Упрощенка, N 8, 2007 год     
Рубрика: Комментарии                             

Ю.А.Никерова,
эксперт журнала "Упрощенка"
    

Используем бланки строгой отчетности

    Некоторые организации и предприниматели, в том числе работающие на УСН, принимая наличные деньги от покупателей, вправе использовать вместо ККТ бланки строгой отчетности. Поговорим о том, когда это допустимо, а также о порядке утверждения, учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности.     
  
    Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее - Закон N 54-ФЗ) обязывает организации и индивидуальных предпринимателей применять контрольно-кассовую технику при расчетах наличными деньгами или с помощью платежных карт в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Правило это жесткое, но и от него есть некоторые отступления. Они-то как раз и будут нас интересовать.
    
    Когда можно обойтись без ККТ
    
    Итак, в отдельных случаях разрешено:
    
    - не использовать ККТ и не выдавать покупателям никаких подтверждающих документов;
    
    - не использовать ККТ, но оформлять БСО.
    
    Вариант, когда при приеме наличных денег не применяется ККТ и не заполняются бланки строгой отчетности, возможен для организаций и индивидуальных предпринимателей, деятельность которых указана в закрытом перечне пункта 3 статьи 2 Закона N 54-ФЗ. Кроме того, данной льготой могут воспользоваться и те организации и предприниматели, которые находятся в отдаленной и труднодоступной местности. Какие именно территории являются отдаленными и труднодоступными, определяют органы местного самоуправления. Причем к ним не относятся города, районные центры и поселки городского типа.
    
    Обратите внимание: организации и индивидуальные предприниматели, перечисленные в пункте 3 статьи 2 Закона N 54-ФЗ, вправе не применять ККТ при приеме наличных денег от покупателей всех категорий (юридических лиц, ПБОЮЛ или физических лиц).
    
    А вот выдавать вместо чеков ККТ бланки строгой отчетности пункт 2 статьи 2 Закона N 54-ФЗ позволяет, когда:
    
    1) организация или индивидуальный предприниматель принимает наличные деньги за услуги, оказываемые населению;
    
    2) БСО для данного вида услуг утверждены Минфином России и срок их действия не истек.
    
    Полный перечень услуг, предоставляемых физическим лицам, содержится в Общероссийском классификаторе услуг населению N ОК 002-93 (ОКУН). Для каждого вида услуги Минфин утверждает свои бланки строгой отчетности. Заметим, что на сегодняшний день нет ни одного нормативно-правового акта, систематизирующего имеющиеся БСО. В табл.1 указаны бланки строгой отчетности для отдельных видов услуг, при оказании которых организации и индивидуальные предприниматели могут применять УСН.
    
    Позиция. Индивидуальные предприниматели: население или нет?
    

    В пункте 2 статьи 2 Закона N 54-ФЗ говорится, что БСО можно применять только при расчетах за услуги, оказанные населению. То есть, если услуги оказаны организации, необходимо применять ККТ. Это понятно. А вот как быть с индивидуальными предпринимателями? Относятся они к населению или нет? Оказывается, относятся. И это подтверждает ВАС РФ (см. п.4 постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 N 16). Следовательно, при расчете с предпринимателями также можно применять БСО.
    

    ОКУН утвержден постановлением Госстандарта России от 28.06.93 N 163
    
    

Порядок утверждения БСО

    
    Согласно пункту 2 статьи 2 Закона N 54-ФЗ порядок утверждения бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, как и порядок их учета, хранения и уничтожения, разрабатывает Правительство РФ. В связи с этим принято Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (далее - Положение), утвержденное постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171. Обсудим его детально. Но прежде определим, какие документы являются бланками строгой отчетности. К БСО относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для расчетов с населением (п.2 Положения).
    
    Формы бланков утверждаются Минфином России при обращении заинтересованных структур государственной власти, Центрального банка РФ, а также организаций, объединяющих предпринимателей в сфере услуг (п.3 Положения).
    
    К обращению должны быть приложены:
    
    - описание бланка (обязательные и дополнительные реквизиты, характеризующие деятельность);
    
    - эскиз (художественно-графическое оформление);
    
    - предложение о защите от подделок;
    
    - инструкция по заполнению;
    
    - рекомендации по применению бланка с перечнем услуг, для которых он предназначен.
    
