УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
Федеральной архивной
службы России
В.П.Козлов
15 апреля 1998 года

    
    
Юридическое и служебное признание документов,
созданных новыми информационными технологиями
(Аналитический обзор по теме 1.6.3.5)

    

АКТ СДАЧИ-ПРИЕМКИ
результатов научно-исследовательской работы от 15 апреля 1998 года
Росархива и РГАНТД по теме 1.6.3.5 "Подготовка аналитических обзоров
по проблеме "Развитие автоматизированных архивных технологий
в России и за рубежом", аналитический обзор "Юридическое
и служебное признание электронных документов"

    
    
    Мы, нижеподписавшиеся, представитель РГАНТД, главный специалист Михайлов О.А., с одной стороны, и представитель Росархива, начальник отдела организации научно-исследовательской работы и внедрения автоматизированных технологий Киселев И.Н., с другой стороны, составили настоящий акт в том, что аналитический обзор "Юридическое и служебное признание электронных документов" соответствует плану НИР и оформлен в надлежащем порядке.
    
    В обзоре "Юридическое и служебное признание электронных документов рассматривается прием и обеспечение сохранности электронных документов в соответствии с архивными правилами. Описываемый в обзоре опыт США по подготовке стандартов и нормативов будет полезен в связи с предстоящей разработкой в нашей стране этой архивной документации. Обзор в основном обобщает опыт зарубежных организаций, работающих в этой области.
    
    В целом обзор актуален для архивного дела, подготовлен на высоком научном уровне, соответствует предъявляемым требованиям, полезен для широкого круга специалистов.
    

Предисловие

    
    В обзоре рассматриваются вопросы юридического и служебного признания электронных документов - ЭД (в прошлом именовавшихся машиночитаемыми), в том числе созданных как непосредственно средствами вычислительной техники, так и путем оцифрования (перевод в электронную форму традиционных архивных документов - бумажных и других).
    
    Количество ЭД растет очень быстрыми темпами во всем мире, в том числе и в Российской Федерации. В США доля ЭД в общем объеме документации (научно-технической, делопроизводственной и прочей) уже составила 15%, в Швеции - 40%; в кашей стране эта доля (процент) еще невелика, однако в количественном выражении - это многие миллионы документов в одной только космической отрасли. Помимо этого, российские пользователи уже осуществляют обмен ЭД через различные международные сети, в первую очередь через Интернет, в которую уже вступило большое количество абонентов из Российской Федерации.
    
    ЭД за десятилетия своего существования уже давно "созрели" для архивного хранения, однако многие архивы отказываются их принимать.
    
    На проходившей в Москве в ноябре 1997 году международной научной конференции "Историки и архивисты: сотрудничество в сохранении и познании прошлого в интересах настоящего и будущего" была принята "Московская декларация историков и архивистов", однозначно объявившая о своем отношении к приему ЭД на постоянное архивное хранение:
    
    "Несмотря на быстрое увеличение доли цифровых документов в общем объеме документации, значительное число архивов еще не принимает сегодня электронные документы на постоянное архивное хранение. В дальнейшем отказываться от приема этих документов будет невозможно, поскольку создателями и пользователями все больше становятся правительственные организации, предприятия, конструкторские бюро, банки, которые при отказе архивов от приема на хранение этих электронных документов могут потребовать от архивов официального согласия на их уничтожение. Это нанесло бы непоправимый вред документальной памяти народов.
    
    Таким образом было особо подчеркнуто, что невозможно уклоняться и далее от приема ЭД и обеспечения их сохранности.
    
    В то же время в некоторых странах архивы и библиотеки не только принимают исконно цифровые документы, но и приступили к оцифрованию своих крупных традиционных ретроспективных фондов и коллекций, несмотря на их большие объемы; это - ряд отраслевых архивов США, Национальная библиотека Франции, Библиотека Ватикана и др.
    
    Необходимо, однако, отметить, что прием ЭД требует дополнительного финансирования, так как обходится, с учетом расходов на их содержание, значительно дороже, чем прием и обработка традиционных документов.
    
    Для приема ЭД на постоянное архивное хранение необходимо также располагать рядом нормативных документов, которые имеют существенные отличия от стандартов, правил и определений, действовавших при работе с традиционными документами. В качестве примера может быть приведено определение - что такое "документ-подлинник"?
    
