Оформление затрат на оплату транспортных услуг
                  

 Вопрос:                 

    Каков порядок оформления документов для отражения в бухгалтерском учете затрат на оплату транспортных услуг по перевозке грузов?
    
    

 Ответ:       

    Для устранения возможных претензий налоговых органов о правомерности отнесения на себестоимость затрат на оплату транспортных услуг организации необходимо иметь следующий комплект документов:
    
    1. Договор перевозки грузов.
    
    2. Акты сдачи-приемки оказанных услуг.
    
    3. Счета на оплату оказанных услуг.
    
    4. Товарно-транспортные накладные на перевозку грузов, принадлежащих организации.
    
    5. Счета-фактуры, выставленные подрядчиком на организацию согласно требованиям НК РФ.
    
    Указанные первичные документы необходимы для правомерного отражения в бухгалтерском учете и обоснованного отнесения затрат организации на себестоимость и должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Рассмотрим каждый из перечисленных документов подробнее.
    
    1. Договор перевозки грузов. Применяется при условии достаточно постоянных перевозок грузов одним и тем же подрядчиком и позволяет обосновать равномерные, как в данном случае, платежи в оплату за услуги перевозчика. В отличие от договора аренды транспортного средства договор перевозки грузов не требует необходимости использования организацией путевых листов и соответственно их бухгалтерского учета, так как это является обязанностью постоянного или временного владельца транспортного средства. При однократном использовании подрядчика для перевозки какого-либо груза можно заменить этот договор счетом на оплату обычной формы и приложить товарно-транспортную накладную установленной формы.
    
    2. Акты сдачи-приемки оказанных услуг. Составляются ежемесячно в произвольной форме в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон, для отражения в бухгалтерском учете. Акт сдачи-приемки оказанных услуг является основанием для отнесения на себестоимость затрат по договору перевозки, а также основанием для составления подрядчиком счета-фактуры для расчетов по НДС. Акт сдачи-приемки оказанных услуг необходим в тех случаях, когда в стоимость транспортных услуг по договору входит не только стоимость собственно транспортных услуг, но и еще какая-то сумма в оплату дополнительных услуг. К числу таковых услуг могут быть отнесены, например, обеспечение постоянной готовности транспортных средств для ускоренной подачи их по заявке организации и др. В акте обязательно должны быть указаны период, в течение которого были оказаны данные услуги, общая стоимость оказанных услуг и сумма НДС.
    
    3. Счета на оплату оказанных услуг. Счет на оплату является первичным документом бухгалтерского учета и основанием для совершения предварительной или последующей оплаты услуг подрядчика, в нем обязательно необходимо выделение суммы НДС. Как уже указывалось, в случаях разовых перевозок счет с подробно указанными обязательствами транспортной организации и в комплекте с товарно-транспортной накладной может являться полноценной заменой договора перевозки.
    
    4. Товарно-транспортные накладные на перевозку грузов, принадлежащих организации. Факт перевозки грузов, принадлежащих организации, должен быть оформлен только товарно-транспортной накладной установленной формы. Применение различных вариантов транспортных накладных является основанием для претензий налоговых органов по поводу недействительности данного первичного документа и необоснованности отражения данной хозяйственной операции в регистрах бухгалтерского учета. Товарная накладная формы "ТОРГ-12" может служить лишь приложением к товарно-транспортной накладной в качестве товарного раздела, но не более того, при этом в товарном разделе товарно-транспортной накладной должна быть сделана соответствующая запись. Как нам представляется, при использовании формы "ТОРГ-12" в качестве приложения к товарно-транспортной накладной установленной формы достаточно подтверждения печатью и подписью организации грузополучателя или грузоотправителя, т.е. контрагента, только в самой форме "ТОРГ-12".
    
    5. Счета-фактуры, выставленные подрядчиком на организацию согласно требованиям НК РФ. Для учета расчетов по НДС и формирования книги покупок организации необходимо иметь счета-фактуры перевозчика за оказанные услуги. Счета-фактуры составляются в течение пяти дней с даты составления акта сдачи-приемки оказанных услуг и на основании данного акта. Счета-фактуры являются основанием для оприходования НДС, уплаченного подрядчику, а также для принятия его к зачету при соблюдении условий, установленных НК РФ.

М.Балашов
ООО "АУДИТ МИЛЛЕНИУМ"
"Финансовая газета"
N 50(522), декабрь 2001 года

28 декабря 2001 года N Э1092