    БСО (кроме бланков для осуществления наличных расчетов за проезд наземным пассажирским транспортом общего пользования) должны содержать следующие обязательные реквизиты (п.5 Положения):
    
    - гриф утверждения;
    
    - наименование, шестизначный номер и серию документа;
    
    - код формы по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации);
    
    - наименование, ИНН и код организации или предпринимателя по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций);
    
    - виды услуг;
    
    - единицу измерения результата в натуральном выражении и стоимость услуги в денежном выражении;
    
    - дату расчета;
    
    - наименование должности, ФИО лица, ответственного за совершение операции, место для подписи и печати организации.
    
    Обязательными реквизитами бланков, применяемых для наземного пассажирского транспорта общего пользования, являются (п.6 Положения):
    
    - наименование, шестизначный номер и серия документа;
    
    - код формы по ОКУД;
    
    - наименование организации или индивидуального предпринимателя, выдавших бланк;
    
    - вид транспортного средства, на котором оказывается услуга по перевозке пассажиров;
    
    - стоимость услуги в денежном выражении.
    
    Таблица 1. Бланки строгой отчетности для услуг, оказываемых населению и облагаемых в соответствии с упрощенной системой налогообложения

    
    Дополнять утвержденные бланки какими-либо реквизитами запрещено. Максимум, что могут изменить в типовой форме организация или индивидуальный предприниматель, это расширить или сузить графы (п.9 Положения).
    
    Помимо обязательных реквизитов на бланках должны быть выходные данные, нанесенные типографским способом: краткое название типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его выполнения и тираж. Изготовитель проставляет серию и номер, которые являются уникальными и нигде не дублируются (п.10 Положения).
    
 

Обратите внимание: БСО можно отпечатать только в типографии

    
    В настоящее время существует более двухсот видов БСО. Фирмы вправе использовать только те бланки, которые предусмотрены для их вида деятельности (п.11 Положения). А если для каких-либо услуг населению БСО не приняты, то налогоплательщик, оказывающий эти услуги, для наличных денежных расчетов обязан применять ККТ (п.24 Положения). Правда, и у этих организаций и индивидуальных предпринимателей есть одна возможность обойтись без применения кассовой техники. Фирмы вправе разработать БСО самостоятельно. В этом случае им следует обратиться в профильное министерство или организацию, объединяющую субъектов предпринимательской деятельности, занятых в определенной сфере услуг. Понять, в какое именно министерство можно подать документы для утверждения новой формы БСО, поможет табл.2.
    
    Перечень документов, необходимых для утверждения новой формы БСО см. по ссылке
    
    Таблица 2. Государственные структуры, принимающие заявки от организаций и индивидуальных предпринимателей на утверждение новых форм БСО
    

    
    В отраслевом министерстве (ассоциации, союзе организаций или предпринимателей) полученные документы рассматривают и при отсутствии возражений передают на утверждение в Минфин России (п.3 Положения). Конечно, весь этот процесс займет не один месяц, и в течение этого периода фирма должна применять ККТ. Заметим, что покупать кассовый аппарат не обязательно, его можно взять в аренду в центре технического обслуживания. При этом не забудьте зарегистрировать ККТ в налоговой инспекции. После утверждения БСО договор аренды можно сразу расторгнуть.
    
    Бланки строгой отчетности утверждают на определенный срок, и чтобы его продлить, необходимо снова обращаться в Минфин (п.12 Положения).
    
    Обратите внимание: старые БСО, которыми разрешено пользоваться сейчас, действительны только до 1 сентября 2007 года (постановление Правительства РФ от 05.12.2006 N 743).
    
    Образец заполнения формы N БО-11 приведен в статье "“Упрощенка” для парикмахерской" // Упрощенка, 2006, N 1
    
    

Правила оформления и выдачи клиентам БСО

    
    Заполненные бланки строгой отчетности, кроме билетов за проезд на общественном наземном транспорте, являются первичными учетными документами. А потому, как и в кассовых документах, подчистки, поправки и исправления не допускаются. Требования по оформлению бланков перечислены в пунктах 8 и 15 Положения. Записи необходимо делать разборчиво; для копий использовать копировальную или самокопировальную бумагу; если же копии не предусмотрены, бланк должен иметь отрывную часть (п.4 Положения). Испорченные бланки не уничтожать, а перечеркивать и прилагать к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны. При отсутствии каких-либо показателей в строке ставить прочерк.
    
