- USD ЦБ 03.12 30.8099 -0.0387
- EUR ЦБ 03.12 41.4824 -0.0244
|
Краснодар:
|
погода |
октября
4
среда,
Курсы
Индексы
- DJIA 03.12 12019.4 -0.01
- NASD 03.12 2626.93 0.03
- RTS 03.12 1545.57 -0.07
1. Общие положения
1.1. "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года N 274, и с учетом положений современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию государственных архивов.
1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых госкомитетами, министерствами, ведомствами и другими учреждениями, организациями, предприятиями в процессе своей деятельности, а также документацию, образующуюся в результате научно-технической и производственной деятельности учреждений, организаций, предприятий*.
__________________
* Далее в тексте вместо слов "учреждений, организаций, предприятий" употребляется слово "организаций".
Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях.
1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов, с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей народного хозяйства и социально - культурного строительства, а также положений: "Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов" (М., 1969), "Перечня документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов" (М., 1963), "Перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), "Перечня научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987), современных нормативных документов, регламентирующих процесс документирования научных исследований, проектных, конструкторских, технологических, патентно - лицензионных работ, а также работ, связанных с применением различных автоматизированных систем, ведомственных перечней документов со сроками хранения, решений ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных видов документов.
1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т.е. общих для всех или большинства госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций (в том числе организаций, действующих на общественных началах). Для облегчения работы по отбору документов в Перечень включены также некоторые виды документов нетипового характера.
1.5. Перечень служит целям охраны, организации и качественного пополнения состава ГАФ СССР. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, а также в практике работы экспертно - проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных служб госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций.
2. Структура Перечня и порядок его применения
2.1. Перечень построен по функционально - отраслевому принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.
2.2. Перечень состоит из двух частей. Первая часть включает документы, образующиеся в управленческой деятельности организаций, вторая - документы, образующиеся в научно - технической и производственной деятельности организаций. Каждая часть имеет свою нумерацию разделов и подразделов.
2.2.1. Первая часть Перечня состоит из 12 разделов:
раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и организацию ведомственного хранения документов;
разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие прогнозирование, планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность организаций;
раздел 5 включает документацию по набору и использованию трудовых ресурсов, организации труда, производительности труда, трудовой дисциплине, нормированию труда, тарификации, заработной плате, охране труда, а также по организации и проведению соцсоревнования;
раздел 6 содержит документы о работе с кадрами: приеме, распределении, перемещении и учете кадров, подготовке кадров, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении, присвоении почетных и ученых званий, присуждении ученых степеней;
раздел 7 содержит документацию, отражающую вопросы социально-культурного развития трудовых коллективов, в том числе социальное страхование, медицинское и санаторно - курортное обслуживание, жилищно - бытовые вопросы, организацию общественного питания, организацию работы детских учреждений, дворцов и домов культуры, клубов, библиотек, а также физкультурно - спортивную работу;
раздел 8 включает документы о научно - информационной деятельности организаций и издании ведомственной литературы;
раздел 9 содержит документы об организации и осуществлении экономического, научно - технического и культурного сотрудничества с зарубежными странами;
раздел 10 содержит документацию о материально - техническом снабжении и организации хранения имущественно - материальных ценностей;
раздел 11 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, по организации ведомственной связи, охране организаций, а также организации гражданской обороны;
раздел 12 содержит документы, раскрывающие вопросы организации и деятельности первичных профсоюзных и общественных организаций (касс взаимопомощи, товарищеских судов, групп и постов народного контроля, добровольных народных дружин и др.).
Документы по планированию и отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2 и 4 разделах Перечня, в других разделах указаны лишь отдельные планово - отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения. Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 5 и 7 разделы Перечня. Отдельные документы по экономическому, научно - техническому и культурному сотрудничеству с зарубежными странами даны в 1, 6, 8, 10 разделах (ч. I); 3 (ч. II).
2.2.2. Вторая часть Перечня состоит из 7 разделов:
раздел 1 включает основные виды документов, образующихся в организациях при проведении научно - исследовательских и опытно-конструкторских работ и испытании опытных образцов изделий;
раздел 2 содержит документы, образующиеся в области изобретательства, рационализации и патентно - лицензионных работ*;
__________________
* Состав и содержание заявок на изобретения, поступающих на государственное хранение, определены "Перечнем научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987) и в настоящем Перечне не рассматриваются.
раздел 3 включает документы по планировке, проектированию, строительству, реконструкции, ремонту объектов;
раздел 4 содержит документы, отражающие основные вопросы организации производственной деятельности, внедрения новой техники и технологии, механизации и автоматизации производственных процессов; конструкторских работ по изделиям серийного и массового производства; технологии и технологического оснащения производства; энергетического и топливного обеспечения, эксплуатации и ремонта оборудования;
раздел 5 включает документы о качестве продукции, техническом контроле, стандартизации, о государственной приемке продукции;
раздел 6 содержит основные документы о контроле за состоянием окружающей среды и мероприятиях по ее охране;
раздел 7 содержит основные виды документов, образующихся при проектировании и функционировании автоматизированных систем (ОАСУ, АСУП, АСТПП, САПР и др.).
Вопросы охраны окружающей среды отражены, в том числе, и в проектной документации, включенной в раздел 3 данного Перечня.
В разделе 3 (подраздел 3.4 "Проектирование объектов капитального строительства") сроки хранения документов определены соответственно стадиям проектирования и с учетом особенностей отбора научно - технической документации по индивидуальному, типовому и экспериментальному проектированию*.
__________________
* Состав и содержание технических документов, поступающих на государственное хранение по каждой из стадий проектирования, определены "Перечнем научно - технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987) и в настоящем Перечне не рассматриваются.
В 7 разделе представлена типовая документация, которая используется как в традиционном виде, так и в нетрадиционном закодированном (на машинных носителях).
2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов (графа N 2), а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования всех видов документов, включенных в статью.
2.4. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по двум группам организаций.
2.4.1. К первой группе отнесены организации, в результате деятельности которых образуются документы, имеющие политическое, народно - хозяйственное, научное, социально - культурное или историческое значение и подлежащие приему в государственные архивы. Сроки хранения документов этих организаций даны в 3 графе Перечня.
Первая группа включает организации - источники комплектования полного приема и организации - источники комплектования выборочного приема.
Источники комплектования полного приема - это все организации одного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе*. К ним относятся организации, которые по своему значению в отраслевой ведомственной системе являются органами управления, а также организации, выполняющие основные функции и задачи в области народно - хозяйственного и социально-культурного строительства.
__________________
* Под "полным комплексом" документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения.