    При рассмотрении в архивной практике доказательности традиционной документации основным является понятие "документ на правах подлинника", сопровождаемый подтверждающими эту подлинность ("свидетельство из первых рук") физическими атрибутами (подпись, иерархическая структура документа - главы, параграфы), которые в прошлом были неотделимыми от содержания информации.
    
    Для ЭД такое представление о документе-подлиннике непригодно, поскольку, в отличие от традиционного документа, электронный представляет из себя лишь совокупность импульсов или сигналов, которые компьютер должен декодировать, чтобы сделать их понятными человеку. Результатом этого декодирования является аналог цифрового документа, который может быть представлен на экране дисплея или выдан в виде распечатки или других форм; этот документ является отражением базы данных; фактически цифровой документ существует лишь "как набор команд поиска", выполняя которые компьютер создает изображение - "в ответ на запрос".
    
    Если традиционные документы имеют определенное физическое местонахождение, то для цифровых документов электронные сигналы, содержащие информацию (запись), размещаются на свободных местах в памяти цифрового диска, и это их распределение - обязанность операционной системы, т.е. элементы информации цифрового документа могут находиться в самых разных, в том числе и удаленных друг от друга местах.
    
    Из заглавия данного обзора следует, что рассматривается признание ЭД не только как юридическое, например "в суде, но и как служебное - признание в официальных инстанциях, в коммерческих структурах. В тексте излагаемых ниже проектов стандартов и нормативов США, по настоянию американских юристов, исключены почти все названия технических терминов и технологий, даже такие основные, как "электронные документы", "оптические диски" и др.; объяснение причин (подробнее - см. в разделе 1): техническая терминология изменяется непрерывно (скажем от себя: "по вине" технического прогресса, создающего новые виды техники и технологии), и если включать эти термины в законы, то и законы придется изменять ("переписывать") тоже непрерывно.
    
    

1. Подготовка законодательных актов на базе принятых концепций

    
    В США, где получили наибольшее распространение документы, созданные новыми информационными технологиями (средствами вычислительной техники), и все большая часть документации, в том числе и в делопроизводстве, создается в цифровой форме, правительственные и коммерческие структуры уже встретились с проблемой отсутствия нормативов и стандартов, регламентирующих условия и процедуру юридического и служебного признания этих документов.
    
    Для подготовки необходимых законодательных актов в 1991 году при AIIM (Ассоциация по руководству информационными технологиями, включая электронные изображения) была создана рабочая группа с участием руководителей, специалистов, консультантов и юристов, имевших опыт работы или контакты с различными системами информационных технологий, как в правительственном, так и в частном секторе; из архивистов в этой работе принимали участие представители Национального архива США и архива г.Нью-Йорка; в 1993 году к этой работе присоединился Американский Национальный институт стандартов - ANSI.
    
    Рабочая группа начала с подготовки и рассылки в адрес ряда организаций письма-нотификации (извещения) о предстоящих изменениях в действующих законодательных актах и правилах о признании юридической силы документов, распространявшихся к тому времени, помимо документов, созданных аналоговой техникой, только на записи на оптических дисках. В письме отмечалось, что многие организации создали ряд нормативных указаний, касающихся юридического признания относящихся к их собственной операционной деятельности документов, причем некоторые из этих указаний, несмотря на проведенную процедуру утверждения, являются плохо отредактированными законодательными документами с неточными или устаревшими юридическими определениями или формулировками.
    
    Руководители организаций, как имеющих, так и не имеющих таких оформленных указаний, часто чувствуют свою недостаточную подготовленность при необходимости участвовать в судебных процессах, рассматривающих доказательность документов, находящихся в системах новых информационных технологий, особенно - в компьютерных системах. Трудности возникали также при требованиях о представлении и приеме электронных документов в правительственные инстанции.
    
    Поскольку процесс подготовки законодательных актов по рассматриваемому вопросу был длительным (3 года), а местное законодательство продолжало развиваться, в упомянутом письме был особо выделен один принципиальный вопрос, связанный с тем, что продолжали поступать просьбы - распространить ранее принятое законодательство о юридическом признании (например, для документов на оптических дисках) на документы, созданные другими новыми технологиями.
    
