Курсы

USD ЦБ 03.12 30.8099 -0.0387
EUR ЦБ 03.12 41.4824 -0.0244

Индексы

DJIA 03.12 12019.4 -0.01
NASD 03.12 2626.93 0.03
RTS 03.12 1545.57 -0.07

отправить на печать

Представительские расходы

Вопрос:

Как оформить представительские расходы?

Ответ:

    В каждом конкретном случае целесообразно составлять следующие организационно-распорядительные и первичные учетные документы по формам, утвержденным в приложении к приказу по учетной политике:

    приказ о направлении приглашения на деловую встречу контрагентов с указанием цели прибытия представителей действующих или потенциальных партнеров;

    смету представительских расходов на каждый квартал, утвержденную протоколом собрания учредителей;

    исполнительную смету представительских расходов на каждую деловую встречу;

    программу проведения каждой деловой встречи, включающую не только регламент встречи, но и перечень обсуждаемых вопросов;

    акт на списание представительских расходов по каждому случаю приема делегации.

    Организация должна обосновать произведенные затраты и подтвердить их первичными учетными документами. В документах необходимо указать дату и место проведения деловой встречи (приема), приглашенных лиц, участников со стороны организации - инициатора переговоров, конкретное назначение произведенных расходов и их величину.

    Представительские расходы должны быть связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, которые участвуют в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Состав представительских расходов определен в п.2 ст.264 НК РФ. К ним относятся расходы налогоплательщика на:

    проведение официального приема;

    транспортное обеспечение доставки гостей к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

    буфетное обслуживание во время переговоров;

    оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.

    Соответствующий приказ может иметь следующую форму.

г.Москва ЗАО "Актив"

5 января 2005 года

Приказ N 45
о представительских расходах

    Приказываю:

    1. Установить на 2005 год следующие нормы представительских расходов:

    затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия), - до 500 руб. в день;

    транспортное обеспечение - до 1500 руб. в день;

    буфетное обслуживание во время переговоров - до 500 руб. в день;

    оплата услуг внештатных переводчиков для руководителя делегации - до 1500 руб. в день;

    оплата услуг внештатных переводчиков для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек - до 2000 руб. в день.

    2. Назначить ответственным за расходование средств и оформление связанных с этим документов исполнительного директора С.С.Петрова.

    Генеральный директор ЗАО "Актив" Иванов /А.Н.Иванов/

__________________________

    Чтобы обосновать суммы, затраченные на представительские расходы, после каждого мероприятия составляется отчет. В нем указываются дата и место проведения приема (переговоров, встречи), программа мероприятия, участники и величина представительских расходов. Форма отчета приведена ниже.

г.Москва ЗАО "Актив"

14 ноября 2004 года

_____________________________________________

Отчет
о приеме делегации ООО "Салют", проведенном 11 ноября 2004 года

    Участники приема:

    От ЗАО "Актив": А.Н.Иванов, С.С.Петров, О.А.Зайцев

    От ООО "Салют": Б.Н.Кузнецов, Ф.М.Смирнов

    Тема переговоров:

    Организация совместного производства и реализации деревообрабатывающих станков

    Программа переговоров:

    9.00-12.00 Переговоры

    12.00-13.00 Обед

    13.00-15.00 Ознакомление делегации с процессом производства станков

    15.00-18.00 Переговоры

    18.00-20.00 Ужин и заключительный прием по поводу состоявшихся деловых переговоров

    Затраты на проведение официального приема составили 3060 руб. (в том числе НДС - 510 руб.).

    Исполнительный директор ЗАО "Актив"      Петров        /С.С.Петров/