УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Руководителя Росархива
В.А.Еремченко
31 декабря 2003 года

    
    
РЕКОМЕНДАЦИИ
по ведению делопроизводства в организации

    
    
1. Общие положения

    
    1.1. Рекомендации по ведению делопроизводства в организации разработаны в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов организации на единой правовой и методической основе.
________________
    Далее - рекомендации.
    
    
    1.2. Рекомендации разработаны на основе законодательства Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также государственных стандартов, нормативно-правовых актов Федеральной архивной службы России в области организации учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
    
    1.3. Настоящие рекомендации могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.
    
    Министерства, ведомства, органы управления субъектов Российской Федерации могут использовать рекомендации при разработке типовых инструкций по делопроизводству для организаций подведомственной сети. Типовые инструкции в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации N 1562 от 28 декабря 1998 года, согласовываются с Росархивом. Согласование проводится с целью контроля за соблюдением органами исполнительной власти и организациями действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы организации, учета и обеспечения сохранности документов в организациях.
    
    1.4. Рекомендации содержат положения, распространяющиеся на документирование и организацию работы со всеми документами независимо от видов носителей и способов передачи документированной информации, в том числе на электронные документы.
    
    Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документной информации, применяемые в организациях (подготовка и оформление документов, передача документов по каналам связи, регистрация и учет документов, контроль исполнения документов) должны отвечать требованиям рекомендаций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организации.
    
    Комплексные автоматизированные системы, как правило, обеспечивают следующие операции с документами:
    
    - создание и редактирование документов;
    
    - передачу и прием документов;
    
    - регистрацию документов;
    
    - организацию и ведение справочно-поисковых систем;
    
    - контроль за движением документов;
    
    - контроль исполнения документов;
    
    - организацию хранения документов.
    
    Служба по документационному обеспечению управления (служба ДОУ) должна участвовать в проектировании автоматизированных систем обработки документной информации, осуществлять их эксплуатацию и развитие по документам, проходящим (регистрируемым) в службе документационного обеспечения управления.
    
    1.5. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единых требований, положений и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции делопроизводства (документационного обеспечения управления), или уполномоченным лицом.
    
    Функции, задачи и ответственность подразделения (службы, уполномоченного лица), осуществляющего документационное обеспечение управления регламентируются соответствующим положением (приложение N 1).
    
    

2. Документирование и правила оформления документов

    
2.1. Состав управленческих документов

    
    2.1.1. Состав управленческих документов, издаваемых (используемых) организацией, определяется ее правовым положением, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами государственной власти и другими организациями, формой собственности.
    
    2.1.2. В соответствии с действующим законодательством и иными нормативными правовыми актами государства организации издают следующие распорядительные документы (правовые акты): постановления, приказы, распоряжения, положения, уставы, правила, инструкции, решения, регламенты.
    
    В положениях, уставах, регламентах организации устанавливаются основные системно связанные между собой правила деятельности организаций, их структурных подразделений и подведомственной системы.
    
    Постановления, решения принимаются для разрешения принципиальных вопросов деятельности организации или объединения организаций; принимаются преимущественно коллегиально, в составе протоколов, но получают правовую форму как самостоятельные документы.
    
    Приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения, как нормативного характера, так и по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам преимущественно внутренней деятельности. Возможно издание распоряжения при организации выполнения сложных приказов и иных поручений.
    
    Правила как документ являются нормативным правовым актом, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.
    
    Инструкция - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых организацией в соответствии с ее компетенцией.
    
    Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливается в уставе (положении) организации в соответствии с действующим законодательством.
    
    Другие документы организации, не имеющие нормативного правового характера, не являющиеся распорядительными: акт, анкета, график, договор, доклад, докладная записка, объяснительная записка, должностная инструкция, заявление, заключение, заказ (на размножение), заявки разного рода, обзор, отзыв, извещение, справка, сводка, список, свидетельство, перечень, протокол, письмо, предложения, штатное расписание, регистрационно-контрольная карточка.
    
    2.1.3. В целях упорядочения документирования в организациях разрабатываются унифицированные формы документов (УФД), представляющие собой совокупность реквизитов и блоков информации, используемых в соответствии с решаемой задачей и расположенных в определенном порядке на носителе. УФД создаются на бумаге стандартного формата и на электронных носителях и используются как бумажный бланк унифицированной формы или как электронный шаблон для подготовки документа.
    

    Унифицированные формы должны обеспечивать юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-технических целях.
    
    Перечень унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации, включается в Табель унифицированных форм документов.
    
    2.1.4. В Табель унифицированных форм документов включаются формы, утвержденные законодательными актами, постановлениями Правительства Российской Федерации, органами межведомственной и ведомственной координации, надведомственного контроля и надзора, формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию и утвержденные распорядительными документами организации.
    
    Разделами Табеля являются структурные подразделения организации и/или управленческие задачи, решаемые подразделением или организацией в целом. Например, разделами табеля могут быть "Отдел кадров", "Договорный отдел", "Отдел инвестиций" и т.п. или "Распорядительная деятельность", "Договорная деятельность", "Управление кадрами организации" и т.п.
    
    В Табеле устанавливаются названия документов, участвующих в решении задачи, процедура их создания, придания юридической силы, порядок прохождения, оформления, исполнения, хранения и утилизации (приложение 2).
    
    Установленная процедура прохождения каждого документа представляет собой схему документооборота организации.
    
    2.1.5. Табель УФД разрабатывается службой ДОУ совместно со службой автоматизации ДОУ на основании материалов, подготовленных структурными подразделениями. Табель утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для исполнения.
    
    Ведение Табеля, т.е. наблюдение за соблюдением и внесение изменений осуществляет служба ДОУ.
    
    

2.2. Требования к бланкам управленческих документов

    
    2.2.1. Состав и виды применяемых в организации бланков утверждается руководителем организации по представлению службы документационного обеспечения управления.
    
    2.2.2. Документы организаций оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются на стандартных форматах бумаги А4 (210 x 297), А5 (148 x 210). Отдельные документы, содержащие табличные тексты большого объема могут изготовляться на бумаге формата A3 (297 x 420).
    
    2.2.3. Бланки документов изготовляются средствами полиграфии (при необходимости большого тиража), на принтерной технике, путем ксерокопирования. Бланки документов рекомендуется нумеровать и учитывать в службе документационного обеспечения.
    
    2.2.4. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
    
    20 мм - левое;
    
    10 мм - правое;
    
    20 мм - верхнее;
    
    20 мм - нижнее.
    
    2.2.5. Для организации устанавливаются следующие виды бланков:
    
    - общий бланк (приложение 3);
    
    - бланк письма (приложение 4 и 5);
    
    - бланк конкретного вида документа (если их изготовляется более 200 в год (приложение 6).
    
    Организации могут применять бланки должностных лиц (приложение 7).
    
    2.2.6. Бланки структурных подразделений организации применяются только для тех из них, руководители которых имеют право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.
    
    2.2.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются без бланка.
    
    2.2.8. Состав, правила оформления и порядок расположения реквизитов организационно-распорядительных документов определяется государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
    
    Оформление документов, не входящих в состав организационно-распорядительной документации осуществляется в соответствии с ведомственными или межведомственными положениями, инструкциями, указаниями и т.п. нормативными документами федеральных органов исполнительной власти.
    
    2.2.9. При подготовке и оформлении документов на компьютерных средствах рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.
    