Сроки хранения документов организаций - источников комплектования полного приема даны в 3 графе Перечня.
Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов, выделенных по ряду признаков. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.
При повидовом выборочном приеме в государственный архив непосредственно поступают отдельные виды и разновидности создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе*, а также их информационно - аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию. Сроки хранения документов повидового выборочного приема даны в 3 графе Перечня.
__________________
* Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организаций.
При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от организаций данного вида (разновидности), вошедших в выборочную совокупность. Сроки их хранения даны в 3 графе Перечня.
2.4.2. Вторая группа включает организации вспомогательного и обслуживающего характера, непосредственно от которых документы в государственные архивы не поступают. Сроки хранения документов этой группы даны в 4 графе Перечня. К этой группе отнесены и организации, не вошедшие в состав выборочной совокупности при групповом выборочном приеме, а также организации и предприятия, отмеченные знаком "X" в "Примерных списках видов учреждений, организаций и предприятий, не являющихся источниками комплектования государственных архивов" (М., 1987). Однако ценная информационно аналитическая и отчетная документация последних, поступившая в вышестоящие организации, должна быть принята на государственное хранение в составе фондов вышестоящих организаций.
2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
2.6. Документы должны приниматься на государственное хранение преимущественно в виде подлинников, только при отсутствии подлинников принимаются копии соответствующих документов.
2.7. В целях оптимизации состава ГАФ СССР Перечень максимально ограничивает поступление в государственные архивы дублетных документов.
Нормативные документы (уставы, положения, правила, инструкции и др.) рекомендуется принимать на государственное хранение, как правило, в фонде руководящего (утверждающего) органа.
Прием плановой документации должен осуществляться в составе фонда организации - автора документа.
В целях обеспечения сохранности наиболее ценных документов и их широкого использования допускается определенная дублетность документов при их поступлении на хранение в разные государственные архивы. Так, подлежат приему в фондах организаций размноженные экземпляры постановлений Советов Министров СССР и союзных республик, решения коллегий министерств и ведомств, относящиеся к деятельности конкретных организаций.
По отношению к другим видам (разновидностям) документов государственным архивам в ряде случаев предоставляется право самостоятельно решать вопросы дублетности в целях обеспечения сохранности и широкого использования документов ГАФ СССР.
2.8. При экспертизе ценности научно - технической документации следует учитывать, что местом хранения подлинной научно-технической документации являются организации - разработчики (авторы), а также организации - заказчики (Госплан СССР, Госстрой СССР и госстрои союзных республик, облисполкомы, горисполкомы, головные институты в отрасли, а также предприятия - держатели подлинников (головные заводы - изготовители изделий серийного, массового производства)).
Полный комплект научно - технической документации (подлинники и копии) по проекту объекта капитального строительства (за исключением проектов по строительству железных и шоссейных дорог магистрального значения), как правило, сосредотачивается у генпроектировщика. Полный комплект научно - технической документации проектов железных и шоссейных дорог сосредоточен в управлениях дорог.
Подлинная научно - техническая документация отдельных частей проекта, выполненных на договорных началах субподрядными организациями, передается генпроектировщику по согласованию с ним для укомплектования проектов с последующей передачей в государственные архивы.
Патентная документация поступает на государственное хранение, как правило, в виде подлинников. По усмотрению архивных учреждений союзных республик на государственное хранение может быть отобрана патентная документация в виде копий с целью отражения истории патентного дела в данной республике.
Научно - техническая документация в машиночитаемой форме, имеющая историческое значение, принимается на государственное хранение в случае, если ее информация не повторяется на традиционных носителях.
2.9. Постоянные сроки хранения научно - технической документации в Перечне означают, что на государственное хранение отбираются документы по проектам, проблемам, включенным в перечни проектов, проблем, научно - техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение. Научно-техническая документация, не вошедшая в состав Перечня проектов, проблем, хранится соответственно срокам, определенным настоящим Перечнем, или до минования практической надобности.
2.10. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно - историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы.
2.11. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1986 г., начинается с 1 января 1987 г.
Сроки хранения научно - технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания разработки темы, проекта.
Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - "В" ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" возраст лица к моменту окончания дела.
Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.
2.12. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения "постоянно" или отметку "ЭПК" ("ЭК") по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное хранение или уничтожается по миновании в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" ("ЭК") принимается ЭПК архивных учреждений союзных и автономных республик, краев, областей и государственных архивов.
2.13. Снижение в ведомственных перечнях сроков хранения, установленных данным Перечнем, запрещается. Повышение в ведомственных перечнях сроков хранения, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда необходимость вызывается специфическими особенностями работы организаций данной системы.
Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" в ведомственных перечнях разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.
2.14. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами (ГОСТ N 1300279). Запрещается уничтожать оригиналы (подлинники) документов, имеющих научно - историческое значение и подлежащих передаче на государственное хранение, даже в случае изготовления с них микрофильмов.
2.15. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание "На государственное хранение не передаются. Хранятся в организациях" уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в 3 и 4 графах. Так, примечание: "При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "после истечения срока действия договора", "после утверждения", "после замены новыми", "после снятия изделий с производства", "после ввода объекта в эксплуатацию" и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в 3, 4 графах, осуществляется с указанного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения определенных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, времени и места создания. Например, переписка по кредитным операциям хранится в организациях 3 года, а в примечании оговорен 5-летний срок хранения для переписки с внешнеторговыми организациями.
2.16. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
3. Организация проведения и оформления отбора
документов на хранение и уничтожение
3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения.
3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются Положением о ГАФ СССР, Основными положениями ЕГСДОУ, правилами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.
3.3. Отбор документов на постоянное и временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984), "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Правилами работы с научно - технической документацией в организациях и на предприятиях СССР" (М., 1977, 1984), "Основными правилами работы с научно - технической документацией в государственных архивах СССР" (М., 1985).
Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР. Предельные сроки хранения документов ГАФ СССР в ведомствах установлены Положением о ГАФ СССР:
- для документов министерств, ведомств и других организаций союзного и республиканского подчинения - 15 лет;
- для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет;
- для документов организаций районного и городского подчинения и колхозов - 5 лет;
- для научно - технической документации - до минования практической надобности, но не свыше 15 лет;
- для кинофотодокументов и документов на машинных носителях, входящих в состав научно - технической документации, - до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.
3.4. По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно - техническая документация, отобранная на государственное хранение, с соответствующим научно - справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы передается в государственные архивы.
3.5. Экспертиза ценности научно - технической документации проводится в два этапа.
