1. Общие положения

    
    1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Государственного таможенного комитета Российской Федерации (далее - инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
    
    Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Государственном таможенном комитете Российской Федерации (далее - Комитет).
    
    Порядок работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан изложен в специальных инструкциях.
    
    1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 N 68 и зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации 26.12.2000, рег. N 2508), ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 N 9-ст "О принятии и введении в действие ГОСТ Р", нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
    
    1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
    
    Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в ГТК России, должны отвечать требованиям настоящей инструкции.
    
    1.4. Организация, ведение и совершенствование системы ДОУ на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях ГТК России осуществляются Управлением делами, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления Комитета согласно Положению об Управлении делами.
    
    1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений*.
________________
    * Под структурным подразделением понимается управление, служба, самостоятельный отдел ГТК России.
    

    
    Работа по делопроизводству, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляется службой ДОУ структурного подразделения.
    
    1.6. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства ГТК России или структурных подразделений.
    
    1.7. При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются для исполнения другому сотруднику через службу ДОУ структурного подразделения.
    
    

2. Документация ГТК России

    
    2.1. Деятельность ГТК России обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Состав документационной базы определяется компетенцией Комитета, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между ГТК России, другими органами и организациями.
    
    2.2. ГТК России издает следующие правовые акты: приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, иные акты в соответствии с компетенцией.
    
    Установленные в указанных актах нормы, требования и правила могут быть отменены, изменены только путем издания новых правовых актов равного или вышестоящего по статусу нормативного правового акта. Запрещается внесение изменений в правовые акты в виде писем.
    
    2.3. В исключительных случаях, в целях оперативного доведения до сведения таможенных органов Российской Федерации положений нормативных правовых актов вышестоящих органов государственной власти, информация об этих положениях может доводиться в форме писем, телетайпограмм при условии, что в них не включаются нормативные предписания, возлагающие дополнительные обязанности на органы, организации, не входящие в систему ГТК России, или иные лица.
    
    2.4. При подготовке документов в ГТК России следует применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 14, 16, Times DL размером N 12, 14 через 1-2 интервала.
    
    

3. Требования к подготовке и представлению проектов
законодательных и нормативных актов

    
    3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
    
    3.1.1. Разработка в ГТК России проектов федеральных законов (законопроектов) осуществляется в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности.
    
    3.1.2. Законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации ГТК России, как головным исполнителем, с приложением следующих сопроводительных материалов:
    
    пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;
    
    финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);
    
    перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;
    
    заключение Минюста России о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;
    
    текст законопроекта в электронной форме (текстовый редактор MS Word 97 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма в случае, если объем законопроекта более 5 страниц.
    
    3.1.3. Законопроект, представленный в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован председателем ГТК России или лицом, его замещающим, руководителями Минюста России, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
    
    3.1.4. Пояснительная записка к законопроекту должна содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его цели, основные положения, место в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий.
    
    3.1.5. Требования по оформлению законопроекта представлены в приложении 1.
    
    3.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации
    
    3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производится ГТК России в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации.
    
    3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью председателя ГТК России или лица, его замещающего, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
    
    3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.
    
    3.2.4. Согласование проектов актов Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы на подготовленном ГТК России проекте акта Президента Российской Федерации и вносимом в Правительство Российской Федерации проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа в нижней его части.
    
    Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
    
    Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
    
    3.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются председателем ГТК России или лицом, его замещающим, руководителями федеральных органов исполнительной власти или лицами, исполняющими их обязанности, которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.
    
    3.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы, отнесенные к сфере ведения Правительства Российской Федерации, подлежат внесению на согласование в Правительство Российской Федерации.
    
    3.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представленному проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.
    
    3.2.8. Проекты актов Президента Российской Федерации нормативного характера должны согласовываться с Министерством юстиции Российской Федерации.
    
    3.2.9. Приложения к проектам актов Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги и визируются на лицевой стороне в нижней части последнего листа приложения.
    
    Требования по оформлению, примеры оформления проектов актов Президента Российской Федерации и приложений к ним представлены в приложении 2.
    
    3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации
    
    3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
    
    3.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся председателем ГТК России или лицом, его замещающим.
    
    3.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указываются основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.
    
    3.3.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст.615)".
    
    При внесении в Правительство Российской Федерации предложения, требующего принятия федерального закона или акта Президента Российской Федерации, одновременно должны представляться также проект акта и соответствующие документы к нему.
    
    Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой изменения или дополнения других актов Правительства Российской Федерации, эти изменения и дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде отдельного акта одновременно с последним.
    
    Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
    
    Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
    
    3.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
    
    3.3.6. Постановление Правительства Российской Федерации должно иметь заголовок, в краткой форме отражающий его содержание.
    
    Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.
    
    3.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке визируются председателем ГТК России или лицом, его замещающим, руководителями федеральных органов исполнительной власти (иными органами государственной власти), которым в акте предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти на лицевой стороне в нижней части последнего листа проекта акта.
    
    Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами и организациями.
    
    Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.
    
    При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.
    
    Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем подразделения-исполнителя).
    
    3.3.8. Приложения к проектам актов Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются на лицевой стороне в нижней части последнего листа приложения.
    
    Требования по оформлению и примеры оформления проектов актов Правительства Российской Федерации представлены в приложении 3.
    
    3.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов ГТК России
    
    3.4.1. Нормативные правовые акты издаются ГТК России в пределах его компетенции в соответствии с Положением о Государственном таможенном комитете Российской Федерации в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
    
    3.4.2. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов ГТК России установлены в Положении о нормативных правовых актах Государственного таможенного комитета Российской Федерации, утвержденном приказом ГТК России от 14.12.2000 N 1155 (приложение 4).
    
    

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

    4.1. Приказ, распоряжение
    
    Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы ГТК России.
    
    Приказ содержит решения по наиболее важным вопросам таможенного дела, а также по личному составу.
    
    Распоряжение издается в целях оперативного регулирования отдельных вопросов таможенного дела и имеет, как правило, ограниченную сферу применения либо касается узкого круга таможенных органов, организаций, должностных лиц и граждан.
    
    Приказы (распоряжения), содержащие нормативные предписания, подлежат государственной регистрации в Минюсте России.
    
    Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения ГТК России в соответствии с планами работы ГТК России, на основании поручений руководства ГТК России либо в инициативном порядке.
    
    Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений ГТК России, которые готовят и вносят проект.
    