    Рабочая группа с этими предложениями не согласилась; был предложен следующий подход: в законодательных актах конкретные технологии перечисляться не должны; вместо этого следует записать, что рассматривается доказательность документов, созданных "по любой технологии, которая точно воспроизводит подлинник (оригинал)". Необходимость такой формулировки общего характера диктуется тем, что электронные технологии часто сменяются новыми, изменяются программы, оборудование и сами носители информации. Если при таких условиях включать в законы перечни конкретных технологий, то придется при их изменениях, а изменения происходят непрерывно, и формулировки законов изменять тоже непрерывно.
    
    Приводится пример: "Помимо технологии электронных изображений или оптических дисков, в будущем появится много других технологий; оптический диск - это только один вид носителя информации для цифровых изображений, можно ожидать появления и распространения многих других форм носителей, которые не будут дисками, а, возможно, не будут и оптическими". И далее: "Включение в закон перечня технологий может также привести к созданию правового представления о том, что только перечисленные технологии являются приемлемыми... в результате суд может не признать юридической силы документа, если технология, по которой он создан, не значится в перечне".
    
    Необходимость подготовки новых законодательных актов по данным вопросам была подтверждена в ответах на подробный вопросник, рассылавшийся руководителям информационных служб.
    
    Рабочая группа подготовила документ "Директивные указания", ориентированные на администраторов информационных систем, хранителей документов, юридических советов. Указания имеют два направления:
    
    - признание документов, созданных новыми технологиями, в качестве доказательства в судебных инстанциях;
    
    - принятие этих документов федеральными учреждениями и учреждениями (организациями) штатов.
    
    В директивных указаниях новые технологии рассматриваются с юридической точки зрения как некоторый процесс или система, которая использует электронные, механические, магнитные, оптические либо иные средства или устройства для создания или копирования документов.
    
    Критерии признания доказательности относятся к документам, созданным системами информационных технологий, независимо от их физических характеристик, средств их создания или используемой технологии, т.е. в рассмотрение включаются все документы, созданные при помощи любой техники, используемой информационными технологиями, как было указано выше.
    
    В процессе подготовки законодательного акта проводились совещания по его обсуждению, где рассматривались также представления различных информационных систем, действующих в правительственном и частном секторе; необходимые пояснения давали технологи и юристы; происходило также ознакомление с материалами конференций и публикаций по данной теме (отражены в библиографии, приложенной к отчету).
    
    Помимо своего непосредственного назначения, задачей Директивных указаний является создание единообразного подхода различных будущих форумов, которые будут подготавливать новые законоположения или нормативы, относящиеся к данной проблеме. Целью было также уменьшение зависимости общих законоположений от особенностей отдельных информационных технологий, от конкретных условий их введения и эксплуатации.
    
    При подготовке данных законодательных актов отмечалось, что поддержка прогрессивных технологий (т.е. признание созданных ими документов), особенно столь крупномасштабных, как компьютерная техника и технология является первейшей обязанностью правительства и всех его структур (в том числе и законодательных). Поэтому законодательство не должно чинить препятствий созданию и репродукции электронных материалов, что задерживало бы развитие новой техники, вело к возврату на менее эффективные процессы бумажного делопроизводства.
    
    В итоге работы Рабочей группы и созданных в дальнейшем комитетов по разработке законодательства были подготовлены два документа:
    
    - проект корректировки унифицированного Акта обеспечения сохранности документов, созданных в частном бизнесе, ранее подготовленного и используемого коммерческими структурами;
    
    - проект правил признания и приема правительственными ведомствами документов, созданных системами информационных, технологий, текст которого приводится в разделе 2.
    
    

2. Предложенная модель правил признания и приема документов

    
2.1. Проект правил приема правительственными ведомствами документов,
созданных системами информационных технологий (далее - ИТ)

    
1. Цели и намерения

    
    Следует стремиться, во всеобщих интересах, минимизировать административное бремя и расходы, связанные с представлением информации в правительственные ведомства. Вследствие этого, поскольку использование систем ИТ дает экономический эффект и другие преимущества, законодательство и политика правительства по вопросу приемлемости документов, созданных этими системами, не должны препятствовать или приводить к уменьшению этих преимуществ. Законодательные акты и политика должны быть единообразными (унифицированными) как в отдельных штатах, так и на федеральном уровне: соответствующие правила должны быть согласованными, чтобы избежать необходимости в дальнейшем вносить изменения в технологию.
    
    Предназначением этих правил является поддержка использования систем ИТ для хранения и обеспечения сохранности этих документов путем указаний правительственным ведомствам об установлении единых требований к принимаемым документам, созданным этими технологиями.
    
