ГОСТ Р 51141-98

Группа Т00

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Records management and organization of archives.
Terms and definitions

ОКС 01.040.01; 01.140.20
ОКСТУ 0090; 0006

Дата введения 1999-01-01

ПРЕДИСЛОВИЕ

     
     1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России
     
     ВНЕСЕН Федеральной архивной службой России
     
     2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28
     
     3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
           
  

Введение

     
     Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
     
     Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.
     
     Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп".
     
     Термины - синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
     
     Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина.
     
     Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.
     
     В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.
     
     Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
     
     Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.
           
     

1 Область применения

     
     Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
     
     Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
          
     

2 Стандартизованные термины с определениями

    
     2.1 Общие понятия
     
     1 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
     
     2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов
     
     3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
     
     4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления
     
     5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде
     
     6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта
     
     7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени
     
     8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию
     
     9 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом
     
     10 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом
     
     11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии
     
     12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи
     
     13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи
     
     14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма
     
     15 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки
     
     16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами
     
     17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной
     

     18 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки
     
     19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений
     
     20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом
     
     21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ
     
     22 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
     
     23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке
     
     24 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации
     
     25 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления
     
     26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения
     
     27 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа
     
     28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
     
     29 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
     
     30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
     
     31 дублетный документ: Один из экземпляров копии документа
     
     2.2 Делопроизводство
     
     2.2.1. Документирование
     
     32 документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам
     
     33 правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования
     

     34 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
     
     35 унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
     
     36 вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения
     
     37 наименование документа: Обозначение вида письменного документа
     
     38 организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц
     
     39 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа
     
     40 постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении
     
     41 переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении
     
     42 формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности
     
     43 формуляр-образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты
     
     44 бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа
     
     45 унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации
     
     46 служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений
     
     47 зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами
     

     48 табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов
     
     49 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования
     
     50 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица
     
     51 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа
     
     52 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием
     
     53 гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию
     
     54 дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования
     
     55 заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание
     
     56 виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа
     
     57 резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение
     
     58 текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
     
     2.2.2. Организация работы с документами
     
     59 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения
     
     60 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
     
     61 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период
     
     62 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение
     

     63 исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения
     
     64 внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации
     
     65 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения
     
     66 регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации
     
     67 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов
     
     68 срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией
     
     69 типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом
     
     70 индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией
     
     71 дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
     
     72 формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела
     
     73 оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами
     
     74 заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле
     
     75 номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
     
     76 индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку
     
     2.3 Архивное дело
     
     2.3.1. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации
     
     77 архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования
     
     78 архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов
     

     79 профиль архива: Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению
     
     80 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника
     
     81 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой
     
     82 Архивный фонд Российской Федерации: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации
     
     83 государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью
     
     84 негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности
     
     85 объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи
     
     86 архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода
     
     87 архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам
     
     88 комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством
     
     89 источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив
     
     90 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица
     

     91 фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд
     
     92 фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям
     
     93 ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение
     
     94 запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат
     
     95 экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев
     
     96 перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения
     
     97 выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных
     
     98 выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению
     
     2.3.2 Обеспечение сохранности документов
     
     99 обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет
     
     100 обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов
     
     101 режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением
     
     102 реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению
     
     103 старение (архивного) документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов
     

     104 страховая копия (архивного документа): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала
     
     105 страховой фонд документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов
     
     106 фонд пользования: Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа
     
     107 хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов
     
     108 государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев
     
     109 ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами
     
     110 депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы
     
     111 постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке
     
     112 документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение
     
     113 документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению
     
     114 ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну
     
     115 учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах
     

     116 централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения
     
     117 единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение
     
     118 единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве
     
     119 учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета
     
     120 карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации
     
     121 список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров
     
     122 лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике
     
     123 внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов
     
     124 проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции
     
     2.3.3 Научно-информационная деятельность архивов
      

     125 научно-информационная деятельность архива: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов
     
     126 использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан
     
     127 публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами
     
     128 система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования
     
     129 историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата
     
     130 архивный справочник: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах
     
     131 межархивный справочник: Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов
     
     132 архивная опись: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания
     
     133 путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием
     
     134 обзор архивных документов: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом
     
     135 архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации
     
     136 указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных
     
     137 доступ к архивным документам: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов
     
     138 архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов
     
     139 архивная копия: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных
     
     140 архивная выписка: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке
         
     

АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ НА РУССКОМ ЯЗЫКЕ

               
Текст документа сверен по:
официальное издание
М.: Издательство стандартов, 1998