Оформление первичных документов

 Вопрос:

 
    По какой форме поставщики организации должны оформлять накладные с тем, чтобы организация правомерно учитывала расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

 Ответ:

    
    В соответствии со ст.9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
    
    а) наименование документа;
    
    б) дату составления документа;
    
    в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
    
    г) содержание хозяйственной операции;
    
    д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
    
    е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
    
    ж) личные подписи указанных лиц.
    
    Функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 N 835 "О первичных учетных документах" были возложены на Государственный комитет Российской Федерации по статистике. В соответствии с п.п.2, 3 постановления Госкомстата России, Минфина России от 29.05.98, от 18.06.98 N 57а, N 27н с 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998 годах по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
    
    В зависимости от вида, способа перевозки и от других характеристик товарно-материальных ценностей (ТМЦ) поставщики могут использовать разные формы первичных документов. В частности:
    
    для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов применяется форма N М-15 (накладная на отпуск материалов на сторону), утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а. Форму N М-15 при отгрузке ТМЦ применяют, как правило, организации, не являющиеся торговыми;
    
    для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяется товарная накладная (форма N ТОРГ-12), утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132. Форму N ТОРГ-12 при отгрузке ТМЦ применяют, как правило, торговые организации;
    
    для учета перевозок грузов автомобильным транспортом постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 утверждена и введена в действие типовая межотраслевая форма первичной учетной документации N 1-Т "Товарно-транспортная накладная". Она предназначена для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.
    
    В унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, однако все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается (постановление Госкомстата России от 24.03.99 N 20).
    
    Таким образом, оприходование ТМЦ может осуществляться на основании как унифицированных форм (ТОРГ-12, М-15, 1-Т ), так и иных форм первичных документов в предусмотренных случаях.
    
    Если поставщики используют унифицированные формы первичных документов, то они должны быть оформлены по установленной форме (без изменения) либо с внесением дополнительных реквизитов.
    
    Если поставщики предоставляют первичные документы, составленные не по унифицированной форме (в том числе ведомственные формы), то, на наш взгляд, они также могут приниматься к учету. При этом необходимо проверять наличие в формах всех необходимых реквизитов.
    
    В п.1 ст.252 НК РФ установлено, что в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст.270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст.265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
    
    В разделе 9 Методических рекомендаций по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729, указано, что для подтверждения произведенных расходов для учета их в целях налогообложения первичные документы должны соответствовать требованиям Закона "О бухгалтерском учете", в котором определен порядок оформления первичных документов. Следовательно, расходы, произведенные и подтвержденные неунифицированными документами, не могут быть признаны документально подтвержденными и их нельзя учесть для целей налогообложения прибыли.
    
    Таким образом, во избежание налоговых рисков рекомендуется обязывать (в том числе на основании прямого указания в договоре) поставщиков оформлять первичные документы по унифицированным формам. Однако, по нашему мнению, и в том случае, если поставщики представляют документы не по унифицированной форме, такие документы также следует принимать к учету. Нужно лишь проверять наличие в этих формах всех необходимых реквизитов. Такая позиция подтверждается и судебной практикой. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 13.01.2004 N КА-А40/10978-03 указано, что, если первичные документы, составленные не по унифицированной форме, соответствуют требованиям п.2 ст.9 Закона "О бухгалтерском учете", они содержат всю информацию, необходимую для решения вопросов налогообложения, а следовательно, могут являться основанием для учета расходов в целях налогообложения.
    
    

Специалисты
АКГ "Интерэкспертиза"

"Финансовая газета.
Региональный выпуск",
N 9 (534), март, 2005 год

7 марта 2005 года N Э5340