    Специальными целями данных требований являются следующие:
    
    - минимизировать ограничения, содержащиеся в правительственных указаниях, которые необоснованно препятствуют или затрудняют использование систем ИТ для производства документальной информации, как в государственном, так и в частном секторе;
    
    - уменьшить или исключить обременительные требования, установленные государственными ведомствами, в связи с признанием правомерности документов, созданных организациями частного сектора средствами ИТ;
    
    - сочетать интересы защиты информации со стремлением получить максимальную выгоду от развития систем ИТ.
    
    Правила и требования к документам, созданным системами ИТ, не должны зависеть от физических характеристик носителей информации или используемой технологии.
    
    

2. Определения

    
    Следующие определения используются для целей, отражаемых данными правилами.
    
    Документ. Информация, записанная на любой технике на любом носителе, известном в настоящее время или созданном впоследствии.
    
    Документ-подлинник (оригинал). Документ, подготовленный в первой инстанции; документ, произошедший (полученный) из других документов, или двойник (дубликат), имеющий предположительно тот же самый эффект. Если данные хранятся в компьютере или в аналогичном устройстве, любая распечатка или другой вывод, оказавшийся при проверке читабельным и показавший точное воспроизведение, является подлинником.
    
    Дубликат документа. Документ, который точно воспроизводит оригинал.
    
    Система информационных технологий (ИТ). Любой процесс или система, которая использует механические, фото-оптические, магнитные, электронные или другие технологические устройства для создания или воспроизведения (репродуцирования) документа.
    
    

3. Создание и хранение документов

    
    1) Требования правительственных ведомств о представлении документов не должны предписывать или ограничивать использование систем ИТ по созданию и хранению документов. Однако они могут, в рамках своих полномочий, предписать или ограничить информационное содержание этих документов и продолжительность их хранения.
    
    2) Правительственные ведомства, в рамкам своих полномочий, могут издать приказ, требующий идентификации, подтверждения (информации), контроля, защиты, целостности и инспекции документов, при условии, что такие требования являются обоснованными и дают практический эффект в результате предотвращения или ограничения неэффективного использования систем ИТ, которые при другом использовании могли бы удовлетворить обоснованные потребности других организаций или предприятий.
    
    

4. Прием документов

    
    1) Документы, созданные системами ИТ, представляемые или сделанные доступными для правительственных ведомств, должны быть в форме или формах, предписанных этими ведомствами, кроме специальных исключений.
    
    2) Предписания о представлении материалов должны стремиться включать как традиционные, так и цифровые документы, с учетом имеющихся производственных мощностей: по обработке документов в ведомстве и по производству документов в организациях - по получению соответствующих указаний.
    
    3) Предписания по представлению материалов должны стремиться обеспечивать организации, производящие документы, как по традиционным технологиям, так и по ИТ, с учетом их интересов и возможностей.
    
    

5. Сохранение документов

    
    1) Сохранение документов по соответствующим архивным правилам требует их размещения для долгосрочного хранения независимо от того, какие технологии использовались при их изготовлении или последующей обработке, предусматривая, что соответствующие технологии обеспечат хранение в течение установленного времени, а также предоставят необходимые средства поиска документов без потери содержащейся в них информации.
    
    2) Если технология не может удовлетворить архивные требования обеспечения сохранности или практически не удается разместить необходимые для этого технические устройства, документ, который должен быть сохранен, может быть отпечатан на бумаге или сканирован при помощи другой технологии, отвечающей предъявляемым требованиям.
    
    

6. Критерии для определения приемлемости документов

    
    Законы и правила, предписывающие требования для приемлемости документов, созданных системами ИТ, должны руководствоваться следующими критериями, как необходимыми (в отличие от этого раздела, в п.2 часть этих же терминов определялась для условий более широкого использования):
    
    1) Качество. Качество имеет непосредственное отношение к возможности системы ИТ надежно создавать и сохранять документы так, чтобы их можно было использовать или распознать при производимом просмотре.
    
    2) Документ-подлинник. Документ, созданный на основании данных, хранящихся в системе ИТ, может рассматриваться как подлинник, если распечатка или другой вывод, читабельный при просмотре, показал их точность.
    
