, на которые в поступившем документе имеется ссылка.
    После рассмотрения документов Министром они передаются из группы помощников в Инспекторский отдел Управления делопроизводства для постановки на контроль. Перед передачей при необходимости в электронную базу данных вносятся корректировки в соответствии с фактически подписанной резолюцией.
    5.1.4. В Инспекторском отделе при постановке на контроль правительственных документов в электронную регистрационную карточку вносятся следующие данные: подробно поручения Министерству, содержащиеся в правительственных документах, контрольные сроки исполнения, фиксируется ответственный исполнитель. В тех случаях, когда документы на контроль не ставятся, эта информация также вносится в электронную карточку. На документах рядом с регистрационным штампом ставится контрольный штамп установленного образца либо роспись работника Инспекторского отдела в случае, если документ на контроль не поставлен.
    Поставленные на контроль документы возвращаются в Канцелярию для передачи исполнителям в соответствии с резолюцией Министра.
    5.1.5. В первую очередь обрабатываются в Канцелярии, группе помощников, Инспекторском отделе и передаются по назначению документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
    5.1.6. Все правительственные документы направляются для исполнения руководителям Министерства и подразделениям только через Канцелярию (экспедицию) под расписку в журнале установленной формы. При этом Канцелярией производится переадресация документов в электронной базе данных КДС.
    Документы направляются в соответствии с резолюцией Министра руководителю, указанному в резолюции первым, для организации исполнения документа. При этом срочные документы копируются и направляются: в оригинале - ответственному исполнителю, в копиях - соисполнителям.
    Передача документов от подразделения-исполнителя к другому подразделению-исполнителю также осуществляется только через Канцелярию, с отметками в электронной карточке.
    5.1.7. Документ (или копия документа) с резолюцией Министра, поступивший из Канцелярии для доклада заместителю Министра, подлежит обработке в КДС. При этом секретариат заместителя Министра вводит поручение заместителя Министра и список исполнителей этого поручения в регистрационную электронную карточку.
    Для ускорения доведения срочного поручения заместителя Министра до всех соисполнителей секретарь производит копирование документа (или его копии) и доведение копий до указанных подразделений.
    Оригинал документа возвращается в Канцелярию для дальнейшего прохождения.
    5.1.8. Документы, направленные в соответствии с резолюцией Министра заместителям Министра, департаментам, управлениям и отделам Министерства, доставляются экспедицией подразделениям, находящимся в основном здании Министерства, регулярно в соответствии с установленным графиком и сдаются работникам подразделений под роспись. Срочные документы доставляются вне графика. Получение документов, направляемых отраслевым службам и подразделениям Министерства, находящимся вне основного здания, осуществляется сотрудниками этих подразделений в экспедиции.
    5.1.9. Отработанные правительственные документы (после ознакомления, исполнения и снятия с контроля) подлежат незамедлительному возврату в Канцелярию для оперативного хранения и последующей сдачи в Центральный архив Министерства. Возврат документов и их местонахождение фиксируется в электронной базе данных КДС.
    Канцелярия регулярно, не реже одного раза в квартал, распечатывает из электронной базы данных перечни документов, не возвращенных в срок, и направляет их подразделениям.
    

5.2. Прием, обработка, распределение и прохождение
поступающей неправительственной корреспонденции