    Проекты приказов (распоряжений) должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов (распоряжений) в связи с их неполнотой или недоработкой.
    
    Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторного согласования не требуется, если правки носят редакционный характер (устранены орфографические и стилистические ошибки).
    
    Приказы (распоряжения) оформляются на гербовых бланках.
    
    Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
    
    наименование комитета - Государственный таможенный комитет Российской Федерации;
    
    наименование вида документа - приказ (распоряжение);
    

    дата, номер.
    
    Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N " и порядкового номера приказа (распоряжения).
    
    Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
    
    Заголовок располагается слева при 0 отступе от левого поля.
    
    Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
    
    Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей.
    
    В констатирующей части (преамбуле) излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Если основанием для издания приказа (распоряжения) является федеральный закон, иной нормативный правовой акт Российской Федерации, то в преамбуле указываются вид нормативного правового акта, дата, номер, название и официальный источник его опубликования (наименование издания, его номер и дата). Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.
    
    В распорядительной части излагаются предписываемые действия с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
    
    Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.
    
    Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (ОБЯЗЫВАЮ), напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки при нулевом отступе от левого поля.
    
    Текст распорядительной части может подразделяться на пункты, подпункты.
    
    Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Подпункты могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
    
    Каждый пункт, подпункт должен являться логически законченным предложением (группой предложений), которое содержит одно либо несколько предписаний.
    
    Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа (распоряжения) предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте.
    

    В пунктах распорядительной части указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
    
    В случае, если управленческое действие связано с конкретным исполнителем, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном (в приказе) или родительном (в распоряжении) падеже (инициалы в тексте ставятся перед фамилией). В качестве исполнителя могут быть указаны структурные подразделения Комитета, таможенные органы и организации, подведомственные ГТК России.
    
    Приказы (распоряжения), содержащие нормативные предписания и подлежащие государственной регистрации в Минюсте России, не должны содержать предписаний порученческого характера. Организационные, материально-технические, финансовые, кадровые и иные вопросы, требующие решения для реализации положений нормативного правового акта, издаются в виде отдельного правового акта (в форме приказа или распоряжения).
    
    Срок исполнения в приказе (распоряжении) определяется календарной датой и оформляется следующим образом: день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например: 14.06.2001.
    
    При необходимости для полноты изложения вопроса в проекте приказа (распоряжения) могут воспроизводиться отдельные положения актов законодательства Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования ("Российскую газету", Собрание законодательства Российской Федерации, Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации и другие).
    
    В случае ссылки на акты законодательства Российской Федерации без воспроизведения их отдельных положений указание на официальный источник опубликования также является обязательным.
    
    Дата и номер федерального закона могут указываться в том случае, если имеется в виду один из законов, которым вносились изменения в основной закон по данной теме, и необходимо подчеркнуть дату внесения этих изменений.
    
    В случае воспроизведения в приказе (распоряжении) отдельных положений иных нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, прошедших государственную регистрацию, либо ссылки на них, необходимо указывать их название, полное наименование федерального органа исполнительной власти, издавшего (принявшего) акт, дату издания (принятия), а также регистрационный номер, присвоенный Минюстом России при государственной регистрации, и дату государственной регистрации.
    
    Ссылка в приказе (распоряжении) на нормативный правовой акт федерального органа исполнительной власти, изданный после 14 мая 1992 года и не прошедший государственную регистрацию, не допускается.
    
    Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
    
    Распоряжениями нельзя дополнять, отменять, изменять какие-либо пункты приказа или приказ в целом.
    
    В последнем пункте распорядительной части приказа (распоряжения), как правило, указывается конкретное должностное лицо, которое осуществляет контроль за исполнением приказа (распоряжения) - первый заместитель председателя или заместитель председателя, или контроль осуществляет председатель ГТК России.
    
    Возложение контроля за исполнением приказа (распоряжения) на начальников структурных подразделений, как правило, не допускается.
    
    В тексте приказа (распоряжения) не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме общепринятых.
    
    Наименования государственных органов и организаций, таможенных органов даются в приказе (распоряжении) в соответствии с их официальным наименованием.
    
    Страницы приказа (распоряжения) и приложений нумеруются как единый документ сквозной нумерацией.
    
    При наличии приложений у приказа (распоряжения) об этом должно быть указано в тексте приказа (распоряжения).
    
    На первой странице приложения в правом верхнем углу указывается "Приложение ... ", наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер; например:

Приложение 1
к приказу ГТК России
от 12.08.2000 N 762

    
    или
    

Приложение
к распоряжению ГТК России
от 12.02.2001 N 123-р

    
    Таблицы, графики, карты, схемы, образцы документов должны оформляться в виде приложений. Соответствующие пункты приказа (распоряжения) должны иметь ссылки на эти приложения.
    
    Приложения к проекту приказа (распоряжения) подписываются начальником структурного подразделения, подготовившего проект приложения. Подпись проставляется на лицевой стороне последнего листа приложения.
    
    Приказы (распоряжения) в обязательном порядке проверяются редактором.
    
    Проект приказа (распоряжения) должен быть согласован со структурными подразделениями ГТК России, чья компетенция затрагивается приказом (распоряжением), независимо от того, привлекались ли эти подразделения к его подготовке или нет.
    
    Согласование проекта приказа (распоряжения) оформляется визами начальников соответствующих структурных подразделений ГТК России и заместителя председателя ГТК России, курирующего данное подразделение.
    
    Реквизит "Виза" включает в себя должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату.
    
    Проекты приказов (распоряжений) визируются на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста приказа (распоряжения) (приложение 5).
    
    Визирование осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 5.2.19.
    
    Правовое управление визирует проект приказа (распоряжения) после виз начальников соответствующих структурных подразделений и редактора перед визированием заместителями председателя ГТК России.
    
    Срок визирования приказов (распоряжений), проекты которых представлялись на заключение в соответствующие структурные подразделения, не должен превышать трех дней.
    
    Начальник Управления делами визирует проект приказа (распоряжения) последним перед подписанием его председателем ГТК России.
    
    Отказ в визировании проекта приказа (распоряжения) не допускается.
    
    При наличии замечаний по проекту приказа (распоряжения) начальник структурного подразделения, имеющего замечания, или заместитель председателя ГТК России излагают их на отдельном листе, а на листе согласования делают запись по форме: "Замечания прилагаются" с проставлением подписи, расшифровки подписи и даты.
    
    Начальник Правового управления при визировании проекта приказа (распоряжения), в котором не учтены замечания и предложения Правового управления, ставит отметку "против" с приложением мотивированного заключения по существу вопроса.
    