    Документ-подлинник может представлять информацию в форме, отличающейся от источника информации, если это не повлияло на его качество. Например, информация, хранимая в цифровом формате, может быть отпечатана на бумаге с использованием различных печатных букв в различное время.
    
    3) Документ-дубликат. Дубликаты - точная репродукция подлинника (оригинала). Дубликаты, точно воспроизведенные системой ИТ, могут рассматриваться как подлинники.
    
    Информация, читабельная или разборчивая в подлиннике, должна быть такой же и на копии. И, подобным же образом, информация, читабельная и распознаваемая на копии (дубликате), должна быть в такой же мере читабельной и распознаваемой на подлиннике, за исключением того, что дубликат может содержать данные о производстве, контроле, индексации, сертификации или другие сведения, не относящиеся к информационному содержанию документа.
    
    Техника по улучшению качества изображения может использоваться при условии, что улучшается читабельность информации, имеющейся в документе, а не его информационное содержание.
    
    Если процесс копирования (с улучшением) изменяет информационное содержание документа, получающийся документ будет уже новым дубликатом другого документа.
    
    4) Срок сохранения документов, в отличие от ожидаемой продолжительности "жизни" данных на носителе. Документ должен быть сохранен независимо от носителя на период, требуемый программой той или иной организации для определенных целей: юридических, нужд пользователей, исторических и других. Ожидаемый срок "жизни" носителя, сам по себе, к требованиям о сохранности документов отношения не имеет.
    
    Информация, сохраняемая на носителе, и способность системы создавать документы на основе информации должны обеспечить требуемые сроки сохранения. Это означает, что для некоторых технологий, возможно, придется периодически осуществлять конверсию или менять всю систему - переносить информацию с одного носителя (или системы) на другой, чтобы сохранить информацию в течение требуемого периода.
    
    Независимо от длительности периода сохранения или ожидаемого периода "жизни" носителя, документ должен продолжать свое существование до тех пор, пока судебное разбирательство или правительственное расследование или аудиторская проверка находятся в процессе проведения, предстоят или предусматриваются те или иные проверки. В судебной инстанции распоряжением суда может быть наложен штраф или вынесено более строгое наказание за то, что заранее выделенные следствием документы окажутся уничтоженными или не имеющимися в наличии по другим причинам.
    
    Процедуры, сопровождающие конверсию документов с одного носителя (или технологии)" на другой, должны быть тщательно документированы. Конверсия документов не должна повлиять на их признание при обеспечении того, что качество и точность в процессе конверсии не изменились.
    
    5) Надежность и признание, документов. Для поддержки целостности документальной информации ведомства должны принять необходимые меры, гарантирующие, что признанные доказательными документы хранятся надежно в отношении как непреднамеренного, так и умышленного изменения содержания информации. Ведомства, хранящие принятые документы, должны быть готовыми к выполнению основных требований для признания документов в качестве свидетельства в административных и судебных процессах рассмотрения дел. Ведомствам необходимо иметь возможность наглядно продемонстрировать, что используемая система или производственный процесс создания документов новыми технологиями являются надежными, точными и эффективными и при этом точно отражаются введенные источники информации.
    
    6) Общие требования. Следующие документы и их компоненты должны быть представлены достаточно четко, чтобы каждый мог в них разобраться:
    
    - личные письма, номера, символы;
    
    - сочетания букв, номеров и символов, образующих слова и предложения;
    
    - графические изображения, а также подписи, шрифты и пр.;
    
    - звукозаписи;
    
    - другие особенности документов такие, как цвет, форма, структура и пр., что имеет отношение к содержанию информации.
    
    

2.2. Положения общего характера

    
    Проект данных правил базируется на рекомендациях упомянутой в начале данного обзора Рабочей группы АIIМ, подготовившей "Директивные указания по юридическому признанию документов, созданных системами информационных технологий", развитые при дальнейшей их доработке.
    
    Ниже приводятся дополнительные указания по интерпретации положений данных правил.
    
    2.2.1. Факторы надежности документов
    
    Ниже приводятся факторы, которые ведомствам следует рассмотреть при определении надежности документов, созданных системами ИТ:
    
    1) Характеристики процессов или систем
    
    Характеристики процесса или системы, используемых для создания документов, определяют их точность. Описание этих документов в непрофессиональной терминологии облегчает демонстрацию того, что процесс или система являются надежными и точными, следовательно - способными создавать надежную документацию.
    
