Отражение на счетах бухгалтерского учета приобретения трудовых книжек

         

 Вопрос:                      

    Как учитывать приобретенные трудовые книжки на предприятии? Облагается ли налогом с продаж стоимость трудовой книжки, удержанной из зарплаты работника?    

         

 Ответ:                                  

    
    В соответствии со ст.39 КЗоТ РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Согласно п.1 постановления Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
    
    На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия, учреждения, организации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При учете приобретенных бланков трудовых книжек и решении вопросов, связанных с порядком их хранения, следует руководствоваться постановлением N 656, а также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 N 162.
    
    Отражение на счетах бухгалтерского учета приобретения бланков трудовых книжек зависит от источника, на который будут списываться затраты на их приобретение. Если трудовые книжки будут выдаваться работникам бесплатно, то расходы, связанные с приобретением бланков трудовых книжек, будут рассматриваться как расходы по обычным видам деятельности на основании пп.5, 7 положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 N 33н. В бухгалтерском учете расходы, связанные с управлением производством, учитываются в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденной приказом Минфина СССР от 01.11.91 N 56, по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" (для торговых предприятий - по дебету счета 44 "Издержки обращения"; по новому Плану счетов, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, - по дебету счета 44 "Расходы на продажу"). Если приобретаются трудовые книжки в количестве, превышающем необходимое для выдачи вновь поступившим работникам, то запасные трудовые книжки не могут быть отнесены на расходы текущего отчетного периода, а отражаются в качестве расходов будущих периодов с отражением на счете 31 "Расходы будущих периодов" (по новому Плану счетов - счет 97 "Расходы будущих периодов") в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". По мере выдачи трудовых книжек, приобретенных ранее, расходы по их приобретению списываются с кредита счета 31 (97) в дебет счета 26 (для торговых предприятий - счета 44).
    
    Суммы НДС, предъявленные организацией - продавцом трудовых книжек и уплаченные ей, подлежат вычетам на основании ст.171 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ). В соответствии с п.1 ст.172 НК РФ налоговые вычеты предоставляются после принятия на учет указанных товаров (в данном случае бланков трудовых книжек) при наличии соответствующих первичных документов. Основным документом для принятия предъявленных сумм налога к вычету является счет-фактура (п.1 ст.169 НК РФ).
    

    Согласно п.7.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, вносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия по форме, прилагающейся к данной Инструкции. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек (п.7.2 Инструкции).
    
    В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности предназначен счет 006 "Бланки строгой отчетности". Аналитический учет по счету 006 "Бланки строгой отчетности" ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения.
    
    Пример. Предприятие приобрело бланки трудовых книжек на сумму 1200 руб., в том числе НДС 200 руб., и в полном объеме выдало (оформило) работникам. В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи (по старому и новому Планам счетов):
    
    Д-т 26 (44), К-т 60 - 1000 руб. - отражены расходы по приобретению трудовых книжек,
    
    Д-т 19, К-т 60 - 200 руб. - отражена сумма НДС по приобретенным трудовым книжкам,
    
    Д-т 006 - 1200 руб. - приобретенные книжки приняты к учету как бланки строгой отчетности,
    
    Д-т 60, К-т 51 - 1200 руб. - произведена оплата трудовых книжек,
    
    Д-т 68, К-т 19 - 200 руб. - предъявлена к вычету сумма НДС,
    
    К-т 006 - 1200 руб. - списаны трудовые книжки.
    
    Если предполагается компенсация стоимости бланков трудовых книжек работниками, то произведенные расходы не являются расходами предприятия, а перевыставляются работникам с использованием счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Поскольку в данном случае компенсация работниками стоимости бланков трудовых книжек не является доходом организации, а представляет собой только суммы возмещения расходов, понесенных организацией в интересах работников, суммы такой компенсации не подлежат обложению налогом с продаж, так как отсутствует факт реализации их сотрудникам предприятия.
    
    Пример. Предприятие приобрело бланки трудовых книжек на сумму 1200 руб., в том числе НДС 200 руб., расходы по которым компенсируются работниками. Записи по счетам бухгалтерского учета приводятся по старому и новому Планам счетов.
    

    Д-т 76, К-т 51 - 1200 руб. - оплачены бланки трудовых книжек,
    
    Д-т 006 - 1200 руб. - трудовые книжки приняты к учету как бланки строгой отчетности,
    
    Д-т 73, К-т 76 - 1200 руб. - отражена задолженность работников перед предприятием,
    
    Д-т 50, К-т 73 - 1200 руб. - погашена работниками задолженность за трудовые книжки,
    
    К-т 006 - 1200 руб. - списаны трудовые книжки.

С.Липатников
ЗАО "Прима-аудит"

"Финансовая газета",
N 41(513), октябрь 2001 года

29 октября 2001 года N Э763