ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ПРИКАЗ

от 30 мая 2003 года N 47

    

Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

    
    
    В целях выполнения постановления Правительства Российской Федерации от 5 июля 2001 года N 504 "Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 16.07.2001, N 29, ст.3015)
    
приказываю:
    
    1. Утвердить формы анкет мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (приложения 1, 2).
    
    2. Установить следующий порядок организации мониторинга:
    
    2.1. Объектами мониторинга являются документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в федеральных архивах, федеральных музеях и библиотеках Минкультуры России; в Архиве Российской академии наук, научных архивах региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, а также региональных научных центров и в научно-отраслевых архивах Российской академии наук; в ведомственных архивах федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организациях федерального подчинения, а также в организациях, хранящих кинодокументы, независимо от их организационно-правовой формы и ведомственной подчиненности.
    
    2.2. Мониторинг проводится 1 раз в 3 года одновременно с паспортизацией государственных и ведомственных архивов, музеев и библиотек, являющейся составной частью мониторинга, по состоянию на 1 января 2004 года, 1 января 2007 года и т.д. Сведения в анкеты включаются по итогам работы за последние три года.
    
    2.3. Федеральные архивы, музеи и библиотеки, Архив Российской академии наук, научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, а также региональных научных центров и научно-отраслевые архивы Российской академии наук вместе с паспортами представляют в Росархив 1 раз в 3 года заполненные анкеты мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
    
    2.4. Федеральные органы исполнительной власти, в ведении которых находятся организации федерального подчинения, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, обеспечивают представление в Росархив также 1 раз в 3 года к 1 февраля года, следующего за отчетным периодом, сводные анкеты мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации по своим системам, включая организации, в пользовании либо в управлении которых находятся кинодокументы.
    
    2.5. Отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и Управление использования архивных документов проводят анализ результатов анкетирования с использованием итогов паспортизации в соответствии с профилем своей деятельности и готовят для представления в Правительство Российской Федерации до 1 июня года, следующего за отчетным периодом, проект отчета об итогах мониторинга.
    
    3. Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации оказать организациям, находящимся в федеральной собственности, а также федеральным музеям и библиотекам, структурам Российской академии наук необходимую помощь в составлении анкет мониторинга для последующего представления в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и Архив Российской академии наук.
    
    4. В целях повышения качества работы по анализу анкет Отделу организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий проработать с Минкультуры России вопрос о создании программного обеспечения, организации ввода данных и использовании БД "Мониторинг состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации".
    
    5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей руководителя Росархива по курирующим направлениям.
    
    

Руководитель Росархива
В.Козлов

    
Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
20 июня 2003 года,
регистрационный N 4814

Приложение 1
к приказу Росархива
от 30 мая 2003 года N 47

Образец

    
    
АНКЕТА
мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации на 01.01....,
хранящихся в

_________________________________________________
название федерального архива, музея, библиотеки, научно-отраслевого архива РАН,
федерального органа исполнительной власти

    
    
    1. Характеристика зданий (помещений)
    
    1.1. Количество зданий (помещений) ________________
________________
    Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют только позиции, отмеченные символом (*), федеральные органы исполнительной власти - отмеченные символом (). При этом показываются только здания (помещения), в которых хранятся архивные документы.
    
     В случае, если архив расположен в нескольких зданиях (помещениях), сведения по соответствующим показателям даются по каждому зданию отдельно в табличной форме.
    
    
    1.2. Здание (помещение) (нужное подчеркнуть):
    
    специальное
    
    приспособленное, в т.ч.
    
    памятник архитектуры
    
    1.3. Год постройки ________________
    
    1.4. Год последнего капитального ремонта ________________
    
    1.5. Состояние здания (помещения) (удовлетворительное, неудовлетворительное):
    
    фундамента
    
    стен
    
    перекрытий
    
    кровли
    
    заполнение окон
    
    заполнение дверей
    
    1.6. Состояние инженерных сетей (удовлетворительное, неудовлетворительное):
    
    отопления
    
    водоснабжения
    
    канализации
    
    1.7.* Количество аварийных ситуаций по причине неудовлетворительного состояния зданий (помещений) и коммуникаций ________________
    
    1.8.* Количество пострадавших в результате аварийных ситуаций всего:
    
    _____ ед.хр., в т.ч. утраченных безвозвратно _____ ед.хр.
    
    1.9. Количество хранилищ: _____ , в т.ч.
________________
Под хранилищем в данном случае понимается изолированное помещение для хранения документов.
    