    а) Создание документов как часть регулярно проводимой деятельности
    
    Если документы создавались как часть регулярно осуществляемой производственной деятельности такой, как выпуск продукции в непрерывном процессе производства - есть основания полагать, что обеспечивалось точное отображение источника информации - процесс поточного производства осуществлял это отображение надежно и точно. Постоянно осуществляемая деятельность может включать регулярное повторение процесса создания изображений по ежедневному, еженедельному, ежемесячному или иному циклическому графику.
    
    Постоянно осуществляемая деятельность может также включать создание документов по общей рабочей программе организации с исполнением, нерегулярным во времени. Например, если планируемая производственная программа заключается в репродуцировании документов, созданных еще в прошлые годы (например, архивное микрофильмирование), программа должна рассматриваться как постоянно действующая, хотя процесс и производится единовременно.
    
    б) Точность
    
    Создание документов методами, ориентированными на улучшение их качества воспринимается более охотно. Этот процесс может включать систематический контроль качества и аудиторские процедуры, а также операционный надзор специалистов с хорошим знанием системы или процесса, используемого для создания документов.
    
    в) Графики работ
    
    Производство документов через короткий период времени после записи события или какой-либо происходившей деятельности имеет тенденцию рассматриваться как более надежное и точное. Однако, позднее созданные документы (например, труды симпозиума) являются приемлемыми, если можно доказать, что задержки во времени не отразились на содержании документов. Например, компьютерная распечатка статистического отчета, подготавливаемого ежегодно в регулярном производственном процессе, может быть представлена как простое объединение - компиляция данных на оптическом диске по прошествии года, т.е. когда подошел срок.
    
    2) Компоненты процесса или системы
    
    Эти компоненты являются определяющими в отношении контроля качества при производстве документов. Эти компоненты, в свою очередь, также будут определяющими, если возникнут сомнения - не базируется ли надежность документов на неподходящих процедурах или неэффективных действиях.
    
    а) Системные технологии
    
    Эффективные системные технологии содержат подробные описания операций, которые должны последовательно осуществляться при создании, модификации, дублировании, а также и при уничтожении документов или при проведении других действий. Такие технологии обеспечивают: постоянство качества, контроль деятельности, разрешение возникающих проблем и другие функции, которые в противном случае могут стать фактором непостоянства действий, разнородных или неправильных интерпретаций.
    
    Созданные технологии демонстрируют - что именно планирует организация в области руководства и контроля за процессом; это планирование может, однако, существенно отличаться от того, что происходит в действительности. О надежности документов той или иной организации можно успешно судить путем создания плана системных операций и его сопоставления с фактическим исполнением. Отступления от плана и объяснения по этому поводу, как можно ожидать, будут тщательно проверяться, особенно если речь идет о процессах, связанных с требованиями на правовой базе.
    
    б) Документация системных технологий
    
    Документирование системных операций должно стать регулярной обязанностью специалистов, хорошо знающих процесс или систему, в ходе оперативной деятельности по обеспечению производственного процесса. (Тот факт, что процесс или система основана на компьютерной технике, не означает, что для документирования технологических процессов требуется прикладной программист, однако сложные системы могут потребовать участия квалифицированных специалистов по системному анализу.)
    
    Документация должна регулярно обновляться, чтобы отражать любые изменения.
    
    в) Обучение
    
    Наличие официальной программы обучения персонала с детальным изучением технологии, наряду с занятиями по документалистике, увеличивает уверенность в том, что технологические требования будут соблюдаться.
    
    г) Процессы или системы должны периодически подвергаться проверкам на подтверждение точности результатов. Проверка должна осуществлять сопоставление установленного технологического режима с фактическим его выполнением.
    
    2.2.2. Признание документов в качестве свидетельства
    
    Далее приводятся в кратком изложении факторы, являющиеся главными для признания документов, созданных системами ИТ, в качестве свидетельства (доказательности).
    
    1) Форма документа, предложенного в качестве свидетельства (доказательности)
    
    Документы, созданные на любой технике, могут быть представлены в качестве свидетельства при условии, что они удовлетворяют определенным требованиям.
    
    Для признания представляемых документов достоверными необходимо, чтобы содержащиеся в них данные (текст и цифровые показатели) были в читабельной и разборчивой форме, приемлемой для суда (документы могут быть также использованы как свидетельства для проверки - например, констатации, что в файле недостает нескольких документов). Рукописные или печатные документы должны быть читабельными без каких-либо вспомогательных устройств или с использованием техники, доступной суду. Могут быть также признаны документы в других формах, если адекватные устройства для их читабельности также обеспечены.
    
