Хранение первичных документов

 Вопрос:                                               

    
    Наша фирма зарегистрирована как общество с ограниченной ответственностью. Мы являемся плательщиками ЕНВД. Наш директор считает, что нет необходимости хранить первичные документы на закупленный товар. Можно ли вести учет приобретенных товаров только в книге закупок, не сохраняя накладных и счетов-фактур?     

         

 Ответ:       

    
    Перевод фирмы на уплату ЕНВД не снимает с нее обязанности выполнять требования законодательства о бухгалтерском учете. В статье 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" сказано, что организация должна хранить первичные документы не менее пяти лет. Сроки хранения документов есть и в Налоговом кодексе. Так, в статье 23 Налогового кодекса говорится, что данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться четыре года.
    
    Разделить документы организации на бухгалтерские и те, которые необходимы только для расчета налогов, довольно сложно. Поэтому лучше хранить все документы в течение пяти лет.
    
    Кроме того, сроки хранения регламентируются архивным законодательством. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года) установлено, что первичные бухгалтерские документы следует хранить пять лет. А документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников, - 75 лет.
    
    Статьей 120 Налогового кодекса установлена ответственность за сохранность первичных документов. За их отсутствие фирма заплатит штраф в размере:
    
    - 5000 рублей, если нет документов, которые относятся к одному налоговому периоду;
    
    - 15000 рублей, если нет документов за несколько налоговых периодов;
    
    - 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.
    
    Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей. На это указано в пункте 15.11 Кодекса об административных правонарушениях.
    
    Штрафов можно избежать только в том случае, если документы утеряны не по вашей вине. Например, их украли, они сгорели или затоплены. При этом у вас должны быть документы, подтверждающие чрезвычайные обстоятельства (например, справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью или справка от пожарных). Однако если в помещении, где хранились документы, не было пожарной сигнализации, то штрафа вы не избежите. Аналогично и с кражей. Если помещение не запиралось, то придется раскошелиться.
    
    Оштрафовать руководителя могут и сотрудники архивной службы. Их штраф составляет от 300 до 500 рублей. Он установлен статьей 13.20 Кодекса об административных правонарушениях.     
    

Т.В.Амитова,
эксперт
аналитической группы "РАДА"
www.radagroup.ru

17 февраля 2004 года N А2788