На первом этапе выбирается проблематика исследований и проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация которых подлежит передаче на государственное хранение. Конечным результатом этой работы является составление "Перечня проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение".
На втором этапе экспертизе подвергаются комплексы научно-технической документации, подлежащей приему на государственное хранение. Итогом этого этапа является составление описи единиц хранения научно - технической документации, передаваемых в государственные архивы.
3.6. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.
3.7. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются ее членами и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа одновременно по всем основным подразделениям организаций. Три экземпляра описи, утвержденной ЭПК архивного органа, возвращаются в организацию, а первый экземпляр (для научно - технической документации - три экземпляра) передается в государственный архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на государственное хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.
3.8. После утверждения описей архивным органом организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно - техническую два), утверждаемыми руководителем организации. Акты на научно-техническую документацию согласовываются с ЭПК государственной архивной службы.
3.9. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
3.10. Организации, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела (практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли) без согласования с архивными органами. Однако, если имеется указание соответствующего ведомства о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются на рассмотрение в эту организацию.
3.11. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо - сдаточными накладными.
3.12. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой согласно Положению о ГАФ СССР ответственность в установленном законом порядке.
3.13. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Главное архивное управление при Совете Министров СССР, республиканские и местные архивные учреждения.
3.14. С введением в действие данного Перечня "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов", утвержденный Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 3 декабря 1967 г., и последующие его переиздания, а также "Перечень документальных материалов со сроками хранения до 5 лет, подлежащих уничтожению без утверждения архивными учреждениями" (М., 1964), "Перечень документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов" (М., 1963) считать утратившими силу.
Наряду с настоящим Перечнем следует применять "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), "Перечень научно - технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987). При отборе на государственное хранение научно - технической документации, созданной до 1968 г., применяется "Перечень научно - технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1969).
Часть I
Документы, образующиеся в управленческой деятельности
(с изменениями на 6 октября 2000 года)
____________________________________________________________________
Часть 1-ая настоящего "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" утратила силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам, начиная с середины 90-х годов XX в. (с 1995 года) в связи с введением в действие Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного Федеральной архивной службой России 06.10.2000. - См. п.3.13 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Об изменениях сроков хранения судебно-арбитражных дел в статьях 80 и 85 настоящего Перечня, начиная с 1995 года, см. решение ЦЭПК при Росархиве от 25 марта 1997 года.
____________________________________________________________________
При поступлении в разные госархивы на хранение принимаются постановления, относящиеся к деятельности данной организации
|
51 |
Доклады, докладные записки по основной деятельности, представляемые структурными подразделениями руководству организации |
5 л. ЭПК |
5 л. |
| |||
|
52 |
Штатные расписания: |
|
|
| |||
|
|
а) по месту составления |
Пост. |
3 г. |
| |||
|
|
б) в других организациях |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
53 |
Проекты штатных расписаний; документы (справки, заключения, отзывы) по их разработке |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
54 |
Переписка об утверждении и изменении штатов |
1 г. |
1 г. |
| |||
|
55 |
Типовые положения о правах и обязанностях должностных лиц, должностные инструкции |
|
|
| |||
|
|
а) по месту утверждения |
Пост. |
3 г. |
| |||
|
|
б) в других организациях |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
56 |
Положения и инструкции о правах и обязанностях должностных лиц |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
57 |
Проекты положений и инструкций о правах и обязанностях должностных лиц |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
58 |
Переписка о разработке должностных инструкций, положений о правах и обязанностях должностных лиц |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
59 |
Переписка с вышестоящими органами о структуре, штатах, создании, ликвидации организаций |
5 л. ЭПК |
5 л. |
| |||
|
60 |
Документы (отчеты, справки, докладные записки, заключения) об организации, реорганизации, ликвидации, переименовании, передаче из одной системы в другую, переводе из одной местности в другую организаций |
Пост. |
До минования надобности |
| |||
|
61 |
Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст.323), составленные при смене: |
|
|
| |||
|
|
а) руководителей организаций |
Пост. |
1 г. |
| |||
|
|
б) ответственных исполнителей и секретарей в организациях |
5 л. |
5 л. |
| |||
|
62 |
Документы (договоры, соглашения, планы, отчеты, акты, справки, рекомендации) об установлении производственных, научных, культурных и других связей между организациями |
Пост. |
10 л. |
| |||
|
63 |
Переписка об установлении производственных, научных, культурных и других связей между организациями |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
64 |
Документы (программы, планы, задания, технические задания, доклады, справки, отчеты) о командировках: |
|
|
| |||
|
|
а) внутрисоюзных |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
|
б) зарубежных |
10 л. ЭПК |
- |
| |||
|
65 |
Переписка о внутрисоюзных и зарубежных командировках |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
66 |
Документы (условия, положения, программы, справки, докладные записки, отчеты, отзывы) о проведении конкурсов и смотров (творческих, научных, исполнительских, по рационализации и изобретательству, общественных и других): |
|
|
| |||
|
|
а) по месту проведения |
Пост. |
10 л. |
| |||
|
|
б) в других организациях |
До минования надобности |
До минования надобности |
| |||
|
67 |
Документы (повестки, переписка, извещения) о созыве съездов, конгрессов, симпозиумов, конференций, совещаний, семинаров |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
68 |
Документы (доклады, стенограммы, протоколы, тезисы докладов, приветствия) об организации и проведении профессиональных праздников, торжеств, вручении наград: |
|
|
| |||
|
|
а) по месту проведения |
Пост. |
10 л. |
| |||
|
|
б) в других организациях |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
69 |
Поздравительные адреса, письма, телеграммы в связи с юбилейными датами коллективов и отдельных лиц |
1 г. |
1 г. |
| |||
|
70 |
