Вопрос:

    
    Акционерный коммерческий банк открытое акционерное общество (далее - Банк) обращается к вам с просьбой разъяснить порядок расчета и учета компенсаций, выплачиваемых работникам Банка за использование личных автомобилей в служебных целях при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
    
    В соответствии со ст.188 ТК РФ при использовании работником с согласия и ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
    
    Трудовой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат, а лишь предоставляют право работодателю самостоятельно определять порядок и размер компенсации затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.
    
    Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Согласно данному постановлению применяются следующие нормы расходов:
    

    
    Компенсация выплачивается работникам организаций в тех случаях, когда их работа по роду служебной (производственной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
    
    Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры этой компенсации. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт).
    
    Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. При этом в разъяснительных письмах и ответах налоговых органов ничего не говорится о том, как производить выплату компенсации, уменьшающую налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, если работник в течение месяца не все рабочие дни использовал личный автомобиль в служебных целях. Например, в месяце 21 рабочий день, при этом работник все дни находился на рабочем месте, но личным транспортом в служебных целях пользовался только 3 дня. В связи с чем встает вопрос, в каком размере производить выплату компенсации:
    
    1) в полном объеме, т.е. 1200 рублей в месяц, поскольку в нормативных документах не оговаривается иное;
    
    2) пропорционально количеству дней использования личных автомобилей в служебных целях, т.е. 1200/21*3 = 171,42 руб.
    
    Банком выплата компенсации по норме производится только за фактические дни использования автомобилей в служебных целях. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль в интересах Банка не используется, компенсация не выплачивается. При наличии дней в месяце, когда личный автомобиль не использовался в интересах работодателя, компенсация выплачивается в следующем порядке: сумма компенсации по норме делится на количество рабочих дней в расчетном периоде и умножается на количество рабочих дней, когда личный автомобиль использовался в интересах работодателя. Последний показатель определяется согласно представленных путевых листов.
    
    Таким образом, на основании вышеизложенного просим разъяснить, в каком порядке осуществлять компенсацию расходов по использованию личных автомобилей работников при исполнении должностных обязанностей в целях налогообложения прибыли, в случае, если не все рабочие дни месяца автотранспорт использовался в служебных целях:
    

    - в полном размере, установленном постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 вне зависимости от фактического количества рабочих дней, когда личный автомобиль использовался в служебных целях;
    
    - исходя из расчета, приведенного в абзаце 7 данного письма.
    
    

Министерство финансов Российской Федерации
ДЕПАРТАМЕНТ НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННО-ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКИ

    
ПИСЬМО

    
от 15 сентября 2005 года N 03-03-04/2/63

    
    
[О вопросе учета компенсаций, выплачиваемых работникам банка
за использование личных автомобилей в служебных целях,
при исчислении налога на прибыль]

    
    
    Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо от 05.07.2005 N 10-12/9-2311 по вопросу учета компенсаций, выплачиваемых работникам банка за использование личных автомобилей в служебных целях, при исчислении налога на прибыль и сообщает следующее.
    
    При признании организацией расходов в виде выплаты компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует рассматривать два аспекта этой проблемы.
    
    Во-первых, выплата компенсации непосредственно работнику организации за использование им в служебных целях личного автомобиля.
    
    Во-вторых, учет выплаченной работнику компенсации в качестве расходов для целей налогообложения прибыли в пределах норм, установленных постановлением Правительством Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".
    
    Согласно письму Минфина России от 21.07.92 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за пользование ими легковых личных легковых автомобилей для служебных поездок", зарегистрированному в Минюсте России 22.07.92 N 13, компенсация выплачивается работникам предприятий, организаций и учреждений за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей. Выплата производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
    
    Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.
    
    Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.
    
    В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
    
    Таким образом, руководитель организации в приказе самостоятельно устанавливает конкретный размер компенсации работнику за использование им личного автомобиля для служебных поездок в зависимости от интенсивности использования личного автомобиля для служебных поездок.
    
    Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.
    
    Кроме того, для определения суммы компенсации работник представляет в бухгалтерию организации также другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных им расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (например, путевые листы).
    
    Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.
    
    Если работник по каким-либо причинам не исполнял служебные обязанности (был в отпуске, по причине временной нетрудоспособности, находился в командировке), и не использовал личный автомобиль для служебных поездок в этот период времени, то, соответственно, он не мог представить в бухгалтерию соответствующие документы, подтверждающие понесенные им затраты.
    
    Если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы компенсации, установленной постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92.
    
    Обращаем внимание, что в настоящем письме не затрагиваются вопросы учета выплаты компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок в целях исчисления налога на доходы физических лиц.
    
    Однако, независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы будут признаны только в пределах норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92.
    
    

Заместитель директора
Департамента
А.И.Иванеев

Текст документа сверен по:

рассылка