- USD ЦБ 03.12 30.8099 -0.0387
- EUR ЦБ 03.12 41.4824 -0.0244
|
Краснодар:
|
погода |
мая
12
воскресенье,
Курсы
Индексы
- DJIA 03.12 12019.4 -0.01
- NASD 03.12 2626.93 0.03
- RTS 03.12 1545.57 -0.07
1. Общие положения
1.1. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления рекомендуются для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов, для расчета численности работников документационных служб и экономического обоснования* применения современных средств электронно-вычислительной техники в органах управления экономикой.
___________________
* Экономическое обоснование создания и внедрения систем документационного обеспечения управления: Методические рекомендации. М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1990 г. -96 с.
1.2. В основу разработки норм времени положены структура и штаты министерств, ведомств, организаций, учреждений*: технологическое описание управленческих процедур; материалы изучения организации труда в службах документационного обеспечения; результаты фотохронометражных наблюдений; данные бухгалтерского учета; данные оперативного учета и регистрации документов.
____________________
* в дальнейшем именуются учреждения.
1.3. При разработке норм использованы следующие нормативные документы: "Положение об организации нормирования труда в народном хозяйстве", утверждено постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. N 0226/II-6, "Межотраслевые методические рекомендации по разработке нормативных материалов для нормирования труда в непроизводственных отраслях народного хозяйства" (М.: Экономика, 1988), "Единая тарифная сетка по общеотраслевым должностям служащих", утверждена постановлением правительства Российской Федерации от 14 октября 1992 г. N 785.
При нормировании труда следует использовать "Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию" (М.: Экономика, 1988), "Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы" (М.: 1988), "Типовые нормы времени на роботы по копированию и размножению документов" (М.: Экономика, 1986), "Типовые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках" (М.: 1991), "Типовые нормы времени на перевод и переработку научно-технической литературы и документов" (М.: 1990), "Типовые нормы времени на программирование задач для ЭВМ" (М.: 1989).
1.4. При расчете и определении норм были использованы методы: хронометражных измерений, моментных наблюдений, экспертных оценок, пооперационного суммирования затрат времени.
1.5. Настоящие нормы времени распространяются на виды работ (комплексы задач), являющиеся составной частью Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовой системы документационного обеспечения (ТСДО), Автоматизированного банка архивных документов (АБнД).
1.6. Сборник содержит нормы времени в часах на принятую единицу измерения объема каждого конкретного вида роботы.
В сборнике приняты следующие основные единицы измерения: машинописный лист, строка (позиция), символ (знак), документ, форма документа, вопрос, печатный лист, регистрационная карточка, запрос, справка (ответ), поисковый образ документа (экранная форма), видеограмма, машинограмма, дело, единица хранения, бланк, сводка, справка (доклад), лексическая единица, ключевое слово, байт, калькуляционная единица. (Приложение 1)
1.7. Затраты времени по полному технологическому циклу подготовки документов определены путем непосредственного изучения затрат времени с использованием статистических методов обработки фактических данных или данных из типовых норм времени.
Ряд норм, касающихся трудоемкости принятия управленческих решений, рассчитан на основе технологического описания всего процесса подготовки решения, суммирования трудозатрат по всем операциям, для каждой из которых исходными данными послужили хронометражные замеры или экспертные оценки.*
__________________
* В основном экспертными оценками были охвачены операции по передаче (транспортировке), согласованию и утверждению документов.
1.8. С учетом времени на подготовительно-заключительные работы, а также обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы и время отдыха, необходимого при работе с персональными компьютерами) и личные потребности, при расчете норм применялся коэффициент 1,25.
1.9. При расчете норм на подготовку и обработку документов с использованием справочной литературы, корректурой текста, устранением юридических несоответствий, выполнением других логических процедур с документной информацией применялся дополнительный коэффициент напряженности, равный 1,2.
1.10. При одновременном применении поправочных коэффициентов норма времени умножалась на произведение этих коэффициентов.
1.11. Нормы времени на автоматизированную технологию получены путем хронометражных замеров отдельных операций по вводу-выводу информации с помощью персональных компьютеров, при автоматизированных подготовке, оформлению управленческих документов, их контролю, учету, регистрации, хранению, поиску и дальнейшему использованию.
1.12. Нa основе норм времени производится расчет явочной численности работников, занятых документационным обеспечением, делопроизводственным обслуживанием, работой с архивными документами.
1.12.1. С этой целью определяется годовая трудоемкость нормируемых работ 
в часах с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:
,
где 
- затраты времени на выполнение 
- того нормируемого вида роботы, час;
- годовой объем -того нормируемого вида работы, ед. изм.
1.12.2. Годовая трудоемкость ненормируемых работ (
) в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:
,
где 
- экспертная оценка трудозатрат времени на 
-ый ненормируемый вид работы, час;
- годовой объем -го ненормируемого вида роботы, ед. изм.
1.12.3. Общая годовая трудоемкость (
) управленческих работ рассчитывается по формуле:
.
1.12.4. Явочная численность работников (
) определяется по формуле:
,
где 
- полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч. (применяется в среднем, равным 1800 чел.-ч.).
Пример расчета численности работников службы документации приведен в приложении 2.
1.13. Списочная численность работников (
) архива определяется по формуле:
,
где 
- коэффициент, учитывающий планируемые невыход работников во время отпуска, болезни и т.п.
,
где процент (%) планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.
1.14. Объектом нормирования в автоматизированном режиме являются автоматизированные процессы информационной технологии; приводимые нормы рассчитаны или измерены с учетом применения персональных компьютеров типа IBМ PC XT/AT и совместимых с ними ЭВМ, а также на основе опыта использования автоматизированных баз данных (АБД). Объем базы данных ограничивается емкостью накопителей на жестком магнитном диске (типа "Винчестер") не менее 20 мб. Время реакции системы составляет 40-60 сек.
1.15. Элементарные автоматизированные процессы включают: ввод информации о документе (индексирование), ввод содержания документа и статистических данных на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением; поиск информации в диалоговом режиме на основе команд, предусмотренных программным обеспечением.
Базы данных создаются на русском языке, тезаурус создается на основе терминов на русском языке.
1.16. Состав технических и программных средств, технология обработки данных на ПЭВМ определяются с учетом годового объема документооборота организации, объема контролируемых документов при среднем объеме одной регистрационно-контрольной формы в 1500 символов, а также количества унифицированных форм документов (не более 50).
2. Организация труда
2.1. Документационное обеспечение и делопроизводственное обслуживание осуществляется специальной службой документации*, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиненной непосредственно руководителю организации.
_____________________
* Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР. ВНИИДАД. 1990. - с. 62.
Работа службы документации регламентируется Положением о ней, на основе Типовых задач, функций и прав Службы документационного обеспечения.
Служба документации имеет круглую печать с обозначением своего наименования (управление делами, канцелярия, общий отдел).
2.2. В состав документационных служб в соответствии с Единой Государственной системой документационного обеспечения управления входят следующие подразделения: в министерствах и ведомствах - управление делами (секретариат, инспекция при министре, канцелярия, отдел писем, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив); на государственных предприятиях (объединениях), в учреждениях и организациях - канцелярия, архив; в префектурах - общий отдел, архив.
2.3. Функции работников службы документации регламентируются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих, утвержденными Министерством труда Российской Федерации (М., 1992).
Наименования должностей работников службы документации устанавливаются в соответствии с "Единой тарифной сеткой по отраслевым должностям служащих", утвержденной постановлением правительства Российской Федерации от 14 октября 1992 г. N 785.
Выполнение работ исполнителями другого должностного наименования не может служить основанием для каких-либо изменений норм времени.
2.4. Служба документации осуществляет следующие функции: разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения для внутриведомственных и подведомственных структур; разработку табеля применяемых форм документов, унификацию форм отраслевых документов; работу с письмами граждан; экспедиционную обработку, доставку и перемещение документов; регистрацию и учет документов, создание ИПС*, контроль исполнения документов; оформление, выпуск (тиражирование) и рассылку документов коллегиальных органов; формирование, хранение дел и их использование, подготовку и передачу дел в архив организации.