Переписка об организации и проведении торжеств, связанных с юбилейными датами организаций и отдельных лиц |
5 л. |
5 л. |
| |||
|
71 |
Тематические альбомы фотографий |
10 л. ЭПК |
10 л. |
| |||
|
72 |
Документы (обязательства, договоры, докладные записки, справки, планы, отчеты) о шефстве организаций над совхозами, колхозами, учебными заведениями, интернатами и другими детскими учреждениями |
Пост. |
5 л. |
| |||
|
| |||||||
|
73 |
Переписка по правовым вопросам |
5 л. |
5 л. |
| |||
|
74 |
Переписка о составлении договоров и соглашений, формы договоров |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
75 |
Кодификационные картотеки и указатели по законодательным актам и другим нормативным документам (приказам, инструкциям, правилам) |
До ликвидации организации |
До ликвидации организации |
| |||
|
76 |
Заключения по вопросам соблюдения трудового законодательства и трудового права |
5 л. ЭПК |
5 л. |
| |||
|
77 |
Переписка о разъяснении и применении трудового законодательства и трудового права |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
78 |
Заявления, заключения по жилищному законодательству и разбору конфликтов по жилищным вопросам |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
79 |
Переписка о разъяснении жилищного законодательства и разборе конфликтов по жилищным вопросам |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
80 |
Судебно-арбитражные дела (исковые заявления, доверенности, претензии, акты, справки, протоколы заседаний арбитража) |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
81 |
Переписка об арбитражной практике и ведении арбитражных дел |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
82 |
Картотеки, книги регистрации арбитражных дел |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
83 |
Переписка претензионная о поставках, подрядах и услугах |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
84 |
Журналы учета претензий и исков |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
85 |
Копии документов (исковые заявления, акты, справки, докладные записки, характеристики), представляемые в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам; копии решений, приговоров, частных определений, постановлений |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
86 |
Переписка об исполнении приговоров, решений и определений судебных органов, арбитража |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
87 |
Заключения, решения по делам об административных взысканиях и мерах общественного воздействия |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
88 |
Переписка об административных взысканиях и мерах общественного воздействия |
1 г. |
1 г. |
| |||
|
89 |
Заключения по трудовым конфликтам |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
90 |
Переписка о трудовых конфликтах |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
91 |
Конфликтные дела по изобретательству |
10 л. ЭПК |
10 л. |
| |||
|
92 |
Договоры по оказанию юридической помощи организациям |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
93 |
Книги записей юридических консультаций |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
| |||||||
|
94 |
Типовые и примерные номенклатуры дел: |
|
|
| |||
|
|
а) по месту утверждения |
Пост. |
До минования надобности |
| |||
|
|
б) в других организациях |
До минования надобности |
До минования надобности |
| |||
|
95 |
Номенклатуры дел: |
|
|
| |||
|
|
а) учреждений, организаций, предприятий (согласованные) |
Пост. |
До минования надобности |
| |||
|
|
б) структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий |
5 л. |
5 л. |
| |||
|
96 |
Документы (акты, докладные записки, справки) о проверке состояния документационного обеспечения управления |
1 г. |
1 г. |
| |||
|
97 |
Справки, сводки, сведения о документообороте организаций |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
98 |
Переписка о совершенствовании организации документационного обеспечения управления |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
99 |
Классификаторы дел и документов: |
|
|
| |||
|
|
а) по месту составления |
Пост. |
- |
| |||
|
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
До замены новыми |
| |||
|
100 |
Картотеки, журналы, перечни, графики, справки, контрольные листы, сводки контроля исполнения документов |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
101 |
Картотеки, журналы регистрации предложений, заявлений, жалоб граждан |
5 л. |
5 л. |
| |||
|
102 |
Книги, журналы, карточки регистрации приема посетителей руководством организаций |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
103 |
Сводки, сведения, переписка о применении современных технических средств в документационном обеспечении управления |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
104 |
Списки на рассылку приказов, указаний, распоряжений, положений |
2 г. |
2 г. |
| |||
|
105 |
Указатели, картотеки к постановлениям, приказам, указаниям, правилам, инструкциям, положениям |
Пост. |
До минования надобности |
| |||
|
106 |
Карточки (журналы) регистрации: |
|
|
| |||
|
|
а) приказов, указаний, распоряжений, правил, инструкций, положений, уставов |
Пост. |
До минования надобности |
| |||
|
|
б) поступающих и отправляемых документов |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
107 |
Описи, перечни, реестры на отправленную корреспонденцию |
1 г. |
1 г. |
| |||
|
108 |
Трафаретные тексты служебных документов |
До замены новыми |
До замены новыми |
| |||
|
109 |
Журналы, книги, карточки регистрации: |
|
|
| |||
|
|
а) телеграмм и телефонограмм |
1 г. |
1 г. |
| |||
|
|
б) заявок на международные телефонные переговоры |
1 г. |
1 г. |
| |||
|
110 |
Журналы (книги), ведомости учета: |
|
|
| |||
|
|
а) бланков строгой отчетности |
3 г |
3 г. |
| |||
|
|
б) отдельных листов, чертежей, спецблокнотов, фотонегативов, фотоотпечатков, магнитных лент, кинопленок |
До минования надобности |
До минования надобности |
| |||
|
|
в) отпечатанных документов |
3 г |
3 г. |
| |||
|
111 |
Бланки-заказы на выполнение машинописных работ |
1 г. |
1 г. |
| |||
|
112 |
Сводки, справки об учете работы машбюро |
1 г. |
1 г. |
| |||
|
113 |
Переписка о нарушении правил пересылки документов |
1 г. |
1 г. |
| |||
|
114 |
Переписка о методических и организационных вопросах архивного дела |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
115 |
Дела фондов (исторические справки к фондам, акты проверки наличия и состояния документов, акты приема и передачи документов на госхранение, акты о выделении документов к уничтожению, о недостачах и неисправимых повреждениях документов, обзоры фондов) |
Хранятся в организациях |
До минования надобности |
| |||
|
116 |
Списки, листы, карточки фондов |
Пост |
- |
| |||
|
117 |
Описи дел: |
|
|
| |||
|
|
а) постоянного хранения (утвержденные) |
Пост. |
- |
| |||
|
|
б) временного хранения |
3 г. |
3 г. |
| |||
|
118 |
Переписка о приеме-передаче документов на госхранение |
5 л. |
5 л. |
| |||
|
119 |
Акты, справки об итогах обследований (проверок) архивными учреждениями состояния и условий хранения документов |
10 л. |
5 л. |
| |||
|
120 |
Докладные записки, справки о работе архивов |
5 л. |
5 л. |
| |||
|
121 |
Перечни документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и документов, подлежащих приему в государственные архивы: |
|
|
| |||
|
|
а) по месту утверждения |
Пост. |
- |
| |||
|
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
До замены новыми |
| |||
После уничтожения дел
При отсутствии годовых -10 л.
При отсутствии годовых и квартальных - пост.
При отсутствии годовых и квартальных 10 л.