    2.2.10. Применение в деятельности организаций электронного (безбумажного) документирования (электронных документов) определяется ее техническими возможностями, требованиями органов государственной власти к формам представления им обязательной документированной информации, наличием в организации средств защиты информации от несанкционированного доступа, условиями использования электронных документов в правоприменительной практике.
    
    

2.3. Оформление стандартных реквизитов
управленческих документов

    
    2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов (приложение 8) используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и правила оформления документов, основанные на законодательных и иных нормативно-правовых актах.
    
    2.3.2. При изготовлении бланков документов могут использоваться изображения Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба муниципального образования, эмблемы организации (товарного знака).
    
    2.3.3. Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации.
    
    Изображения гербов, помещают на бланках управленческих документов организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации".
    
    2.3.4. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
    
    Например:
    
    Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством города Москвы: законом Города от 1 февраля 1995 года N 4-12 "О гербе и флаге города Москвы", другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы допускается:
    
    органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;
    
    окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города;
    
    районными управлениями органов исполнительной власти города;
    
    органами власти района - районной управой;
    
    представительствами органов исполнительной власти города;
    
    комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы или Премьером Правительства Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.
    
    2.3.5. На бланках муниципальных образований (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.
    
    Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Требования к изображению символики муниципального образования (органов местного самоуправления) устанавливаются Федеральным законом "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации", уставом муниципального образования и нормативными актами органов местного самоуправления.
    

    Изображение герба или эмблемы размещают преимущественно на бланках нормативных правовых актов (устав, положение, постановление, приказ и др.), на фирменных бланках писем, иных особо важных документов по усмотрению организации.
    
    2.3.6. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 года N 1992* "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров".
________________
    * Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать "N 3520-1". - Примечание изготовителя базы данных.

    Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания) - утвержденное при регистрации символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации. Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации).
    
    Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.
    
    2.3.7. Коды организации - автора документа служат для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом идентификации документа.
    
    Коды организации проставляются на бланках документов в составе справочных данных об организации.
    
    В бланках проставляется код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), по ОКОГУ (Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления), Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридического лица.)
    
    Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
    
    Коды организации проставляются преимущественно в бланках писем, в том числе, направляемых в налоговые органы или органы статистики, при электронной передаче документов.
    

    При необходимости коды организации могут быть проставлены и на иных управленческих документах.
    
    2.3.8. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа и одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.
    
    Код формы документа проставляется преимущественно при использовании в организации автоматизированных технологий документирования и документооборота, с также при использовании унифицированных форм документов, как входящих в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), так и прошедших унификацию внутри отрасли, объединения, предприятия и включенных в локальный классификатор с присвоением унифицированной форме соответствующего локального (отраслевого) кода. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
    
    Код формы проставляется на бланках используемых унифицированных форм. На бланках писем, распорядительных документов, справок, заявлений и т.п., не прошедших унификацию, код формы не проставляется.
    
    2.3.9. Наименование организации - автора документа является обязательным реквизитом каждого документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация имеет полное и сокращенное наименование на русском языке. Наименование включается в состав бланка документа или печатается, если документ оформлен не на бланке.
    
    Организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный национальный язык субъекта Российской Федерации, могут печатать на бланках наименование организации - автора документа на русском языке или на двух языках - на государственном языке субъекта Российской Федерации и русском языке в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 1998 года N 236-ФЗ "О языках народов РСФСР" (с изм. на 17 декабря 2003 года N...)*.
________________
    * Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать Федерального закона от 24.07.98 N 126-ФЗ)". - Примечание изготовителя базы данных.

    
    2.3.10. Организация может иметь кроме полного сокращенное название, если оно закреплено в учредительных документах и зарегистрировано. Сокращенное наименование помещается на бланке документа ниже его полного наименования.
    

    Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке (на одном уровне), если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.
    
    2.3.11. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, ниже наименования организации.
    
    2.3.12. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги по форме бланка; если совместные документы издаются организацией систематически, возможно изготовление соответствующих совместных бланков.
    
    2.3.13. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые при информационных контактах и для определения в нужных случаях места составления документа. Наибольшее количество справочных реквизитов используется в письме, телеграмме, электронном письме.
    
    Справочные данные могут содержать почтовый или юридический адрес; местонахождение (город, поселок, страну); номера телефонов для связи; коды организации и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП, адрес электронной почты и др.).
    
    Для распорядительных документов, протоколов, актов и т.п. обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация. Место издания на бланке не указывается, если оно включено в название организации - Саратовский государственный университет имени П.А.Столыпина.
    
    Справочные реквизиты располагаются на бланке документа.
    
    Почтовый адрес проставляется в соответствии с действующими почтовыми правилами: название улицы, номер дома, название населенного пункта, название республики, края, области, почтовый индекс.
    
    2.3.14. Установлены следующие обязательные реквизиты оформления документов:
    
    наименование вида документа
    
    дата документа
    
    подпись документа
    
    регистрационный номер документа
    
    авторство документа (указывается в бланке).
    
    2.3.15. Наименование вида является обязательным реквизитом документа.
    
    Наименования распорядительных документов, издаваемых организаций, должно соответствовать ее компетенции, установленной положением (уставом) о ней. При подготовке унифицированных форм распорядительных документов, включенных в ОКУД или Табель унифицированных форм документов должны использоваться соответствующие названия.
    
    Наименования видов других документов, используемых в организации при решении определенных задач, устанавливаются в инструкции по ДОУ и Табеле унифицированных форм документов.
    
    Наименование вида включается в состав бланка документа. В бланке письма наименование вида документа не указывается.
    
    2.3.16. Дата документа - это дата принятия решения, зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является дата его подписания, а для утверждаемых документов - дата утверждения. Датой протокола является дата заседания (принятия решения), датой акта - дата события, датой постановления, приказа, письма - дата подписания.
    
    Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
    
    Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
    
    Датой протокола, акта является дата проведения заседания, дата события печатается на документе при его подготовке.
    
    Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
    
    При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
    
    Например, 25.06.2004.
    
    При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.
    
    Например, 5 января 2004 года. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.
    
    При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.
    
    В международных стандартах допускается цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2004.07.07 или 20040707). Действующий ГОСТ Р 6.30-2003 допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.
    
    Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.
    
    Если на бланке предусмотрено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.
    
    2.3.17. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
    
    не на бланке организации:
    

    
    на бланке организации:
    

    
    При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.
    
    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
    
    В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:
    

    
    Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.
    
    При отсутствии должностного лиц, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и.о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.
    
    Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.
    
    Как правило, рекомендуется проставлять факсимильную подпись руководителя на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и т.п. документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись руководителя.
    
    Удостоверение подлинности электронного документа (ЭД) осуществляется посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иными способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. Для удостоверения подлинности ЭД посредством ЭЦП применяют процедуры выработки и проверки ЭЦП в соответствии с Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи".
    
    2.3.18. Регистрационный номер документа является обязательным реквизитом документа. Регистрационный номер состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен по усмотрению организации буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента, способа доставки документа (эп - электронная почта, факс, тф - телефон, и т.п.) или автора, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
    
    Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.
    
    Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
    
    Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.
    
    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых под соответствующими названиями организаций или через косую черту в порядке указания авторов в документе.
    
    Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.
    
    2.3.19. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем - ответов, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.), или документов - отчетов о выполнении поступивших поручений. Сведения в реквизит переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.
    
    Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
    
    2.3.20. Реквизит Адресат используется преимущественно в различных формах переписки. Управленческие документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
    
    Наименование адресата - организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
    
    Например (здесь и далее примеры наименования организаций и их справочных данных являются условными):
    

Корпорация "Квант"
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения

    Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже; его инициалы указываются перед фамилией, например:
    

Генеральному директору
ЗАО "Универсал"
К.Б.Головину

или

АО "НИКФ"
Главному бухгалтеру
А.С.Елашову

    
    Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
    

Администрациям районов
Ленинградской области

    
    Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
    

Главному редактору
Издательского дома "Регионпресс"
М.Ю.Игнатьеву

    
    Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
    
    В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
    
    Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки, электронные адресные шаблоны или конверты с заранее напечатанными адресами.
    
    В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:
    
    наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
    
    название улицы, номер дома, номер квартиры;
    
    название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
    
    название области, края, автономного округа (области), республики;
    
    страна (для международных почтовых отправлений);
    
    почтовый индекс.
    
    При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
    

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

    
    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
    

Рысковой О.Ю.
Ул.Энгельса, д.6, кв.31, г.Химки,
Московская обл., 141400

    
    2.3.21. Утверждение документа
    
    Документ утверждается руководителем организации или специально издаваемым распорядительным документом. Распорядительный документ рекомендуется издавать в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний.
    
    Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).
    
    При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
    

    
    Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
    

    
    При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
    
    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
         

УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 15.11.2004 N 3

    
или

УТВЕРЖДЕНО
Приказом ВНИИДАД
от 05.10.2004 N 22

    
    Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.
    
    Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 9.
    
    2.3.22. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты; инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:
    

О.М.Ковалеву
С.А.Шевцовой

Прошу подготовить проект
договора
с компанией "Нефтехим"
к 15.03.2004

Личная подпись

01.03.2004

    
    При наличии нескольких исполнителей, основным исполнителем считается названный первым в резолюции.
    
    Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.
    
    Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
    
    2.3.23. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
    
    Заголовок может отвечать на вопросы:
    
    о чем (о ком)?, например:
    
    Приказ о переходе на упрощенную систему налогообложения;
    
    чего (кого)?, например:
    
    Должностная инструкция специалиста.
    
    Заголовок может содержать две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено например: "О подготовке проекта договора".
    
    Заголовок составляет исполнитель документа.
    
    К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
    
    Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
    
    2.3.24. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль за ходом его исполнения в установленные сроки.
    
    Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
    
    Сроки исполнения определяются руководителем службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) на основании сроков, установленных:
    
    законодательством;
    
    организацией, направившей документ;
    
    распорядительным документом руководителя организации или указанных в резолюции.
    
    Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" на наиболее важных документах, требующих особого индивидуального контроля.
    
    2.3.25. Отметка о наличии приложения к служебному письму оформляется следующим образом:
    
    Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
    
    Приложение: на 6 л. в 2 экз.
    
    Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
    

    
    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
    
    Приложение: в 3 экз.
    
    или
    
    Приложение: Образец визитных карточек в 2 экз.
    
    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
    
    Приложение: Письмо ЗАО "Универсал" от 05.06.2004 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
    
    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
    
    Приложение: на 8 л. в 5 экз. только в первый адрес.
    
    Приложение к распорядительному документу (приказ, распоряжение, инструкция и др.) оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
    

    
    Если приложение одно - порядковый номер не указывается.
    
    Допускается отметку о приложении печатать прописными буквами, а также центрировать относительно самой длинной строки, например:
    

    
    Если приложение к распорядительному документу утверждается распорядительным документом и имеет самостоятельное значение, отметка о приложении оформляется следующим образом:
    

    
    Утверждаемые приложения должны быть подписаны исполнителем -руководителем подразделения, подготовившего документ.
    
    2.3.26. Согласование документа - реквизит документа, выражающий согласие другой организации с содержанием документа.
    
    Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:     
    
    СОГЛАСОВАНО
    Президент АО "Аргумент"
    Личная подпись А.В.Веденин
    Дата
    
    Если согласование может осуществляться письмом, протоколом, и др., гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:
    
    СОГЛАСОВАНО
    Письмо ОАО "Каскад"
    От 05.06.2004 N 512-11
    
    или
    
    СОГЛАСОВАНО
    Протокол заседания Правления
    Российской государственной
    страховой компании "Росгосстрах"
    от 05.06.2004 N 10
    
    Гриф согласования может располагаться на отдельном Листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.
    
    Лист согласования может оформляться следующим образом:
    

         
    Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.
    
    2.3.27. Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется Визой согласования документа. Виза включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
    
Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись М.Е.Цыганов
Дата
    
    Оформленная таким образом означает согласие должностного лица с содержанием документа.
    
    При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
    
    Замечания прилагаются
    Руководитель юридического отдела
    Личная подпись М.Е.Цыганов
    Дата
    
    Документ может визироваться исполнителем, заинтересованными в его содержании должностными лицами, финансовыми и экономическими службами, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы делопроизводства (при необходимости).
    
    Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу.
    
    На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
    
    На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
    
    Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу Листа согласования.
    
    Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
    
    Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
    
    2.3.28. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с получением или расходованием финансовых и материальных средств, а также на иных документах, предусматривающих в нормативном порядке заверение подлинной подписи.
    
    Документы заверяют гербовой печатью организации, печатью с изображением зарегистрированного логотипа организации или печатями структурных подразделений.
    
    Порядок изготовления, пользования, хранения и уничтожения печатей организации устанавливается соответствующим распорядительным документом организации.
    
    Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи.
    
    В случаях, установленных законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись (ЭЦП) в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.
    
    2.3.29. Отметка о заверении копии
    
    При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
    

    
    При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации (в том числе печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).
    
    2.3.30. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона; для писем иногородним корреспондентам может быть добавлен код города автора документа.
    
    Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
    
    С.А.Каревский
    924 45 67
    
    2.3.31. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит следующие данные: дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
    
    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
    
Отправлен факс от 12.03.2004 N 130

В дело N 01-15

Личная подпись

Дата
    
или

Издан приказ от 11.02.2004 N 21
"О создании экспертной комиссии"
В дело N 01-02

Личная подпись
Дата
    
    2.3.32. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
    
    Допускается отметку о поступлении документа в организацию на бумажном носителе проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
    
    При поступлении в организацию электронного документа отметка о поступлении проставляется в самом документе.
    
    2.3.33. Идентификатор электронной версии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
    
    Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в окончательной версии документа.
    
    

2.4. Подготовка текстов документов

    
    2.4.1. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.
    
    2.4.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.
    
    2.4.3. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту - национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
    
    Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации составляются на русском языке.
    
    Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.
    
    2.4.4. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
    
    2.4.5. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.
    
    Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
    
    Заголовки разделов пишутся с прописной буквы, подзаголовки печатаются с прописной буквы.
    
    Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.
    
    Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, заголовок, дата, регистрационный индекс. Например:
    
    В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 года N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 года N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц" ...
    
    Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
    
    Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ:
    
    Например:
    
    ПРИКАЗЫВАЮ:
    
    1. Создать рабочую группу в составе ...
    
    Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.
    
    2.4.6. При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров о передаче документов на государственное хранение, актов об уничтожении документов, сопроводительных, гарантийных писем, заявок, заключений и т.д.) рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование текстовых шаблонов, разработанных организацией.
    
    2.4.7. Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.
    
    Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из разделов:
    
    1. Общие положения
    
    2. Задачи
    
    3. Функции
    
    4. Обязанности
    
    5. Права
    
    6. Ответственность
    
    7. Взаимоотношения с другими подразделениями
    
    Структура должностной инструкции состоит из разделов:
    
    1. Общие положения
    
    2. Должностные обязанности
    
    3. Права
    
    4. Ответственность
    
    5. Связи по должности
    
    2.4.8. В распорядительных документах организаций (приказ, распоряжение и т.д.), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ).
    