______________________
* ИПС - информационно-поисковые системы.
2.5. Служба документации проводит постоянную работу по совершенствованию технологии документирования и работы с документами на базе современных средств вычислительной и организационной техники.
2.6. Рациональная организация рабочих мест и создание наилучших условий труда для сотрудников служб документационного обеспечения включает планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой работы и эффективным использованием рабочих площадей, размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей и состава операций, а также необходимого комфорта, способствующего эффективному труду.
2.7. Норма площади служебных помещений устанавливается действующими нормативами из расчета четырех квадратных метров (минимально) на одного работника.
Условия труда должны соответствовать требованиям строительных норм и правил, государственных и отраслевых стандартов.
Условия труда работников службы при автоматизированной обработке должны соответствовать специальным требованиям, установленным для работы вычислительных центров.
2.8. Режим труда и отдыха работников, занятых документационным обеспечением управления, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается более высокая устойчивая работоспособность.
Работа с персональным компьютером должна занимать не более 4-х часов подряд с 10-15 минутным перерывом после каждого часа, при менее интенсивной работе 10-15 минут через каждые 2 часа*.
_________________
* Временные санитарные нормы для работников вычислительных центров: Моск. институт гигиены труда и профзаболеваний. Академия медицинских наук СССР. 1982.
Работники службы документации обеспечиваются необходимыми справочными материалами, в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками-указателями и памятками, необходимыми в документационном обеспечении управленческой деятельности.
2.9. Рабочие места работников службы документации оборудуются соответствующими столами, обеспечивающими удобное размещение на них вычислительной и организационной техники, предметов труда, ящиков, полок и шкафов для хранения документов, методической литературы, карточек, лотков (Приложение 3).
Выдвижные ящики стола должны быть оборудованы приспособлениями для хранения папок. На каждом ящике должен быть перечень находящихся в нем папок.
Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную расцветку, кодовые отметки.
На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течении рабочего дня.
2.10. Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматривается:
- рациональная организация рабочих мест;
- своевременное получение работающими необходимой информации (консультаций и инструкций);
- соблюдение рационального режима труда и отдыха;
- обеспечение установленных санитарных норм.
1.1. Подготовка типовых положений о структурных подразделениях
Содержание работы: Изучение нормативно-методической и правовой литературы, устава, структуры и штатов организации, функций и задач структурных подразделений, подготовка и оформление положения.
Нормы времени на подготовку положений
Таблица 1
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
традицион- |
автоматизи- |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Подготовка проекта |
5 мл |
зам. управ- |
37,0 |
22,2 |
1 |
|
Корректировка проекта |
" |
управляющий делами |
0,8 |
0,5 |
2 |
|
Печатание через 1,5 интервала |
- |
машинистка |
1,47 |
0,015 |
3 |
|
Согласование |
документ |
юрист министр |
0,33 |
0,18 |
4 |
|
Утверждение |
" |
руководитель учреждения |
0,5 |
0,5 |
5 |
|
Размножение |
1 копия |
оператор КМБ |
0,05 |
- |
6 |
|
Доставка (передача в подразделения) |
1 доставка |
курьер |
0,11 |
0,01 |
7 |
|
2. Подготовка положения о структурном подразделении, службе* |
3 мл |
|
|
|
|
|
____________________ | |||||
|
Подготовка проекта |
" |
управляющий делами, зав. отделением |
22,2 |
11,32 |
8 |
|
Корректировка |
" |
" |
0,48 |
0,3 |
9 |
|
Печатание (1,5 инт.) |
1 копия |
машинистка |
0,8 |
0,009 |
10 |
|
Согласование |
3 мл |
юрист |
0,2 |
0,11 |
11 |
|
Утверждение |
" |
зам. министра |
0,3 |
0,3 |
12 |
|
Размножение |
1 копия |
оператор КМБ |
0,03 |
- |
13 |
|
Доставка |
1 доставка |
курьер |
0,07 |
0,01 |
14 |
1.2. Подготовка должностных инструкций работникам документационных служб
Содержание работы: Изучение нормативно-методической и правовой литературы и штатов организации, ее функций и задач, подготовка и оформление инструкции.
Нормы времени на подготовку должностных инструкций
Единица измерения - машинописный текст
Таблица 2
|
|
|
|
| |||||
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
| ||||
|
|
|
2 мл |
3 мл |
4 мл |
2 мл |
3 мл |
4 мл |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Корректировка |
зав. отделом |
0,32 |
0,48 |
0,6 |
0,2 |
0,3 |
0,4 |
2 |
|
Печатание |
маш-ка |
0,39 |
0,6 |
0,8 |
0,01 |
0,01 |
0,02 |
3 |
|
Согласование |
юрист |
0,2 |
0,2 |
0,3 |
0,2 |
0,2 |
0,3 |
4 |
|
Утверждение |
зав. управлен. |
0,2 |
0,3 |
0,4 |
0,2 |
0,3 |
0,4 |
5 |
|
Размножение |
оператор КМБ |
0,02 |
0,03 |
0,04 |
0,02 |
0,03 |
0,04 |
6 |
1.3. Подготовка инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству)
Содержание работы: Изучение методических и нормативных документов, ГСДОУ, подготовка проекта, согласование, корректировка, печатание, размножение.
Нормы времени на подготовку инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству)
Исполнитель - заведующий канцелярией
Таблица 3
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
1.4. Разработка регламента работы коллегиального органа
Содержание работы: Изучение практики работы коллегиального органа, технологии подготовки материалов для его функционирования; подготовка и обсуждение проекта регламента, согласование с заинтересованными лицами; печатание, утверждение, размножение, рассылка.
Нормы времени на разработку регламента коллегиальной деятельности
Исполнитель - ответственный секретарь коллегиального органа
Таблица 4
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
1.5. Разработка регламента деятельности руководства
Содержание работы: Изучение распорядка работы руководства, распределения обязанностей руководителей, графика их работы; подготовка проекта распорядка, его обсуждение, согласование, печатание, утверждение, размножение, передача по принадлежности.
Нормы времени на разработку регламента деятельности руководства
Исполнитель - управляющий делами, зав. канцелярией
Таблица 5
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
1.6. Разработка табеля форм управленческих документов
Содержание работы: Определение функций и круга управленческих задач подразделения, подлежащих документированию, исследование документации и выбор документов с постоянной формой, содержанием и определенной периодичностью, включенных в ОКУД, или утвержденных межотраслевыми и отраслевыми органами.
1.6.1. Нормы времени на разработку табеля форм управленческих документов, применяемых в структурных подразделениях
Исполнитель - специалист 1, 2 категории
Таблица 6
|
|
|
| |
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
______________________ | |||
|
|
|
|
|
|
20 |
93,0 |
62,0 |
2 |
|
30 |
98,5 |
65,7 |
3 |
|
40 |
104,0 |
69,3 |
4 |
|
50 |
109,5 |
73,0 |
5 |
1.6.2. Нормы времени на разработку единого табеля форм управленческих документов, применяемых в деятельности министерства (ведомства, организации)
Исполнитель - руководитель службы документации
Содержание работы: Сбор табелей форм документов структурных подразделений, анализ выявленного комплекса управленческих документов, определение целесообразности создания и применения конкретных документов, выявление состава неунифицированных документов, исключение дублируемых документов и показателей или неравномерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля форм с руководством.
Таблица 7
|
|
|
| |
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
|
60 |
115,0 |
33,5 |
1 |
|
70 |
120,5 |
38,5 |
2 |
|
80 |
126,0 |
44,0 |
3 |
|
90 |
132,0 |
49,5 |
4 |
|
100 и более |
150,0 |
55,0 |
5 |
|
____________________ | |||
|
2. Внесение изменений |
0,08 |
0,05 |
6 |
1.7. Разработка номенклатуры дел (НД)
1.7.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
Содержание работы: Составление номенклатуры дел структурных подразделений - изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составления, систематизации заголовков дел; визирование руководством структурного подразделения, контроль за правильностью формирования дел.