    
    1.9.1.* Находящихся в аварийном состоянии ______________
    
    1.10. Количество ед.хр., находящихся в аварийных хранилищах ____________
    
    
    2. Условия пользования зданиями и помещениями
    

    
    
    3. Кадровая обеспеченность
    
    Количество ед.хр., приходящихся на:
    
    3.1.* 1 сотрудника архива _________
    
    3.2. 1 сотрудника отдела обеспечения сохранности _________
    
    
    4. Охранный режим
    
    4.1. Количество постов охраны:
    
    фактическое __________________
    
    требуемое ____________________
    
    4.2. Площадь помещений, не оборудованных охранной сигнализацией ____ .
    
    4.3. Площадь помещений, требующих замены охранной сигнализации ____ .
    
    4.4.* Количество ед.хр., находящихся в хранилищах:
    
    не оборудованных охранной сигнализацией ________
    
    оборудованных охранной сигнализацией, требующей замены _________
    
    4.5. Наличие решеток на окнах нижних этажей (да, нет, частично).
    
    4.6. Наличие полного комплекта ключей от всех помещений (да, нет, частично).
    
    4.7. Наличие инструкций по организации охраны архива (да, нет).
    
    
    5. Противопожарная безопасность
    
    5.1. Площадь помещений, не оборудованных пожарной сигнализацией ____ .
    
    5.2. Площадь помещений, требующих замены пожарной сигнализации ____ .
    
    5.3.* Количество ед.хр., находящихся в хранилищах:
    
    не оборудованных пожарной сигнализацией ________
    
    оборудованных пожарной сигнализацией, требующей замены ________
    
    5.4. Состояние электросетей (удовлетворительное, неудовлетворительное).
    
    5.5.* Количество ед.хр., которые размещены в хранилищах, требующих замены электросетей ______________
    
    5.6. Наличие системы автоматического пожаротушения (да, нет).
    
    5.7. Техническое состояние системы автоматического пожаротушения (удовлетворительное, неудовлетворительное).
    
    5.8. Обеспеченность огнетушителями (полная, частичная).
    
    5.9.* Аварийные ситуации за отчетный период:
    
    количество возгораний _____________
    
    количество пострадавших ед.хр. _____________
    
    
    6. Температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы
    
    6.1. Наличие контрольно-климатических приборов в каждом хранилище (да, нет).
    

    6.2. Соблюдаются ли нормативные параметры температуры и влажности воздуха в хранилищах (да, нет, частично).
    
    6.3. Причины несоблюдения нормативных климатических параметров (нужное подчеркнуть):
    
    хранилища не оборудованы системой кондиционирования воздуха
    
    неудовлетворительное техническое состояние системы кондиционирования воздуха
    
    иное (указать) ____________
    
    6.4.* Количество ед.хр., находящихся в хранилищах с ненормативным температурно-влажностным режимом _____
    
    6.5. Количество хранилищ, пораженных:
    
    грибком _______________________
    
    насекомыми ____________________
    
    грызунами _____________________
    
    повышенной запыленностью ________
    
    
    7. Размещение фондов и контроль за движением фондов и дел
    
    7.1. Обеспечивается ли изолированное (обособленное) хранение (да, нет):
    
    секретных документов
    
    уникальных документов
    
    документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни
    
    документов на горючей основе
    
    страхового фонда
    
    7.2. В среднем выдается за год из хранилищ ________ ед.хр.
    
    7.3. Осуществляется ли полистная проверка дел (да, нет, частично):
    
    при выдаче из хранилищ
    
    при возврате в хранилища
    
    7.4. Обеспечены ли структурные подразделения архива сейфами для хранения документов, полученных из хранилищ (да, нет, частично).
    
    7.5.* Оборудованы ли читальные залы архива средствами технического контроля за сохранностью документов (да, нет, частично).
    