    В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.
    
    Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:
    
    приказываю:
    
    1. Создать рабочую группу в составе ...
    
    В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.
    
    Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
    
    ПРИКАЗЫВАЮ:
    
    1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект "Инструкции об организации работы по ... ".
    
    2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.
    
    Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения.
    
    Например: Срок представления 15.01.2004.
    
    В последнем пункте распорядительной части перечисляются конкретные должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:
    
    3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.
    
    2.4.9. В распорядительных документах коллегиальных органов (постановления, решения и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).
    
    В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).
    
    В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий федеральных органов исполнительной власти и муниципальных органов управления; ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.
    
    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
    
    Вводная часть составляется по схеме:
    
    Председатель - Бекетов К.Ю.
    
    Секретарь - Кузин А.С.
    
    Присутствовали:
    
    Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
    
    При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.
    
    Например:
    
    Присутствовали 47 человек (список прилагается).
    
    Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.
    
    После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами "Повестка дня" и располагается центрованно через 2-3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения, с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос "О чем ?".
    
    Например:
    
    1. "О выполнении годового плана научно-исследовательской работы института".
    
    Докладчик - Ларин М.В.
    
    Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:
    
    СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).
    
    Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня.
    
    ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы).
    
    РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).
    
    Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова "РЕШИЛИ". ("ПОСТАНОВИЛИ"). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
    
    При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).
    
    В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
    
    В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц, либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.
    
    Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ") печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
    
    Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
    
    В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенограмма, которая дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
    
    Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста 2-3 межстрочными интервалами, от границы левого поля. Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.
    
    В некоторых случаях оформляется выписка из протокола (стенограммы).
    
    Выписка из протокола (стенограммы) представляет собой точную копию части текста подлинного протокола (стенограммы), относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола" ("Выписка из стенограммы").
    
    2.4.10. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
    
    В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
    
    В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
    
    Например:
    
    Составлен в 3 экземплярах:
    
    1-й экземпляр - бухгалтерия,
    
    2-й экземпляр - коммерческий отдел,
    
    3-й экземпляр - покупатель.
    
    2.4.11. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.
    
    Договор (контракт) о выполнении определенной работы содержит следующие сведения:
    
    наименования сторон (полное и сокращенное название);
    
    наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;
    
    наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;
    
    условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
    
    срок действия договора;
    
    начало и окончание работ по договору;
    
    стоимость работы и порядок расчетов;
    
    порядок сдачи и приемки работы;
    
    ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор;
    
    гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
    
    переход права собственности и риски; порядок разрешения споров;
    
    юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).
    
    Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
    
    2.4.12. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).
    
    Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения:
    
    должность и паспортные данные доверенного лица;
    
    организация, в которой производятся действия по доверенности;
    
    вид действий;
    
    образец подписи лица, получившего доверенность;
    
    заверение подлинности подписи;
    
    срок действия доверенности.
    
    Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, корреспонденции. В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.
    
    2.4.13. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.
    
    Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
    
    Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
    
    В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
    
    Изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо содержит персональное обращение к адресату.
    
    Письма могут быть простыми и сложными.
    
    Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.
    
    Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.
    
    Письмо состоит из двух частей - это обоснование письма, изложение причин написания письма, мотивировка и заключение - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.
    
    Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.
    
    Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.
    
    Сложные письма могут содержать до 5 страниц текста. Текст письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.
    
    Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
    
    ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
    
    констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
    
    Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.
    
    Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).
    
    2.4.14. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых, и других документах.
    
    Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.
    
    2.4.15. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.
    
    Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).
    
    Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы) (приложение N 10).
    
    Графы таблиц должны быть пронумерованы арабскими цифрами.
    
    Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице их нумерация граф продолжается.
    
    Если графы таблиц умещаются на одной странице, а содержание таблицы не умещается и переносится на последующую страницу (страницы), то на последующих страницах проставляются лишь номера граф таблицы. При этом наименования граф таблицы не печатаются.
    
    Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
    
    Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.
    
    2.4.16. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.), рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной.
    
    2.4.17. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.
    
    К основным стилевым чертам деловой речи относятся:
    
    нейтральный тон изложения;
    
    точность и ясность изложения;
    
    лаконичность и краткость текста.
    
    В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.
    
    В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:
    
    не "при сем направляем", а "направляем";
    
    не "сего года", а "этого года (текущего года)";
    
    не "настоящим сообщаем", а "сообщаем";
    
    не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".
    
    Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:
    
    Установлено, что в период с ... по ...
    
    В соответствии с...
    
    В целях...
    
    Направляем (представляем, высылаем) Вам ...
    
    Считаем целесообразным....
    
    Как правило, в текстах используются отглагольные существительные со значением действия (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членам комиссии и утвержден руководством).
    
    В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
    
    В связи с крайне низкой эффективностью использования ... , а также в связи с недостаточной загруженностью ... просим Вас решить вопрос о ... .
    
    В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".
    
    В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он".
    
    Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:
    
    не "мы выполним", а "нами будет выполнено";
    
    не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".
    
    В целях сжатия текста используются общепринятые законодательно установленные сокращения:
    
    СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.; графические - г-н, ж.-д., кв.м и др.
    
    Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп.- пункты и некоторые другие.
    

3. Прием, регистрация и рассмотрение входящей документации

    
3.1. Основные положения и требования к организации
документооборота организации

    
    3.1.1. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки, передачи на оперативное хранение образует документооборот.
    
    3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в организации, регламентируются инструкцией по делопроизводству, Табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.
    
    Электронные документы участвуют в документообороте организации наравне с бумажными документами.
    
    3.1.3. Основными принципами рационального документооборота являются:
    
    - документ должен продвигаться наиболее коротким путем, ограничивая возвратные перемещения без деловой необходимости;
    
    - движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанных на распределении функциональных обязанностей;
    
    - маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.
    
    3.1.4. Доставка документов в организацию осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской и различными видами телекоммуникационной связи (телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта).
    
    С помощью почтовой связи в организацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
    
    3.1.5. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (теле-тайпогшраммы), факсограммы, телефоннограммы, сообщения по электронной почте.
    
    

3.2. Технология приема, обработки, регистрации документов
и распределения документопотоков

    
    3.2.1. Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, (включая телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы) проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
    
    Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.
    
    Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
    
    На полученном документе проставляется регистрационный штамп с указанием порядкового номера документа и даты его поступления.
    
    Электронные документы (ЭД), отправленные по телекоммуникационным каналам, поступают на единый электронный адрес организации; не рекомендуется прием электронных документов на электронные адреса работников организации.
    
    3.2.2. Первичную обработку поступивших ЭД аналогично с обработкой бумажных документов. Электронные документы распечатываются на бумагу с проставлением заверительной надписи: "Документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю". Должность, подпись, дата, регистрационный штамп.
    
    Электронная версия документа после проведения названных операций может быть уничтожена.
    
    Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема по тем же правилам, что и письма.
    
    Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
    
    Поступающие электронные документы на материальном носителе должны иметь сопроводительное письмо.
    
    3.2.3. Поступившие факсограммы проходят первичную обработку на общих основаниях в службе ДОУ или в местах, установленных инструкцией по ДОУ.
    
    При наличии отметки "С досылкой подлинника" проставляется соответствующая отметка во входящем штампе.
    
    3.2.4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
    
    Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
    
    Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
    
    Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Рекомендуется автоматизированная регистрация всех документов организации.
    
    Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает основной исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
    
    3.2.5. Регистрация документов - запись данных о документе по установленной форме, фиксирующих факт его создания, движения, отправления или получения.
    
