Списание материалов и инструментов

 Вопрос:

    Каким документом следует отразить в бухгалтерском учете малого предприятия (30 человек) списание инструментов, материалов (кроме тех, которые списываются по форме М-29), канцтоваров. Как можно установить лимит, например, на расход рулеток, молотков, сверл и др. А также какие лимиты на списание канцтоваров, можно ли их списать по раздаточной ведомости?
    

г.Калуга

 Ответ:

    
    При учете товарно-материальных ценностей предприятия любых форм собственности должны руководствоваться приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 N 44н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01".
    
    Согласно ПБУ 5/01 единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.
    
    Пунктом 23 ПБУ 5/01 установлено, что материально-производственные запасы отражаются в бухгалтерской отчетности в соответствии с их классификацией (распределением по группам (видам) исходя из способа использования в производстве продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд организации.

    Со склада товарно-материальные ценности могут быть переданы:

    - в производство;

    - на другой склад;

    - в торговый зал.
    
    При перемещении материалов оформляют лимитно-заборную карту (если отпуск материалов со склада ограничен) (форма N М-8) или требование-накладную (форма N М-11).
       
    При перемещении товаров внутри организации (например, со склада в торговый зал) выписывают накладную на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма N ТОРГ-13).
    
    Более детальное описание учета материалов и инструмента содержат Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 N 119н, и Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденные приказом Минфина РФ от 26 декабря 2002 N 135н.

    Так, согласно приказу N 135 отпуск специальной оснастки и специальной одежды в производство (эксплуатацию) со складов организаций (иных мест хранения) производится на основании первичных учетных документов, в качестве которых могут использоваться требование-накладная и (или) накладная (типовые межотраслевые формы N М-11 и М-15 соответственно, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а), а также лимитно-заборные карты (типовая межотраслевая форма N М-8, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а).
      
    При необходимости организация, помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, может применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению специальной оснастки и специальной одежды.

    Детальные правила учета движения и отпуска материалов содержат пункты 90-118 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 N 119н.
    
    Приведем некоторые из этих правил.
    
    Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.
    
    Отпуск материалов на склады (в кладовые) подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение.
    
    Материалы отпускаются с центральных складов организации в зависимости от структуры организации на склады подразделений или непосредственно в подразделения организации в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями). Отпуск сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации.
    
    По мере отпуска материалов со складов (кладовых) подразделения на участки, в бригады, на рабочие места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство.
    
    Стоимость материалов, отпущенных для управленческих нужд, относится на соответствующие счета учета этих расходов.
    
    Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующим лицам, осуществляющим указанный отпуск материалов со складов (кладовых).
    
    Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации.
    
    Порядок отпуска материалов со склада (кладовой) подразделения организации участкам, бригадам, на рабочие места устанавливается руководителем подразделения организации по согласованию с главным бухгалтером организации.
    
    На фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.
    
    Списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы) производится на основании указанного выше акта.
    

    Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливается организацией.
    
    Отпуск материалов со складов (кладовых) организации на производство (участкам, бригадам, на рабочие места), как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.
    
    Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации.
    
    Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма N М-8), требование-накладная (типовая межотраслевая форма N М-11), накладная (типовая межотраслевая форма N М-15). Исходя из конкретных условий деятельности организации последняя может помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов. При этом указанные формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете".
    
    Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ и услуг), а также для контроля за соблюдением лимитов.
    
    При небольших объемах отпуска материалов они могут выписываться на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.
    
    В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) "Сверх лимита". Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.
    
    Если в организации организована централизованная доставка материалов со складов организации на склады (кладовые) подразделений организации, на участки и на рабочие места, то подразделением, выполняющим снабженческие или плановые функции, составляется специальный оперативный документ на отпуск (план-карта), в котором отражаются утвержденные лимиты и календарные сроки подачи (доставки) материалов. На основе этого документа работником склада выписывается накладная на отпуск материалов в пределах месячного лимита и производится доставка материалов по назначению.
    
    Порядок отпуска, график доставки, формы оперативных документов определяются организацией в приказе (распоряжении и т.д.) о документообороте.
    
    Отпуск материалов со складов (кладовых) подразделения организации на производство может оформляться путем записи непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. Материалы отпускаются на основании лимитно-заборных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточке складского учета. Здесь же указывается шифр или наименование заказа (затрат).
    
    При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.
    
    Подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей, которые вместе с другими документами по учету затрат на производство передаются в бухгалтерскую службу организации или иное подразделение, согласно утвержденному порядку документооборота.

    Отметим, что в системе учета должна прежде всего формироваться информация об издержках производства, так как эти показатели - одни из основных объектов управленческого учета. Расходы группируются и учитываются по видам, местам их возникновения и носителям затрат. Места возникновения затрат - это филиалы организации, ее отделы или структурные подразделения. А носителями затрат являются выпускаемая продукция или оказываемые услуги.
    
    Любые затраты на ведение учета должны быть экономически оправданны: каждый рубль, вложенный в ведение учета, должен приносить отдачу. Например, какой смысл задействовать отдельного человека в детальном учете канцтоваров (вплоть до ластика и скрепки), выплачивая ему зарплату 5 тысяч рублей в месяц, если общая сумма расходов на канцтовары не превышает 4 тысяч рублей. С другой стороны, взвалив на единственного бухгалтера небольшой фирмы, которая не может платить высокую зарплату, еще и ведение детального учета тех же канцтоваров, вряд ли можно рассчитывать на эффективность такого учета.
       
    В крупных фирмах управленческим учетом должны заниматься не бухгалтеры, а сотрудники экономических, планово-экономических, экономико-статистических и аналитических отделов.
        
    Поэтому целесообразность применения тех или иных документов учета должна определять сама организация, не забыв отразить это в своей учетной политике.

 

М.Н.Чуприна,
генеральный директор
ООО "РосЭксперт-Аудит"
С.-Петербург, Щербаков пер., 4,
тел.: (812)320-92-90

1 марта 2004 года N А2839