Нормы времени на разработку номенклатуры дел структурного подразделения
Исполнитель - делопроизводственный работник
Единица измерения - позиция, равная 100 знаков (символов)
Таблица 8
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология* |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
_____________________ | ||||
|
|
|
|
|
|
|
|
25 |
24,8 |
13,0 |
2 |
|
|
50 |
46,8 |
25,5 |
3 |
|
|
75 |
66,0 |
36,0 |
4 |
|
|
100 |
85,5 |
45,0 |
5 |
1.7.2. Составление сводной номенклатуры дел организации
Содержание работы: Разработка классификационной схемы сводной номенклатуры дел (СНД), унификация, общее редактирование текстов всех разделов номенклатуры дел структурных подразделений, составление СНД (с оглавлением, предисловием, списком сокращений, реквизитами согласования и утверждения), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании центральной экспертной комиссии организации, согласование с архивным учреждением, оформление по установленной форме и утверждение СНД; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение уточнений в номенклатуру дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел, передача сведений в ведомственный архив по установленной форме.
Нормы времени на подготовку сводной номенклатуры дел
Исполненитель - управляющий делами, заведующий канцелярией
Единица измерения - позиция, равная 100 знакам/символам при семизначном индексе
Таблица 9
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
150 |
230 |
150 |
2 |
|
|
200 |
240 |
160 |
3 |
|
|
250 |
250 |
165 |
4 |
|
|
300 |
270 |
180 |
5 |
|
|
350 |
290 |
195 |
6 |
|
|
400 |
330 |
220 |
7 |
1.8. Разработка альбома унифицированных форм организационно-распорядительной документации
Содержание работы: Сбор, обработка, анализ и унификация внутриведомственных форм организационно-распорядительных документов, подготовка проекта альбома, корректировка проекта, утверждение, издание.
Нормы времени на разработку альбома унифицированных форм документов
Таблица 10
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
традицион- |
автоматизи- |
|
|
1 |
3 |
2 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
приказа, указания, постановления, решения |
специалист |
1 документ |
10,6 |
0,41 |
1 |
|
письма-извещения |
ответственный секретарь |
1 документ |
8,2 |
0,41 |
2 |
|
докладной записки |
специалист |
записка |
8,2 |
0,05 |
3 |
|
бланка письма |
" |
бланк |
4,11 |
0,03 |
4 |
|
запроса |
работник справочной службы |
запрос |
5,3 |
0,03 |
5 |
|
2. Составление альбома |
специалист |
50 форм докумен- |
495,0 |
19,3 |
6 |
1.9. Разработка классификатора структурных подразделений
Содержание работы: Ознакомление с методической литературой, структурой, штатами организации, подготовка проекта классификатора, его согласование, доработка, оформление и утверждение.
Нормы времени на разработку классификатора структурных подразделений
Единица измерения - позиция объемом 75 знаков
Таблица 11
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
традицион- |
автоматизи- |
|
|
1 |
3 |
2 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10 |
|
0,03 |
0,2 |
2 |
|
|
15 |
|
0,34 |
0,4 |
3 |
|
|
20 |
|
0,74 |
0,6 |
4 |
|
|
25 |
|
0,94 |
0,70 |
5 |
|
|
30 |
|
1,14 |
0,80 |
6 |
|
|
35 |
|
1,36 |
1,0 |
7 |
|
|
40 |
|
1,56 |
1,2 |
8 |
|
|
50 и более* |
|
2,00 |
1,6 |
9 |
__________________
* Далее применяется коэффициент 1,2 к норме на каждые 10 позиций
1.10. Разработка классификаторов корреспондентов
Содержание работы: Ознакомление с корреспондентской почтой, выявление постоянных корреспондентов, подготовка классификатора, доработка, утверждение и оформление классификатора.
Нормы времени на разработку классификатора корреспондентов
Исполнитель - управляющий делами, заведующий канцелярией
Таблица 12
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
________________________ | ||||
|
|
|
|
|
|
|
|
20 |
2,9 |
1,4 |
2 |
|
|
30 |
4,4 |
2,0 |
3 |
|
|
40 |
5,87 |
2,8 |
4 |
|
|
50 |
7,3 |
3,6 |
5 |
1.11. Разработка типовых текстов управленческих документов
Содержание работы: Изучение, обобщение и анализ текстов управленческих документов, выбор и группировка по типам текстов, корректировка текстов, оформление в соответствии с ГОСТами, др. нормативно-методическими документами, печатание для сборника типовых текстов, согласование и утверждение.
Нормы времени на разработку типовых текстовых
управленческих документов
Единица измерения - документ
Таблица 13
|
|
|
|
|
| ||||||
|
|
|
|
традицион- |
автоматизи- |
| |||||
|
1 |
3 |
2 |
4 |
5 |
6 | |||||
|
_______________________ | ||||||||||
|
|
|
|
|
|
| |||||
|
|
приказ заместителя министра |
" |
23,0 |
13,7 |
2 | |||||
|
|
приказ начальника управления |
5 мл |
10,23 |
6,1 |
3 | |||||
|
Постановление |
совместное постановление |
5 мл |
25,1 |
15,0 |
4 | |||||
|
Решение |
совместное решение |
5 мл |
23,0 |
13,7 |
5 | |||||
|
Протокол |
протокол заседания |
5 мл |
8,0 |
44,0 |
6 | |||||
|
Письмо |
служебное письмо (инициативное) |
0,2 мл |
1,5 |
0,06 |
7 | |||||
|
|
служебное письмо (ответное) |
0,4 мл |
1,3 |
0,05 |
8 | |||||
|
|
письмо-извещение |
0,3 мл |
1,14 |
0,15 |
9 | |||||
|
|
сопроводительное письмо |
0,1 мл |
0,1 |
0,05 |
10 | |||||
|
Докладная записка |
служебная объяснитель- |
0,5 мл |
0,2 |
0,05 |
11 | |||||
|
Распоряжение |
распоряжение заведующего отделом |
0,3 мл |
0,5 |
0,05 |
12 | |||||
1.12. Разработка трафаретных текстов
Содержание работы: Сбор, обобщение и систематизация трафаретных текстов, выделение постоянной и переменной части текста документов, оформление бланков с трафаретными текстами, размножение тиража.
Нормы времени на разработку трафаретных текстов
Единица измерения - текст документа объемом 1000 знаков
Таблица 14
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
1.13. Разработка оперограммы прохождения документов
Содержание работы: Обследование маршрутов прохождения документов, рационализация их, фиксация новых маршрутных оптимальных связей в оперограмме.
Нормы времени на разработку оперограммы прохождения документов
Исполнитель - инспектор
Таблица 15
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
- входящих документов |
|
73,3 |
59,0 |
1 |
|
- исходящих документов |
|
73,8 |
59,0 |
2 |
|
- внутренних документов |
|
7,5 |
6,0 |
3 |
|
Разработка оперограммы прохождения контролируемых документов |
" |
65,2 |
52,2 |
4 |
1.14. Документирование коллегиальной деятельности
1.14.1. Составление годового плана в виде перечня вопросов, повторяющихся ежегодно на заседании коллегиального органа
Содержание работы: Рассмотрение списка постоянных вопросов, периодичность их изменения, согласование проекта годового плана с руководителем, утверждение плана, передача плана на размножение, тиражирование плана, передача его ОСК, подшивка экземпляра в дело, передача основного тиража в экспедицию, рассылка плана по списку постоянных участников заседания.