    Регистрации подлежат все входящие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
    
    Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц.
    
    Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
    
    3.2.6. Входящие документы регистрируются один раз - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.
    
    3.2.7. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов власти, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
    
    Документы, создаваемые по направлениям деятельности в крупных организациях, регистрируются в структурных подразделениях.
    
    В организациях с небольшим объемом документооборота регистрация может производится централизованно секретарем руководителя (канцелярией, службой ДОУ) организации.
    
    Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
    
    Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах (РКФ) - традиционных или электронных карточках.
    
    3.2.8. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
    
    3.2.9. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
    
    наименование организации (автора или корреспондента);
    
    наименование вида документа;
    
    дата и регистрационный номер документа;
    
    дата и индекс поступления;
    
    заголовок к тексту (краткое содержание документа);
    
    резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
    
    сроки исполнения документа;
    
    отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
    
    Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в приложении 11.
    
    Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
    
    гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
    
    внутренняя переадресация документов по исполнителям;
    
    код по тематическому классификатору;
    
    ключевые слова;
    
    количество листов документа;
    
    наличие приложений;
    
    должностное лицо, поставившее документ на контроль;
    
    промежуточные сроки исполнения;
    
    перенос сроков исполнения;
    
    срок хранения документа;
    
    статус документа (проект, версия);
    
    вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
    
    

3.3. Порядок исполнения документов

    
    3.3.1. При рассмотрении документов руководитель организации определяет в резолюции исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения.
    
    Срочные документы передаются исполнителям немедленно. При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка.
    
    3.3.2. Руководители структурных подразделений организации обеспечивают:
    
    оперативное рассмотрение документов;
    
    доведение их до исполнителей в день поступления;
    
    контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
    
    3.3.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителем организации, и при необходимости - подготовку к пересылке адресату.
    
    Исполнитель определяет необходимое количество размножаемых экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
    
    3.3.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
    
    Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
    
    При наличии основного исполнителя все остальные исполнители обеспечивают своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
    
    Для получения необходимой информации исполнителю должен быть обеспечен доступ к базам данных организации, нормативным правовым актам органов власти.
    
    3.3.5. Проекты подготовленных документов после согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
    
    Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
    
    Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
    
    Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
    
    Исполнитель несет персональную ответственность за неполноту и недостоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.
    
    3.3.6. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ организации в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.
    
    В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
    
    При обращении депутата в организацию должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.
    
    При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.
    
    Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованной с инициатором запроса срок.
    
    В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.
    
    

4. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции

    
    4.1. Документы передаются по каналам почтовой и электрической связи.
    
    4.2. Документы для отправки передаются в службу ДОУ полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
    
    Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляется в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
    
    4.3. Обработка заключается в проверке правильности оформления, проставлении регистрационного номера с заполнением РКФ, правильности написания адресата.
    
    4.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ организации в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 года N 725.
    
    4.5. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяется инструкцией по делопроизводству организации.
    
    4.6. Телеграммы, составленные в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
    
    4.7. Текст телефонограммы, подлежащей передаче, печатается на бланке, подписывается, датируется и регистрируется. После передачи по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени и подписи лица, передавшего телефонограмму.
    
    4.8. При отправке текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
    
    объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
    
    документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
    
    ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
    

    факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
    
    запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
    
    4.9. Электронный документ отправляется по электронной почте вместе с электронным сообщением, в котором указываются название документа, его дата, электронный формат, информация об использовании ФЦП, объем документа, информация о "сжатии" документа с указанием использованной программы.
    
    4.10. Регистрация исходящих документов осуществляется на РКФ электронных или бумажных документов с использованием обязательных реквизитов регистрации.
    
    

5. Контроль исполнения документов

5.1. Организация контроля исполнения документов

    
    5.1.1. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
    
    Организация контроля исполнения документов включает в себя: - определение сроков исполнения;
    
    - постановку документа на контроль с отметкой о контроле (буквой "К", словом или штампом "Контроль" и т.д.);
________________
     Для наиболее важных документов, требующих особого индивидуального контроля за ходом его исполнения в установленные сроки.
    
    
    - предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;
    
    - снятие исполненного документа с контроля;
    
    - учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
    
    - информирование руководителя организации и заинтересованных должностных лиц о состоянии исполнительской дисциплины в организации и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
    
    5.1.2. Контроль исполнения документов организации обеспечивается по поручению руководителя организации специальной службой контроля, или в ее отсутствие службой ДОУ, которая осуществляет учет, ход исполнения и состояние исполнения контролируемых документов.
    
    На контроль ставятся:
    
    документы вышестоящих организаций;
    
    документы, отражающие приоритеты деятельности организации.
    
    Контроль исполнения других документов ведется по поручению руководителя организации руководителями соответствующих структурных подразделений.
    
    Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений организации.
    
    5.1.3. Контроль исполнения документов ведется на основе регистрационных данных.
    
    Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (документы вышестоящих органов, приказы и распоряжения руководителя организации и т.д.).
    
    5.1.4. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается распорядительным документом руководителем организации.
    
    По указанию руководителя организации на контроль могут быть поставлены документы, не входящие в перечень.
    
    

5.2. Сроки исполнения документов

    
    5.2.1. Сроки исполнения документов определяются руководителем службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) организации на основании сроков, установленных:
    
    - законодательством;
    
    - организацией, направившей документ;
    
    - распорядительным документом руководителя организации
    
    - в резолюции руководителя организации или иным уполномоченным должностным лицом.
    
    Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
    
    Типовые сроки исполнения устанавливаются актами Правительства, федеральных органов власти Российской Федерации и органов власти субъектов Российской Федерации.
    
    Типовые сроки исполнения документов устанавливаются для организаций независимо от их организационно-правового положения и подчинения, формы собственности и направления деятельности.
    
    Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации в резолюции.
    
    В резолюции указание об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу или организации. В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.
    
    При наличии нескольких исполнителей (или структурных подразделений), основным считается исполнитель, названный первым в резолюции. В этом случае подлинник документа направляется основному исполнителю (структурному подразделению), а остальные исполнители (структурные подразделения) получают копийные экземпляры документа.
    
    5.2.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и обозначаются конечной датой:
    
    Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
    
    с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;
    
    имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
    
    по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
    
    по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
    
    по обращениям граждан, поступившим в организацию и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
    
    Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
    
    5.2.3. Изменение срока исполнения производится в следующем порядке:
    
    типовые сроки - принятием нового правового акта;
    
    индивидуальные - руководителями, которые их установили.
    
    Измененные сроки исполнения вносятся в РКФ документа.
    
    Сроки исполнения документов, а также сроки подготовки (оформления), представления (отправки) закрепляются в Инструкции по документационному обеспечению управления, Табеле форм документов организации (приложение 2) или организационно-распорядительных документах.
    
    5.2.4. При необходимости изменения индивидуального срока исполнения документа основной исполнитель представляет на имя руководителя организации мотивированную просьбу (предложение) о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
    
    5.2.5. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
    
    5.2.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, исполнитель обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы, который обязан принять эти документы для последующего контроля за ходом их исполнения.
    
    5.2.7. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационно-контрольной формы. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
    
    При нарушении срока исполнения подведомственная организация действует в соответствии с п.5.2.3.
    
    

5.3. Технология контроля исполнения документов

    
    5.3.1. Постановку документов на контроль осуществляет руководитель организации и (или) по его поручению служба ДОУ или специально назначенное должностное лицо.
    