    Клиенты могут оплачивать услуги разными способами:
    
    - наличными деньгами;
    
    - с помощью пластиковой карты;
    
    - используя одновременно и то и другое.
    
    Для каждого из этих случаев предусмотрен свой порядок выдачи БСО. Так, при расчете наличными деньгами полагается действовать следующим образом (п.25 Положения):
    
    1) заполняют бланк, за исключением места для подписи (кроме билетов на проезд в общественном транспорте);
    

    2) получают от клиента деньги;
    
    3) называют полученную сумму и кладут деньги отдельно на виду у клиента;
    
    4) подписывают бланк (кроме билетов на проезд в общественном транспорте);
    
    5) называют сумму сдачи и отдают клиенту вместе с бланком. При этом бумажные купюры и монеты вручаются вместе.
    
    Если клиент расплачивается по пластиковой карте, процедура такая (п.25 Положения):
    
    1) берут у клиента платежную карту;
    
    2) заполняют бланк, за исключением места для подписи;
    
    3) вставляют платежную карту в устройство считывания информации и получают подтверждение оплаты;
    
    4) подписывают бланк;
    
    5) возвращают клиенту платежную карту вместе с бланком и документом, подтверждающим совершение операции с помощью платежной карты.
    
    При смешанном варианте, когда услуга частично оплачена наличными, частично - по пластиковой карте, бланк, сдача и карта передаются клиенту одновременно (п.26 Положения).
    
    На заметку. БСО нужны и при получении предоплаты
    
    

    Вопрос, применять ККТ или оформлять БСО, никак не связан с тем, каким образом расплачиваются клиенты - авансом или по факту получения услуги. В любом случае, в том числе и при внесении полной или частичной предоплаты, при расчетах наличными деньгами или с помощью пластиковых карт организации и индивидуальные предприниматели обязаны выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности.    
         
 

Книга учета бланков строгой отчетности          

Учет БСО

    
    БСО учитывают в отдельной книге, указывая наименование, серию и номер. Ее листы должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) и скреплены печатью (п.16 Положения).
    
    Для субъектов коммерческой деятельности форма такого документа не установлена, поэтому ее разрабатывают самостоятельно. За образец можно принять книгу учета БСО для бюджетных организаций.
    
    В бухгалтерском учете затраты на покупку бланков отражают на счете учета расходов (20, 26) по цене приобретения и на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" по условной цене. Есть и другой способ: учитывать покупную стоимость на счете 10 "Материалы" с последующим списанием на счет 20 или 26. При этом наличие и движение БСО отражают опять же на счете 006 по условной цене.
    
    На забалансовом счете 006 ведут аналитический учет по каждому виду и месту хранения БСО. Израсходованные и испорченные экземпляры списываются.
    
    Когда списывать на расходы стоимость изготовленных бланков со счета 10 "Материалы", организация решает самостоятельно. Если закуплена большая партия бланков, которой хватит надолго, логично это делать ежемесячно исходя, например, из отчета сотрудника, ответственного за их оформление. Если же количество невелико и разойдется довольно быстро (допустим, в течение квартала) - сразу после оприходования и передачи материально ответственным лицам.
    
    В налоговом учете стоимость БСО можно учесть в расходах при УСН согласно подпункту 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ как затраты на канцелярские товары. С этим согласен и Минфин России (см. письмо от 17.05.2005 N 03-03-02-04/1/123). Следовательно, в Книге учета доходов и расходов стоимость бланков можно отразить сразу после выполнения двух условий - оприходования и оплаты (п.2 ст.346.17 НК РФ).
    
