Курсы

USD ЦБ 03.12 30.8099 -0.0387
EUR ЦБ 03.12 41.4824 -0.0244

Индексы

DJIA 03.12 12019.4 -0.01
NASD 03.12 2626.93 0.03
RTS 03.12 1545.57 -0.07

отправить на печать

Содержание автотранспортных средств в организациях в рамках действия
25 главы Налогового кодекса

Вопрос:

Пожалуйста, разъясните, как правильно оформить расходы, связанные с содержанием автотранспорта организации?

Ответ:

    Одной из животрепещущих проблем в налогообложении до сих пор является правильность оформления расходов, связанных с содержанием автотранспорта организации. И проблема эта касается не только собственного автотранспортного парка организации, но и используемого по договорам аренды. А если организация использует для служебных целей автомобиль, принадлежащий сотруднику, то тут для бухгалтера начинаются сплошные вопросы - как быть с налогом на доходы физических лиц, как в данном случае будет применяться единый социальный налог, что можно учитывать для целей исчисления налога на прибыль, как вообще правильно оформить документы.

    Итак, по сути, есть два существенных вопроса:

    Во-первых, правильность оформления документов по используемому собственному автотранспорту,

    во-вторых,- по арендуемому или используемому автотранспорту, в том числе у физических лиц.

    В пп.11 п.1 ст.264 НК РФ определено, все расходы, связанные с содержанием служебного транспорта, могут относиться на расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль. К служебному транспорту в том числе относятся и автомобили.

    Надо сказать, что в тексте 25 главы НК РФ отсутствует указание на то, что указанные расходы должны осуществляться на основании каких-то нормативов или в соответствии с какими-то правилами. 25 глава НК РФ - закон прямого действия, а это означает, что данный закон сам определяет порядок формирования расходов. И в 252 статье дано однозначное и четкое определение расходов и порядок их признания в целях исчисления налога на прибыль. Любой расход из перечисленных в 25 главе видов расходов, признается для целей налогообложения только при обязательном соблюдении двух условий: документального подтверждения и экономического обоснования понесенных затрат.

    В качестве документально подтверждения расходов по содержанию транспортных средств могут быть чеки ККМ, платежные поручения или другие аналогичные документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных ГСМ, услуг по ремонту (в том числе шиномонтажу), за проведение техосмотра, прочих расходов, без которых транспортное средство не может использоваться в полной мере.

    Хочется особо отметить - в перечисленном списке документов отсутствует указание на обязательное дополнение чека ККМ товарным чеком. Дело в том, что в соответствии с 493 статьей Гражданского кодекса продавец при заключении договора розничной купли-продажи обязан выдать покупателю или чек ККМ, или товарный чек, или иной документ, подтверждающий оплату товара. Статьей 2 Закона от 18.06.93 N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" также предусмотрено при совершении покупки выдавать покупателю только чек ККМ, подтверждающего исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуг). Таким образом, товарный чек не является обязательным дополнением к чеку ККМ. Следовательно, к чеку ККМ организация самостоятельно должна будет составить внутренний первичный документ, подтверждающий, что все купленное (полученное) было оприходовано в полном объеме. Форма такого документа разрабатывается организацией самостоятельно, с учетом требований п.2 ст.9 Закона РФ от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" с обязательным оформлением данной формы в составе приложения к учетной политике организации.

    В качестве экономического обоснования могут быть как путевые листы, так и любые другие документы, подтверждающие и обосновывающие понесенные затраты. Что касается путевых листов, то их формы, утвержденные в составе альбома унифицированных форм (утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте") носят обязательный характер лишь в случаях, когда путевой лист одновременно служит актом сдачи-приемки работ (услуг). В тех случаях, когда служебный автотранспорт используется только для собственных нужд организации (например, разъездной характер работы работников организации с использование автотранспорта), путевой лист установленной формы может и не применяться. В данном случае организация вправе разработать свою форму путевого листа, предусмотрев в ней обязательные реквизиты, в соответствии с п.2 ст.9 Закона "О бухгалтерском учете", а также дополнить дополнительными реквизитами, которые сочтет необходимыми для наиболее полного контроля за использованием автотранспортных средств в производственных целях (для извлечения дохода).

    В качестве других обосновывающих документов могут быть распоряжения по организации, обосновывающие использование средства и без оформления путевого листа (доверенность на использование автомобиля).

    Заметим, что раньше, до вступлению в силу 25 главы НК, путевой лист рассматривался как документ, обосновывающий понесенные расходы на содержание автотранспорта. И в отдельных случаях контролирующие органы устанавливали жесткую связь между наличием правильно оформленного путевого листа и прилагаемых к нему чеков ККМ на приобретение ГСМ. В соответствии с требованиями, установленными к расходам п.1 ст.252 НК, главное - это экономическая обоснованность стоимости отнесенных на расходы ГСМ, и подтверждаться это может и утвержденным авансовым отчетом, и тем же путевым листом, и каким-либо другим документом.

    Кстати, под каким-либо другим документом может быть и разработанная и утвержденная в составе учетной политики организации своя форма путевого листа (один лист на месяц), или это будет распоряжение по организации. Главное - доказать правомерность понесенных расходов, и то, что они направлены на получение дохода.

    Несколько слов о нормах на ГСМ.

    Как уже было сказано ранее, 25 глава вообще не дает каких-либо указаний на нормирование расходов на ГСМ в пределах нормативов. А это означает, что все фактически израсходованные на ГСМ средства могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль. Но в случае, если организация пожелает, она может разработать свои собственные нормы по расходованию ГСМ или же применить нормы, утвержденные Минтрансом России 29 апреля 1997 года N Р3112194-0366-97. Применение норм при расчете расходов, связанным с расходованием ГСМ, должно быть зафиксировано в учетной политике для целей налогообложения и обязательно применяться в течение одного календарного года.