    
    5.2.1. Прием и первоначальная обработка поступающей неправительственной корреспонденции производится экспедицией Управления делопроизводства Министерства и соответствующими подразделениями отраслевых служб.
    В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений.
    Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему об этом сообщается отправителю.
    Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
    Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
    5.2.2. Регистрация документов, поступивших на имя Министра и Министерства, производится в Канцелярии Управления делопроизводства Министерства, на имя руководителей отраслевых служб - в соответствующих подразделениях делопроизводства отраслевых служб, на имя заместителей Министра, возглавляющих функциональные блоки, - в секретариатах заместителей Министра секретарями, на имя заместителей Министра, входящих в состав отраслевых служб, - в секретариатах заместителей Министра либо в подразделениях делопроизводства в порядке, установленном в отраслевой службе.
    При регистрации указанных документов информация о них вводится в электронную базу данных - КДС. На зарегистрированных документах в нижней части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп установленного образца.
    В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты поступившего документа: входящий номер и дата, вид документа, корреспондент, фамилия подписавшего, исходящий номер и дата, а также территория, краткое содержание и сведения о документах, связанных с поступившим.
    Регистрация документов, поступивших в адрес руководства Министерства от зарубежных адресатов, производится в Департаменте международного сотрудничества в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
    Регистрация документов, поступивших в адрес департаментов, управлений и отделов Министерства, осуществляется сотрудниками этих подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.
    5.2.3. Распределение корреспонденции, поступающей на имя Министра и Министерства, осуществляется заместителем начальника Управления делопроизводства - начальником Канцелярии в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Министра, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам деятельности подразделений Министерства.
    Письма председателей Конституционного, Верховного и Высшего Арбитражного судов. Центрального банка и Счетной палаты Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти;
    докладные записки заместителей Министра, руководителей подразделений Министерства и другие документы по вопросам, требующим решения Министра, докладываются Министру. При этом на каждый документ готовится проект резолюции Министра, который вводится в электронную базу данных . КДС, распечатывается в одном экземпляре, на бланке установленной формы и вместе с документом поступает на доклад Министру.
    После рассмотрения документов Министром и возврата их в Канцелярию они передаются в Инспекторский отдел для постановки на контроль.
    Докладные записки на имя Министра от заместителей Министра и руководителей структурных подразделений Министерства докладываются Министру без проекта резолюции.
    5.2.4. Письма заместителей руководителей, указанных в п.5.2.3, а также другие документы по вопросам, требующим решения руководства Министерства, направляются на доклад руководителям отраслевых служб, заместителям Министра.
    После рассмотрения заместителем Министра, возглавляющим функциональный блок, документов, направленных Канцелярией, а также поступивших непосредственно на имя заместителя Министра, секретарь заместителя Министра заносит резолюцию руководителя и список исполнителей в электронную базу данных КДС и передает в Инспекторский отдел для постановки на контроль, а также готовит необходимое количество копий и доводит их до исполнителей.
    Иная корреспонденция, поступающая на имя Министра и в адрес Министерства, направляется непосредственно руководителям департаментов, начальникам управлений и отделов в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам ведения указанных подразделений.
    Документы, поступившие в ответ на исходящий номер Министерства или его подразделения, направляются в подразделение, готовившее указанный исходящий документ; поступившие в ответ на номер правительственного поручения - в подразделение-исполнитель.
    5.2.5. Доставка неправительственных документов осуществляется в порядке, аналогичном доставке правительственных документов.
    

5.3. Организация работы с документами в подразделениях

    
    5.3.1. Руководители подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение и организуют исполнение поступивших к ним документов.
    Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя и дату.
    Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в подразделение.
    Поступившие в подразделения документы с резолюцией Министра рассматриваются руководителями подразделений незамедлительно.
    5.3.2. Прием и учет поступивших в подразделение на исполнение документов, а также фиксация всех, отметок об их прохождении -и исполнении осуществляется в отраслевых службах, департаментах, управлениях, отделах Министерства сотрудниками, занимающимися ведением делопроизводства.
    В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения и доставки.
    5.3.3. Подразделения представляют предложения по исполнению правительственных документов с резолюцией Министра в зависимости от их содержания в виде:
    - докладов-ответов в вышестоящие организации с проектами федеральных законов, указов, решений Правительства Российской Федерации;
    - докладов-ответов в вышестоящие организации;
    - согласованных проектов приказов, распоряжений по Министерству;
    - докладных записок о выполнении поручений.
    Предложения по выполнению резолюций Министра, руководителей отраслевых служб и заместителей Министра к неправительственным документам подразделения представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок о выполнении поручений.
    5.3.4. В тех случаях, когда резолюция руководства Министерства адресована нескольким руководителям структурных подразделений, ответственность за организацию исполнения поручения в целом, своевременную и правильную подготовку документа несет руководитель подразделения, указанный в резолюции первым.
    Подразделения-соисполнители должны представлять необходимые материалы ответственному исполнителю не позднее, чем за 4 дня до истечения контрольного срока. По срочным документам материалы предоставляются незамедлительно.
    5.3.5. Исполненные правительственные документы ответственным исполнителем незамедлительно представляются для снятия с контроля в Инспекторский отдел и возвращаются в Канцелярию с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
    Исполненные неправительственные документы снимаются с контроля в Инспекторском отделе и хранятся в делах подразделения, являющегося ответственным исполнителем.
    5.3.6. При составлении и оформлении документов сотрудники подразделений должны руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.
    Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
    

5.4. Учет количества документов

    
    5.4.1. Учет количества документов, проводится ежеквартально структурными подразделениями Министерства по месту регистрации документов.
    Результаты учета в срок до 10 числа месяца, следующего за окончанием квартала, представляются в Канцелярию Управления делопроизводства по форме, устанавливаемой Канцелярией.
    5.4.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.
    5.4.3. Управление делопроизводства на основе подсчета количества документов, зарегистрированных в Канцелярии, и обобщения данных, представленных отраслевыми службами, департаментами, управлениями и отделами, проводит анализ документооборота по Министерству для представления Министру и статс-секретарю - заместителю Министра.
    
