Состав и порядок оформления документов, необходимых
для включения в себестоимость облагаемой НДС продукции
(работ, услуг) представительских расходов    

 Вопрос:

    
    Каков состав и порядок оформления документов, необходимых для включения в себестоимость облагаемой НДС продукции (работ, услуг) представительских расходов?

    Просим рассмотреть следующие случаи:

     - принимают представителя фирмы, с которой есть договорные производственные отношения,

    - принимают представителя фирмы, с которой нет договорных производственных отношений,

    а также:

    - в результате приема представителя другой фирмы заключен договор,

    - в результате приема представителя другой фирмы не был заключен договор.

 Ответ:

    
    Обращаем ваше внимание, что перечень представительских расходов, которые можно отнести к уменьшению налога на прибыль, поименованы в статье 264 Налогового кодекса - это расходы на проведение официального приема для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
    
    Обратите также внимание, что налоговики считают (письмо УМНС по СПб от 7 марта 2003 года N 02-05/4803), что затраты на алкогольную продукцию при проведении официального приема представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, не относятся к представительским расходам, поскольку они не предусмотрены исчерпывающим перечнем расходов на представительские цели согласно п.2 ст.264 НК РФ и не подлежат включению в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.
    
    В Налоговом кодексе указано, что это расходы по приему и (или) обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Таким образом, прописана возможность обслуживания представителей других организаций в целях установления контактов. Не указано также, что обязательно такой контакт должен быть установлен, поэтому расходы, по нашему мнению, при наличии всех оправдательных документов в каждом из перечисленных вами случаев можно отнести в уменьшение налога на прибыль.
    
    Необходимо выполнение следующих условий:
    
    - расходы фактически произведены;
    
    - подтверждены первичными документами, первичные документы оформлены согласно п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, должности, имена и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции;
    
    - непосредственно связаны с извлечением доходов (т.е. встреча производилась с целью установить или поддержать контакт с партнером, работа с которым связана с текущей производственной деятельностью).
    

    Рекомендуемые первичные документы:
    
    А) смета представительских расходов на год;
    
    Б) внутренний организационно-распорядительный документ (например, приказ руководителя организации), регламентирующий:
    
    - перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах, а следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;
    
    - порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
    
    - порядок расходования средств на представительские расходы;
    
    - документальное оформление представительских расходов;
    
    - порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;
    
    - нормирование отдельных видов представительских расходов.
    
    В) приказ о проведении конкретной встречи с информацией - дата; место; программа проведения мероприятия; состав приглашенной делегации и перечень должностей; участники со стороны предприятия; величина расходов.
    
    Г) По итогам встречи необходимо составить отчет, подписанный сотрудником, отвечающим за проведение мероприятия. Авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы (счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т.д.)
    
    Напомним, что в целях ведения бухгалтерского учета в расходы на продажу включаются все представительские расходы без ограничения. В целях налогового учета представительские расходы подлежат корректировке в соответствии с установленными нормами гл.25 Налогового кодекса РФ.

    

Козырева Я.В.
Руководитель отдела аудита и финансов
Объединенной консалтинговой группы

Санкт-Петербург, Лиговский пр., 64,
тел.: (812) 325-4860,
Москва, Лялин пер., 11/13,
тел.: (095) 916-23-06,
[email protected], [email protected]

28 апреля 2004 года N А3033