При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - 10 л.
|
492 |
Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки), не вошедшие в состав личных дел |
3 г. |
3 г. |
| |
|
493 |
Картотеки, указатели к приказам по личному составу |
75 л. |
75 л. |
| |
|
494 |
Записки о приеме, переводе, увольнении рабочих и служащих (заменяющие приказы по личному составу) |
75 л. ЭПК |
75 л. |
| |
|
495 |
Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров |
3 г. |
3 г. |
| |
|
496 |
Переписка о трудовом устройстве лиц, уволенных из рядов Советской Армии, инвалидов, пенсионеров, молодежи, окончившей общеобразовательные школы, и молодежи, не получившей среднего образования |
3 г. |
3 г. |
| |
|
497 |
Перечни номенклатурных должностей по министерствам, ведомствам и другим организациям |
|
|
| |
|
|
а) по месту утверждения |
Пост. |
- |
| |
|
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
До замены новыми |
| |
|
498 |
Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении, откомандировании, увольнении, объявлении благодарностей, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров) |
|
|
| |
|
|
а) членов высших органов государственной власти и управления, лиц, имеющих высшие степени отличия и почетные звания СССР и союзных республик; руководителей организаций союзного и республиканского значения; участников революционного движения и гражданской войны, лиц, имеющих ученые степени и звания |
Пост. |
- |
| |
|
|
б) членов творческих организаций |
75 л. |
- |
| |
|
|
в) рабочих, служащих, инженерно-технических работников, научных работников, не имеющих ученых степеней и званий, освобожденных и выборных работников массовых общественных организаций |
75 л. - "В" ЭПК |
75 л. - "В" |
| |
|
499 |
Личные дела аспирантов, студентов, учащихся (заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учебные личные карточки учащихся, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска), окончивших учебные заведения или отчисленных со старших курсов |
|
|
| |
|
|
а) аспирантов, студентов, учащихся профессионально-технических училищ |
75 л. - "В" |
75 л. - "В" |
| |
|
|
б) учащихся общеобразовательных школ |
3 г. |
3 г. |
| |
|
500 |
Личные дела (карточки учета, приема, перемещения и увольнения лиц) работающих по совместительству: |
|
|
1 Документы (анкеты, копии дипломов, заявления, справки, разрешения), являющиеся основанием к приказам по личному составу, - 3 г. | |
|
|
а) работников, для которых в соответствии с пенсионным законодательством совместительство влияет на размер пенсий |
75 л. - "В" |
75 л. - "В" |
| |
|
|
б) работников, имеющих полный должностной оклад (ставку) по основному месту работы |
5 л. |
5 л. |
| |
|
501 |
Личные дела (заявления, автобиографии, анкеты, справки с места жительства и места работы, медицинские справки и другие документы) лиц, поступавших, но не принятых в учебные заведения |
1 г. |
1 г. |
| |
|
502 |
Выездные дела (анкеты, характеристики, автобиографии, справки, копии личных документов, копии приказов о командировании) специалистов, командированных за границу: |
|
|
| |
|
|
а) выехавших за границу |
45 л. |
- |
| |
|
|
б) не выехавших за границу |
5 л. |
- |
| |
|
503 |
Характеристики работников (сотрудников), не имеющих личных дел |
75 л. - "В" |
75 л. - "В" |
| |
|
504 |
Личные карточки рабочих, служащих, инженерно-технических работников (в том числе временных сотрудников) |
75 л. - "В" ЭПК |
75 л. - "В" |
| |
|
505 |
Документы (листки по учету кадров, справки, копии справок; обходные листы), не вошедшие в состав личных дел |
3 г. |
3 г. |
| |
|
506 |
Документы (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу |
1 г. |
1 г. |
| |
|
507 |
Книги (журналы) учета, алфавиты личных дел |
75 л. |
75 л. |
| |
|
508 |
Книги (журналы), картотеки учета приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных сотрудников) |
75 л. |
75 л. |
| |
|
509 |
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок |
15 л. |
15 л. |
| |
|
510 |
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок |
3 г. |
3 г. |
| |
|
511 |
Список (штатно-списочный состав) работников организаций |
75 л. |
75 л. |
| |
|
512 |
Должностные карточки номенклатурных работников |
75 л. ЭПК |
75 л. |
| |
|
513 |
Списки, картотеки учета номенклатурных работников |
Пост. |
- |
| |
|
514 |
Списки: |
|
|
| |
|
|
а) инженерно-технических работников организаций с высшим и средним специальным образованием |
75 л. |
75 л. |
| |
|
|
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны |
Пост. |
75 л. |
| |
|
|
в) молодых специалистов с высшим и средним специальным образованием |
10 л. |
5 л. |
| |
|
|
г) аспирантов |
5 л. |
- |
| |
|
|
д) временных сотрудников |
75 л. |
75 л. |
| |
|
|
е) учащихся учебных заведений |
10 л. |
10 л. |
| |
|
|
ж) поступающих в учебные заведения |
1 г. |
1 г. |
| |
|
|
з) экзаменующихся и учащихся, сдавших переводные экзамены |
3 г. |
3 г. |
| |
|
|
и) персонального распределения выпускников высших и средних специальных учебных заведений |
5 л. |
5 л. |
| |
|
|
к) персонального распределения аспирантов |
5 л. |
- |
| |
|
|
л) защитивших диссертации и получивших ученые степени и звания |
На госхранение не передаются. Хранятся в организациях |
- |
| |
|
|
м) прошедших аттестацию |
5 л. |
5 л. |
| |
|
|
н) получающих персональные ставки и оклады |
10 л. |
10 л. |
| |
|
515 |
Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей курсов повышения квалификации и технического обучения |
5 л. |
5 л. |
| |
|
516 |
Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации, школы массового технического обучения и сдавших техминимум |
3 г. |
3 г. |
| |
|
517 |
Карточки учета: |
|
|
| |
|
|
а) специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников |
1 г. |
1 г. |
| |
|
|
б) аспирантов |
До минования надобности |
- |
| |
|
518 |
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность научных сотрудников |
Пост. |
- |
| |
|
519 |
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты, отзывы) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность научных сотрудников |