    

VI. Рассмотрение предложений, заявлений, жалоб граждан

    
    6.1. Работа по организации рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан ведется в соответствии с "Рекомендациями семинара-совещания работников, занимающихся организацией рассмотрения обращений граждан в федеральных органах исполнительной власти", проведенного 29 ноября 2000 г. в Администрации Президента Российской Федерации, и другими документами.
    6.2. Предложения, заявления, жалобы граждан, адресованные Министерству, а также направленные Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан, Аппаратом Правительства Российской Федерации, Государственной Думой и Советом Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, министерствами, ведомствами, редакциями газет и журналов, принимаются и регистрируются в Инспекторском отделе Управления делопроизводства.
    Предложения, заявления, жалобы граждан, адресованные департаментам, управлениям и отделам Министерства, принимаются и регистрируются в этих подразделениях отдельно от общей переписки.
    6.3. На первой странице предложения, заявления, жалобы ставится штамп, указывается дата поступления, начальная буква фамилии автора и порядковый (входящий) номер. Например: И-25 от 15.04.2001г.
    6.4. Поступившие в Министерство предложения, заявления, жалобы граждан регистрируются в КДС, на карточках установленной формы и в тот же день докладываются руководству Министерства или направляются в соответствующее подразделение Министерства.
    6.5. Инспекторским отделом Управления делопроизводства на каждое предложение, заявление, жалобу граждан печатается в КДС карточка, в том числе для направления с письмом автора соответствующему структурному подразделению.
    На предложения, заявления, жалобы, поступившие, непосредственно в структурные подразделения Министерства, заполняется карточка в этих подразделениях.
    6.6. Поступившие в структурные подразделения Министерства предложения, заявления, жалобы граждан рассматриваются руководителем структурного подразделения и с соответствующими указаниями направляются исполнителю.
    6.7. Заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней со дня их поступления.
    В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, срок разрешения заявления или жалобы может быть в порядке исключения продлен на основании своевременной (за 3-4 дня до истечения срока) и мотивированной просьбы исполнителя тем должностным лицом, которое его установило, но не более чем на один месяц с информированием об этом автора заявления или жалобы.
    В случаях, если в предложениях, заявлениях, жалобах граждан содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции Министерства, они в 5-дневный срок направляются по принадлежности на рассмотрение.
    6.8. Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех. предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается автору, внесшему предложения, а также органу, поручившему рассмотреть внесенное гражданином предложение и потребовавшему сообщить о результатах его разрешения.
    6.9. Рассмотрение предложений, заявлений, жалоб граждан, взятых на контроль, считается лишь тогда законченным, когда полностью рассмотрены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю. Отметка об исполнении делается в регистрационной карточке КДС.
    На каждом предложении, заявлении, жалобе граждан (или на копии ответа автору, на докладной записке) после окончательного их разрешения должна быть надпись "В дело", личная подпись руководителя или другого должностного лица, принявшего это решение, указана дата.
    6.10. При ответах на предложения, заявления, жалобы граждан исходящим номером является входящий номер полученного предложения, заявления, жалобы.
    6.11. Запрещается направлять заявления, жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам или предприятиям и организациям, действия которых обжалуются или критикуются.
    6.12. Предложения, заявления, жалобы граждан, направленные для рассмотрения в структурные подразделения Министерства после их разрешения должны быть возвращены в Инспекторский отдел Управления делопроизводства с копией ответа заявителю.
    Предложения, заявления, жалобы граждан, поступившие непосредственно в структурные подразделения Министерства, по исполнении хранятся в установленном порядке в этих подразделениях. .
    6.13. Признаются анонимными и могут не рассматриваться письменные обращения граждан, в которых отсутствуют: подпись, фамилия, имя, отчество, а также данные о месте жительства, работы или учебы.
    6.14. Инспекторский отдел Управления делопроизводства с использованием ПК:
    - организует учет предложений, заявлений, жалоб граждан, поступающих в Министерство;
    - направляет их на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения Министерства;
    - осуществляет в установленном порядке контроль за полным и своевременным рассмотрением предложений, заявлений, жалоб граждан, поступивших в Министерство;
    - осуществляет методическое руководство организацией работы с письмами и по приему граждан в структурных подразделениях Министерства.
    6.15. Руководители департаментов, начальники управлений, отделов Министерства:
    - лично рассматривают поступившие предложения, заявления, жалобы граждан и, в зависимости от характера поставленных вопросов, определяют исполнителей для проверки и подготовки проектов ответов заявителям или принимают решение о передаче указанных писем в подведомственные предприятия и организации для принятия мер;
    - при обнаружении в предложениях, заявлениях, жалобах граждан фактов, представляющих особую важность для деятельности Министерства в целом или отдельных его подразделений, реализация которых требует решений руководства Министерства, после проведения необходимой проверки представляют эти предложения, заявления, жалобы с докладом руководству Министерства;
    - организуют систематический контроль за соблюдением установленных сроков рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан, качеством их проверки и выполнением принятых по ним решений;
    - назначают должностных лиц, ответственных за учет и контроль, рассмотрение и хранение писем граждан;
    - систематически организуют проведение анализа рассмотренных предложений, заявлений, жалоб граждан и своевременно принимают меры к устранению причин, порождающих обращения граждан.
    6.16. Прием граждан по личным вопросам проводится:
    - руководством Министерства - в рабочее время и координируется Управлением делопроизводства;
    - руководителями департаментов, управлений, отделов Министерства - ежедневно в течение рабочего дня.
    6.17. Учет граждан, явившихся на прием, а также решений, принятых по устным заявлениям, осуществляется:
    - в приемной Министра - заместителем начальника Управления делопроизводства;
    - в приемной заместителя Министра - секретариатом заместителя Министра;
    - в департаментах, управлениях - лицом, ответственным за ведение делопроизводства, а в отделах - непосредственно работниками.
    Учет ведется в журнале по установленной форме.
    6.18. Контроль за выполнением решений Министра по результатам приема депутатов осуществляет помощник Министра, а по решениям заместителей Министра - помощник (секретарь) заместителя Министра.
    
