Срок хранения и уничтожение бухгалтерских документов

 Вопрос:                                                                         

    Какие сроки хранения первичных бухгалтерских документов? Как правильно оформить уничтожение первичных бухгалтерских документов, срок хранения которых уже истек?      
    
    

 Ответ:                                                                

    Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируют архивное законодательство в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000, ст.23 НК РФ и ст.17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 30.06.2003).
    
    Первичные бухгалтерские документы хранят не менее 5 лет, а документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии - расчетные (расчетно-платежные) ведомости), - 75 лет.
    
    Следует отметить, что документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со ст.283 НК РФ, должны храниться в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
    
    Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
    
    Место хранения обработанных первичных документов организации определяют самостоятельно. Например, можно хранить документы в самой организации или сдать их на хранение в архив (государственный или частный).
    
    Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Рассмотрим, как правильно это сделать.
    
    Во-первых, руководитель организации своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включаются наиболее квалифицированные специалисты, которые способны оценить важность тех или иных документов. Такая комиссия составляет акт, в котором устанавливается перечень документов, которые необходимо уничтожить. Акт может выглядеть так:
    
    

"ООО "АПТЕКА"

Утверждаю
Директор ООО "АПТЕКА"
г-н Орлов С.И.
3 февраля 2003 года

    
Акт
о перечне документов на уничтожение

    3 февраля 2003 года,  г.Москва
    
    Экспертная комиссия в составе:
    
    председатель комиссии - гл. бухгалтер А.А.Иванова;
    
    члены комиссии - юрист С.С.Петров;
    
    секретарь -  И.И.Сидорова,
    
    составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек 1 января 2003 года:
    
    1. Кассовые документы за 1996 год (9 папок).
    
    2. Авансовые отчеты за 1996 год (10 папок).
    
    3. Кассовая книга за 1996 год (2 шт.).
    
    4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996 год (1 шт.).
    
    5. Банковские документы за 1996 год (12 папок).
    
    6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (12 папок).
    
    7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996 год (1 папка).
    
    8. Журнал учета доверенностей за 1996 год (1 шт.).
    
    9. Главная книга за 1996 год (1 шт.).
    
    Председатель комиссии Иванова       /А.А.Иванова/
    
    Члены комиссии: Сидорова       /И.И.Сидорова/    Петров      /С.С.Петров/"
    
    
    Данный акт утверждается руководителем организации. Затем все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том или папку собранных дел.
    
    После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
    
    Бумаги можно также сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторичного сырья.
    
    В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить еще один акт - о физическом уничтожении документов:
    

"ООО "АПТЕКА"

Акт
об уничтожении документов, срок хранения которых истек

    5 февраля 2003 года, г.Москва
    
    Экспертная комиссия в составе:
    
    председатель комиссии - гл. бухгалтер А.А.Иванова;
    
    члены комиссии - юрист С.С.Петров;
    
    секретарь - И.И.Сидорова,
    
    составила настоящий акт о том, что согласно описи, утвержденной актом от 3 февраля 2003 года, были уничтожены документы, срок хранения которых истек.
    
    В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура ООО "Сырье-ХХ" согласно накладной от 05.02.2003 N 123, которая прилагается к настоящему акту.
    
    Председатель комиссии Иванова        /А.А.Иванова/
    
    Члены комиссии: Сидорова       /И.И.Сидорова/    Петров    /С.С.Петров/"
    
    Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторичное сырье, вы должны учесть в составе операционных доходов, т.е. по счету 91-1 "Прочие доходы" и начислить НДС.
    
    

Ж.Морозова,
ведущий аудитор
ООО "Берг и партнеры. Налоговый консалтинг"
 "Финансовая газета"

N 41(617), октябрь, 2003 год

27 октября 2003 года N Э3680