Кассового чека и путевого листа достаточно для того, чтобы списать ГСМ
на расходы предприятия, учитываемые для целей налогообложения

 Вопрос:

    На балансе предприятия числятся автомобили. Водители заправляют их на АЗС, платят наличными средствами и затем отчитываются в бухгалтерию о проведенных затратах, прикладывая путевые листы и кассовые чеки. Можем ли мы списывать расходы на ГСМ в полном объеме на расходы для целей налогообложения по прибыли на основании путевого листа и кассового чека?

    

 Ответ:

    
    Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта), а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.
    
    Такого понятия как служебный транспорт действующее законодательство не содержит. Как правило, этот термин обозначает транспорт, используемый для осуществления управленческих функций. В основном, к служебному транспорту относятся легковые автомобили, автобусы и микроавтобусы, а также железнодорожные, воздушные и иные виды транспорта, принадлежащего предприятию и используемого для служебных целей.
    
    Расходы на топливо для автотранспортных средств включаются в состав материальных затрат предприятия (подпункт 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ).
    
    Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению для учета горюче-смазочных материалов предусмотрен субсчет 3 "Топливо" счета 10 "Материалы". Учет ГСМ ведется по видам, местам хранения и материально ответственным лицам, а также по водителям и маркам автотранспортных средств. Для удобства могут применяться счета второго порядка, например, такие как "Топливо на складе", "Топливо в баках", "Топливо по талонам" и т.д.
    
    ГСМ предприятия приобретают как по безналичному расчету, так и за наличные деньги. При безналичных расчетах документами, служащими основанием для учета ГСМ и возмещения НДС, являются товарно-транспортная накладная, платежное поручение и счет-фактура. Во многих предприятиях горюче-смазочные материалы приобретаются водителями за наличный расчет. Для этого водителю выдают деньги в подотчет, и он от своего имени покупает бензин на автозаправочных станциях. В этом случае к авансовому отчету он сможет приложить чек контрольно-кассовой машины, где указано, сколько денег он заплатил за бензин.
    
    В каждом чеке должна быть информация о наименовании организации-продавца (АЗС), ее ИНН, номере кассового аппарата, порядковом номере чека, дате и времени покупки. Также в чеке должно быть указано количество залитого в бак бензина, его марка, цена за 1 литр и общая сумма. Если же этой информации нет, то водитель должен обратится на АЗС с просьбой выдать ему документ, который подтверждал бы, сколько куплено бензина и по какой цене. Таким документом, например, может быть товарный чек.
    

    Согласно пункту 7 статьи 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
    

    Стоимость израсходованного топлива списывается на себестоимость продукции на основании первичных учетных документов, подтверждающих, что автомобиль используется в производственных целях. Такими документами являются маршрутные или путевые листы. Маршрутные листы применяют обычно в том случае, когда автомобиль курсирует по одному и тому же маршруту в течение длительного времени. Однако чаще всего организации используют путевые листы. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
    
    Путевой лист выписывается и выдается водителю, как правило, на один день. На более длительный срок путевой лист оформляют только при длительных поездках.
    
    В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, марка и государственный номер автомобиля, время выезда и возвращения в гараж, показания спидометра до и после возвращения. Также в путевом листе записывают остаток топлива в баке на начало и конец дня, расход топлива, а также маршрут следования. Необходимым реквизитом путевого листа является печать организации, которой принадлежит автомобиль.
    
    В бухгалтерском учете бензин списывается на основании данных о его фактическом расходе, указанном в путевом листе.
    
    Д-т 71 - К-т 50 - отражена выдача денежных средств в подотчет водителю,
    
    Д-т 10 субсчет "Топливо" - К-т 71 - после сдачи авансового отчета отражено оприходование бензина,
       
    Д-т 20 (23, 26) - К-т 10 субсчет "Топливо" - после сдачи путевых листов отражено списание бензина.
    
    Таким образом, кассового чека и путевого листа достаточно для того, чтобы списать ГСМ на расходы предприятия, учитываемые для целей налогообложения.
    
    

М.Н.Чуприна,
генеральный директор
ООО "РосЭксперт-Аудит"
С.-Петербург, Щербаков пер., 4,
тел.: (812)320-92-90

12 июля 2004 года N А3265