    В случае, когда замечания структурным подразделением - исполнителем не принимаются, все замечания рассматриваются соответствующим заместителем председателя или председателем ГТК России для принятия решения.
    
    Приказы (распоряжения) вносятся на подпись председателю ГТК России, его заместителям только через Управление делами, которое несет ответственность за соблюдение требований по оформлению приказов (распоряжений) и наличие виз согласно листу согласования.
    
    Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности, специального звания руководителя ГТК России, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
    
    Фамилия и телефон исполнителя располагаются друг под другом не ниже 2 см от нижнего левого края документа.
    
    Исполнитель приказа (распоряжения) оформляет список рассылки приказа (распоряжения) в одном экземпляре и прилагает его к проекту документа на стадии визирования.
    
    Подписанный приказ (распоряжение) передается в отдел приказов для регистрации, тиражирования и рассылки.
    
    При регистрации распоряжений им присваивается буквенный индекс "р". Приказам по основной деятельности буквенный индекс не присваивается.
    
    Подлинники приказов (распоряжений) ГТК России копируются и направляются таможенным органам в соответствии со списком рассылки.
    
    В отдельных случаях копии приказов (распоряжений) при направлении адресатам заверяются печатью Управления делами.
    
    Образцы оформления приказа по основной деятельности и распоряжения представлены в приложениях 6, 7.
    
    Приказами по личному составу оформляются:
    
    - прием, назначение, освобождение, перевод, зачисление в распоряжение, увольнение сотрудников центрального аппарата ГТК России и сотрудников таможенных органов и организаций ГТК России (при регистрации присваивается индекс "К");
    
    - итоги аттестации, присвоение специальных званий, выплата процентных надбавок (при регистрации присваивается индекс "А");
    
    - поощрение, премирование, оказание материальной помощи, предоставление ссуды (при регистрации присваивается индекс "П");
    
    - командирование, установление неполной рабочей недели, предоставление сотрудникам учебных отпусков и отпусков по личным обстоятельствам и др., кратковременное замещение должности, наложение взысканий, направление на учебу для повышения квалификации (при регистрации присваивается индекс "КМ").
    
    Расположение реквизитов приказа по личному составу аналогично приказам по основной деятельности.
    
    Приказы о приеме на службу, работу и назначении на должность, об увольнении со службы, работы, освобождении от должности, о присвоении специальных званий, отпусках, об установлении неполной рабочей недели, исчислении выслуги лет подготавливаются Главным управлением кадров и визируются соответствующими должностными лицами.
    
    В приказах о приеме на работу, увольнении с работы, освобождении от должности констатирующая часть может отсутствовать, распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт начинается глаголом, обозначающим действие: Назначить; Перевести и т.д.
    
    Порядок подготовки и оформления проектов приказов о назначении и освобождении от должности, зачислении в распоряжение начальника таможенного органа, увольнении сотрудников таможенных органов Российской Федерации определен Инструкцией о порядке назначения на должность, освобождения от должности, зачисления в распоряжение начальника таможенного органа, увольнения сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденной приказом ГТК России от 20.09.99 N 630.
    
    Порядок визирования указанных приказов определяет Главное управление кадров при согласовании с соответствующими структурными подразделениями.
    
    Список рассылки приказов по личному составу располагается, как правило, на листе согласования после всех виз.
    
    Отпускные записки (приложение 8), имеющие силу приказа, подготавливаются, оформляются, регистрируются, рассылаются Главным управлением кадров и хранятся в его делах в соответствии с номенклатурой дел.
    
    4.2. Положение, правила, инструкция
    
    В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ГТК России, определяются правовой статус, задачи и функции структурных подразделений ГТК России, таможенных органов и организаций системы ГТК России и др.
    
    В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
    
    В инструкции излагается порядок осуществления деятельности в области таможенного дела или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов по вопросам таможенного дела.
    
    Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов (приложение 4).
    
    В заголовке к тексту положения (правил, инструкции) обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются его требования. Заголовок отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главному инспектору).
    
    Текст положения (правил, инструкции) состоит из разделов, внутри которых делится на главы, пункты, подпункты и абзацы. Главы должны иметь названия.
    
    Главы нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами с точкой. Пункты и подпункты заголовков не имеют. Подпункты могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
    
    Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
    
    В тексте положения (правил, инструкции) используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.
    
    Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.
    
    Для пояснения текста положения (правил, инструкции) и в целях его лучшего понимания, увязки с другими правовыми актами допускается использование сносок (примечаний), обозначаемых арабскими цифрами в валовом порядке.
    
    Положение (правила, инструкция), содержащее правовые нормы, утверждается, как правило, приказом и подлежит государственной регистрации в Минюсте России.
    
    Положение (правила, инструкция), не содержащее правовые нормы, утверждается председателем ГТК России или по его поручению заместителями в соответствии с распределением обязанностей путем издания приказа (распоряжения) или проставлением грифа утверждения (п.5.2.11).
    
    Если положение (правила, инструкция) утверждается грифом, то согласование осуществляется аналогично приказам на листе согласования, являющимся оборотной стороной последнего листа текста положения (правил, инструкции) (п.4.1; 5.2.19).
    
    4.3. Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии. Оформление документов коллегии
    
    4.3.1. Организация работы коллегии ГТК России регламентирована Положением о коллегии Государственного таможенного комитета Российской Федерации.
    
    Организационное обеспечение деятельности коллегии возлагается на секретариат коллегии ГТК России.
    
    Документы к заседаниям коллегии подготавливаются подразделениями центрального аппарата ГТК России, другими таможенными органами, организациями, подведомственными ГТК России, указанными в плане работы коллегии, и состоят, как правило, из справки по существу вопроса, проектов решения коллегии или приказа председателя ГТК России, основанных на таком решении, согласованных со всеми заинтересованными подразделениями и соответствующими заместителями председателя ГТК России. Руководит подготовкой документов по рассматриваемому вопросу член коллегии, ответственный за подготовку данного вопроса. Документы представляются в секретариат коллегии не позднее 10 дней до дня заседания коллегии в 2 экземплярах.
    
    К документам прилагается список лиц, в том числе и из других министерств и ведомств, с указанием номеров служебных телефонов, которых целесообразно пригласить на обсуждение данного вопроса.
    
    При наличии разногласий по поводу предлагаемых решений несогласное подразделение представляет не позднее 10 дней до дня заседания коллегии собственный вариант решения с соответствующей пояснительной запиской.
    