    7.6.* Имеются ли факты порчи документов пользователями (да, нет).
    
    
    8. Проверка наличия и состояния документов
    
    8.1. Среднегодовой объем проверки наличия документов _____
    
    8.2. Соблюдается ли цикличность проверки наличия в соответствии с требованиями нормативных документов (да, нет, частично).
    
    8.3. Практикуется ли опечатывание коробок с документами (да, нет).
    
    8.4.* Числится необнаруженными всего _____ ед.хр., из них:
    
    уникальных _____ ед.хр.
    
    особо ценных _____ ед.хр., в т.ч.
    
    не обнаружены за отчетный период всего _____ ед.хр., из них:
    
    уникальных _____ ед.хр.
    
    особо ценных _____ ед.хр.
    
    8.5.* Предполагаемые причины отсутствия документов:
    
    хищение _____ ед.хр.
    
    ошибки при подкладке _____ ед.хр.
    
    недостатки в учете документов _____ ед.хр.
    
    некачественный прием дел на хранение _____ ед.хр.
    
    иное (указать) _____ ед.хр.
    
    причина не установлена _____ ед.хр.
    
    
    9. Физическое состояние документов
    
    9.1. * Количество неисправимо поврежденных всего _____ ед.хр., в т.ч.:
    
    уникальных _____ ед.хр.
    
    особо ценных _____ ед.хр.
    
    9.2.* Количество документов, требующих:
    
    реставрации всего _____ дел, в т.ч.:
    
    уникальных _____ дел
    
    особо ценных _____ дел
    
    9.3. Количество документов, требующих переплета _____ дел.
    
    9.4.* Количество документов, требующих дезинфекции _____ дел.
    
    9.5.* Количество документов, требующих дезинсекции _____ дел.
    
    9.6. Количество документов, требующих консервационно-профилактической обработки:
    
    кино _____ ед.хр.
    
    фото _____ ед.хр.
    
    фоно _____ ед.хр.
    
    9.7. Количество документов, требующих восстановления затухающих текстов _____ л.
    
    
   10. Статистические сведения о документах Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на хранении в федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях федерального подчинения
    
    10.1. Количество организаций федерального подчинения, включая центральный аппарат федерального органа исполнительной власти _____
    
    10.2. Количество хранящихся дел постоянного хранения _____ ед.хр., крайние даты _____ , в т.ч.:
    
    УД _____ ед.хр., крайние даты _____
    
    НТД ______ ед.хр., крайние даты _____
    
    кинодокументы _____ ед.хр., крайние даты _____
    
    фотодокументы ______ ед.хр., крайние даты _____
    
    фонодокументы _____ ед.хр., крайние даты _____
    
    видеодокументы ______ ед.хр., крайние даты _____
    
    10.3. Количество дел, внесенных в описи, утвержденные ЭПК архивных органов или федеральных архивов _____ ед.хр., крайние даты _____ , в т.ч.:
    
    УД _____ ед.хр., крайние даты _____
    
    НТД _____ ед.хр., крайние даты _____
    
    кинодокументы _____ ед.хр., крайние даты _____
    
    фотодокументы _____ ед.хр., крайние даты _____
    
    фонодокументы ______ ед.хр., крайние даты _____
    
    видеодокументы ______ ед.хр., крайние даты _____
    
    10.4. Количество дел, хранящихся сверх установленного срока: _____ ед.хр.,
крайние даты _____ , в т.ч.:
    
    УД _____ ед.хр., крайние даты _____
    
    НТД _____ ед.хр., крайние даты _____
    
    кинодокументы _____ ед.хр., крайние даты _____
    
    фотодокументы ______ ед.хр., крайние даты _____
    
    фонодокументы _____ ед.хр., крайние даты _____
    
    видеодокументы _____ ед.хр., крайние даты _____
    
    

Приложение 2
к приказу Росархива
от 30 мая 2003 года N 47

Образец

    
    
АНКЕТА
мониторинга состояния документов
Архивного фонда Российской Федерации на 01.01...., хранящихся в

______________________________________
название федерального архива, музея,
библиотеки, научно-отраслевого архива РАН*

_________________
     * Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют только позиции, отмеченные символом (*).
    
    
    1.* Количество читальных залов, их спецификация __________
    
    2.* Количество посадочных мест для пользователей _________
    
    3. Количество просмотровых аппаратов ____________________
    
    4.* Наличие множительной техники (да, нет)
    
    5. Число исследователей:
    
    * всего (тыс.чел.) _________ , в т.ч.
    
