Бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов

 Вопрос:                                  

   
    Организация занимается строительством жилья. В процессе подписания договоров с клиентами возникают представительские расходы (чай, кофе, кондитерские изделия). Собранием учредителей было согласовано выделение из прибыли 50,0 тыс.руб. на эти цели. Просим вас дать разъяснения, какими документами это должно оформляться? В каком объеме мы должны делать закупки и в каком объеме списывать? Как в бухгалтерском и налоговом учете отразить эти затраты?
   
     

 Ответ:       

              
    К представительским расходам в соответствии со ст.264 Налогового кодекса РФ относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время проведения переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
    
    Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату за отчетный (налоговый) период.
    
    Требования к признанию расходов в целях налогообложения - это экономическая оправданность, документальная подтвержденность произведенных затрат, связь с доходами и признание расходов в зависимости от применяемого налогоплательщиком метода ("метод начислений" или "кассовый метод").
    
    В целях правомерного, обоснованного включения суммы представительских расходов, в пределах норм, в состав прочих расходов, в целях определения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, рекомендуем оформлять их сметами на проведение официального приема и актами-отчетами (составляются в произвольной форме) о проведении обслуживания представителей других налогоплательщиков с целью поддержания, например, взаимного сотрудничества. К акту-отчету прикладываются смета, протокол проведенного совещания и первичные документы, подтверждающие суммы расходов. Сумма налога на добавленную стоимость с представительских расходов в соответствии со п.7 ст.272 НК РФ подлежит вычетам при формировании суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет, в пределах, принимаемых к вычету при исчислении налога на прибыль. В налоговом учете суммы представительских расходов отражаются по дебету учета затрат и счета 19 (сумма НДС) в корреспонденции с кредитом счетов 71, 60, 76 и др., сверх норм - в дебет счета 91.2 в корреспонденции с этими же счетами. В бухгалтерском учете суммы представительских расходов списываются на счета учета затрат с выделением сумм НДС.
    
    

А.Д.Полякова,
главный специалист по налогообложению
ООО "Финансы и право-НН"

4 ноября 2003 года N А2438