    Принципиальные замечания членов коллегии по рассматриваемым материалам представляются в секретариат коллегии не позже, чем за 2 дня до заседания коллегии.
    
    Документы по вопросам, рассматриваемым на заседаниях коллегии, направляются заинтересованным лицам и членам коллегии, как правило, за 6 рабочих дней.
    
    В случае непредставления в указанный срок документов либо представления документов, недостаточно проработанных с точки зрения большинства членов коллегии, присутствующих на данном заседании, вопрос может быть снят коллегией с рассмотрения на данном заседании.
    
    4.3.2. Протокол
    
    В ходе заседания секретарем коллегии ведется протокол, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений и в котором отражаются решения коллегии по всем обсуждавшимся вопросам.
    
    Протокол заседания коллегии составляется, как правило, в краткой форме.
    
    Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель; секретарь; присутствовали; повестка дня, если она не прикладывается к протоколу. Протокол оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 с указанием основных реквизитов документа: название Комитета - ГТК России, наименование вида документа - протокол заседания коллегии, дата, номер, подпись председателя коллегии.
    
    Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. После цифры, обозначающей порядковый номер вопроса в повестке дня, печатаются пункт повестки дня (заголовок доклада), фамилии докладчиков и выступающих. Раздел заканчивается изложением решений по рассматриваемому вопросу, т.к. выступления, доклады и др. документы прилагаются.
    
    Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
    
    При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
    
    Секретарь визирует на оборотной стороне каждый лист протокола.
    
    Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания коллегии.
    
    Протокол заседания коллегии оформляется в пятидневный срок после заседания коллегии и представляется на подпись председателю коллегии. К протоколу прилагаются все документы, подготовленные к заседанию.
    
    Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний коллегий должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов ГТК России и другого министерства, ведомства.
    
    Образец оформления протокола заседания коллегии представлен в приложении 9.
    
    4.3.3. Решение - документ, принимаемый коллегией ГТК России в целях разрешения наиболее важных вопросов.
    
    Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
    
    В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели и задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является документ Правительства Российской Федерации или иной документ, то в констатирующей части указываются его наименование, дата, номер и заголовок этого документа.
    
    Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроки исполнения.
    
    Слово РЕШИЛА печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы левого поля.
    
    В качестве исполнителя могут быть указаны структурные подразделения ГТК России, таможенные органы, организации, подведомственные ГТК России.
    
    Решения коллегии доводятся до таможенных органов, организаций, подведомственных ГТК России, как правило, приказами ГТК России.
    
    Замечания к проектам решений коллегии рассматриваются в ходе их предварительного согласования непосредственно на заседании коллегии.
    
    При отсутствии замечаний решение считается принятым и дополнительно не согласовывается, за исключением случаев, специально оговоренных в протоколе заседания коллегии.
    
    Номера решений, принятых на заседаниях коллегии, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.
    
    Решения коллегии, заверенные секретарем коллегии, за исключением тех случаев, когда решения коллегии доводятся приказами ГТК России, рассылаются в двухнедельный срок после подписания протокола заседания коллегии председателем коллегии тем должностным лицам, структурным подразделениям, таможенным органам, организациям, подведомственным ГТК России, которых они касаются, в соответствии со списком рассылки.
    
    Наиболее важные вопросы, требующие совместных решений ГТК России и других министерств и ведомств, могут обсуждаться на совместных заседаниях их коллегий, организация которых со стороны ГТК России возлагается на секретаря коллегии.
    
    Решение оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.
    
    Образец оформления решения коллегии представлен в приложении 10.
    
    Решение совместного заседания коллегий доводится совместным приказом ГТК России и соответствующего министерства, ведомства, а протокол заседания оформляется и подписывается председателями коллегий и секретарями коллегий. Один экземпляр протокола передается секретарю коллегии министерства, ведомства, которое участвовало в совместном заседании коллегии.
    
    Контроль за исполнением решений коллегии осуществляется руководителями, членами коллегии, на которых он возложен соответствующим решением коллегии или приказом председателя ГТК России, и секретариатом коллегии.
    
    Секретариат коллегии регистрирует протоколы, решения коллегии и периодически готовит для председателя ГТК России информацию о ходе исполнения решений коллегии.
    
    4.4. Протоколы совещаний у руководства ГТК России и структурных подразделений
    
    Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д.
    
    Протокол оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.
    
    Ведение, оформление и рассылку протоколов совещаний осуществляют:
    
    у председателя ГТК России - Главное организационно-инспекторское управление;
    
    у заместителей председателя - помощники заместителей председателя, если не предусмотрено иное;
    
    у руководства структурных подразделений - служба ДОУ структурного подразделения.
    
    В протоколах совещаний у руководства ГТК России председательствующий не указывается.
    
    Если совещание проводится по нескольким вопросам, то в вводную часть включается повестка дня.
    
    Протокол совещания у руководства ГТК России, как правило, составляется в краткой форме.
    
    Протоколы совещаний у председателя ГТК России и его заместителей подписываются соответственно председателем, заместителями председателя.
    
    Протоколы совещаний у руководства структурных подразделений подписываются начальником структурного подразделения или его заместителями.
    
    В вводной части указывается председательствующий: начальник или заместитель начальника структурного подразделения, у которого проводится совещание.
    
    Протоколы оформляются, как правило, в течение трех дней после проведения совещания. Сроки исполнения принимаемых решений определяются со дня проведения совещания.
    
    Решения, принимаемые на совещании, в том числе и поручения, которые принимаются относительно тех структурных подразделений, которые не присутствовали на совещании, должны согласовываться с этими структурными подразделениями.
    
    Датой протокола является дата проведения совещания.
    
    Протоколы совещаний у председателя ГТК России формируются в дела в Главном организационно-инспекторском управлении, протоколы совещаний у заместителей председателя - у помощников заместителей председателя, протоколы совещаний у руководства структурных подразделений - в службе ДОУ соответствующих структурных подразделений.
    
    Протоколы совещаний нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
    
    Образец оформления протокола совещания представлен в приложении 11.
    
    4.5. Протокол заседания комиссии, совещания и др.
    
    Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
    
    В вводной части оформляются следующие реквизиты:
    
    "Председатель или Председательствующий";
    
    "Секретарь";
    
    "Присутствовали" - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
    
    "Повестка дня";
    
    "Докладчики по каждому пункту повестки дня".
    
    В вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председателя, членов комиссии и всех присутствующих. Повестка дня указывается, если рассматриваются несколько вопросов.
    
    Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
    
    СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).
    
    Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение (постановление) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
    
    Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).
    
    Допускается краткая форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (постановления) по соответствующим вопросам.
    
    Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
    
    При необходимости протокол комиссии утверждается руководством ГТК России или структурного подразделения.
    
    Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: заседаний комиссии, совещаний и др.
    
    Протоколы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
    
    Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
    
    Номера решений (постановлений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения (постановления) в пределах вопроса.
    
    Копии протоколов направляются в структурные подразделения в соответствии со списком рассылки.
    
    Требования к оформлению протоколов представлены в приложении 12.
    
    4.6. Стенограмма
    
    Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на заседаниях коллегии, совещаниях, осуществленная методом стенографии или звукозаписи. Стенограмма ведется в том случае, когда на обсуждение заседаний (совещаний) выносятся важные и наиболее сложные вопросы, которые могут вызывать прения. В стенограмме должно быть указано в часах и минутах время начала и окончания заседания или совещания и время начала и окончания выступления каждого, кто принял участие в обсуждении вопросов повестки дня.
    
    Текст стенограммы может состоять из двух частей: вводной и основной. Подготовка текста стенограммы соответствует подготовке текста протокола.
    
    Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на заседании (совещании) стенографических, звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов постановлений и др.), печатается на чистом листе бумаги с заполнением всех необходимых реквизитов.
    
    Стенограмма может фиксировать постановление об утверждении, одобрении и принятии того или иного документа. В этом случае утвержденный или принятый документ должен прилагаться к стенограмме, иметь ссылку на орган, утвердивший или принявший его, и дату постановления.
    
    В стенограмму включаются дословно все доклады, речи, выступления, вопросы.
    
    Инициалы и фамилию докладчика (выступившего) необходимо печатать в именительном падеже после абзаца от левой границы текстового поля.
    
    После фамилии ставится тире и печатается дословный текст доклада (выступления).
    
    Каждый выступивший на заседании (совещании) должен просмотреть и, если это необходимо, выправить, а затем завизировать стенограмму своего выступления.
    
    Расшифрованная стенограмма подписывается председателем и секретарем заседания (совещания). Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дате проведения заседания (совещания). Стенограмма заседания (совещания) хранится вместе с другими документами заседания (совещания).
    
    Если заседание записывалось на магнитную ленту, расшифровывалось и был составлен протокол, то магнитная лента хранится до минования надобности в соответствующем структурном подразделении.
    
    Оформляется стенограмма аналогично протоколу заседания, совещания.
    
    4.7. Акт
    
    Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
    
    Основой для составления акта может быть указание вышестоящего органа, руководства ГТК России или его подразделений, плановые задания и др.
    
    Акт составляется на стандартном листе бумаги формата А4 и должен иметь следующие реквизиты: наименование Комитета (структурного подразделения), название вида документа, место составления, дата, номер, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст и подписи, отметки о наличии приложений.
    
    Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
    
    В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указываются наименование должностей и, при необходимости, с обозначением организаций (при участии в составлении акта сторонних организаций), фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
    
    В констатирующей части излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания.
    
    В конце текста указываются количество размноженных экземпляров акта, определяемое нормативными документами или практической необходимостью, место их нахождения или адресаты, которым они направляются. Данные сведения помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту при 0 отступе от левого поля; например:
    
    Составлен в 3 экземплярах:
    
    1-й экземпляр - Управление делами
    
    2-й экземпляр - Главное финансово-экономическое управление
    
    3-й экземпляр - Главное управление кадров.
    
    При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений".
    
    Акт подписывается всеми членами комиссии.
    
    Образец оформления акта представлен в приложении 13.
    
    4.8. Доверенность
    
    Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (ГТК России или его сотрудников).
    
    Официальные доверенности выдаются ГТК России своим представителям на совершение сделок, представительство в суде, получение денег, товарно-материальных ценностей или другие действия от имени ГТК России.
    
    В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения:
    
    должность и паспортные данные доверенного лица;
    
    организация, в которой производятся действия по доверенности;
    
    вид действий;
    
    образец подписи лица, получившего доверенность;
    
    срок действия доверенности.
    
    Личные доверенности выдаются от лица доверителя (сотрудника) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.
    
    4.9. Записки (докладные, служебные, объяснительные)
    
    4.9.1. Докладная записка - документ, адресованный руководству ГТК России, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства.
    
    Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, вид документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись (приложение 14).
    
    Пример оформления докладной записки на имя председателя ГТК России приведен в приложении 14А.
    
    4.9.2. Служебная записка
    
    Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений ГТК России: запросы, уточнения заданий, информации по запросам, разъяснения и др. Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
    
    Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.
    
    4.9.3. Объяснительная записка
    
    Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
    
    Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.
    
    4.10. Служебные письма
    
    4.10.1. Служебные письма ГТК России готовятся:
    
    как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
    
    как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ГТК России;
    
    как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
    
    как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
    
    как инициативные письма.
    
    4.10.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства ГТК России на основании имеющихся (типовых, установленных руководством и т.д.) сроков исполнения поручений, запросов.
    
    Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
    
    Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.
    
    4.10.3. Служебные письма могут быть простыми и сложными.
    
    Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания и др. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1-2 машинописных страниц.
    
    Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до 5 страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:
    
    Во вступлении формулируется тема, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
    
    ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
    
    констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
    
    Основное содержание письма составляют описание события и ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
    
    Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
    
    Текст письма излагается, как правило, от 3-го лица единственного числа.
    
    Право подписи писем по основным направлениям деятельности устанавливается в распределении обязанностей между председателем ГТК России и его заместителями, положениях о структурных подразделениях.
    
    Подготовленные проекты писем визируются на втором копийном экземпляре. Проект письма, кроме ответственного исполнителя, визируют руководители структурных подразделений, вопросы которых затрагиваются в письме.
    
    Требования к оформлению основных реквизитов письма (адресат, дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, гриф ограничения доступа, заголовок к тексту, текст, подпись, исполнитель) приведены в подразделе 5.2 "Оформление реквизитов документов".
    
    Образец оформления письма представлен в приложении 15.
    
    Письма, направляемые за границу, оформляются на гербовом бланке письма ГТК России аналогично письмам, направляемым российским корреспондентам, но исполнитель проставляется только на визовом экземпляре письма.
    
    Образец оформления письма, направляемого за границу, представлен в приложении 16.
    
    4.11. Подготовка и оформление совместных документов
    
    ГТК России и министерствами, ведомствами, организациями (далее - организации) могут быть приняты совместные документы (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). В данных случаях документ оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.
    