    В случае приобретения ГСМ за наличный расчет (при наличии чека ККМ) выделение из него суммы налога на добавленную стоимость расчетным путем не производится. Вся сумма, указанная в чеке, является расходом для целей исчисления налога на прибыль.

Расходы по содержанию арендуемых автомобилей

    Арендовать автомобиль можно у любого лица, в том числе и у физического. Правила оформления договора аренды автотранспортного средства предусмотрены статьями 632-649 параграфа 3 главы 34 ГК РФ. И одним из самых важных условий заключения договора аренды является его оформление в письменной форме.

    Аренда может быть трех видов:

    - аренда транспортного средства с экипажем;

    - аренда транспортного средства без экипажа;

    - использование в служебных целях личного транспорта работника организации.

    Расходы по содержанию арендованного транспортного средства с экипажем, в соответствии с 636 ст.ГК РФ, ложатся либо на арендатора, либо на арендодателя, в зависимости от условий договора. Если в договоре ничего не говорится о том, кто несет расходы, - расходы возлагаются на арендатора. При этом в расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, включаются все расходы по поддержанию его в рабочем состоянии, позволяющем его нормальную эксплуатацию, в том числе расходы на оплату ГСМ и на оплату сборов.

    При аренде транспортного средства без экипажа, в соответствии со ст.646 ГК РФ, если в договоре ничего не сказано - расходы по содержанию арендованного имущества, его страхованию, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор. Если же арендатор и арендодатель хотят изменить данное условие, они должны оговорить это в договоре.

    В случае использования в служебных целях личного транспортного средства работника организации следует руководствоваться ст.188 Трудового кодекса РФ (Закон РФ N 197-ФЗ от 30.12.2001):

    "При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме."

    Таким образом, Трудовой кодекс ввел совершенно четкое определение компенсации, а главное, не определил ее размеры. И хотя письмо Минфина РФ от 21.07.92 N 57 "Об условиях компенсации работникам за использование ими легковых автомобилей для служебных поездок", которое дает свое понятие компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, до настоящего времени не отменено, тем не менее в рамках ныне действующей 25 главы НК оно не подлежит применению.

    Итак, компенсация в соответствии со 188 статьей Трудового кодекса, по сути, представляет собой аренду. Но помимо этой аренды работнику могут возмещаться расходы, связанные с использованием личного имущества, но только при условии, что статьи возмещаемых расходов будут согласованы в письменной форме в дополнении к трудовому договору.

    Как правило, бухгалтеры организаций считают, что компенсации и возмещения в пользу работников увеличивают суммы доходов, облагаемых налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом. Тем не менее, такие расходы в соответствии с п.3 ст.217 (НДФЛ) и пп.2 п.1 ст.238 (ЕСН) относятся к доходам, не подлежащим налогообложению, так как они установлены действующим законодательством Российской Федерации.

    Из сказанного следует, что при пользовании в служебных целях личным транспортом работников важно правильно оформленное дополнительное соглашение к трудовому договору о выплате компенсаций. Правда, какая бы сумма компенсации не была в нем оговорена, в соответствии с пп.11 п.1 ст.264 НК для целей исчисления налога на прибыль компенсация принимается в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Все остальные расходы по содержанию автомобиля в пригодном для эксплуатации состоянии можно относить на расходы в целях уменьшения налога на прибыль только в том случае, если они не возмещаются работнику.

    Под экономическим обоснованием понесенных расходов по арендованному имуществу можно считать распоряжение по организации, указывающее на целевое использование имущества для получения дохода.

Расходы на ремонт автомобилей

    В соответствии с 260 статьей НК налогоплательщик может ремонтировать как свои собственные автомобили, так и арендованные.

    Что касается ремонта собственных автотранспортных средств суммы, потраченные на ремонт, в полной мере относятся на расходы для целей налогообложения. Правда, если налогоплательщик решит создавать резерв на ремонт основных средств, то расходы по ремонту автомобиля будут отражаться в составе расходов по правилам формирования резерва в соответствии со ст.324.1.

    А вот что касается ремонта арендованных основных средств, то расходы по ремонту можно относить на расходы для исчисления налога на прибыль только в том случае, если ремонт данного имущества предусмотрен договором аренды и если данное имущество находится у вашего арендодателя в составе амортизируемого. В составе амортизируемого оно может быть только:

    - у организации

    - у индивидуального предпринимателя, в случае, если у него данный автомобиль служит для извлечения дохода.

    У физического лица автомобиль никогда не будет учитываться в составе амортизируемого имущества, и, следовательно, если налогоплательщик арендует автомобиль у физического лица, он не может расходы по ремонту данного средства отражать в составе расходов для исчисления налога на прибыль.

    Однозначно нельзя расходы по ремонту арендованного автомобиля относить на расходы в случае, если пользование данным имуществом осуществляется на условиях безвозмездного пользования, так как имущество, переданное по договору безвозмездного пользования, исключается из состава амортизируемого имущества на все время нахождения имущества в пользовании по данному договору (п.3 ст.256 НК РФ)

    В остальных случаях следует при каждом проведении ремонта запрашивать своего арендодателя о нахождении у него данного имущества в составе амортизируемого. Желательно при этом иметь письменное подтверждение от арендодателя, которое будет являться одним из экономических обоснований понесенных расходов.