    

VII. Поисковая система по документам

7.1. Общие правила регистрации документов

    
    7.1.1. Основой построения поисковых систем Министерства является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, отправления или создания.
    7.1.2. Регистрации в Министерстве подлежат поступающие (входящие), отправляемые (исходящие), внутренние (приказы, распоряжения, письма, докладные записки) и другие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах (РКФ) - электронных карточках, журналах.
    7.1.3. Поступающие в Министерство документы регистрируются один раз. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
    7.1.4. Документы, поступающие на имя Министра и Министерства, приказы и распоряжения по Министерству и исходящие письма за подписью Министра регистрируются Канцелярией Управления делопроизводства в электронных карточках КДС.
    Документы отраслевых служб (поступающие, отправляемые и внутренние) регистрируются в электронных карточках локальных компьютерных систем отраслевых служб.
    Документы департаментов, управлений и отделов (входящие и исходящие) регистрируются в электронных карточках или журналах.
    7.1.5. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных КДС и локальных систем отраслевых служб устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
    - корреспондент (наименование организации или автора);
    - вид документа;
    - дата и регистрационный номер документа;
    - дата и входящий, номер;
    - краткое содержание документа;
    - поручение Министерству (для правительственных документов);
    - резолюция;
    - срок исполнения документа;
    - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
    Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
    - внутренняя переадресация документов по исполнителям;
    - количество листов документа;
    - промежуточные сроки исполнения;
    - вид передачи документа (почта, курьер и т.д.) и др.
    Правила заполнения основных реквизитов РКФ даны в приложении № 5.
    

7.2. Принципы организации
поисковой системы по документам

    
    7.2.1. Поисковые системы по документам создаются в рамках КДС Министерства и локальных автоматизированных систем по делопроизводству отраслевых служб.
    При этом в поисковую систему поступает информация о документах, полученная при их регистрации.
    7.2.2. В компьютерных поисковых массивах поиск информации о конкретном документе или группе документов осуществляется по регистрационным реквизитам (наименованию корреспондента, виду документа, номеру и дате документа и т.п.), а также по контексту (по слову или фразе, имеющимся в кратком содержании искомого документа).
    7.2.3. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о поступивших, отправленных или созданных документах Министерства и его структурных подразделений, не содержащих сведений отнесенных к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.
    Порядок получения информации сотрудниками Министерства и других организаций определяет руководитель подразделения, ответственный за функционирование компьютерной поисковой системы (Управления делопроизводства и соответствующих подразделений отраслевых служб).
    