Нормы времени на подготовку перечня вопросов, обсуждаемых коллегиальным органом
Единица измерения - вопрос, объем 200 знаков (символов)
Исполнитель - ответственный секретарь коллегиального органа
Таблица 16
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
от 10 до 20 |
|
19,7 |
7,94 |
1 |
|
21-30 |
|
49,2 |
19,85 |
2 |
|
31-40 |
|
68,9 |
27,79 |
3 |
|
41-50 |
|
78,0 |
34,1 |
4 |
1.14.2. Составление квартального плана коллегиального органа
Содержание работы: Подготовка предложений к плану работы, их согласование, передача документов на распечатку, получение распечатки, ее размножение в КМБ, тиражирование проекта плана, рассылка проекта плана работы по списку, представление проекта плана работы на заседание для обсуждения и вынесения решения по его утверждению, передача распечатки плана работы на подпись руководителю, распечатка плана работы на квартал, организация тиражирования и рассылки квартального плана работы.
Нормы времени на подготовку квартального плана работы коллегиального органа
Единица измерения - вопрос, объемом 200 знаков (символов)
Таблица 17
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
два вопроса |
|
10,8 |
4,3 |
1 |
|
три " |
|
16,2 |
6,48 |
2 |
|
четыре " |
|
21,6 |
8,6 |
3 |
|
пять " |
|
27,0 |
10,8 |
4 |
|
шесть и более |
|
31,0 |
12,4 |
5 |
1.14.3. Подготовка и проведение заседания коллегиального органа
Содержание работы: Подготовка материалов к заседанию, определение ответственного лица за подготовку проекта решения и справки конкретных исполнителей, формирование проекта решения, формирование повестки заседания, изменение повестки заседания, формирование списка участников, формирование проекта протокола заседания, отметка в списке приглашенных присутствующих на заседании, протоколирование заседания, распечатка стенограммы заседания передача ее секретарю, согласование стенограммы с выступающими.
Норма времени на работы по подготовке заседания
Исполнитель - секретарь коллегиального органа
Таблица 18
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
______________________ | ||||
|
Докладной записки |
" |
4,8 |
4,8 |
2 |
|
Повестки заседания |
2 мл |
2,56 |
0,39 |
3 |
|
Списка приглашенных |
3 мл |
7,5 |
1,53 |
4 |
|
Списка на рассылку |
1 мл |
1,46 |
0,6 |
5 |
|
Списка постоянных участников |
1 мл |
1,46 |
0,6 |
6 |
|
Телеграмм |
0,3 мл |
|
|
|
|
Телефонограмм |
0,3 мл |
0,2 |
0,08 |
7 |
|
Телетайпограмм |
0,3 мл |
0,26 |
0,08 |
8 |
|
Решения, приказа, постановления коллегиального органа |
5 мл |
37,1 |
24,6 |
9 |
|
Выписки из решения, приказа, постановления коллегиального органа |
0,5 мл |
0,9 |
0,3 |
10 |
|
Протокола заседания коллегиального органа |
5 мл |
18,76 |
7,48 |
11 |
|
Выписки из протокола |
0,5 мл |
0,9 |
0,3 |
12 |
1.14.4. Учет документов коллегиального органа
Содержание работы: Получение документов, учет, подсчет количества документов по учетным данным, обобщение учетных данных по видам документов, оформление итоговых данных.
Нормы времени на учет документов коллегиального органа
Исполнитель - секретарь коллегиального органа
Таблица 19
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
Решения, постановления |
" |
0,1 |
0,03 |
2 |
|
Телеграммы |
1 телеграмма |
0,07 |
0,03 |
3 |
|
Сводки |
1 сводка |
1,0 |
0,08 |
4 |
|
Описи |
1 опись |
0,18 |
0,1 |
5 |
|
Письма-извещения |
1 письмо |
0,07 |
0,03 |
6 |
|
Приказа (постановления), взятых на контроль |
1 документ |
0,1 |
0,05 |
7 |
1.14.5. Регистрация документов коллегиального органа
Содержание работы: Получение документов, регистрация документов в регистрационных формах.
Нормы времени на регистрацию документов
коллегиального органа
Исполнитель - секретарь коллегиального органа, инспектор
Таблица 20
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
Получаемые |
230 |
0,04 |
0,03 |
2 |
|
Внутренние (приказы, постановления) |
230 |
0,08 |
0,03 |
3 |
1.14.6. Постановка документов коллегиального органа на контроль
Содержание работы: Направление копии документа в структурное подразделение, получение копии контролируемого документа, ознакомление с ним, заведение РКК на данный документ.
Нормы времени на постановку документов на контроль
Исполнитель - секретарь коллегиального органа
Таблица 21
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
_____________________ | ||||
|
Протокола |
" |
0,05 |
0,03 |
2 |
|
Письма |
" |
0,07 |
0,05 |
3 |
1.14.7. Ведение контрольной картотеки
Содержание работы: Систематизация по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказам министра, решениям коллегиального органа).
Нормы времени на ведение контрольной картотеки
Исполнитель - инспектор по контролю
Таблица 22
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
РКФ |
- |
0,08 |
2 |
1.14.8. Контроль за исполнением документов коллегиального органа
Содержание работы: Получение копии контролируемого документа, ознакомление с ней; выполнение поручений; контроль исполнения документов; составление РКК, получение сведений о результатах исполнения, запись сведений в РКК; информирование руководителей о состоянии исполнения; снятие документов с контроля, в случае необходимости переноса срока исполнения или изменения состава исполнителей, согласование их с руководством; составление сводки документов, не исполненных в срок; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов; отметка в РКК о ходе исполнения.
Нормы времени на контроль исполнения поручений по
протоколам коллегиального органа
Исполнитель - секретарь коллегиального органа
Таблица 23
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
Подготовка сведений об исполненных поручениях |
сводка |
0,76 |
0,54 |
2 |
|
Сведений о неисполненных поручениях и поручениях |
" |
0,07 |
0,04 |
3 |
|
с перенесенными сроками |
" |
0,07 |
0,04 |
4 |
|
Сведений о сроке исполнения документа |
" |
0,92 |
0,6 |
5 |
|
Справки (сводки) об исполнении документов за месяц, квартал, год |
" |
19,0 |
0,76 |
6 |
|
Доклада для коллегиального органа |
доклад |
16,0 |
8,0 |
7 |
1.14.9. Контроль за своевременным представлением материалов к
заседанию коллегиального органа
Содержание работы: Определение ответственного лица за своевременным представлением материалов к заседанию коллегии; напоминание о сроках представления документов; получение сведений о представлении документов; информирование руководителей о состоянии исполнения; составление сводки о документах, не представленных в срок; обобщение результатов, анализ состояния представления документов в организации.
Нормы времени на контроль за своевременным представлением
материалов к заседанию
Исполнитель - секретарь коллегиального органа
Таблица 24
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
Проверка наличия представленных материалов |
комплект (справка, проект решения) |
0,16 |
0,16 |
2 |
1.14.9*. Выполнение технических обязанностей
по коллегиальной деятельности
____________
* Нумерация в соответствии с оригиналом. Примечание .
Нормы времени на выполнение технических обязанностей
по коллегиальной деятельности
Таблица 25
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
традицион- |
автоматизи- |
|
|
1 |
3 |
2 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Регистрация прибывших на заседание |
технический секретарь |
1 запись |
0,08 |
0,025 |
2 |
|
Размножение пригласительных документов |
инспектор |
1 билет |
0,38 |
0,3 |
3 |
|
Размножение телеграмм |
" |
1 телеграмма |
0,38 |
0,3 |
4 |
|
Размножение материалов коллегиального органа |
" |
1 комплект объемом 10 мл |
0,91 |
0,8 |
5 |
|
Рассылка материалов |
" |
1 адресат |
0,023 |
0,023 |
6 |
|
Оповещение о дате |
" |
1 оповещение |
0,01 |
0,06 |
7 |
|
Комплектование папки с материалами к заседанию |
" |
1 вопрос |
0,3 |
0,3 |
8 |
1.14.10. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа
Содержание работы: Составление, согласование, оформление, утверждение, регистрация, размножение, рассылка.
Нормы времени на подготовку материалов к
заседанию коллегиального органа
Единица измерения - комплект документов объемом 10 м.л.
