Об отражении в бухгалтерском учете
представительских расходов

 Вопрос:

    Как должны быть оформлены представительские расходы для отнесения их на себестоимость?
    
    Какая информация должна быть представлена в отчетных документах (в том числе об участниках мероприятия) и в какие сроки?

 Ответ:

    При исчислении представительских расходов и расходов на рекламу (в том числе и организациями торговли) следует руководствоваться письмами Министерства финансов Российской Федерации от 6 октября 1992 года N 94 "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения" и от 29 апреля 1994 года N 56 (изменения в Письмо N 94).

    В упомянутых документах перечислены виды затрат, которые можно отнести к представительским. Это:

    а) затраты, связанные с проведением официального приема (завтрак, обед или другие подобные мероприятия) представителей (участников) других предприятий, организаций и учреждений, в том числе и иностранных, прибывающих для переговоров о сотрудничестве, а также для участия на заседаниях совета предприятия и ревизионной комиссии;

    б) затраты, связанные с транспортным обеспечением вышеуказанных лиц (только во время проведения мероприятия, не включая затраты, связанные с прибытием участников на мероприятие);

    в) посещение ими культурно-зрелищных мероприятий;

    г) их буфетное обслуживание во время переговоров и посещения культурной программы;
    
    д) затраты, связанные с оплатой переводчиков, если они не состоят в штате предприятия.

    Для отнесения затрат, относящихся к представительским расходам, на себестоимость по нормам обязательным является соблюдение следующих условий:

    1. Наличие сметы на представительские расходы, утвержденной руководителем предприятия на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов. Как правило, смета составляется на начало года, и базой для расчета нормативов являются показатели финансово-хозяйственной деятельности предыдущего года.
    
    2. Наличие акта о проведении мероприятия с указанием места и даты проведения, количества участников (желательно указывать фамилии, имена, отчества, название организации), плана мероприятия, величины расходов по статьям затрат.
     
    3. Финансовых оправдательных документов, приложенных к акту. При оплате наличными деньгами это: кассовый и товарный чеки с указанием количества, цены и стоимости приобретенных товаров (услуг). При оплате, например, транспортных расходов к акту прилагаются заполненные бланки строгой отчетности, разрешены Минфином РФ.

    Проведение презентаций, юбилеев, праздничных мероприятий под видом представительских расходов не допускается. Порядок выдачи и отчетности об использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.

13.11.97 N 418
Генеральный директор
    Гончарова Н.П.,

"Союз аудиторских фирм",
Санкт-Петербург

13.11.97 N А325