    

VIII. Контроль исполнения документов

8.1. Организация контроля исполнения

    
    8.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, промежуточный контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
    8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения Министерством. При постановке на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
    8.1.3. Инспекторский отдел Управления делопроизводства осуществляет контроль за своевременным и качественным исполнением документов, поступивших в Министерство:
    - из Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и других правительственных органов;
    - от депутатов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
    - от руководителей федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, имеющих резолюции руководства Министерства;
    - от предприятий и организаций транспортного комплекса и различных сторонних организаций, предпринимателей, имеющих резолюции руководства Министерства, а также предложений, заявлений и жалоб поступивших от граждан.
    По указанию руководства Министерства могут быть поставлены на контроль и другие документы.
    8.1.4. Помощники Министра контролируют своевременное и качественное исполнение протокольных и личных поручений руководства Министерства.
    Ответственный секретарь коллегии осуществляет контроль за своевременным выполнением поручений, содержащихся в протоколах коллегии и оперативных совещаний, постановлениях коллегии. Секретариаты руководителей отраслевых служб, заместителей Министра контролируют исполнение поручений, содержащихся в приказах и распоряжениях Министерства.
    8.1.5. Непосредственный контроль за исполнением документов по существу вопроса в департаментах, управлениях и отделах Министерства осуществляют руководители этих подразделений.
    8.1.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
    Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы федерального органа исполнительной власти, решения коллегиального органа и др.).
    8.1.7. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа; поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
    Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.
    Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
    - с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
    - без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;
    - имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более месяца.
    - по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;
    - по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому .запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
    - по поручениям Правительства Российской Федераций данным федеральным органам исполнительной власти: по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также то проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование - до 10 дней;
    - по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
    - представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;
    - информация Министерства, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации - срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде для согласования - 10 дней со дня получения запроса.
    Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке КДС.
    8.1.8. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя федерального органа исполнительной власти, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения срока.
    Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Министерство представляет органу, давшему поручение, мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
    О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Инспекторский отдел Управления делопроизводства. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) - автор документа.
    8.1.9. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
    8.1.10. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.
    8.1.11. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
    8.1.12. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
    Все напоминания исполнителям и информация о них . фиксируются в КДС.
    8.1.13. Снятие документов с контроля осуществляет Инспекторский отдел Управления делопроизводства после представления ответственным подразделением-исполнителем, Канцелярией необходимых материалов. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
    8.1.14. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
    На документе и в КДС проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
    Промежуточные запросы и переписка не являются основанием для признания документа исполненным.
    8.1.15. Исполнители обязаны по первому требованию работников Инспекторского отдела Управления делопроизводства и других лиц, ответственных за контроль исполнения, давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовки материалов по контролируемым документам и поручениям.
    8.1.16. Инспекторский отдел Управления делопроизводства, работники департаментов, управлений и отделов, осуществляющие контроль за исполнением документов, ежемесячно проводят анализ исполнения поставленных на контроль документов и соответствующие справки представляют руководству Министерства, департаментов, управлений и отделов в установленные сроки или по запросам.
    8.1.17. Контроль за своевременным получением ответов на запросы Министерства, департаментов, управлений и отделов, направленные сторонним и подчиненным организациям, осуществляется непосредственно исполнителем.
    

8.2. Контроль исполнения документов,
поступающих от Президента Российской Федерации,
Федерального Собрания Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации

    
    8.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федераций, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.
    В первую очередь рассматриваются документы с отметками по тексту "Срочно".
    8.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской. Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется Инспекторским отделом Управления делопроизводства.
    Министр транспорта Российской Федерации определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.
    8.2.3. Управление делопроизводства делает соответствующие отметки в КДС: вносит фамилию ответственного за исполнение, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.
    8.2.4. Инспекторский отдел Управления делопроизводства еженедельно готовит информацию о состоянии исполнительской дисциплины по исполнению документов вышестоящих органов, для доклада руководству Министерства.
    8.2.5. О ходе и результатах исполнения каждого документа Министру представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
    Если поручение, содержащееся в документе Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, дано нескольким должностным лицам, то федеральный орган исполнительной власти, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителям предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.
    Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.
    8.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в КДС, сведения по исполненным документам проставляются в КДС отметкой "В дело".
    
