Записи в журнале кассира-операциониста ведутся
ежедневно в хронологическом порядке

 Вопрос:

    Наша организация имеет контрольно-кассовую машину (ККМ). Выручка в кассу организации поступает не каждый день (это может быть и раз в неделю, и раз в несколько месяцев).

    1) Должны ли мы заполнять журнал кассира-операциониста каждый день (даже если выручки не было и кассовые чеки не пробивались)?

    2) Если мы должны заполнять журнал, то как правильно это сделать (в частности, как правильно заполнить графы 4, 5, 6, 9)?

 Ответ:

         
    Пунктом 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением СМ РФ от 30.07.93 N 745 (с изменениями и дополнениями), установлена обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по применению контрольных лент, ведению книги (журнала) кассира-операциониста, заверенной в налоговом органе, и их хранению в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет.
    
    Формы документов, которые нужно составлять при работе с ККМ, установлены также постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".
    
    1. Вы начали работать с ККМ. Закончился очередной торговый день, и нужно оформить кассовые документы. Прежде всего пробивается так называемый Z-отчет. Он представляет собой итоговый чек, в котором отпечатаны показания счетчиков "кассы" на начало рабочего дня и на тот момент, когда вы сняли отчет по кассе. Разница между этими показателями будет вашей дневной выручкой.
    
    После того как кассир снял показания счетчиков (отпечатал Z-отчет), он делает записи в журнале кассира-операциониста (форма N КМ-4). Такой журнал заводят на каждый кассовый аппарат. В его графы ежедневно записывают показания счетчиков аппарата на начало и окончание рабочего дня и сумму дневной выручки.
   
    Кассир должен также обязательно составить и справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6). Отчет прилагают к приходному ордеру, который потом вместе с деньгами сдается в кассу организации. Приходный ордер выписывает старший кассир на сумму, которая фактически находится в кассовом аппарате.
    
    Таким образом, по правилам записи в журнале кассира-операциониста ведутся ежедневно в хронологическом порядке.
    
    Означает ли это, что, даже если организация не получает наличную выручку неделю, месяц и т.д., она все равно должна заполнять журнал ежедневно? Да, означает. Такие разъяснения неоднократно давались в прессе налоговыми инспекторами. По мнению специалистов отдела оперативного контроля и применения ККМ УМНС России по г.Москве, если наличной выручки за день не поступило, кассир должен переписать показания счетчика и проставить нули.
    
    2. На каждую ККМ заводят отдельный журнал. На одной строке журнала отражают операции по приходу денег за один рабочий день или смену кассира-операциониста.
    

    Все листы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе журнала указывают их общее количество.
    
    Количество листов журнала заверяют подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспектора, зарегистрировавшего ККМ, а также печатью фирмы.
    
    В журнале должно быть столько же строк, сколько было снято Z-отчетов.
    
    В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист должен заполнить столбец 6 журнала. Здесь приводят показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (столбец 7) и представителя администрации (столбец 8).
    
    Столбец 5 (графа "Показания") заполняют только при проверке, перерегистрации ККМ, снятии ККМ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания.
    
    В столбец 4 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных "Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам" (форма N КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.
    
    В столбце 9 кассир записывает показания денежного счетчика на конец дня. Сумма выручки (графа 10) должна соответствовать разнице между показаниями счетчика на начало и конец дня (смены).
    
    В конце каждого рабочего дня журнал подписывают кассир, старший кассир и представитель администрации. Затем кассир-операционист составляет справку-отчет (форма N КМ-6) и вместе с ней сдает выручку старшему кассиру.
        
    Заполненный журнал нужно хранить в архиве фирмы 5 лет.
    
    

М.Н.Чуприна,
генеральный директор
ООО "РосЭксперт-Аудит"
С.-Петербург, Щербаков пер., 4,
тел.: (812)320-92-90

23 сентября 2004 года N А3518