75 л. -"В" |
- |
| |
|
520 |
Справки о наличии вакантных должностей |
1 г. |
1 г. |
| |
|
521 |
Списки кандидатов на выдвижение по должности (резерв) |
5 л. |
5 л. |
| |
|
522 |
Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей |
3 г. |
3 г. |
| |
|
523 |
Переписка об оформлении объявлений о конкурсе на замещение вакантных должностей |
3 г. |
3 г. |
| |
|
524 |
Подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, трудовые книжки) |
До востребования. Не востребованные - не менее 50 л. |
До востребования. Не востребованные - не менее 50 л. |
| |
|
525 |
Студенческие и ученические билеты, зачетные книжки окончивших учебные заведения |
5 л. |
5 л. |
| |
|
526 |
Книги (журналы) учета выдачи: |
|
|
| |
|
|
а) трудовых книжек и вкладышей к ним |
50 л. |
50 л. |
| |
|
|
б) студенческих билетов, зачетных книжек |
5 л. |
5 л. |
| |
|
527 |
Книги (журналы) регистрации приема документов от лиц, поступающих в учебные заведения и на подготовительные курсы |
1 г. |
1 г. |
| |
|
528 |
Книги (журналы) регистрации выдачи дипломов, аттестатов, свидетельств и удостоверений об окончании учебных заведений, институтов, факультетов и курсов повышения квалификации: |
|
|
| |
|
|
а) в учебных заведениях |
75 л. |
75 л. |
| |
|
|
б) в институтах, на факультетах и курсах повышения квалификации, в организациях, при которых действуют курсы |
5 л. |
5 л. |
| |
|
529 |
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним |
3 г. |
3 г. |
| |
|
530 |
Отчеты о бронировании военнообязанных |
5 л. |
5 л. |
| |
|
531 |
Списки военнообязанных |
1 г. |
1 г. |
| |
|
532 |
Картотеки, карточки учета военнообязанных |
3 г. |
3 г. |
| |
|
533 |
Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных |
1 г. |
1 г. |
| |
|
534 |
Журналы проверок состояния учета военнообязанных |
3 г. |
3 г. |
| |
|
535 |
Переписка о подборе специалистов для командирования за границу |
5 л. |
- |
| |
|
536 |
Журналы (книги), списки, картотеки учета лиц, направленных в командировки: |
|
|
| |
|
|
а) внутрисоюзные |
3 г. |
3 г. |
| |
|
|
б) зарубежные |
5 л. |
- |
| |
|
537 |
Журналы (книги) учета выдачи командировочных удостоверений |
3 г. |
3 г. |
| |
|
538 |
Переписка об оформлении командировок |
|
|
| |
|
|
а) внутрисоюзных |
3 г. |
3 г. |
| |
|
|
б) зарубежных |
5 л. |
- |
| |
|
539 |
Отчеты о стажировке молодых специалистов |
5 л. |
5 л. |
| |
|
540 |
Переписка о стажировке молодых специалистов |
3 г. |
3 г. |
| |
|
541 |
Удостоверения, уведомления к ним о прибытии на работу молодых специалистов |
3 г. |
3 г. |
| |
|
542 |
Книги учета направления и прибытия на работу молодых специалистов |
3 г. |
3 г. |
| |
|
543 |
Переписка о выплате денежных средств молодым специалистам |
3 г. |
3 г. |
| |
|
544 |
Журналы (книги) учета отпусков |
3 г. |
3 г. |
| |
|
545 |
Графики предоставления отпусков, заявления, сводки, переписка об использовании отпусков |
1 г. |
1 г. |
| |
|
546 |
Заявления о предоставлении учебных отпусков |
3 г. |
3 г. |
| |
|
547 |
Книги учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы |
3 г. |
3 г. |
| |
|
6.2. Подготовка кадров, повышение их квалификации | |||||
|
548 |
Документы (доклады, докладные записки, справки, сводки) о подготовке кадров новых профессий, повышении квалификации и переквалификации кадров |
Пост. |
10 л. |
| |
|
549 |
Переписка о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров: |
|
|
| |
|
|
а) с партийными, государственными и профсоюзными органами |
10 л. ЭПК |
5 л. |
| |
|
|
б) с организациями |
3 г. |
3 г. |
| |
|
550 |
Акты, справки о проверке состояния работы по подготовке кадров и повышению их квалификации |
5 л. ЭПК |
5 л. |
| |
|
551 |
Переписка об организации краткосрочных курсов и школ массового технического обучения и проведении курсов техминимума |
3 г. |
3 г. |
| |
|
552 |
Переписка о профессиональном обучении инвалидов |
3 г. |
3 г. |
| |
|
553 |
Журналы учета подготовки рабочих вторым профессиям |
3 г. |
3 г. |
| |
|
554 |
Профили учебных заведений |
Пост. |
1 г. |
| |
|
555 |
Документы (проекты, доклады, заключения) о разработке профилей учебных заведений: |
|
|
| |
|
|
а) по месту разработки |
5 л. ЭПК |
- |
| |
|
|
б) в других организациях |
5 л. |
5 л. |
| |
|
556 |
Переписка о разработке профилей учебных заведений |
5 л. |
5 л. |
| |
|
557 |
Паспорта учебных заведений |
Пост. |
1 г. |
| |
|
558 |
Переписка о приеме и зачислении учащихся в учебные заведения |
3 г. |
3 г. |
| |
|
559 |
Переписка о проведении дней открытых дверей, лекций, выездов в школы и других мероприятий по привлечению учащихся в учебные заведения |
3 г. |
3 г. |
| |
|
560 |
Переписка об организации курсов и групп по подготовке лиц, поступающих в учебные заведения |
3 г. |
3 г. |
| |
|
561 |
Протоколы, стенограммы заседаний комиссий по приему учащихся в учебные заведения: |
|
|
| |
|
|
а) на принятых в учебные заведения |
5 л. |
5 л. |
| |
|
|
б) на не принятых в учебные заведения |
1 г. |
1 г. |
| |
|
562 |
Протоколы индивидуального профориентационного собеседования с абитуриентами: |
|
|
| |
|
|
а) на принятых в учебные заведения |
5 л. |
5 л. |
| |
|
|
б) на не принятых в учебные заведения |
1 г. |
1 г. |
| |
|
563 |
Отчеты о проведении вступительных экзаменов в учебные заведения: |
|
|
| |
|
|
а) по месту составления |
10 л. ЭПК |
5 л. |
| |
|
|
б) в других организациях |
5 л. |
- |
| |
|
564 |
Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения) о ходе приема учащихся в учебные заведения |
5 л. |
5 л. |
| |
|
565 |
Экзаменационные листы: |
|
|
| |
|
|
а) абитуриентов, прошедших по конкурсу |
1 г. |
1 г. |
| |
|
|
б) абитуриентов, не прошедших по конкурсу |
6 мес. |
6 мес. |
| |
|
566 |
Экзаменационные билеты |
1 г. |
1 г. |
| |
|
567 |
Копии извещений о допуске лиц, поступающих в учебные заведения, к приемным экзаменам |
1 г. |
1 г. |
| |
|
568 |
Учебные планы учебных заведений, курсов: |
|
|
| |
|
|
а) годовые |
Пост. |
До замены новыми |
| |
|
|
б) семестровые, четвертные |
3 г. |