    

IX. Организация документов в делопроизводстве

    
    Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и настоящей Инструкцией.
    

9.1. Составление номенклатур дел

    
    9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве и его структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
    Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
    9.1.2. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений, а также сводная номенклатура дел Министерства и отраслевой службы (приложение № 6).
    9.1.3. Номенклатура дел департамента, управления, отдела составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с Центральным архивом Министерства (архивом отраслевой службы), подписывается руководителем подразделения и представляется в Управление делопроизводства (соответствующее подразделение отраслевой службы).
    Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в установленном порядке.
    9.1.4. Сводная номенклатура Министерства (отраслевой службы) составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Министерства (экспертной комиссией (далее - ЭК) отраслевой службы), с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее именуется - ГАРФ) и утверждается руководителем Министерства (отраслевой службы). Согласовывается номенклатура дел с ГАРФ не реже одного раза в 5 лет.
    9.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
    9.1.6. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства (отраслевой службы).
    9.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства (отраслевой службы) являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства (отраслевой службы).
    9.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства (отраслевой службы), департамента, управления, отдела.
    9.1.9. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
    В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого деда, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве (отраслевой службе) буквенного (цифрового) обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
    В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
    Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
    Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
    Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, распоряжения и т.д.); название Министерства, отраслевой службы, департамента, управления, отдела (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
    В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
    В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
    Например:

Переписка с федеральными министерствами
по вопросам подписания соглашений о сотрудничестве

    
    В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
    В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
    При обозначении в заголовках дел  административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
    Например:

Переписка с главами администраций областей
о транспортном обслуживании населения

    
    Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
    Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется  степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
    Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
    В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивной службой России срок хранения.
    В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
    9.1.10. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
    9.1.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
    

9.2. Формирование и оформление дел

    
    9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
    9.2.2. Формирование дел осуществляет Управление делопроизводства, соответствующие подразделения отраслевых служб, департаменты, управления и отделы Министерства (по месту регистрации документа).
    Дела в подразделениях формируются лицами, ответственными за делопроизводство. Формирование и хранение дел у исполнителей не разрешается. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за делопроизводство.
    Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
    9.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
    9.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
    Приказы, распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
    В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов, Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
    Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
    Документы коллегий группируются в два дела: протоколы решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
    Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
    Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
    Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
    Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
    Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
    Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" от 01 июня 1998г. № 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 23, ст.2501).
    Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
    Предложения, заявления и жалобы граждан группируются раздельно: предложения и заявления граждан по улучшению работы транспортных организаций и предприятий; заявления граждан по личным вопросам.
    Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.
    9.2.5. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Министерства (отраслевой службы).
    9.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 7); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 8); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 9); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
    9.2.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа исполнительной власти; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
    Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Министерства (отраслевой службы) указываются полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после,. полного наименования; наименование структурного подразделения записывается название департамента, управления, отдела в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК ГАРФ; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
    В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
    Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
    Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
    Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
    После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
    Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
    Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Министерства (отраслевой службы) с указанием сроков хранения.
    На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
    Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства (отраслевой службы) только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГАРФ (до этого он проставляется карандашом).
    На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
    По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
    9.2.8. Для учета, документов постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела.
    Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
    Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
    9.2.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
    Дела временного (свыше 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
    

9.3. Организация оперативного хранения документов

    
    9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
    Поступившие в Министерство и отработанные федеральные законы, указы, распоряжения и поручения Президента Российской. Федерации, документы Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, а также приказы и распоряжения по основной деятельности Министерства,, копии направленных в правительственные и другие органы писем за подписью Министра хранятся в Канцелярии Управления делопроизводства Министерства.
    Ознакомление с вышеперечисленными документами в случае необходимости производится по месту их хранения с разрешения руководства Управления делопроизводства.
    Документы, поступившие на имя руководителей отраслевых служб, а также распоряжения и копии писем за их подписью хранятся в, соответствующих подразделениях отраслевых служб. Распоряжения и копии писем за подписью заместителей Министра хранятся в их приемных.
    9.3.2. Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в департаменты, управления и отделы центрального аппарата Министерства, хранятся в этих подразделениях.
    В подразделениях также хранятся и неправительственные документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Министерства.
    9.3.3. Приказы по личному составу хранятся в Департаменте социального развития и кадров, а также в соответствующих подразделениях отраслевых служб по месту их регистрации.
    9.3.4. Дела в структурных подразделениях Министерства хранятся в шкафах в вертикальном положении и располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
    В случае необходимости дела выдаются сотрудникам во временное пользование под расписку. На каждое выданное дело заполняется карточка-заместитель.
    Ответственность за сохранность, упорядочение учета документов и соблюдение установленного порядка их использования в подразделениях возлагается на руководителей и сотрудников, отвечающих за ведение делопроизводства.
    9.3.5. Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола либо шкафу.
    9.3.6. Документы находятся в структурных подразделениях Министерства в течение года после их окончания, затем в установленном порядке проводится их оформление для последующего хранения.
    9.3.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения соответствующего руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
    