    открытый читальный зал _________
    
    закрытый читальный зал _________
    
    6. Число уникальных посетителей WEB-страницы  _______
    
    7.* Количество посещений читального зала в год (в среднем):
    
    всего _____
    
    открытый _____
    
    закрытый _____
    
    * в день (в среднем):
    
    всего _____
    
    открытый _____
    
    закрытый _____
    
    8.* Количество пользователей по категориям:
    
    8.1. Российские _____
    
    в т.ч. Москва и Санкт-Петербург _____
    
    зарубежные ______ ,
    
    в т.ч. Прибалтика ______
    
    страны СНГ _____
    
    8.2. Ученые _____
    
    представители органов государственной власти _____
    
    представители учреждений, организаций, предприятий _____
    
    представители общественных организаций (в т.ч. религиозных) _____
    
    представители коммерческих структур _____
    
    студенты _____
    
    школьники _____
    
    частные исследователи _____
    
    9. Количество обращений к:
    
    каталогам _____
    
    базам данных _____
    
    10.* Количество отказов в выдаче:
    
    ед.хр. _____
    
    печатных изданий, из НБ _____
    
    микроформ _____
    
    11.* Причины отказов в выдаче (нужное подчеркнуть):
    
    плохое физическое состояние
    
    наличие конфиденциальной информации
    
    выдача другому пользователю
    
    выдача во временное пользование
    
    использование в плановой работе сотрудников архива
    
    иное (указать) ______
    
    12.* Количество отказов в изготовлении копий (документов) _____
    

    13.* Причины отказов в изготовлении копий (нужное подчеркнуть):
    
    плохое физическое состояние
    
    сшивка листов в переплет
    
    неформатные документы
    
    уникальные документы
    
    конфиденциальная информация
    
    иное (указать) ________
    
    14. Количество заявителей, обратившихся в приемную (справочный стол) архива ____________________
    
    15. Число проведенных массовых информационных мероприятий:
    
    всего _____ , в т.ч.
    
    экскурсии _____
    
    лекции _____
    
    дни открытых дверей _____
    
    школьные уроки ______
    
    иное (указать) _____
    
    16. Наличие выставочного зала (экспозиционного помещения) (да, нет).
    
    17. Наличие выставочного оборудования, обеспечивающего сохранность документов при экспонировании (да, нет).
    
    18. Количество проведенных выставок:
    

    
    19. Количество посетителей выставок _____
    
    20. Участие в конференциях, совещаниях, семинарах, круглых столах:
    
    всего _____ , в т.ч.
    
    международных ______
    
    21. Заключено договоров по информационному обеспечению (сборники документов, информационные материалы, копирование и др.):
    
    всего _____ , в т.ч.
    
    с юридическими лицами _____
    
    с физическими лицами _____
    
    с иностранными партнерами ______
    
    с отечественными партнерами ______
    
    22. Подготовлено по договорам:
    
    тематических перечней _____
    
    обзоров _____
    
    генеалогических запросов ______
    
    копий архивных документов ______
    
    иное (указать) _____
    
    23. Количество сборников документов, подготовленных и не обеспеченных издательской базой _____________
    
    24. Количество грантов, полученных от российских и зарубежных фондов:
    
    всего _____ , в т.ч.
    
    на подготовку сборников документов и иных информационных продуктов ______
    
    на издание сборников документов и др. _____
    
    на проведение информационных мероприятий (выставка, конференция и др.) _______
    
    25. Участие в международных проектах и программах:
    

    26. Подготовлено в соответствии с международными договорами и соглашениями:
    
    сборников документов _____
    
    выставок _____
    

    конференций _____
    
    изготовлено копий архивных документов _____
    
    иное (указать) _____
    
    
    

Текст документа сверен по:
"Бюллетень нормативных актов
федеральных органов
исполнительной власти",
N 42, 20.10.2003