Ведение кассовой книги в электронном виде

 Вопрос:                                                    

    Организация ведет бухгалтерский и налоговый учет с помощью программы "1С". Можно ли вести кассовую и главную книги в электронном виде? Какие регистры бухгалтерского учета требуется вести в письменном виде?
    

 Ответ:                        
   

    В Федеральном законе от 21.11.96 N 129-ФЗ (в ред. от 10.01.2003) "О бухгалтерском учете" указано, что регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
    
    Что касается ведения кассовой книги в электронном виде, то этот вопрос регулируется п.25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40.
    
    При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
    
    В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
    
    Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
    
    В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) эти машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.
    
    При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители.
    

    По окончании отчетного периода бухгалтерские регистры, сформированные с применением средств вычислительной техники, должны распечатываться на бумажных носителях и храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Е.Давыдова,
ЗАО "Аудиторская фирма "Критерий-Аудит"
"Финансовая газета. Региональный выпуск",
N 25(450), июнь 2003 года

25 июня 2003 года N Э3328