3 г. |
| |
|
569 |
Учебные программы по общеобразовательным и специальным дисциплинам, программы вступительных экзаменов в учебные заведения: |
|
|
| |
|
|
а) по месту утверждения |
Пост. |
- |
| |
|
|
б) в других организациях |
1 г. |
1 г. |
| |
|
570 |
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ |
5 л. ЭПК |
5 л. |
| |
|
571 |
Протоколы заседаний советов факультетов, кафедр, педагогических и методических советов, методических совещаний; документы (доклады,) справки, методические разработки) к ним |
Пост. |
10 л. |
| |
|
572 |
Планы работы факультетов, кафедр, отделений высших и средних специальных учебных заведений: |
|
|
| |
|
|
а) годовые |
Пост. |
5 л. |
| |
|
|
б) семестровые |
3 г. |
3 г. |
| |
|
573 |
Планы работы учебной части, предметных и цикловых комиссий, производственных мастерских, предметных кабинетов |
3 г. |
3 г. |
| |
|
574 |
Индивидуальные планы работы преподавателей |
5 л. |
5 л. |
| |
|
575 |
Отчеты факультетов, кафедр, отделений высших и средних специальных учебных заведений о выполнении учебных планов: |
|
|
| |
|
|
а) годовые |
Пост. |
5 л. |
| |
|
|
б) семестровые |
3 г. |
3 г. |
| |
|
576 |
Отчеты учебной части: |
|
|
| |
|
|
а) годовые |
Пост. |
5 л. |
| |
|
|
б) семестровые |
3 г. |
3 г. |
| |
|
577 |
Отчеты о работе преподавателей |
5 л. |
5 л. |
| |
|
578 |
Протоколы заседаний предметных и цикловых комиссий |
Пост. |
10 л. |
| |
|
579 |
Документы (доклады, проекты, заключения, справки) о разработке методов преподавания учебных дисциплин |
10 л. ЭПК |
5 л. |
| |
|
580 |
Справки, докладные записки о состоянии учебно-воспитательной, методической работы и мерах ее совершенствования |
5 л. ЭПК |
5 л. |
| |
|
581 |
Стенограммы, конспекты лекций преподавателей |
10 л. ЭПК |
5 л. |
| |
|
582 |
Списки рекомендованных учебников, методических и учебные пособий, учебных фильмов |
1 г. |
1 г. |
| |
|
583 |
Переписка о разработке учебных планов и программ, подготовке к изданию учебников и учебных пособий |
5 л. |
5 л. |
| |
|
584 |
Переписка об организации учебно-воспитательной и методической работы в учебных заведениях |
5 л. |
5 л. |
| |
|
585 |
Переписка об организации и состоянии заочного и вечернего обучения |
5 л. |
5 л. |
| |
|
586 |
Переписка об утверждении состава государственных экзаменационных комиссий в учебных заведениях |
5 л. |
5 л. |
| |
|
587 |
Экзаменационные письменные работы учащихся |
1 г. |
1 г. |
| |
|
588 |
Контрольные работы учащихся: |
|
|
| |
|
|
а) годовые |
3 г. |
3 г. |
| |
|
|
б) семестровые, четвертные |
1 г. |
1 г. |
| |
|
589 |
Письменные работы заочников и рецензии на них |
1 г. |
1 г. |
| |
|
590 |
Курсовые работы учащихся |
2 г. |
2 г. |
| |
|
591 |
Дипломные проекты, дипломные работы, отзывы на них |
5 л. |
5 л. |
| |
|
592 |
Протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий |
75 л. |
75 л. |
| |
|
593 |
Протоколы комиссий по защите дипломных проектов и работ |
Пост. |
10 л. |
| |
|
594 |
Отчеты экзаменационных комиссий о проведении экзаменов: |
|
|
| |
|
|
а) годовые |
Пост. |
5 л. |
| |
|
|
б) семестровые |
3 г. |
3 г. |
| |
|
595 |
Отчеты государственных экзаменационных комиссий и комиссий по защите проектов и дипломных работ |
Пост. |
5 л. |
| |
|
596 |
Сведения, рапорты учебных заведений о ходе экзаменационных сессий |
5 л. |
5 л. |
| |
|
597 |
Зачетные и экзаменационные ведомости |
5 л. |
5 л. |
| |
|
598 |
Ежедневные сводки итогов экзаменов |
1 г. |
1 г. |
| |
|
599 |
Переписка о проведении зачетно-экзаменационных сессий и допуске учащихся к сдаче экзаменов, зачетов |
3 г. |
3 г. |
| |
|
600 |
Переписка с учащимися-заочниками о сроках и порядке сдачи экзаменов, зачетов, высылке контрольных работ, организации консультаций, прохождении производственной практики и другим вопросам заочного обучения |
1 г. |
1 г. |
| |
|
601 |
Годовые графики работы факультетов и курсов повышения квалификации |
3 г. |
3 г. |
| |
|
602 |
Расписания, планы, графики проведения занятий, зачетов, экзаменов, консультаций, защиту дипломных работ, сетки часов по учебным дисциплинам |
1 г. |
1 г. |
| |
|
603 |
Документы (планы, отчеты, сведения, справки, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий |
1 г. |
1 г. |
| |
|
604 |
Учебные журналы курсов повышения квалификации |
- |
3 г. |
| |
|
605 |
Классные журналы, журналы посещения занятий учащимися |
5 л. |
5 л. |
| |
|
606 |
Сводки, ведомости учета посещаемости занятий учащимися: |
|
|
| |
|
|
а) годовые |
5 л. |
5 л. |
| |
|
|
б) семестровые |
1 г. |
1 г. |
| |
|
607 |
Сведения и оправдательные документы о причинах пропуска занятий учащимися |
1 г. |
1 г. |
| |
|
608 |
Положения о производственной практике |
До замены новыми |
До замены новыми |
| |
|
609 |
Документы (заявки, планы, программы, списки, графики, переписка) о проведении производственной практики |
1 г. |
1 г. |
| |
|
610 |
Отчеты руководителей о прохождении производственной практики учащимися |
5 л. |
5 л. |
| |
|
611 |
Отчеты учащихся о производственной практике |
3 г. |
3 г. |
| |
|
612 |
Списки баз производственной практики |
До замены новыми |
До замены новыми |
| |
|
613 |
Документы (докладные и, объяснительные записки, справки, переписка) об исключении, восстановлении, переводе учащихся из учебных заведений |
10 л. |
10 л. |
| |
|
614 |
Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, учебных заведений, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературой, учебными фильмами |
3 г. |
3 г. |
| |
|
615 |
Протоколы, постановления комиссии по назначению стипендий учащимся; документы к ним (представления, заявления, справки) |
5 л. |
5 л. |
| |
|
616 |
Книги учета лабораторных и практических занятий, контрольных работ |
3 г. |
3 г. |
| |
|
617 |
Журналы регистрации консультаций |
1 г. |
1 г. |
| |
|
618 |
Книги, журналы, картотеки, ведомости учета часов работы преподавателей |
5 л. |
5 л. |
| |
|
619 |
Планы персонального распределения выпускников учебных заведений |
5 л. |
5 л. |
| |
|
620 |
Протоколы заседаний комиссий по персональному распределению выпускников учебных заведений |