    Для контроля исполнения документов используются регистрационно-контрольные формы (РКФ), заводимые при регистрации документов, куда вносятся содержание поручения, исполнители, срок исполнения, сведения о ходе и результатах исполнения документов, даты промежуточного контроля. РКФ помещаются в контрольные картотеки и систематизируются в них по:
    
    - срокам исполнения документов;
    
    - исполнителям;
    
    - группам (видам) документов (приказы и решения федеральных органов исполнительной власти, касающиеся деятельности организации, приказы и распоряжения организации, протоколы, договоры и т.д.).
    
    5.3.2. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов осуществляется централизованно - службой ДОУ организации или децентрализованно - в структурных подразделениях организации уполномоченными должностными лицами путем заполнения в РКФ контрольных реквизитов о ходе и результатах исполнения.
    
    Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах прохождения документа до истечения срока исполнения документов (предварительный контроль с помощью напоминаний) в следующем порядке:
    
    заданий последующих лет - не реже одного раза в год;
    
    заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
    
    заданий текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока или по запросам.
    
    Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
    
    5.3.3. Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.
    
    Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем службы ДОУ после фактического исполнения заданий, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
    
    Снятие документа с контроля оформляется специально назначенным лицом отметкой в документе и в РКФ об исполнении документа и направлении его в дело:
    
    краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
    
    отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата.
    
    5.3.4. Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ путем формирования оперативных и аналитических отчетов в сроки, установленные руководителем организации, или по запросам.
    
    5.3.5. Информирование руководителя организации и заинтересованных должностных лиц о состоянии исполнительской дисциплины в организации в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, осуществляется службой ДОУ или уполномоченным на то должностным лицом.
    
    Служба ДОУ или уполномоченное на то должностное лицо на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений (приложение 12), не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации и подведомственной сети, на основании которых формируются оперативные и сводные аналитические отчеты для информирования руководства о состоянии исполнительской дисциплины в организации.
    
    

6. Формирование документального фонда организации,
учет и обеспечение сохранности документов

    
    Основными видами работ, обеспечивающими правильное формирование документального фонда в соответствии с установленными правилами, являются составление номенклатур дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.
    
    

6.1. Составление номенклатур дел

    
    6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
    
    В номенклатуру дел включаются все документы организации, распределенные в дела.
    
    Электронные документы и базы данных включаются также в номенклатуру дел организации.
    
    Номенклатура дел выполняет следующие задачи:
    
    - закрепление индексов дел;
    
    - систематизация дел;
    
    - установление сроков хранения дел;
    
    - учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
    
    6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об организации и ее структурных подразделениях, перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
    
    6.1.3. В организациях составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 13) и сводная номенклатура дел организации (приложение 14).
    
    6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения, согласованная с архивом, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
    
    6.1.5. Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений, при методической помощи архива организации.
    
    6.1.6. Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, согласовывается с ЭК организации, подписывается руководителем службы ДОУ, в необходимых случаях согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждается руководителем организации.
    
    6.1.7. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
    
    В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
    
    В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел.
    
    6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве организации. Четвертый - в соответствующем архивном учреждении, в случае, если номенклатура дел проходила согласование с этим учреждением. Пятый - в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений.
    
    Номенклатуру дел организации можно иметь как в традиционном виде, так и в электронной форме.
    
    6.1.9. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел организации являются названия ее подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
    
    6.1.10. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются также дела временно действующих органов.
    
    6.1.11. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
    
    В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.
    
    Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
    
    В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
    
    Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
    
    Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.).
    
    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
    
    В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
    
    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные названия документов, которые должны быть в деле (программы, списки, доклады и т.д.).
    
    Пример: "Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)".
    
    Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому либо документу.
    
    Пример: "Документы к протоколам заседания совета директоров компании".
    
    В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе.
    
    Пример: "Протоколы заседания конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей".
    
    В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
    
    В заголовках дел, содержащих отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты)
    
    Пример: "Отчеты комиссии по занятости за 2002 год.".
    
    Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
    
    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
    
    Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
    
    В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).
    
    Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.
    
    Сроки хранения электронных документов и баз данных соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях, и определяются по типовому перечню.
    ________________
     См. указание к "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000. - стр.8), п.2.5.
    
    
    В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
    
    В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "в электронном виде".
    
    6.1.12. Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел.
    
    6.1.13. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
    
    

6.2. Формирование дел

    
    6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
    
    6.2.2. Дела в организации формируются при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.
    
    Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ, при методической помощи архива организации.
    
    6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
    
    - помещать в дело только исполненные документы, соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
    
    - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, документов выборных органов и их постоянных комиссий, учебных заведений, театров, историй болезней и некоторых других специфических групп документов, период формирования которых не совпадает с календарным годом;
    
    - раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
    
    - включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
    
    - помещать в дела ксерокопии факсограмм, телеграммы на общих основаниях;
    
    - каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись и др. реквизиты);
    
    - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние и черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных);
    
    - по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
    
    6.2.6. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
    
    Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
    
    Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
    
    Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
    
    Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
    
    Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
    
    Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
    
    Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;
    
    Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
    
    Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
    
    Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
    
    Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
    
    6.2.7. Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
    
    Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дела соответствует наименованию базы данных.
    
    

6.3. Оформление дел

    
    6.3.1. Оформление дел проходит два этапа: при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, внутренней описи, брошюровку документов в дела.
    
    Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
    
    6.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
    
    Полное оформление дела предусматривает:
    
    - оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 15);
    
    - нумерацию листов в деле;
    
    - составление листа- заверителя дела (приложение 16);
    
    - составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 17);
    
    - подшивку и переплет дела;
    
    - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
    
    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается листы дела не нумеровать, листы-заверители дела не составлять, дела хранить в скоросшивателях. Обязательно заполняется реквизитами обложка дела.
    
    6.3.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
    
    Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела, - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.); дата дела - указываются годы заведения и окончания дела.
    
    Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за...год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
    
    Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.
    
    На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
    
    Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).
    
    По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
    
    6.3.4. Нумерация листов дела.
    
    В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
    
    Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
    
    Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
    
    Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
    
    Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется, как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
    
    Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
    
    6.3.5. Заверительная надпись дела
    
    После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
    
    Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
    
    6.3.6. Внутренняя опись документов дела.
    
    Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
    
    Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
    
    Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
    
    Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
    
    6.3.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
    
    

6.4. Обеспечение сохранности и учета документального фонда,
доступа к документам фонда организации

    
    6.4.1. С момента заведения и до передачи в архив организации или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования.
    
    Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
    
    6.4.2. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним должен проводиться комплекс работ:
    
    - создание оптимальных условий хранения документов и дел;
    
    - размещение дел;
    
    - проверка наличия и состояния документов и дел;
    
    - соблюдение порядка выдачи дел;
    
    6.4.3. Дела размещаются в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях.
    
    Дела должны находиться в запирающихся шкафах, сейфах или в элеваторных картотеках, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
    
    6.4.4. Дела в шкафах располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
    
    На корешке обложки каждого дела указывается индекс дела по номенклатуре дел.
    
    Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до передачи в архив организации.
    
    6.4.5. Дела документального фонда организации, находящиеся на оперативном хранении подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив организации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, или другим учетным документам (описям, карточкам и т.д.)
    
    В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы ДОУ, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
    
    Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 18).
    
    6.4.6. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке, согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях (ст.13.20).
    
    6.4.7. Обеспечение доступа к делам находящимся на оперативном хранении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела. При этом на выданное дело заводится его карта-заместитель (приложение 19), которую помещают на место выданного дела. Дела выдаются во временное пользование на срок, определенный руководством организации. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
    
    Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ. Передача дел производится по акту приема-передачи дел во временное пользование (приложение 20).
    