Таблица 26
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
традицион- |
автоматизи- |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Подготовка справки по вопросу |
3 мл |
руководитель |
4,7 |
4,15 |
2 |
|
Подготовка технико-экономического обоснования предложений |
2 мл |
специалист |
3,9 |
3,6 |
3 |
|
Согласование проекта решения |
1 согласование |
" |
0,58 |
0,31 |
4 |
|
Размножение материалов |
10 мл |
|
0,22 |
0,22 |
5 |
|
Издание постановлений, приказов |
10 мл |
|
3,8 |
3,0 |
6 |
1.15. Оформление документов
1.15.1. Согласование документа
Содержание работы: Передача документов на согласование, ознакомление с документом, визирование и проставление подписи, должности и даты, получение документов автором письма.
Нормы времени на согласование документов
Единица измерения - документ объемом 5 мл
Таблица 27
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
Составление листа согласования |
юрист, секретарь руководителя |
0,08 |
0,01 |
2 |
1.15.2. Утверждение (подписание) документов
Содержание работы: Передача документов на утверждение (подписание) руководителю, получение и просмотр документа руководителем, обсуждение неясных вопросов, корректировка документа, простановка даты и подписи.
Нормы времени на утверждение (подписание) документов
Исполнитель - руководитель
Таблица 28
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
0,5 |
0,25 |
2 |
|
|
3 |
0,70 |
0,35 |
3 |
|
|
4 |
0,96 |
0,48 |
4 |
|
|
5 |
1,2 |
0,6 |
5 |
|
|
от 6 до 10 |
1,5 |
0,75 |
6 |
|
|
более 10 |
1,8 |
0,9 |
7 |
1.15.3. Печатание документа
Содержание работы: Получение оригинала для печатания и ознакомления с ним; набор и прокладка листов копировальной бумагой; закладки бумаги в пишущую машинку (принтер), печатание, извлечение напечатанного материала из пишущей машинки (принтера), удаление копировальной бумаги, сдача работы.
Нормы времени на печатание документа
Исполнитель - машинистка, оператор ПЭВМ
Таблица 29
|
|
|
|
| ||
|
|
|
на электрической машинке*) |
на принтере**) |
| |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 | |
|
|
|
|
|
| |
|
|
2 |
0,36 |
0,3 |
2 | |
|
|
3 |
0,54 |
0,45 |
3 | |
|
|
4 |
0,71 |
0,6 |
4 | |
|
|
5 |
0,89 |
0,75 |
5 | |
|
|
6 |
1,07 |
0,9 |
6 | |
|
|
7 |
1,25 |
1,06 |
7 | |
|
|
8 |
1,4 |
1,18 |
8 | |
|
|
9 |
1,6 |
1,36 |
9 | |
|
|
10 |
1,79 |
1,51 |
10 | |
|
_____________ | |||||
|
**) В случае использования принтера применяется поправочный коэффициент К-0,84 | |||||
1.15.4. Размножение документа
Содержание работы: Получение документов на размножение, заполнение бланка заказа (журнальной строки), регистрация заказа, размножение документов, выдача заказа (размноженного материала).
Нормы времени на размножение документа
Исполнитель - оператор копировально-множительного бюро
Таблица 30
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизи- |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
Учет заказов |
1 запись |
0,02 |
0,01 |
2 |
|
Размножение документов методом ксерографии |
1 копия формата А4 |
0,38 |
0,3 |
3 |
1.16. Регистрация и учет документов
1.16.1. Регистрация документов
Содержание работы: Прием корреспонденции, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационной карточки, простановка, заполнение регистрационного штампа, распределение документов на передаваемые руководителю организации для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче для исполнения в структурные подразделения.
Нормы времени на регистрацию документов
Исполнитель - инспектор
Таблица 31
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизи- |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
Заполнение в журналах исходных данных |
1 запись |
0,10 |
0,01 |
2 |
|
Регистрация в журналах входящих документов, приказов |
1 строка |
0,08 |
0,01 |
3 |
1.16.2. Учет документов
Содержание работы: Заполнение учетных форм документов, передача учетных сведений руководителям.
Нормы времени на работы по учету документов
Исполнитель - инспектор
Таблица 32
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизи- |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
Запись в книге учета отправляемых приказов: |
-"- |
|
|
|
|
- министра |
|
0,05 |
0,033 |
2 |
|
- зам. министра |
|
0,05 |
0,04 |
3 |
|
Запись в тетради учета экспедиции |
-"- |
0,02 |
0,015 |
4 |
|
Заполнение учетных форм: |
|
|
|
|
|
- составление списка на заказную авиапочту |
1 список |
0,4 |
0,20 |
5 |
|
- реестра на отправляемую документацию |
1 реестр |
0,26 |
0,13 |
6 |
|
- описи входящих документов |
1 опись |
0,35 |
0,20 |
7 |
1.17. Справочно-информационное обслуживание
Содержание работы: Систематизация, расстановка регистрационных карточек (РК) в картотеке в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки; внесение в карточки изменений по исполнителям, отбор карточек по документам, сроки исполнения которых не истекают, перестановка РК на исполненные документы в раздел картотеки; отбор РК на документы с истекающими сроками исполнения.
Нормы времени на ведение справочной картотеки
Исполнитель - инспектор
Таблица 33
|
|
|
|
| |||||
|
|
|
традиционная технология |
автоматизи- |
| ||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 | ||||
|
|
|
|
|
| ||||
|
2. Ведение картотеки алфавитной (региональной) |
-"- |
0,1 |
0,06 |
2 | ||||
|
3. Поисковая работа: |
|
|
|
| ||||
|
3.1. Принятие запроса |
запрос |
0,33 |
0,22 |
3 | ||||
|
3.2. Поиск текущей информации |
запрос |
|
|
| ||||
|
- по ОРД* |
-"- |
0,17 |
0,054 |
4 | ||||
|
____________________ | ||||||||
|
- по контролю |
-"- |
0,085 |
0,054 |
5 | ||||
|
- юридической |
-"- |
2,5 |
0,08 |
6 | ||||
|
3.3. Поиск ретроспективной информации в учреждении |
|
|
|
| ||||
|
- по ОРД |
запрос |
0,34 |
0,054 |
7 | ||||
|
- по контролю |
-"- |
0,11 |
0,08 |
8 | ||||
|
- юридической |
-"- |
5,0 |
0,08 |
9 | ||||
|
3.4. Поиск информации по деятельности коллегиального органа |
|
|
|
| ||||
|
- текущей |
-"- |
0,1 |
0,05 |
10 | ||||
|
- ретроспективной |
-"- |
0,2 |
0,08 |
11 | ||||
|
3.5. Поиск информации по описи входящих документов |
-"- |
0,03 |
0,005 |
12 | ||||
|
3.6. Поиск информации по картотеке поручений правительства |
-"- |
0,025 |
0,001 |
13 | ||||
|
3.7. Поиск информации по правительственным документам |
-"- |
|
|
| ||||
|
- текущей |
|
0,5 |
- |
14 | ||||
|
- ретроспективной |
|
1,0 |
- |
15 | ||||
|
3.8. Поиск информации по депутатской почте |
-"- |
0,031 |
0,054 |
16 | ||||
|
3.9. Поиск текущей информации по письмам московских (областных) организаций |
-"- |
0,028 |
0,002 |
17 | ||||
|
3.10. Поиск информации по учету отправляемой корреспонденции |
-"- |
0,025 |
0,001 |
18 | ||||
|
3.11. Выдача справок (на один запрос) |
справка |
0,03 |
0,005 |
19 | ||||
1.18. Справочно-аналитическая работа
1.18.1. Подготовка справок разового характера
Содержание работы: Написание, оформление разовой справки по форме, рассмотрение на заседании экспертной комиссии (ЭК), представление справки на утверждение экспертно-проверочной комиссии архива, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации.