5 л. |
5 л. |
| |
|
621 |
Сведения о местах назначения на работу выпускников учебных заведений |
5 л. |
5 л. |
| |
|
622 |
Переписка о распределении молодых специалистов |
3 г. |
3 г. |
| |
|
623 |
Копии справок, выданных выпускникам высших и средних специальных учебных заведений на право самостоятельного распределения |
3 г. |
- |
| |
|
624 |
Документы (доклады, обзоры, справки) о работе аспирантуры |
Пост. |
- |
| |
|
625 |
Протоколы заседаний комиссий по приему в аспирантуру |
5 л. |
- |
| |
|
626 |
Протоколы заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов |
50 л. |
- |
| |
|
627 |
Справки о выполнении планов приема в аспирантуру |
5 л. |
- |
| |
|
628 |
Переписка о подготовке научных кадров через аспирантуру |
5 л. |
- |
| |
|
629 |
Списки научных направлений и оробеем для выбора тем диссертационных работ: |
|
|
| |
|
|
а) по месту составления |
Пост. |
- |
| |
|
' |
б) в других организациях |
До минования надобности |
- |
| |
|
630 |
Рефераты, представляемые в аспирантуру при сдаче вступительных экзаменов |
3 г. |
- |
| |
|
631 |
Переписка об утверждении научных руководителей, продлении срока пребывания в аспирантуре |
3 г. |
- |
| |
|
632 |
Индивидуальные программы сдачи кандидатских экзаменов по специальным дисциплинам |
1 г. |
- |
| |
|
633 |
Индивидуальные планы аспирантов |
75 л. - "В" |
- |
| |
|
6.3. Проведение аттестации и установление квалификации | |||||
|
634 |
Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий |
15 л. |
15 л. |
| |
|
635 |
Документы (отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) о проведении аттестации и установлении квалификации |
75 л. - "В" |
75 л. -"В" |
| |
|
636 |
Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации и установлении квалификации |
5 л. |
5 л. |
| |
|
637 |
Списки членов аттестационных и квалификационных комиссий |
5 л. |
5 л. |
| |
|
638 |
Графики проведения аттестации и установления квалификации |
1 г. |
1 г. |
| |
|
639 |
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных и квалификационных комиссий, документы (справки, заключения) об их рассмотрении |
3 г. |
3 г. |
| |
|
640 |
Переписка об аттестации и установлении квалификации |
3 г. |
3 г. |
| |
|
6.4. Награждение, присвоение почетных званий | |||||
|
641 |
Документы (представления, ходатайства, наградные листы, анкеты, характеристики, автобиографии, справки-объективки, личные листки по учету кадров, выписки из решений партийных и профсоюзных органов) о представлении к присвоению высшей степени отличия СССР - звания Героя Советского Союза и Героя Социалистического Труда (в том числе по отклоненным представлениям) |
Пост. |
- |
| |
|
642 |
Документы (представления, ходатайства, анкеты) о представлении к присвоению высшей степени отличия СССР - звания "Мать-героиня" |
Пост. |
- |
|
|
643 |
Документы (представления, ходатайства, наградные листы, анкеты, характеристики, автобиографии, справки-объективки, личные листки по учету кадров, выписки из решений партийных и профсоюзных органов) о представлении к награждению орденами и медалями (кроме указанных в ст.650) |
Пост. |
- |
|
|
644 |
Документы (представления, ходатайства, анкеты, характеристики, справки-объективки, личные листки по учету кадров, выписки из решений партийных и профсоюзных органов) о представлении к присвоению союзных и республиканских почетных званий (в том числе по отклоненным представлениям) |
Пост. |
- |
|
|
645 |
Документы (представления, ходатайства, характеристики, наградные листы, справки-объективки, выписки из решений партийных и профсоюзных органов) о представлении к награждению Почетной грамотой Президиума Bepxовногo Совета союзной республики: |
|
|
|
|
|
а) в награждающих организациях |
Пост. |
- |
|
|
|
б) в представляющих организациях |
75 л. ЭПК |
75 л. |
|
|
646 |
Документы (представления, протоколы расширенных заседаний выдвигающих организаций, характеристики, личные листки по учету кадров, справки о получении почетных званий, аннотации представленных работ, справки о публикациях) о представлении к присуждению Ленинских, Государственных премий СССР, республиканских и именных премий (в том числе не принятых к рассмотрению и не прошедших по конкурсу) |
' Пост. |
- |
|
|
647 |
Документы (ходатайства, справки о наличии детей, характеристики, анкеты) о представлении к награждению многодетных матерей орденами и медалями (орден "Материнская слава", "Медаль материнства") |
Пост. |
- |
|
|
648 |
Документы (представления, характеристики, выписки из решений профсоюзных комитетов, наградные листы) о представлении к награждению грамотами министерств, ведомств и ЦК профсоюзов, знаками "Отличник отрасли", "Ударник пятилетки": |
|
|
|
|
|
а) в награждающих организациях |
5 л. ЭПК |
- |
|
|
|
б) в представляющих организациях |
75 л. ЭПК |
75 л. |
|
|
649 |
Документы (протоколы собраний структурных подразделений организаций, выписки из решений профсоюзных комитетов) о представлении к званию "Ударник коммунистического труда" |
5 л. |
5 л. |
|
|
650 |
Документы о представлении к награждению медалью "Ветеран труда" |
|
|
|
|
|
а) сведения о награждении |
Пост. |
- |
|
|
|
б) выписки из решений совместных заседаний администрации и профсоюзных комитетов, протоколы вручения медалей |
30 л. ЭПК |
30 л. |
|
|
|
в) ходатайства, решения исполкомов Советов народных депутатов, копии указов о награждении |
5 л. ЭПК |
5 л. |
|
|
651 |
Списки, журналы (книги), картотеки учета лиц, награжденных орденами и медалями, Почетными грамотами Президиумов Верховных Советов союзных республик; ведомственными наградами; удостоенных союзных, республиканских и ведомственных почетных званий; лауреатов Ленинских, Государственных и именных премий |
Пост. |
75 л. |
|
|
652 |
Переписка с партийными, советскими, профсоюзными органами и вышестоящими организациями о представлении работников к правительственным наградам, присвоении почетных званий, выдвижении и утверждении кандидатур на соискание Государственных премий |
Пост. |
3 г. |
|