Вопрос:

    
    ООО занимается рекламно-издательской деятельностью (издает адресно-телефонные справочники) и имеет на балансе три легковые машины. При этом автомобили обклеены рекламой организации.
    
    Руководящий состав организации (генеральный директор, директора отделов/подразделений) использует машину в рабочее время в служебных целях и в выходные дни с целью рекламирования деятельности ООО. Данные права и обязанности указаны в условиях трудового договора. Организация оплачивает расходы на ГСМ в пределах норм расходов, утвержденных Минтрансом России. В связи с тем, что заполнение и обработка путевых листов - процесс трудоемкий, просим дать разъяснения по следующим вопросам.
    
    1. Возможно ли лицам, являющимся руководящим составом и имеющим право использовать автомобили на основании условий трудового договора, не заполнять путевые листы? Возможно ли компенсировать им расходы на ГСМ на основании условий трудового договора и учесть указанные расходы в целях налогообложения прибыли?
    
    2. Возможно ли путевые листы заполнять один раз в месяц или один раз в неделю, а не ежедневно?
    
    3. Возможно ли организации самостоятельно разработать и утвердить форму путевого листа, исходя из специфики работы?
         

Министерство финансов Российской Федерации
ДЕПАРТАМЕНТ НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННО-ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКИ

ПИСЬМО

от 15 июля 2005 года N 03-03-04/1/75


[О правилах признания расходов по ГСМ и
путевых листах служебных автомобилей]

    Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и сообщает следующее.
    
    Как усматривается из представленного письма, организация использует в выходные дни автомобиль с целью рекламирования деятельности компании.
    
    Согласно пп.28 п.1 ст.264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) полученные налогоплательщиком доходы уменьшаются на расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, с учетом положений п.4 данной статьи Кодекса.
    
    На основании п.4 ст.264 Кодекса расходы налогоплательщика на рекламу на транспортных средствах (включая расходы на горюче-смазочные материалы для данных транспортных средств), осуществленные им в течение отчетного (налогового) периода, для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 1 процента выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст.249 Кодекса. Указанные расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п.1 ст.252 Кодекса).
    
    По вопросам заполнения путевых листов полагаем необходимым отметить, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Организация наделяется правом самостоятельно разработать форму тех первичных учетных документов, форма которых не предусмотрена в данных альбомах (ст.9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").
    
    Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 (далее - постановление).
    
    Учитывая, что унифицированная форма путевого листа утверждена постановлением, организация не вправе самостоятельно разработать и утвердить форму данного первичного учетного документа.
    
    В путевом листе указываются номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, его марка, цель поездки, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. На основании этих данных определяется фактический расход на горюче-смазочные материалы по конкретному автомобилю. При этом путевой лист автомобиля выписывается только на один день или смену (п.2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением).
    
    Таким образом, для признания расходов на горюче-смазочные материалы в целях налогообложения прибыли необходимо наличие чеков АЗС (документов, подтверждающих факт оплаты горюче-смазочных материалов) и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина на производственные цели. Компенсация руководящему составу организации расходов на горюче-смазочные материалы на основании условий трудового договора в целях налогообложения не учитывается.
    
    

Заместитель директора
Департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики
А.И.Иванеев

    
    
Текст документа сверен по:
"Бухучет на автотранспортных предприятиях",
N 12, 2005 год