Компенсации за использование личных легковых автомобилей
для служебных поездок  

 Вопрос:

    Каким образом затраты на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в составе затрат, связанных с управлением производством?

 Ответ:

    Затраты на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в составе затрат, связанных с управлением производством.
    
    Для целей налогообложения эти затраты принимаются только в пределах, установленных законодательством.
    
    ["Положение о составе затрат...", пп.2 "и"]

    В настоящее время действуют введенные с 01.08.96 следующие нормы компенсации в месяц за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (в деноминированных рублях, т.е. после 01.01.98):
    
    - для автомобиля марки ЗАЗ - 48 руб. 90 коп.;
    
    - для автомобиля марки ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) - 62 руб. 65 коп.;
    
    - для автомобиля марки АЗЛК или ИЖ - 69 руб. 74 коп.;
    
    - для автомобиля марки ГАЗ, УАЗ или ВАЗ-2121 - 84 руб. 59 коп.;
    
    - для мотоцикла - 36 руб. 55 коп.
    
    [Письмо Минфина России от 09.08.96 N 74 "О внесении изменений в письмо Министерства финансов Российской Федерации от 7 июля 1995 года N 68 "О внесении изменений в письмо Министерства Финансов Российской Федерации от 26 августа 1994 года N 116 "О внесении изменений в письмо Министерства Финансов Российской Федерации от 16 июня 1993 года N 74 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок"]
    
    Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля иностранной марки выплачивается в том же размере, в каком она выплачивается по тем отечественным автомобилям, к классу которых по своим техническим параметрам может быть приравнен этот автомобиль (письмо Минфина России от 21.07.92 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (с учетом изменений письмом Минфина России от 16.06.93 N 74 в его посл. ред.). В литературе отмечается, что к техническим параметрам автомобиля иностранной марки в вышеуказанных целях может быть отнесена мощность его двигателя.
    
    Очевидно, что при существующих ценах на горючее и запчасти вышеуказанные нормы компенсации могут компенсировать лишь очень малую часть реальных расходов работника, обусловленных использованием для служебных поездок личного автомобиля. Тем не менее, как утверждает письмо Минфина России от 21.07.92 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (с учетом изменений письмом Минфина России от 16.06.93 N 74 в его посл. ред.), в установленных нормах компенсации уже учтено возмещение затрат работника по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Поэтому любые возмещения затрат работника по эксплуатации автомобиля, в том числе затрат на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт, произведенные сверх вышеуказанных норм, хотя и включаются в себестоимость продукции (работ, услуг), но вместе с тем на сумму этого превышения увеличивается налогооблагаемая прибыль фирмы (увеличивается внесистемно, то есть без отражения на счетах бухгалтерского учета).
    

    Компенсация выплачивается работнику фирмы в том случае, когда его работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с его должностными обязанностями.
    
    Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию фирмы копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.
    
    Основанием для выплаты компенсации работнику является приказ руководителя фирмы, в котором предусматриваются размеры этой компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля для служебных поездок.
    
    Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в том же порядке, что и компенсация работнику, являющемуся собственником автомобиля.
    
    За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда автомобиль не используется для служебных поездок, компенсация не выплачивается.
    
    Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней в месяце.
    
    Расходы на выплату компенсации работникам бюджетных учреждений и организаций производятся в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей по смете учреждения, организации. Выплата компенсации руководителям бюджетных учреждений и организаций производится с разрешения вышестоящих органов управления (организаций).
    
    [Письмо Минфина России от 21.07.92 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (с учетом изменений письмом Минфина России от 16.06.93 N 74 в его посл. ред.)]

    Компенсации за использование личных мотоциклов для служебных поездок распространяются только на работников сельских и поселковых администраций и выплачиваются в порядке, установленном для работников бюджетных учреждений и организаций, использующих личные легковые автомобили для служебных поездок.
    
    [Письмо Минфина России от 16.06.93 N 74 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок" (посл. ред. письмом Минфина России от 09.08.96 N 74]

    Компенсационные выплаты за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, произведенные в пределах установленных норм, не включаются в совокупный годовой доход, облагаемый подоходным налогом с физических лиц.
    
    [Инструкция Госналогслужбы России от 29.06.95 N 35 "По применению Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц", посл. ред., пп.8 "д"]
    
    Если выданная в установленном порядке сумма компенсации за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок превышает законодательно установленную норму, то эта сумма в части превышения относится за счет чистой прибыли фирмы и включается в совокупный годовой доход работника, облагаемый подоходным налогом с физических лиц.
    
    

Е.Ф.Мосин,
доцент кафедры права предпринимательской деятельности СПбГУП,
адвокат Санкт-Петербургской городской коллегии адвокатов.
Телефон: (812) 186-80-57.
E-mail: [email protected]

5 мая 1998 года N Ю1772