Нормы времени на подготовку справок
Исполнитель - зав. канцелярией, инспектор
Таблица 34
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизи- |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
Справка о невыполненных в срок документах: |
1 справка |
|
|
|
|
- разовая (на документ) |
|
0,03 |
0,01 |
2 |
|
- ежемесячная (10 документов) |
1 справка |
0,26 |
0,05 |
3 |
|
- квартальная (30 документов) |
|
3,0 |
0,6 |
4 |
|
- годовая (свыше 100 документов) |
|
8,0 |
0,92 |
5 |
|
Справка об исполнении поручений, приказов, постановлений, распоряжений |
1 справка |
|
|
|
|
- разовая (1 документ) |
|
0,02 |
0,01 |
6 |
|
- ежемесячная (10 документов) |
|
0,26 |
0,05 |
7 |
|
- квартальная (30 документов) |
|
0,76 |
0,46 |
8 |
|
- годовая (свыше 100 документов) |
|
2,25 |
0,6 |
9 |
|
Сведения о количестве контролируемых ОРД на: |
1 сводка |
|
|
|
|
- 50 документов |
|
0,04 |
0,01 |
10 |
|
- 100 документов |
|
0,08 |
0,02 |
11 |
|
- 200 документов |
|
0,17 |
0,05 |
12 |
|
- 500 документов |
|
0,42 |
0,1 |
13 |
|
Справка о поручении с перенесенными сроками |
1 справка |
|
|
|
|
- 1 поручение |
|
0,06 |
0,02 |
14 |
|
- 5 поручений |
|
0,1 |
0,05 |
15 |
|
- 10 поручений |
|
0,16 |
0,06 |
16 |
1.18.2. Подготовка сводок, аналитических обзоров
Содержание работы: Сбор и обобщение результатов исполнительской дисциплины за требуемый период времени многоаспектного характера, анализ исполнительской дисциплины, составление сводок, докладов, обзоров.
Нормы времени на подготовку сводок, аналитических обзоров
Исполнитель - управляющий делами, заведующий канцелярией, секретарь коллегиального органа, инспектор по контролю
Таблица 35
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизи- |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
- ежемесячная (30 документов) |
|
0,9 |
0,07 |
1 |
|
- квартальная (100 документов) |
|
1,8 |
0,2 |
2 |
|
- годовая (200 документов) |
|
2,5 |
0,03 |
3 |
|
Справка о результатах коллегиальной деятельности |
справка |
5,0 |
1,0 |
4 |
|
Доклад о результатах исполнительской деятельности министру |
доклад |
|
|
|
|
- полугодовой |
|
9,0 |
0,8 |
5 |
|
- годовой |
|
16,0 |
1,0 |
6 |
|
Доклад о результатах исполнительской деятельности на совещании коллегиального органа |
-"- |
|
|
|
|
- квартальный |
|
0,40 |
0,05 |
7 |
|
Обзор деятельности структурных подразделений |
обзор |
12,5 |
0,9 |
8 |
|
Анализ исполнительской деятельности министерства, учреждений |
-"- |
0,9 |
0,1 |
9 |
1.19. Контроль исполнения документов
Содержание работы: Составление РК, если она не передается из службы регистрации, проставление пометки "К" на документе и РКК, расположение первого экземпляра РК в картотеку, направление второго экземпляра РКК вместе с документом исполнителю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, запись сведений в РКК, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля. Составление сводки документов, не исполненных в срок; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях, анализ состояния исполнения документов в учреждении.
Нормы времени на контроль исполнения документов
Исполнитель - инспектор
Таблица 36
|
|
|
|
| |
|
|
|
традиционная технология |
автоматизи- |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
Проверка своевременного доведения документа до исполнителя |
1 телефонное сообщение |
0,03 |
0,03 |
2 |
|
Предварительная проверка, регулирование хода исполнения |
1 напоми- |
0,84 |
0,38 |
3 |
|
Учет и обобщение результатов контроля исполнения |
|
|
|
|
|
- снятие с контроля |
1РКК |
0,05 |
0,03 |
4 |
|
- перенос срока |
1 РКК |
0,08 |
0,03 |
5 |
|
- подготовка справки для информирования руководства |
справка по 20 документам |
1,8 |
1,0 |
6 |
|
Контроль создаваемых для внутреннего пользования документов |
1 РКК |
0,76 |
0,54 |
7 |
1.20. Работа с обращениями, предложениями, заявлениями и жалобами граждан*
__________________
* в дальнейшем именуется - "обращения"
Содержание работы: Вскрытие документов, проверка правильности адресования, регистрация в журнале, составление информационного листка, впечатывание его содержания в регистрационную карточку (РК), передача в структурное подразделение и руководству, перенос резолюции на РК, помещение карточки в картотеке, контроль исполнения обращений, возврат обращения в регионы по принадлежности, анализ, обобщение и справочное обслуживание по обращениям граждан, составление сводных ведомостей и справки об исполнении.
Нормы времени на работу с обращениями, предложениями, заявлениями и жалобами граждан
Таблица 37
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
традиционная технология |
автоматизи- |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Регистрация обращений |
делопроизводитель |
документ |
0,044 |
0,044 |
2 |
|
Передача обращений |
испектор |
-"- |
0,030 |
0,030 |
3 |
|
Получение резолюции руководства |
секретарь |
РКК |
0,32 |
0,27 |
4 |
|
Передача исполненного обращения по принадлежности |
-"- |
документ |
0,14 |
0,09 |
5 |
|
Размещение карточек в картотеке |
инспектор |
РКК |
0,4 |
0,09 |
6 |
|
Постановка на контроль |
-"- |
-"- |
0,96 |
0,46 |
7 |
|
Предупредитель- |
-"- |
-"- |
0,86 |
0,39 |
8 |
|
Информационное обслуживание |
-"- |
запрос |
16,0 |
8,0 |
9 |
|
Справочно-поисковая работа по обращениям граждан |
-"- |
-"- |
|
|
|
|
- заполнение формы запроса |
инспектор |
запрос |
0,06 |
0,06 |
10 |
|
Исполнение устного запроса |
-"- |
-"- |
0,14 |
0,03 |
11 |
|
Поиск информации по обращениям граждан |
-"- |
|
|
|
|
|
- текущий |
|
|
0,2 |
0,05 |
12 |
|
- ретроспективный |
|
|
0,42 |
0,1 |
12 |
1.21. Секретарско-референтские работы
Содержание работы: Организация работы руководителя, прием посетителей, подготовка совещаний, ведение телефонных переговоров, работа со служебной корреспонденцией, контроль распоряжений руководителя, обеспечение справочно-информационного обслуживания, выполнение машинописных, стенографических, множительных работ.
Нормы времени на секретарско-референтские работы
Исполнитель - секретарь, секретарь-машинистка
Таблица 38
|
Наименование работы |
Единица измерения |
Норма времени, ч. |
N нормы |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
|
Ведение телефонных переговоров |
1 переговор |
0,008 |
2 |
|
Вызов абонента к руководителю |
1 вызов |
0,24 |
3 |
|
Организация связи руководителя с необходимыми лицами |
1 телефонное соединение |
0,2 |
4 |
|
Получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице |
1 запрос |
0,28 |
5 |
|
Устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации |
1 сообщение |
0,03 |
6 |
|
Подготовка сопроводительного письма на ПЭВМ |
1 документ |
0,02 |
7 |
|
Распечатка документа на принтере |
1 машинописный лист |
0,08 |
8 |
|
Размножение документа в службе размножения на ксероксе |
1 копия |
0,43 |
9 |
|
Размножение документа на факсе |
-"- |
0,06 |
10 |
|
Вызов участников совещания по телефону |
1 вызов |
0,025 |
11 |
|
Заказ пропуска по телефону |
1 заказ |
0,04 |
12 |
1.22. Автоматизированный ввод и поиск информации
Содержание работы: Ввод информации о документе (индексирование) и ввод содержания документа на основе стандартных форм; поиск информации в диалоговом режиме на основе команд программного обеспечения; ввод статистических данных на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением.