    

X. Порядок передачи документов на хранение в архив

    
    Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
    Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение в Министерстве осуществляют Центральный архив Министерства и архивы отраслевых служб.
    Центральный и отраслевые архивы Министерства хранят документы центрального аппарата, организаций-предшественников, ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных Министерству.
    

10.1. Экспертиза ценности документов

    
    10.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
    Для регулярного проведения экспертизы ценности документов Министерства с целью отбора их на архивное хранение и установления сроков хранения, рассмотрения описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия Министерства (ЦЭК) и экспертные комиссии отраслевых служб (ЭК).
    Состав комиссии и положения о ней утверждаются приказом Министра и распоряжением руководителя отраслевой службы и согласуются с Федеральной архивной службой России.
    10.1.2. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
    Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Министерства сотрудниками, отвечающими за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) и работниками архивов.
    10.1.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Центральный архив Министерства (архив отраслевой службы); отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
    10.1.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства (отраслевой службы) путем полистного просмотра дел.
    По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу, а также акты о выделении дед к уничтожению.
    10.1.5. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с установленными требованиями, ежегодно составляются описи (приложение № 10). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
    Для сдачи дел в Центральный архив Министерства и архивы отраслевых служб в структурных подразделениях ежегодно составляются описи в двух экземплярах, заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, и подписываются руководителем подразделения.
    Отдельно составляются описи на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
    Описи на дела постоянного хранения составляются под непосредственным методическим руководством работников архивов. Они служат основой для подготовки сводной описи Министерства (отраслевой службы), которую готовят архивы и по которой сдаются дела на государственное хранение.
    10.1.6. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.
    10.1.7. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); срок хранения дела.
    10.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
    10.1.9. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
    10.1.10. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с работником архива и. утверждается руководителем структурного подразделения.
    10.1.11. Опись дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства (отраслевой, службы), второй остается в качестве, контрольного экземпляра в структурном подразделении. Третий экземпляр описи передается в ЦЭК (ЭК) для рассмотрения и согласования.
    10.1.12. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 11) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем Министерства (отраслевой службы) после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ), описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
    

10.2. Подготовка и передача документов в архив.

    
    10.2.1. В Центральный архив Министерства (архив отраслевой службы) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
    10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
    10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
    10.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления делопроизводства или руководителем соответствующего подразделения отраслевой службы.
    10.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением Министерства к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
    10.2.6. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения по описи. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи работника архива подразделения, передавшего дела.
    
    

XI. Копировально-множительные работы

    
    11.1. Выполнение копировально-множительных работ в центральном аппарате Министерства производится как через Управление делопроизводства и соответствующие подразделения отраслевых служб, так и на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях.
    11.2. Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, подписанный руководителем подразделения - исполнителя и руководством Управления делопроизводства (соответствующего подразделения отраслевой службы).
    11.3. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.
    Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель подразделения.
    11.4. Запрещается копирование правительственных и иных документов, поступивших в Министерство с пометкой "Снятие копий запрещается", "Не для печати", "Конфиденциально" и т.п.
    
    

XII. Изготовление и использование печатей и штампов

    
    12.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата Министерства, производится:
    - гербовых печатей - по разрешению Министра;
    - прочих печатей и штампов - по разрешению начальника Управления делопроизводства.
    12.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в Канцелярии Управления делопроизводства и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
    12.3. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подписанные Министром, руководителями отраслевых служб, заместителями Министра и руководителями подразделений, имеющими право подписывать денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства.
    Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать конец наименования должности лица, подписавшего документ.
    12.4. В аппарате Министерства кроме гербовой печати Министерства используются индексированные гербовые печати "№1", "№2", "№3" и "№4", порядок пользования которыми установлен приказом Министра от 14.02.2001 № 26, а также гербовая печать с наименованием Российской транспортной инспекции.
    12.5. Об утере печати незамедлительно ставится в известность Управление делопроизводства.
    12.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Управление делопроизводства, где они уничтожаются, о чем составляется акт.
    12.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.
    12.8. При оставлении должности сотрудником, которому были выданы печать или штамп, он обязан сдать их в Управление делопроизводства.
    