    При оформлении совместных документов указываются полные названия ГТК России и организации, участвующей в подписании документа, которые, как правило, располагаются на одном уровне.
    
    Дата совместного документа должна быть единая и соответствовать дате более поздней подписи.
    
    Регистрационный номер совместного документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
    
    Подписи руководителей оформляются на одном уровне; например:
    

    
    Подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации - инициатора создания документа. Правила оформления виз изложены в п.5.2.19 инструкции.
    
    Пример оформления совместного приказа представлен в приложении 17.
    
    4.12. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; копирование (тиражирование) документов
    
    4.12.1. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств
    
    Документы, передаваемые для печатания в отдел оперативной печати, изготавливаются с помощью печатающих устройств средств ЭВТ или на пишущей машинке.
    
    При изготовлении документов постоянного и долговременного сроков хранения используются только матричные и лазерные принтеры.
    
    Проекты документов, подготовленные к печатанию, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.
    
    Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом.
    
    При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.
    
    Регистрация документов, изготавливаемых с помощью печатающих устройств средств ЭВТ или на пишущей машинке, производится в журнале.
    
    Для повторного печатания рукописи принимаются только с визой начальника структурного подразделения-исполнителя документа.
    
    Проверяют и считывают напечатанные материалы исполнители документов.
    
    Материалы печатаются в количестве не более 5 экземпляров.
    
    Для печатания документов используются бланки установленного образца, стандартная бумага формата А4.
    
    Текст документов на бланках формата А4 печатается с помощью средств ЭВТ через 1-1,5 межстрочных машинных интервала шрифтом N 14.
    
    Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.
    
    Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.
    
    Через межстрочный интервал "точно" (12 пт) печатаются реквизиты, состоящие из нескольких строк ("Заголовок", "Адресат" и др.), при этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 2 межстрочными интервалами.
    
    Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
    
    Наименование вида документа, а также слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПОСТАНОВЛЯЕТ печатаются прописными буквами.
    
    Слова Примечание, Приложение, Основание печатаются строчными буквами, кроме начальных.
    
    Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите '"Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
    
    Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.
    
    При печатании документов при помощи пишущих машин следует соблюдать отступ от левого поля в следующем количестве печатных знаков:
    
    0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись", "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
    
    5 - для начала абзаца в тексте;
    
    32 - для реквизита "Адресат";
    
    40 - для реквизита "Гриф утверждения документа", "Гриф ограничения доступа к документу";
    
    16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;
    
    48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".
    
    При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
    
    Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются при 0 отступе от левого поля, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.
    
    При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
    
    Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
    
    При расшифровке кассет заседаний коллегии, аттестационной комиссии и др. используется диктофон. После расшифровки кассета вместе с распечатанными материалами передается исполнителю под роспись в учетных формах.
    
    4.12.2. Копирование (тиражирование) документов
    
    Документы, поступающие в Управление делами для копирования (тиражирования) на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться черными чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком.
    
    За содержание документов, передаваемых на копирование (тиражирование), ответственность несут исполнитель и руководитель структурного подразделения.
    
    Прием и движение заказов на копировально-множительные работы в отделе оперативной печати осуществляются на основании следующих документов:
    
    заказа на копирование, оформленного на бланке установленной формы (приложение 18), подписанного руководителем структурного подразделения, а при тираже свыше 10 экземпляров, а также объемом более 1000 листов - руководством Управления делами; для копирования документов с грифом "ДСП" - начальником Службы защиты государственной тайны и специальной документальной связи;
    
    журнала регистрации поступления и выполнения заказов (приложение 19).
    
    Порядок копирования материалов в ГТК России определяется специальной инструкцией.
    
    При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до таможенных органов и организаций, которых эти документы касаются. Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с Управлением делами. При этом следует учитывать, что при направлении документов ГТК России с указанием конкретных поручений отдельным таможням, таможенным постам необходимо направлять дополнительный экземпляр данного документа соответствующему региональному таможенному управлению.
    
    Выдача структурным подразделениям ГТК России дополнительных экземпляров нормативно-распорядительных документов, писем ГТК России, хранящихся в Управлении делами, осуществляется на основании служебных записок структурных подразделений на имя руководства Управления делами и по согласованию с подразделением - автором документа.
    
    Организацию работы по подготовке документов к копированию (тиражированию) осуществляют исполнители документов, за исключением приказов и распоряжений ГТК России.
    
    

5. Правила подготовки и оформления документов

    
    5.1. Бланки документов
    
    Документы ГТК России должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Состав реквизитов организационно-распорядительной документации определен ГОСТ Р6.30-97 и постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 N 9-ст.
    
    При оформлении документов используют следующие реквизиты:
    
    Государственный герб Российской Федерации;
    
    наименование Комитета - Государственный таможенный комитет Российской Федерации;
    
    справочные данные о Комитете;
    
    наименование вида документа;
    
    дата документа;
    
    регистрационный номер документа;
    
    ссылка на регистрационный номер и дату документа;
    
    место составления и издания документа - Москва;
    
    гриф ограничения доступа к документу;
    
    адресат;
    
    гриф утверждения документа;
    
    заголовок к тексту;
    
    текст документа;
    
    отметка о наличии приложения;
    
    подпись;
    
    гриф согласования документа;
    
    виза согласования;
    
    печать;
    
    отметка об исполнителе;
    
    идентификатор электронной копии документа.
    
    В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может изменяться, как того требует назначение документа, его обработка и т.д.
    
    Бланки документов в ГТК России изготавливаются на бумаге формата А4 (210 х 297 мм).
    
    Порядок изготовления и учета бланков с изображением государственного герба (далее гербовые) изложен в приложении 20.
    
    Гербовые бланки используются для оформления приказов, распоряжений, писем, справок, доверенностей и др.
    
    Гербовые бланки приказа, распоряжения изготавливаются с продольным расположением реквизитов (приложения 21, 22).
    
    Гербовые бланки для писем изготавливаются с угловым расположением реквизитов (приложение 23).
    
    Протоколы и решения коллегии, постановления ГТК России по делам о нарушении таможенных правил, поручения председателя и его заместителей и др. оформляются на бланках без изображения государственного герба.
    
    Состав видов бланков организационно-распорядительных документов, применяемых в ГТК России, утверждается председателем ГТК России по представлению Управления делами.
    
    Введение в обращение по мере необходимости новых видов бланков документов осуществляется по решению (поручению) руководства ГТК России. Соответствующие предложения вносятся Управлением делами вместе с образцами предлагаемых бланков.
    