Нормы времени на автоматизированный ввод и поиск информации
Исполнитель - архивист 1 категории
Таблица 39
|
Наименование работы |
Единица измерения |
Норма времени, ч. |
N нормы |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
|
Ввод информации о документе |
байт |
|
|
|
- при длине записи: |
|
|
|
|
до 100 байт |
|
0,02 |
2 |
|
до 200 байт |
|
0,03 |
3 |
|
до 300 байт |
|
0,05 |
4 |
|
Подбор ключевых слов |
|
|
|
|
- при количестве терминов: |
термин |
|
|
|
5 терминов |
|
0,07 |
5 |
|
6 -"- |
|
0,08 |
6 |
|
7 -"- |
|
0,1 |
7 |
|
8 -"- |
|
0,12 |
8 |
|
9 -"- |
|
0,13 |
9 |
|
10 -"- |
|
0,15 |
10 |
|
Создание поискового образа |
-"- |
0,1 |
11 |
|
Редактирование поискового образа |
термин |
0,1 |
12 |
|
Перенос терминов в словарь поискового образа документов |
-"- |
0,02 |
13 |
|
Просмотр словаря для подтверждения правильности вышедшей информации |
-"- |
0,03 |
14 |
|
2. Ввод содержания документа |
2000 байт |
1,0 |
15 |
|
3. Поиск информации |
термин |
|
|
|
Формирование запроса по ключевым словам: |
|
|
|
|
3 термина |
|
0,05 |
16 |
|
4 термина |
|
0,07 |
17 |
|
5 терминов |
|
0,08 |
18 |
|
6 терминов |
|
0,1 |
19 |
|
7 терминов |
|
0,12 |
20 |
|
8 терминов |
|
0,13 |
21 |
|
9 терминов |
|
0,15 |
22 |
|
10 терминов |
|
0,17 |
23 |
|
Составление поискового предписания и его ввод в ЭВМ |
поисковое предписание |
0,08 |
24 |
|
Поиск в диалоговом режиме |
ответ на запрос |
|
|
|
- выбор условий поиска |
|
0,05 |
25 |
|
- набор системы ограничений |
|
0,05 |
26 |
|
- просмотр |
|
1,0 |
27 |
|
4. Вывод данных |
|
|
|
|
Вывод статистических данных |
видеограмма |
0,05 |
28 |
|
Вывод фактографических данных |
видеограмма |
0,05 |
29 |
2. Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизации архивной технологии
2.1. Составление статистических отчетов об организации хранения документов архивного фонда в федеральном архиве (без анализа данных)
Содержание работы: Заполнение формы 3-АГ на основании учетных документов.
Нормы времени на составление статистических отчетов об организации хранения документов архивного фонда федеральном архиве
Исполнитель - старший хранитель фондов
Таблица 40
|
|
|
| |||
|
|
традиционная технология |
автоматизированная технология |
| ||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||
|
|
|
|
| ||
Примечание: Статистические отчеты составляются в автоматизированном режиме на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением, вывод одной стандартной формы осуществляется в течение 3 минут. Общее время составления статистического отчета зависит от количества форм.
Нормы времени на работы, выполняемые в архивах в традиционной технологии даны на основании "Типовых норм времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в госархивах". -М., 1988.
2.2. Составление "Списка документов с указанием сроков хранения"
Содержание работы: Поиск сведений по учетным материалам, составление и печать списка.
Нормы времени на составление списка документов с указанием сроков хранения
Исполнитель - архивист 1 категории
Таблица 41
|
|
|
|
| |
|
|
|
Традиционная технология |
Автоматизи- |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
2.3. Составление отчета "Сведения по комплектованию архива"
Содержание работы: Поиск сведений по учетным материалам для составления отчета.
Нормы времени на составление отчета "Сведения по комплектованию архива"
Исполнитель - архивист 1 категории
Таблица 42
|
|
|
| |||
|
|
Традиционная технология |
Автоматизированная технология |
| ||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||
|
|
|
|
| ||
2.4. Составление отчета "Сведения по использованию документов архива"
Содержание работы: Поиск сведений по учетным материалам для составления отчета.
Нормы времени на составление отчета "Сведения по использованию документов архива"
Исполнитель - архивист 1 категории
Таблица 43
|
|
|
| |
|
|
Традиционная технология |
Автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
2.5. Выполнение запросов по ретроспективному поиску информации
2.5.1. Выполнение запросов по поиску документов личного происхождения
Содержание работы: Просмотр запроса, определение фондов для просмотра, изучение научно-справочного аппарата.
Нормы времени на выполнение запроса по поиску документов личного происхождения
Исполнитель - архивист 1 категории
Таблица 44
|
|
|
| |
|
|
Традиционная технология |
Автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
2.5.2. Составление справок на фонды государственных учреждений
Содержание работы: Поиск сведений по каталогам и картотекам.
Нормы времени на составление справок по фондам государственных учреждений
Исполнитель - архивист 1 категории
Таблица 45
|
|
|
|
| |
|
|
|
Традиционная технология |
Автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
2.5.3. Выполнение тематических запросов
Содержание работы: Изучение научно-справочного аппарата, выявление сведений по теме запроса.
Нормы времени на выполнение запросов
Исполнитель - архивист 1 категории
Таблица 46
|
|
|
| |
|
|
Традиционная технология |
Автоматизированная технология |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
Приложение 1
Перечень условных обозначений и сокращений
употребляемых в нормативном сборнике
|
Авторский лист (ал) |
- единица измерения объема письменного документа, служащая основанием для учета труда авторов, переводчиков, редакторов и др. Авторский лист соответствует тексту в 40000 печатных знаков (включая знаки препинания и пробелы между словами), т.е. примерно 22 страницам машинописного текста (через два интервала) | |
|
Архивный документ |
- документ, находящийся на хранении в архиве | |
|
Байт |
- единица емкости запоминающих устройств компьютера, характеризующих элемент памяти, в котором можно хранить 1 символ (букву, цифру, специальный знак) | |
|
БД |
- база данных | |
|
Бит |
- минимальная единица количества информации в ЭВМ, равная одному двоичному разряду | |
|
Бланк |
- специальный лист, предназначенный для составления документов по заданной форме или носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами | |
|
Виидеограмма |
- материальный объект, содержащий закрепленную видеозапись | |
|
Вопрос |
- единица обсуждаемой тематики повестки заседания коллегиального органа | |
|
Терминологический словарь по информатике. Международный центр научной и технической информации. (МЦНТИ). М., 1975 г. | ||
|
Толковый словарь по информатике. В.И.Першиков, В.М.Савинков. М., Финансы и статистика, 1991 г. | ||
|
Графа |
- вертикально расположенный ряд данных в таблице, помещенный между вертикальными линейками | |
|
Данные |
- информация, представляющая собой сведения, обычно выраженные в численном виде | |
|
Датированный документ |
- документ, в котором указана дата его составления или публикования | |
|
Дело |
- совокупность служебных документов, объемом в 150 листов, размером 297х210 мм (формат А4), сброшюрованных в одной папке под общим названием и объединенных общим признаком | |
|
Доклад |
- документ, содержащий аналитический обобщающий материал по определенной теме | |
|
Документ |
- материальный носитель с закрепленной информацией по различным видам деятельности работников управленческого труда | |
|
Документационная деятельность |
- совокупность процессов по сбору и обработке документов | |
|
Документационно-информационный поиск документов |
- процесс нахождения и выдачи из поискового массива документов, соответствующих информационному запросу или обладающих заданными признаками | |
|
Документация |
- собрание документов | |
|
Единица хранения |
- самостоятельный документ или совокупность документов, учитываемых при хранении, как отдельная единица | |
|
Единичный документ |
- документ, по форме и по содержанию, имеющий законченный вид и рассматриваемый как самостоятельная единица (журнал, письмо, библиот. картотека) | |
