Оплата организацией проездных документов своим работникам, приобретенных как за счет организации, так и работниками самостоятельно

 
 Вопрос:     

    Перечислите, пожалуйста, условия, при которых работнику выплачивается компенсация за проездные билеты.
    
    Как отразить в бухгалтерском учете различные формы их приобретения?
        
    

 Ответ:               

    Само понятие компенсация определяет возмещение уже произведенных расходов, т.е. когда работнику организации не выдавались денежные средства в подотчет, а им самим были произведены расходы на нужды данной организации.
    
    Видимо, ваш вопрос касается оплаты организацией проездных документов своим работникам, приобретенных как за счет организации, так и работниками самостоятельно.     

   1. Оплата проезда в городском транспорте при исполнении служебных обязанностей
    
    Налоговые органы при определении правомерности отнесения на расходы организации и невключения в совокупный годовой доход работников расходов на проезд рекомендуют пользоваться постановлением Совета Министров РСФСР N 521 от 04.05.63 "Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте". В данном постановлении был определен перечень профессий и должностей, которым полагалось оплачивать проезд на городском транспорте. Данное постановление касалось бюджетных организаций, и постановлением Совета Министров РСФСР N 382 от 13.09.88 оно было отменено в части организаций, перешедших на самофинансирование.
    
    Таким образом, с 1998 года отсутствует документ, регламентирующий, кому и в какой сумме следует оплачивать проезд в служебных целях на городском транспорте.
    
    Отнесение расходов по оплате проездных документов на городском транспорте на затраты организации, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, правомерно, если:
    
    - расходы связаны с производственным процессом;
    
    - расходы связаны с управлением организации.
    
    Определить, относятся ли данные расходы к указанным выше, не представляет труда, не прочитав, заключенный между организацией и работником трудовой контракт (ст.15 КЗоТ РФ).
    
    В трудовом контракте должны быть отражены существенные условия договора:
    
    - система и размер оплаты труда;
    
    - льготы;
    
    - режим работы;
    
    - совмещение профессий;
    
    - наименование занимаемой должности;
    

    - обязанности по занимаемой должности;
    
    - др. в соответствии с договором.
    
    При перечислении обязанностей в трудовом договоре надо указать, носит ли его работа разъездной характер и обеспечивается ли он автомобильным транспортом организации.
    
    Если характер работы разъездной, автомобильный транспорт не предоставляется и в трудовом договоре указано, что работнику компенсируются средства, израсходованные на приобретение проездных документов на городском транспорте (или организация сама приобретает их для своего сотрудника), - это производственные расходы, не включаемые в совокупный годовой доход.
    
    Отражение в учете
    

    
    Если работник обеспечивается автомобильным транспортом организации или его работа не носит разъездной характер, оплаченный за счет организации (собственных средств) проезд на городском транспорте подлежит включению в совокупный годовой доход работника.
    
    Отражение в учете
    

    
    В организации может быть предусмотрен и другой способ оплаты работникам проезда на городском транспорте.
    
    Это, в частности, приобретение одного или нескольких проездных билетов на организацию, хранение их в специально отведенном месте и выдача при необходимости работникам.
    
    В данном случае распорядительным документом по организации (приказ, распоряжение и др.) необходимо:
    
    во-первых, определить данный порядок;
    
    во-вторых, назначить ответственное лицо (лиц) за приобретение, хранение, выдачу проездных документов;
    
    в-третьих, определить порядок использования проездных документов (ведение журнала поездок, журнала отсутствия на рабочем месте, журнала регистрации поручений руководства) и пр.
    
    Отражение в учете
    

    2. Оплата расходов на проезд при направлении работника в командировку
    
    В случае направления работника в командировку по производственной необходимости по организации должен быть выпущен приказ с указанием цели командировки и ее сроков.
    
    В организации может быть установлено ограничение на стоимость проезда в зависимости от занимаемой должности и класса предоставляемых услуг. На основании приказа в соответствии с принятыми организацией правилами:
    
    - соответствующая служба заказывает для командируемого проездные документы (билеты) и выдает их ему на руки
    
    либо
    
    - бухгалтерия производит выдачу денег командируемому лицу под отчет на приобретение проездных документов, суточных, на оплату проживания.
    
    При возвращении из командировки работник сдает проездные документы в бухгалтерию организации вместе с авансовым отчетом и другими документами для подтверждения произведенных расходов.
    
    Расходы по командировке на проезд относятся на затраты, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, если они подтверждены документально.
    
    Отражение в учете
    

ЗАО "РАЦ "АУДИТЭКСПЕРТ"
г.Москва
тел.:(095)774-33-05
факс:(095)720-29-36

26 января 2001 года N А841