    Изготовление бланков без изображения государственного герба допускается средствами оперативной полиграфии и средствами вычислительной техники только с разрешения Управления делами.
    
    Бланки документов должны иметь поля:
    
    левое - 20 мм,
    
    верхнее - 20 мм,
    
    правое - 15 мм,
    
    нижнее - 20 мм.
    
    Бланки документов печатаются на белой бумаге краской черного цвета, позволяющей тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.
    
    Внутренние документы (докладные, объяснительные записки и т.п.) оформляются не на бланке.
    
    Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без использования бланков на стандартном листе бумаги формата А4.
    
    5.2. Оформление реквизитов документов
    
    5.2.1. Изображение государственного герба
    
    Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма ГТК России в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
    
    5.2.2. Наименование Комитета, структурного подразделения
    
    Наименование Комитета должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о нем - Государственный таможенный комитет Российской Федерации (ГТК России).
    
    В ГТК России наименование структурного подразделения указывается на внутренних документах (поручениях, докладных и объяснительных записках), оформляемых не на бланках.
    
    5.2.3. Реквизит "Справочные данные" включает в себя: почтовый адрес, номер справочного телефона, телетайпа.
    
    5.2.4. Реквизит "Наименование вида документа"
    
    Наименование вида документа должно соответствовать компетенции ГТК России и содержанию управленческого действия.
    
    В бланке письма наименование вида документа не указывается.
    
    Наименование вида документа (приказ, распоряжение, инструкция, протокол, акт и др.) обуславливает особенности изложения и построения текста.
    
    5.2.5. Реквизит "Дата документа"
    
    Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
    
    Документы вступают в силу с момента их подписания, если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
    
    Если авторами документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
    
    Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например: 16.05.2001.
    
    При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: распоряжение ... от 10.10.2000 N 759-р.
    
    Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.06.2001.
    
    При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 12 декабря 2000 г.
    
    5.2.6. Реквизит "Регистрационный номер документа"
    
    Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Индекс дела по номенклатуре не указывается на приказах, распоряжениях, протоколах, актах. На этих видах документов указывают порядковый номер в пределах каждого вида документа с начала календарного года.
    
    Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
    
    Регистрационный номер документа, кроме письма, составленного совместно ГТК России и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (п.4.11).
    
    На подписанных совместных письмах проставляются даты и номера, присвоенные документам в ГТК России и организации-участнике.
    
    5.2.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
    
    Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
    
    Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной справочной информации.
    
    5.2.8. Реквизит "Место составления или издания документа" указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование Комитета".
    
    Место издания обозначается на бланках приказа, распоряжения, постановления и др.
    
    Сокращение "г." при обозначении "Москва" не ставится.
    
    5.2.9. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа.
    
    Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Он дополняется указанием номера экземпляра, например:
    

Для служебного пользования
экз.N 3

    
    5.2.10. Реквизит "Адресат"
    
    В качестве адресата могут быть государственные органы, организации, их структурные подразделения, таможенные органы, учреждения и организации, подведомственные ГТК России, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
    
    Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
    

    
    При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
    
    Например:
    

    
    При адресовании документов конкретным должностным лицам, направляемых в таможенные органы, в органы Минобороны России, правоохранительные органы, после должности указывают специальное звание, например:
    

    
    При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
    
    Например:
    

    
    Если документ отправляют в несколько однородных таможенных органов, организаций или несколько структурных подразделений ГТК России, их указывают обобщенно, например:
    

    
    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают, все четыре экземпляра документа должны быть подписаны. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа.
    
    В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи" (приложение 24).
    
    Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам, в том числе и таможенным органам, учреждениям и организациям, подведомственным ГТК России (в этом случае применяются конверты с заранее напечатанными адресами).
    
    Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
    
    

    
    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
    

    
    
    5.2.11. "Гриф утверждения документа" - реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.
    
    Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
    
    При утверждении должностным лицом ГТК России документа, направляемого в таможенные органы, органы Минобороны, правоохранительные органы, гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, указания специального звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
    

    
    При утверждении документов, направляемых другим организациям, специальное звание не указывается, например:
    

    
    
    При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
    
    

    
    Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
    
    5.2.12. Реквизит "Резолюция" пишется на документе соответствующим должностным лицом и содержит принятое им решение.
    
    Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
    
    При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается первый в резолюции, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
    
    На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
    
    Резолюции оформляются на бланке-резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция. Допускается написание резолюции на свободном от текста месте документа.
    
    5.2.13. Реквизит "Заголовок к тексту" включает краткое содержание документа. Реквизит входит в состав поисковых данных документа (записывается в регистрационные формы, базу данных).
    
    Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
    
    Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем?) об утверждении Инструкции....; (о ком?) о Петрове И.И...; должностная инструкция (кому?) инспектору 1 категории отдела приказов.
    
    Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет исполнитель документа.
    
    5.2.14. Реквизит "Отметка о контроле" проставляется на документах, подлежащих контролю. Его обозначают буквой "К" или штампом "Контроль" и проставляют, как правило, в верхнем правом углу первого листа документа.
    
    5.2.15. Реквизит "Текст документа" несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и т.д.
    
    Текст документа должен содержать аргументированную и достоверную информацию.
    
    Содержание увязывается с ранее изданными по этому вопросу документами.
    
    Тексты документов Комитета составляют только на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации; в таможенные органы. Исключение составляют документы, направляемые зарубежным адресатам: они могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке.
    
    Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.
    
    Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, уставов, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
    
    Связные тексты допускается разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки и подзаголовки разделов печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
    
    Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, номер и заголовок.
    
    Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
    
    Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную без констатирующей (приказы по личному составу), письма - просьбу без пояснения.
    
    При подготовке документов по однотипным ситуациям (приказов по личному составу, актов и т.д.) следует использовать трафаретные тексты.
    
    Текст документов, регулирующих деятельность ГТК России, его структурных подразделений, права и обязанности должностных лиц (положение, должностная инструкция и т.д.), состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.
    
    В документах, регулирующих деятельность ГТК России, его структурных подразделений, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например: комиссия установила..., отдел осуществляет следующие функции....
    
    В распорядительных документах ГТК России, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ).
    
    В первой части распорядительного документа может указываться основание или причина издания, во второй - излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказа (распоряжения) начинается в таких случаях словами: ПРИКАЗЫВАЮ (ОБЯЗЫВАЮ).
    
    Особенности составления и оформления приказов и распоряжений изложены в п.4.1.
    