    Налогоплательщик вправе выбрать наиболее выгодный для себя способ учета бланков, обязательно закрепив его в документе об учетной политике
    
    Пример
    
    ООО "Весна" занимается ремонтом обуви, применяет УСН с объектом доходы минус расходы и ведет бухгалтерский учет в полном объеме. 4 июля 2007 года мастерская заказала в типографии 1000 бланков, а 5 июля получила заказ и оплатила. Цена одного бланка - 1,18 руб. (в том числе НДС 0,18 руб.). 6 июля 2007 года материально ответственному лицу было выдано 150 бланков. За июль все выданные бланки были израсходованы. Для учета БСО организация использует счет 10 "Материалы", а затем списывает их стоимость на счет 20 "Основное производство". На забалансовом счете 006 бланки учитываются по условной цене 1,18 руб. за один бланк.
    
    Отразим операции в бухгалтерском и налоговом учете ООО "Весна".
    

    Бухгалтерские проводки общества приведены в табл.3  
    
    В Книге учета доходов и расходов 5 июля 2007 года ООО "Весна" сможет учесть в расходах стоимость оприходованных и оплаченных бланков (без НДС) в сумме 1000 руб. (1 руб. х 1000 шт.) и отдельной строкой НДС со стоимости данных бланков в сумме 180 руб. (0,18 руб. х 1000 шт.).
    
    Бланки строгой отчетности также являются первичными документами для отражения доходов в Книге учета доходов и расходов. Однако если за день приходится выдавать клиентам очень много бланков, то регистрировать каждый из них в Книге учета доходов и расходов не обязательно. Достаточно одной записи в конце рабочего дня, сделанной на общую сумму выручки. Первичным документом в данном случае будет приходный кассовый ордер, в котором указаны номера использованных бланков строгой отчетности. А вот делать в Книге учета доходов и расходов одну запись на основании нескольких бланков строгой отчетности, выданных в течение нескольких дней или, например, недели, не допускается.
    
    См. письмо Минфина России от 21.06.2007 N 03-11-05/135
    
    Таблица 3. Бухгалтерские проводки ООО "Весна"
    

Хранение

    
    БСО хранят в сейфе или металлическом шкафу, а при большом количестве - в специально оборудованном помещении, которое после работы необходимо опечатывать или опломбировывать.
    
    С сотрудником, который получает, хранит и выдает бланки, заключается договор о полной материальной ответственности. Передача ему бланков происходит в присутствии комиссии, о чем составляется акт. Такой же договор подписывается с теми, кто принимает деньги у клиентов и заполняет бланки.
    
    Инвентаризация
    
    Наличие БСО проверяют при инвентаризации денежных средств в кассе и кассовых документов. Перед этим издается приказ (форма N ИНВ-22), в котором должны быть указаны сроки, причины мероприятия и состав комиссии. Результаты отражают в инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16).
    
    Все бланки подсчитывают по видам, сличая по начальным и конечным номерам, на каждом месте хранения и у каждого материально ответственного лица.
    
    На забракованные БСО комиссия заполняет акт, который передает в бухгалтерию для их списания с учета у материально ответственного лица (п.23 Положения). Форму такого акта организация (предприниматель) устанавливает сама. Списанные бланки, а также копии использованных документов (корешков) хранят пять лет, а потом списывают по акту и уничтожают.
    
    Кстати, обязывает хранить первичную документацию не менее пяти лет и статья 17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ. А вот Налоговый кодекс ограничивает срок хранения "первички" четырьмя годами (подп.8 п.1 ст.23 НК РФ).
    
    Формы N ИНВ-22 и ИНВ-16 утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88.
    
    На заметку. Ответственность при нарушениях в работе с БСО.
    
    Если при расчете наличными не выдавать БСО, оформлять их на меньшие суммы, чем получено от клиентов, или использовать незаконно, это равнозначно неприменению ККТ и согласно статье 14.5 КоАП РФ наказывается штрафом. Его размер составляет:
    
    - для предпринимателей - от 3000 до 4000 руб.;
    
    - организаций - от 30 000 до 40 000 руб.;
    
    - должностных лиц - от 3000 до 4000 руб.
    
    А за несоблюдение порядка и сроков хранения БСО предприниматели и должностные лица организаций должны будут заплатить от 2000 до 3000 руб. (ст.15.11 КоАП РФ).
    
    Кроме того, за отсутствие БСО, как и любого другого первичного документа, к налогоплательщикам могут применить санкции, предусмотренные статьей 120 НК РФ.