|
Запрос (разовый) |
- запрос по какому-либо сформулированному вопросу (теме), рассчитанный на получение ответа | |
|
Запрос (постоянный) |
- запрос, отражающий относительно постоянную потребность в информации по определенному вопросу (теме), с получением потребителем систематической информации, отвечающей этому запросу | |
|
Заявка |
- устное или письменное сообщение содержащее изложение какой-либо просьбы, запроса или требования | |
|
Инструкция |
- документ, в котором даются указания по осуществлению каких-либо процессов, действий по работе | |
|
Исходные данные |
- цифровая информация, служащая основным исходным материалом при проведении расчета, вычислений и т.п. | |
|
Калькуляционная единица |
- единица измерения объема, для которого рассчитана норма (дело, документ, лист) | |
|
Килобайт (Кбайт) |
- единица емкости запоминающих устройств равная 2 | |
|
Ключевое слово (КС) |
- лексическая единица, которая в определенных контекстах описывает языковую конструкцию (полнозначное слово или словосочетание естественного языка, которое несет наиболее смысловую нагрузку) | |
|
КМБ |
- копировально-множительное бюро | |
|
Копия документа |
- четко отпечатанный документ, точно соответствующий воспроизводимому оригиналу (тексту, изображению) | |
|
Лексическая единица (ЛЕ) |
- последовательность букв, цифр и специальных символов, принятая в естественном языке для обозначения специального понятия | |
|
Машинограмма |
- документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке | |
|
Машинописный документ |
- письменный документ, текст которого отпечатан на пишущей машинке | |
|
Машинописный лист (мл) |
- единица измерения объема машинописного листа бумаги размером 297х210 (формат А4), напечатанного с одной стороны, на котором размещается 38-41 строка (2450 знаков) через 1,5 интервала с количеством 60-64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях 2 кбайт) | |
|
Мегабайт (Мбайт) |
- единица емкости запоминающих устройств, равная 2 | |
|
НД |
- номенклатура дел | |
|
ОКУД |
- общесоюзный классификатор управленческой документации | |
|
ОРД |
- организационно-распорядительная документация | |
|
Печатный лист (ПЛ) |
- материал, содержащий 40 тыс. печ. знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала | |
|
Позиция |
- текст, равный трем горизонтальным строкам формата А4, объемом 180-192 печатных знаков | |
|
Поисковый образ документа |
- в документальных информационно-поисковых системах формализованное представление смыслового содержания документа на информационно-поисковом языке | |
|
Поисковое предписание |
- в документальных информационно-поисковых системах - запрос пользователя, представленный на информационно-поисковом языке | |
|
ПЭВМ |
- персональная электронно-вычислительная машина | |
|
Регистрационная карточка (РК, РКК) |
- карточка, имеющая специально разработанную форму для записи и служащая для учета и контроля поступающих документов, объемом не более 1500 знаков | |
|
РКФ |
- регистрационно-контрольная форма карточки, используемая в ПЭВМ | |
|
Ретроспективный поиск |
- отбор данных, хранящихся в запоминающем устройстве, по двум и более временным критериям по заданной тематике | |
|
Справка (ответ) |
- сведения о запрашиваемом предмете или действии | |
|
Сводка |
- документ, объединяющий статистические или информационные данные по какому-либо вопросу | |
|
Символ (знак) |
- графическое изображение какого-либо понятия или предмета в качестве единицы закодированной информации | |
|
Стенограмма |
- рукописный (машинописный) документ, содержащий запись текста в виде условных обозначений, применяемых при стенографировании | |
|
Строка |
- часть текста расположенная на одной горизонтальной линии формата А4, составляющая 60-64 печатных знака | |
|
Таблица |
- форма графического представления численных взаимосвязных величин, сопровождаемых пояснительным текстом | |
|
Текущий поиск |
- поиск данных, удовлетворяющих временному критерию по одному аспекту | |
|
Тезаурус |
- словарь ключевых слов, отражающих смысловые связи между словами или иными смысловыми элементами данного языка, предназначенный для поиска слов по их смыслу | |
|
Тираж |
- общее число отпечатанных экземпляров данного издания | |
|
Условный знак |
- графический знак принятый для символического изображения какого-либо понятия или предложения | |
|
Форма документа |
- лист бумаги (формат А4) с установленной совокупностью реквизитов, расположенных в определенной последовательности для каждого вида документа | |
|
Цифровой код |
- код, знаки которого представляют собой цифры | |
|
Экземпляр |
- единица учета документов (размноженных или машинописных копий) | |
или 1024 байт
или 1048576 байт
Приложение 2
Примерный расчет численности работников центрального аппарата, обеспечивающих комплекс задач "Учет и регистрация документов" в традиционных условиях и в условиях применения автоматизации
|
|
|
|
|
|
| ||
|
нормы |
|
|
работы |
в традицион. условиях |
в условиях автоматиз. |
в традицион. условиях |
в условиях автоматиз. |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
32-2 |
Заполнение журнала исходящих документов |
1 запись |
6000 |
0,1 |
0,01 |
600 |
60 |
|
32-3 |
Заполнение журнала регистрации приказов по кадрам |
1 запись |
190 |
0,08 |
0,01 |
15,2 |
1,9 |
|
32-3 |
Заполнение журнала циркуляров |
-"- |
400 |
0,08 |
0,01 |
32 |
4 |
|
34-2 |
Ведение картотеки телеграмм |
1 РК |
350 |
0,1 |
0,06 |
35 |
21 |
|
-"- |
Ведение картотеки правительствен- |
-"- |
900 |
0,1 |
0,06 |
90 |
54 |
|
-"- |
Ведение картотеки на письма из областей |
-"- |
5000 |
0,1 |
0,06 |
500 |
300 |
|
-"- |
Ведение картотеки писем из московских организаций |
-"- |
800 |
0,1 |
0,06 |
80 |
48 |
|
34-2 |
Ведение картотеки депутатской почты |
-"- |
300 |
0,1 |
0,06 |
30 |
18 |
|
|
Ведение картотеки обращений граждан |
-"- |
|
|
|
|
|
|
|
алфавитной |
|
12000 |
0,1 |
0,06 |
1200 |
720 |
|
|
региональной |
|
12000 |
0,1 |
0,06 |
1200 |
720 |
|
|
Ведение картотеки поручений Совета Министров |
-"- |
1200 |
0,1 |
0,06 |
120 |
72 |
|
33-1 |
Заполнение книги учета отправки циркуляров |
1 запись |
50 |
0,08 |
0,01 |
4 |
0,5 |
|
33-2 |
Заполнение книги учета отправляемых приказов |
-"- |
30 |
0,05 |
0,033 |
1,5 |
0,99 |
|
33-3 |
Заполнение журнала циркуляров зам. министра |
-"- |
400 |
0,05 |
0,04 |
20 |
16 |
|
33-5 |
Заполнение учетных форм, составление списка на заказную авиапочту |
-"- |
100 |
0,4 |
0,2 |
40 |
20 |
|
33-6 |
Составление реестра на отправляемую документацию |
-"- |
6000 |
0,26 |
0,13 |
1560 |
780 |
|
|
|
|
|
|
7047,7 |
3376,39 | |
Годовая трудоемкость работ по комплексу задач "Учет и регистрация документов" (с учетом коэффициента К - 1.1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности) составляют:
при традиционных
методах работы - Т=7047,7х1,1=7752,47 чел.-ч.
- полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч.; принимается равным 1800 ч.
Отсюда численность:
в условиях автоматизации
учета и регистрации
документов - Т=3376,39х1,1=3,14 чел.-ч.
=1800 ч.
Приложение 3
Примерное автоматизированное рабочее место
инспектора по контролю, секретаря, делопроизводителя
1 - системный блок, 2 - дисплей, 3 - клавиатура, 4 - принтер, 5 - телефон, 6 - подъемно-поворотное кресло
Текст документа сверен по:
официальное издание
М.: Центральное бюро нормативов по труду, 1993
Личный кабинет:
доступно после авторизации
Вениамин Кондратьев поздравил с Днем Победы 105-летнего ветерана 
Создайте свой интернет-магазин на новой платформе ReadyScript 
Хостинг, домены, VPS/VDS, размещение серверов
© 2007-2024 ООО «РуФокс»
о проекте
вакансии
хостинг
создание сайтов
реклама на сайте
наши партнеры
сообщить об ошибке