    Изъятие документов из дел, передаваемых в архив организации, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
    
    6.4.8. Оперативное хранение электронных документов и баз данных осуществляется на жестком диске компьютера в папке (директории), заведенной в соответствии с номенклатурой дел.
    
    Название дела (папки, директории) включает индекс дела по номенклатуре дел и год создания.
    
    Например: "01-20.2003"
    
    Название электронного документа в папке (директории) должно содержать наименование вида документа, дату документа, регистрационный номер, краткий заголовок.
    
    Например: "Письмо N 23-1 от 31.10.2003 "Об утверждении сроков работ".
    
    Защита информации на жестком диске компьютера должна поддерживаться периодическим копированием электронных документов на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд организации. Частота копирования выбирается из соображений минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования в случае возникновения дефектов. Срок хранения страхового фонда копий электронных документов равен сроку хранения самих электронных документов.
    
    Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки электронных документов, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию, собственники, владельцы и пользователи ЭД должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по защите ЭД.
    
    

7. Порядок передачи документов на хранение в архив

    
7.1. Экспертиза ценности документов

    
    7.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
    
    7.1.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
    
    действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
    
    перечней типовых документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
    
    нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
    
    7.1.3. Отбор электронных документов (ЭД) и баз данных (БД) на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД и БД, которая проводится экспертной комиссией (ЭК) организации.
    
    На первом этапе экспертизы ЭД и БД архив совместно со службой ДОУ или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается ЭК организации.
    
    Экспертиза ЭД и БД проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации (применяется в комплексе система критериев; значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение.
    
    При приеме ЭД и БД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД и БД; завершенность процесса создания ЭД и БД; стоимость возможного перевода ЭД и БД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД и БД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД и БД; затраты на обеспечение хранения.
    
    7.1.4. Экспертиза ценности документов в организации проводится:
    
    в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
    
    в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
    
    Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации создается ЭК.
    
    ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива, или лицо, ответственное за архив.
    
    Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
    
    7.1.5. Основными задачами ЭК являются:
    
    организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
    
    организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
    
    организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
    
    7.1.6. Основными функциями ЭК являются:
    
    организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
    
    рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
    
    подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
    
    участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
    
    7.1.7. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЭК протоколируются. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации.
    
    7.1.8. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.
    
    При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
    
    Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
    
    Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
    
    Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
    
    Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
    
    Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
    
    Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.
    
    7.1.9. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
    
    проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
    
    запись ЭД на машинные носители;
    
    проверка качества записи;
    
    описание ЭД;
    
    проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу:
    
    подготовка комплекта сопроводительной документации.
    
    7.1.10. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение 21), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 22) и по личному составу (приложение 23), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 24).
    
    В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются архивные описи на электронные документы постоянного хранения, по личному составу (приложение 25).
    
    7.1.11. ЭПК архивного учреждения утверждает описи на дела постоянного хранения и согласовывает описи на дела по личному составу.
    
    Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
    
    7.1.12. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года.
    
    Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
    
    7.1.13. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.
    
    Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
    
    

7.2. Составление и оформление описей дел

    
    7.2.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
    
    Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
    
    В организации, в каждом структурном подразделении, описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
    
    Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 26) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год, после завершения дел в делопроизводстве.
    
    В небольших организациях описи дел как структурных подразделений, так и организации в целом, могут составляться централизованно службой ДОУ при методической помощи архива организации.
    
    7.2.2. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
    
    заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
    
    каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
    
    порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;
    
    порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
    
    графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
    
    при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
    
    графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
    
    В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись.
    
    7.2.3. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
    
    7.2.4. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
    
    После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
    
    Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
    
    7.2.5. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
    
    Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4 экземплярах.
    
    7.2.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК организации, после чего в случае согласования, в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение соответствующего архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года.
    
    После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.
    
    В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
    
    7.2.7. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.
    
    Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
    
    При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.
    
    Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК организации, а затем утверждается ее руководителем.
    
    7.2.8. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЭК организации. После одобрения раздела ЭК он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.
    
    7.2.9. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.
    
    Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.
    

7.3. Порядок передачи дел в архив организации

    
    7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся по месту их формирования.
    
    Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
    
    Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
    
    В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
    
    На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
    
    Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив организации.
    
    7.3.2. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
    
    При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
    
    Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.
    
    Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
    
    
СОГЛАСОВАНО:
Начальник отдела комплектования,
ведомственных архивов и делопроизводства
Т.А.Мещерина

    
Директор ВНИИДАД
М.В.Ларин

    
    
Приложение N 1
к п.1.5  

    
    
Наименование организации

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ

    
Примерное положение о Службе ДОУ

________________
     На примере организации, получившей статус государственной службы.
    
    

1. Общие положения

    
    1.1. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).
    
    1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется Законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными актами по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Федеральной архивной службы России, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов; Уставом (Положением) об организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, Инструкцией по делопроизводству организации.
    
    1.3. В состав отдела входят следующие группы: секретариат (секретари руководителя организации и его заместителей), канцелярия, копировально-множительное бюро, архив, группа обслуживания автоматизированной системы делопроизводства.
    
    Служба ДОУ оказывает методическую помощь ответственным за документационное обеспечение (делопроизводство) в структурных подразделениях организации.
    
    1.4. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются службой и подписываются руководителем службы, согласовываются с юридическим лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и утверждаются руководителем организации.
    
    При изменении функций и задач службы должностные инструкции пересматриваются.
    
    1.5. Службу ДОУ возглавляет руководитель, который назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Квалификационные требования для замещения должности руководителя службы: высшее профессиональное образование по специализации государственных должностей государственной службы или образование, считающееся равноценным, с дополнительным высшим профессиональным образованием по специализации государственных должностей государственной службы. Стаж государственной службы на ведущих государственных должностях государственной службы не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее пяти лет.
    
    

2. Основные задачи и функции

    
    Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.
    
    Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:
    
    2.1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации.
    
    2.2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.
    
    2.3. Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.
    
    2.4. Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.
    
    2.5. Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).
    
    2.6. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.
    
    2.7. Организует работу архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России.
    
    2.8. Осуществляет организационно-методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации в работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ.
    
    2.9. Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и защиты информации.
    
    2.10. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами.
    
    

3. Обязанности

    
    Служба для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности:
    
    3.1. Разрабатывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению для структурных подразделений организации.
    
    3.2. Разрабатывает, внедряет и ведет Табель и альбомы унифицированных форм документов, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет их на утверждение руководителю организации. Периодически оповещает абонентов Табеля об изменениях и проводит консультации по запросам абонентов.
    
    3.3. Осуществляет прием, учет, регистрацию, оформление документов, их экспедиционную обработку, хранение, а также информационно-справочную работу по документам.
    
    3.4. Организует своевременное рассмотрение и подготовку доклада руководству о поступающих документах, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
    
    3.5. Обеспечивает контроль за прохождением и исполнением документов в подразделениях организации (и подведомственной сети). Контролирует исполнение документов в установленные сроки, обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам.
    
    3.6. Организует работы по составлению графика документооборота и представляет его на утверждение руководителю организации. Контролирует соблюдение исполнителями графика документооборота в целом.
    
    3.7. Организует по поручению руководства подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.
    
    3.8. Создает и поддерживает в качественном состоянии справочно-информационный аппарат к документообороту организации.
    
    3.9. Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов; разрабатывает и проектирует бланки документов.
    