    Форма документов, признаваемых в качестве свидетельства, должна соответствовать характеру (виду) информации. Например, оцифрованная звуковая информация должна быть представлена во внятной (слышимой) форме, в то время как оцифрованная видеоинформация должна быть в читабельной или опознаваемой форме. Документальная информация мультимедиа (например, видеозаписи) должна быть как видимой, так и слышимой; чтобы быть полноценной, она должна представляться в форме, обеспечивающей информацию, необходимую для судопроизводства.
    
    2) Точность и достоверность
    
    При использовании упоминавшихся предохранительных устройств, вводимых в современные системы ИТ, большая доказательность документа не должна зависеть от какой-либо одной специальной технологии (что иногда, безосновательно, предлагается, вводить в правила о свидетельствах), однако может быть продемонстрировано, что документ был создан по усовершенствованной технологии. Можно считать, что однажды признанные в качестве свидетельства документы являются аналогами остальных документов, созданных той же системой или процессом (однако надежность идентичности содержания остается фактором, по которому может потребоваться дополнительное выяснение).
    
    3) Обоснованность решений о признании документов
    
    Для принятия обоснованных решений о признании доказательности документов (в качестве свидетельств) необходимо участие в этой работе свидетелей, которые будут устанавливать подлинность документов - определять, являются ли эти документы подлинной продукцией системы, предназначенной для их создания. Следует отобрать свидетелей, компетентных для осуществления проверки точности и надежности системы при создании документов (примечание: свидетель не обязан уметь лично устанавливать правильность информации, содержащейся в документах).
    
    2.2.3. Преимущества систем информационной технологии
    
    Современные системы ИТ в большинстве случаев отличаются от систем, базирующихся на бумажной основе, тем, что создают и используют технологические процессы, надежно обеспечивающие точные результаты. Системы воспроизведения данных такие, как микрофильмирование или запись на оптические диски и особенно электронная обработка данных, как правило, обеспечивают более точное и надежное создание документов, чем это возможно в системах бумажных документов.
    
    Современные системы ИТ:
    
    - по самому характеру процесса - создают документы как часть процесса, что требует строгого соблюдения технологии, базирующейся на стандартах и нормативах; необходимо также соответствующее обучение персонала и тщательное тестирование оборудования и компонентов средств программного обеспечения;
    
    - эти системы предоставляют возможность контроля путем прослеживания каждой операции, чтобы установить не только - какие именно операции производились с документами, но также и правильность действий отдельных операторов;
    
    - эти системы могут воспрепятствовать или своевременно обнаружить изменения или попытки внести изменения в документы (например, ряд оптических дисков создан так, что исключает возможность перезаписи данных). При этом обойти защитное приспособление, предотвращающее возможность внесения изменений, очень сложно - это требует специальных знаний и технических устройств;
    
    - эти системы могут изготовить, по установившейся практике обеспечения сохранности, резервную копию созданного документа. Обычно микрофильм, магнитные ленты и диски, оптические диски являются такими резервными копиями, производимыми через соответствующие интервалы времени, т.е. когда это требуется; резервные копии документов обычно хранятся в отдаленных хранилищах, где они сохраняются должным образом и могут быть взяты при необходимости, например, если оригинал будет поврежден или уничтожен.
    
    Следует отметить, что спроектированные должным образом, внедренные и поддерживаемые системы ИТ способны создавать документы более точные и надежные в эксплуатации, чем системы, базирующиеся на бумажной основе. Необходимо, однако, отметить, что хотя базирующиеся на бумаге системы менее надежны в отношении возможной порчи или утраты документов, в случае различных бедствий или умышленного вреда - убытки и урон для систем, базирующихся на ИТ, могут оказаться значительно большими.
    