    

Приложение № 1
кп.4.1.7

    
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)

ПРИКАЗ

    
    
    
    
    
Продолжение приложение № 1

    
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Приложение № 2
к п.4.1.10

    
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
приказа Министерства транспорта Российской Федерации

____________________________________________________________________________

(заголовок)

____________________________________________________________________________
    

____________________________________________________________________________
    
    

Приложение № 3
к п.4.3.7

    
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)

ПРОТОКОЛ

Приложение № 4
к п. 4.4.2

    
    
    
    
    
Продолжение приложения № 4

    
    
    
    
    
Продолжение приложения № 4
(образец бланка руководителя
отраслевой службы)

    
    
    
Продолжение приложения № 4

    
    
    
         
Продолжение приложения № 4

    
    
    
    
    
Продолжение приложения № 4

    
    
    
    
    
    
Продолжение приложения № 4
(образец бланка руководителя
отраслевой службы)

    
    
    
Продолжение приложения № 4

    
    
    
    
    
Продолжение приложения № 4
(образец бланка отраслевой службы)

Приложение № 5
к п.7.1.5

    
    ПРАВИЛА
    ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
    РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
    

Приложение № 6
к п. 9.1.2.

    
    Дата
    
    Виза зав.архивом
    (лица, ответственного за архив)
    
    

    
    
Продолжение приложения № 6

    
    Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _______________ году в Министерстве (отраслевой службе)
    

    
    Дата
    

    
    Дата
    
    

Продолжение приложения № 6

    
    Министерство транспорта
    Российской Федерации
    (отраслевая служба)
    
    Наименование структурного
    Подразделения
    
    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
    
    00.00.0 №___________
    ____________________
    (место составления)
    
    На ________________ год
    

    
    Дата
    
    СОГЛАСОВАНО
    

    
    Дата
    
    

Продолжение приложения № 6

    
    Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _______________ году в структурном подразделении
    

    
    Дата
    

    
    Дата
    
    
    

Приложение № 7
к п. 9.2.5.
    
код федерального архива_______________
код федерального органа
исполнительной власти _________________

(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
    

______________МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ_________
(отраслевая служба, структурное подразделение)

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
    

ДЕЛО № ___________ ТОМ № ___________

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
                                (ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
____________________________________________________________________________
                                (ДАТА)

    
    
На __________ лист.
Хранить __________

Приложение № 8
к п. 9.2.5.

    
Лист-заверитель дела № ________________

    
    В деле подшито и пронумеровано
     ________________________________________лист(ов)
                              (цифрами и прописью)
    
в том числе литерные листы ________________ пропущенные номера ________________
+ листов внутренней описи _____________________________________________________
    

    
    ________________________________________________________________
                          (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Приложение № 9
к п. 9.2.5.

    
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ________________

    
    Итого ____________________________________________________________ документов
                 (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
    ____________________________________________
    (цифрами и прописью)

Дата

Приложение № 10
к п. 10.1.5.

Министерство транспорта Российской Федерации
______________________________________________________
(наименование структурного подразделения)

    
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения

ОПИСЬ №

    
    В данную опись внесено _____________________ дел с № __________________________
    (цифрами и прописью)
    по № ________________________________, в том числе:
    
    литерные номера
    пропущенные номера
    

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления делопроизводства
Министерства (соответствующего
подразделения, отраслевой службы)

Дата
________________________________________________________
1 Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

Продолжение приложения № 10

Передал ________________________________________________________________ дел
                           (цифрами и прописью)
    

Дата

Принял __________________________________ дел
    (цифрами и прописью)
    

Дата

Приложение № 11
к п. 10.1.12.

    
    На основании ________________________________________________________________
                               (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
    ____________________________________________________________________________
    отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ______________________________________

(название фонда)

    
    Итого ________________________________ дел за ____________________________ годы
                         (цифрами и прописью)
    Описи дел постоянного хранения за __________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с
    ЭПК_____________________________________________________
                                (наименование архивного учреждения)
    (протокол от _______________________ № ________________________)
    
    

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ______________ № _______________

Продолжение приложения № 11

Документы в количестве ___________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

весом ___________________________________ кг сданы в __________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________________________________
№_________________________________

Изменения в учетные документы внесены.

    Дата