    3.10. Разрабатывает сводную номенклатуру дел организации, обеспечивает подготовку номенклатур дел структурными подразделениями, обеспечивает хранение дел и ведение архива традиционных и машиночитаемых документов, а также оперативное использование документной информации. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования подразделениями дел и подготовке их к сдаче в архив организации.
    
    3.11. Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации (и подведомственной сети), для передачи на государственное хранение
    
    3.12. Организует работы по исполнению обращений граждан.
    
    3.13. Разрабатывает совместно с подразделениями организации мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
    
    3.14. Осуществляет работу по формированию, ведению, пополнению информационной базы (ИБ) и банка данных (БД) для обеспечения контроля исполнения документов и поручений.
    
    3.15. Администрирует ИБ и БД. Организует защиту информации и документации, санкционирует допуск к информации.
    
    3.16. Корректирует по согласованию со структурными подразделениями организации соответствующие части Табеля форм документов организации, Альбома форм документации.
    
    3.17. Разрабатывает нормативную базу по организации работ с информационным фондом организации.
    
    3.18. Изучает и внедряет передовой зарубежный и отечественный опыт работы с документами.
    
    3.19. Осуществляет планирование работ подразделений службы ДОУ, подготовку и предоставление отчетов о проделанной работе.
    
    

4. Права

    
    Служба имеет право:
    
    
    4.1. В соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников.
    
    4.2. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
    
    4.3. Принимать участие в созываемых руководством организации совещаниях представителей структурных подразделений организации, а также других учреждений и организаций для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач и функций.
    
    4.4. Участвовать в научно-практических мероприятиях по направлениям деятельности службы.
    
    4.5. Вносить предложения по совершенствованию работы организации и структурных подразделений, в том числе в области информационно-аналитической деятельности.
    
    4.6. Привлекать с согласия руководства организации сотрудников других структурных подразделений организации для выполнения работ, связанных с решением задач Службы.
    
    4.7. Пользоваться относящимися к компетенции службы информационными фондами организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.
    
    4.8. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы, их поощрении и наложении на них взысканий.
    
    4.9. Проводить проверки состояния документационного обеспечения в подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей подразделений для принятия соответствующих мер. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
    
    4.10. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;
    
    

5. Ответственность

    
    Служба ДОУ в лице руководителя несет ответственность за:
    
    5.1. Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в службе.
    
    5.2. Необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.
    
    5.3 Несвоевременное и качественнее выполнение функций службы, изложенных в настоящем положении.
    
    5.4. Нерациональное распределение обязанностей между сотрудниками службы.
    
    5.5. Необеспечение условий труда работников службы в соответствии с санитарными нормами.
    
    5.6. Невыполнение положений Инструкции по делопроизводству, утвержденной в организации.
    
    

6. Взаимоотношения и связи

    
    В процессе осуществления своих функций служба взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации:
    
    6.1. Со структурными подразделениями во вопросам:
    
    - документационного обеспечения их деятельности; соблюдения норм, правил, сроков и технологии информационно-документационного обеспечения;
    
    - исполнения поручений руководства организации, решений коллегиального органа;
    
    - корректировки Табеля форм документов организации;
    
    - обеспечения программными продуктами, необходимыми для функционирования документационного обеспечения управления, в том числе программами антивирусной защиты, бланками документов;
    
    - организации доступа к информационному фонду организации;
    
    - получения информации, поступающей в службу, в том числе на магнитных носителях и отправки подготовленной службой корреспонденции.
    
    6.2. С юридическим лицом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов и подготовкой еженедельной и ежемесячной отчетности.
    
    6.3. С хозяйственной службой - по вопросам обеспечения средствами организационной техники и расходными материалами к ней, необходимой для функционирования Службы, мебелью, канцелярскими принадлежностями, предметами бытового обслуживания работников.
    
    6.4. С отделом кадров - по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров.
    
    6.5. С финансово-бухгалтерским отделом - по финансовым вопросам, касающимся деятельности Службы.
    
    

    
    
Приложение 2
к п.2.1.4  

    
    
Табель унифицированных форм документов

Отдел кадров

Предоставление отпусков работникам

Примерная форма Табеля

    
    
Приложение 3
к п.2.2.5

Образец общего бланка организации

    

Приложение 4
к п.2.2.5

Образец углового бланка письма организации

    
Приложения N 5
к п.2.2.5

Образец продольного бланка письма организации

    
    
Приложение 6
к п.2.2.5

Образец бланка конкретного вида документа организации

    
    
Приложение 7
к п.2.2.5

Образец продольного бланка письма должностного лица

    
    
Приложение 8
к п.2.3.1

    
    
СОСТАВ
реквизитов документов по ГОСТ Р 6.30-2003

    
    
    01 - Государственный герб Российской Федерации;
    
    02 - герб субъекта Российской Федерации;
    
    03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
    
    04 - код организации;
    
    05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
    
    06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
    
    07 - код формы документа;
    
    08 - наименование организации;
    
    09 - справочные данные об организации;
    
    10 - наименование вида документа;
    
    11 - дата документа;
    
    12 - регистрационный номер документа;
    
    13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
    
    14 - место составления или издания документа;
    
    15 - адресат;
    
    16 - гриф утверждения документа;
    
    17 - резолюция;
    
    18 - заголовок к тексту;
    
    19 - отметка о контроле;
    
    20 - текст документа;
    
    21 - отметка о наличии приложения;
    
    22 - подпись;
    
    23 - гриф согласования документа;
    
    24 - визы согласования документа;
    
    25 - оттиск печати;
    
    26 - отметка о заверении копии;
    
    27 - отметка об исполнителе;
    
    28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
    
    29 - отметка о поступлении документа в организацию;
    
    30 - идентификатор электронной копии документа.
    
    

Приложение 9
к п.2.3.21

    
    
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, подлежащих утверждению

    
    
    АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
    
    ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);
    
    ИНСТРУКЦИИ (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
    
    НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);
    
    ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
    
    ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
    
    ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
    
    ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.);
    
    ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
    
    РАСЦЕНКИ на производство работ;
    
    СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
    
    СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, технические условия);
    
    СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;
    
    ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;
    
    УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;
    
    ФОРМЫ унифицированных документов;
    
    ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
    
    

Приложение N 10
к п.2.4.15

    
    
Приложение N 11
к п.3.2.9

    
    
ПРАВИЛА
заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

    
    
Приложение N 12
Рекомендательное к п.5.3.5  

         
Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма справки о состоянии исполнения документов

    
    
Приложение N 13
к п.6.1.3  

    
Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма номенклатуры дел организации

    
Продолжение
приложения 13  

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

    
    
Приложение N 14
к п.6.1.3  

         
Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

________________
     К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 1, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.
    
     При наличии ЭК структурного подразделения.
    
    

Приложение N 15
к п.6.3.2  

    
А4 (210 x 297 мм)

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

    
    
Приложение N 16
к п.6.3.2  

         
Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма листа-заверителя дела

    
    
Приложение N 17
к п.6.3.2  

    
Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

    
    
Приложение 18
к п.6.4.5  

    
Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

    
    
Приложение 19
к п.6.4.7  

    
    Наименование организации
    
    Архив
    
    КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
    
    

    
Выдано во временное пользование:
    

    
Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма карты-заместителя дела

    
    
Приложение N 20  

    
    Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
    
    Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела.
    
    Получатель обязуется вернуть дела в указанный в акте срок.
    
    Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
    
    

    
Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

    
    
Приложение N 21
к п.7.1.10  

    
Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

    
    
Приложение N 22
к п.7.1.10