    

3. Комментарии, поступившие к проектам законодательных актов

    
    Поскольку рассмотренные выше законодательные акты и правила вышли в свет в форме проекта или модели (образца), на них поступили комментарии (предлагающие внести в текст соответствующие поправки и дополнения), включая - официальные, от профильных организаций, в том числе и международного уровня, в которые эти проекты направили сами составители; некоторые комментарии, включенные в качестве приложений к уже упомянутому выпуску IV Технического отчета "Модель акта и правил", приводятся ниже:
    
    - В ряде проектов законодательных актов в адрес организаций, располагающих документами временного хранения, сделана запись: "Разрешить уничтожение документов по прошествии трех лет, кроме специальных видов документации, если по ней были ранее установлены другие сроки". И далее: "При наличии соответствующих обстоятельств трехлетний срок может быть продлен". "Специальная процедура должна быть осуществлена до уничтожения документов".
    
    Эти записи, отмечается в комментариях, могут быть истолкованы так, что три года - это общепринятый срок хранения любых документов (временного хранения). Вместе с тем в организациях накопилось много общей корреспонденции, внутренней переписки (между подразделениями), различных протоколов, а также других документов, хранение которых не регулируется законами. Значительную часть этой документации, считают авторы комментариев, нет смысла хранить три года; ее можно уничтожать значительно раньше. Отмечается, что хранение ненужных бумаг приводит к нерациональным расходам (заработная плата персонала, загрузка хранилищ, эксплуатационные расходы).
    
    В результате были предложены следующие тексты вносимых поправок:
    
    - В Проекте правил приема правительственными ведомствами документов, созданных новыми технологиями (см. выше - п.2.1, параграф 2), указывается, что при определенных условиях подлинником можно считать не только "документ, подготовленный в первой инстанции", но также дубликат и распечатку; казалось бы, подход "довольно либеральный", однако по этому поводу дается следующий комментарий: "Суды и органы управления традиционно рассматривали оригинал бумажного документа как лучшее свидетельство, а копию документа - как свидетельство второго сорта. Современные правила свидетельствования (доказательности) еще продолжают признавать эту концепцию, хотя и предусматривают исключения для электронных копий, выполненных должным образом". Таким образом, говорится в комментарии, "модель Акта не является полным разрывом с прошлым".
    
    Полный текст кратко изложенных в данном обзоре технических отчетов по подготовке упомянутых "Директивных указаний по юридическому признанию документов, созданных системами информационной технологии": выпуски I-IV (общий объем - 6 печ.л.) 1992, 1993, 1994 годы, имеются в РГАНТД.
    

* * *

    
    В СССР в 1984 году был создан государственный стандарт "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники" - ГОСТ 6.10.4-84; этот стандарт ограничен установлением требований к составу и содержанию соответствующих реквизитов (придающих документам юридическую силу) и установлением порядка внесения изменений в документы на машинных носителях. Стандарт не рассматривает и не устанавливает правил приема правительственными ведомствами и государственными архивами документов, созданных средствами вычислительной техники, а также и подготовки соответствующих законодательных актов. Более того, в этом стандарте имеется пункт, существенно ограничивающий использование данных документов: "1.3. Документ на машиночитаемом носителе и машинограмму следует применять только при наличии соответствующих решений министерств и ведомств". Видимо, все это объясняется давним временем создания указанного ГОСТАа (1984 год со ссылкой на 13 других ГОСТов, созданных начиная с 1974 года), когда еще не было ни широкого распространения электронных документов, ни основных современных носителей - оптических дисков.
    
    

ПЕРЕЧЕНЬ
технических отчетов ведомств США по подготовке Директивных
указаний по юридическому признанию документов,
созданных системами информационной технологии:

    
    
    Выпуск I: Директивные указания по признанию документов, созданных системами информационной технологии, в качестве свидетельства. AIIM TR-31. 1992.
    
    Выпуск II: Директивные указания по признанию и приему правительственными ведомствами документов, созданных системами информационной технологии. ANSI/AIIM. TR-31. 1993.
    
    Выпуск III: Выполнение директивных указаний по юридическому признанию документов, созданных системами информационной технологии. ANSI/AIIM. TR-31. 1994.
    
    Выпуск. IV: Модель акта и правил. ANSI/AIIM. TR-31. 1994.
    
    

СОГЛАСОВАНО
Нач. отдела организации
научно-исследовательской
работы и внедрения
автоматизированных технологий
И.Н.Киселев
13 апреля 1998 года

Директор РГАНТД,
к.т.н. А.С.Шапошников
8 марта 1998 года

Руководитель темы
и отв. исполнитель к.т.н.
О.А.Михайлов
8 апреля 1998 года

    
    
    
Текст документа сверен по:
Федеральная архивная служба России,
РГАНТД, М., 1998