    В распорядительных документах ГТК России, издаваемых на принципах коллегиальности (решение, протокол и т.д.), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (РЕШИЛ, ПРЕДЛАГАЕТ).
    
    В совместных постановлениях или решениях ГТК России и двух или более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЕМ).
    
    В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
    
    Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.
    
    Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
    
    В письмах используют следующие формы изложения:
    
    от первого лица множественного числа ("просим направить", "в соответствии с запросом направляем" и т.д.);
    
    от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу направить");
    
    от третьего лица единственного числа ("ГТК России не возражает", "Комитет считает возможным").
    
    5.2.16. Приложения
    
    Приложения к документу могут быть трех видов:
    
    приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами;
    
    приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
    
    приложения, являющиеся самостоятельным документом, направляемые сопроводительным письмом.
    
    В приказе, распоряжении, положении, инструкции, правилах о наличии приложений указывается только в тексте.
    
    В других видах документов отметка о наличии приложений располагается под текстом, печатается от начала поля и может быть оформлена двумя способами.
    
    Если приложение названо в тексте, то отметка оформляется следующим образом:
    
    Приложение: на 4 л. в 1 экз.
    
    Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, например:
    

    
    Если приложение в свою очередь имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
    

    
    Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, а количество листов не указывают.
    
    При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
    
Приложение: согласно описи на ...л.
    
    Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
    
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
    
    В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу делается следующая запись:
    

    
    Оформление приложений к положению, правилам, инструкции оформляется следующим образом:
    

    
    Если приложением к приказу является приложение другого приказа в новой редакции, то оно оформляется следующим образом:
    

    
    Если к документу прилагается документ другой организации, то приложение оформляется следующим образом:
    

    
    Приложения оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки или грифы согласования, утверждения и т.д.).
    
    5.2.17. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); указание специального звания должностного лица, подписывающего документ, если документ направляется в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, а также на приказах, распоряжениях; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
    
    Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются председателем ГТК России или, по его поручению, первым заместителем председателя.
    
    Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются председателем ГТК России, его заместителями или начальниками структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
    
    Документы, затрагивающие компетенцию двух и более подразделений, работу которых курируют разные заместители председателя ГТК России, подписывает председатель ГТК России, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
    
    Приказы по основной деятельности и по личному составу подписывает председатель ГТК России, а во время его отсутствия - лицо, его замещающее.
    
    Председатель ГТК России подписывает все нормативные документы ГТК России, а также нормативные документы, отменяющие, изменяющие или дополняющие ранее подписанные (утвержденные).
    
    Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложения, например:
    
    на бланке ГТК России и направляемого в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы:
    

    
    
    на бланке ГТК России и направляемого в сторонние организации:
    

    
    
    на документе, разработанном совместно с органами Минобороны России, правоохранительными органами и оформленном не на бланке ГТК России:
    

    
    
    на документе, разработанном совместно с другими министерствами, ведомствами и организациями и оформленном не на бланке ГТК России:
    

    
    
    При подписании документа несколькими должностными лицами ГТК России их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
    

    
    Документы коллегиальных органов (коллегии, комиссии и т.д.) подписываются председателем данного органа и его секретарем. На документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
    

    
    При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:
    

    
    
    Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Например:
    

    
    
    Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
    
    5.2.18. "Гриф согласования документа" - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (внешнее согласование) с содержанием документа.
    
    Реквизит располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), при необходимости - указания специального звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
    

    
    или
    

    
    Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:
    

    
    или
    

    
    Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей последовательности:
    
    с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;
    
    при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т.п.); с общественными организациями;
    
    с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
    
    5.2.19. "Визы согласования документа" - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностных лиц ГТК России (внутреннее согласование) с его содержанием, соответствие его правовым актам и ранее принятым решениям. Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования, при необходимости - должность визирующего. Например:
    

    
    Проекты приказов, распоряжений, положений, инструкций, правил ГТК России визируются на листе согласования (приложение 5), который является оборотной стороной последнего листа текста документа. Проекты приказов и распоряжений визируются в обязательном порядке: заместителем председателя, курирующим структурное подразделение - автора документа, Управлением делами, редактором, составителем (исполнителем), а также Правовым управлением и Главным финансово-экономическим управлением, если вопросы, затрагиваемые в документе, касаются правовых норм и финансовых вопросов. Проекты приказов и распоряжений визируются в обязательном порядке всеми руководителями структурных подразделений и заместителями председателя, в адрес которых даны поручения.
    
    Согласование со сторонними организациями также осуществляется на листе согласования.
    
    Управление делами проверяет наличие виз, указанных в листе согласования.
    
    Замечания, дополнения к проекту документа излагаются в виде точно сформулированного пункта или мотивированного предложения на отдельном листе и прилагаются к документу, а виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются"; личная подпись с расшифровкой подписи, дата. Например:
    

    
    Отказ в визировании проекта документа не допускается.
    
    Письма, телеграммы и другие исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в ГТК России. На них должны проставляться визы: исполнителя, начальника структурного подразделения-исполнителя, всех начальников структурных подразделений-соисполнителей, а при необходимости и виза Правового управления.
    
    Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства за подписью председателя ГТК России, в обязательном порядке визируются: заместителем председателя ГТК России, курирующим структурное подразделение - исполнителя документа, начальниками структурных подразделений, вопросы которых затрагиваются в письме, начальником структурного подразделения-исполнителя, исполнителем, а также редактором.
    
    Редактор проверяет проекты документов (приказы, распоряжения, письма за подписью председателя ГТК России) на соответствие правилам русского языка перед представлением их на визирование соисполнителям.
    
    По получении необходимых виз соисполнителей документы в исправленном виде (оригиналы и экземпляр с редакторскими правками) представляются для окончательного визирования редактору.
    
    Допускается полистное визирование руководителями соответствующих структурных подразделений приложений к приказам, распоряжениям по финансовым и кадровым вопросам.
    
    Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если устранены орфографические и стилистические ошибки.
    
    5.2.20. Реквизит "Печать"
    
    Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, приводится в приложении 25.
    
    На документах, удостоверяющих права, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подпись руководства ГТК России заверяется печатью с изображением государственного герба.
    
    Список должностных лиц ГТК России, подпись которых заверяется печатью Управления делами, утверждается распоряжением ГТК России.
    

    Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его подписи.
    
    На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.
    
    Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
    
    5.2.21. Реквизит "Отметка о заверении копии"
    
    Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
    
    При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
    
Например:
    
Верно
    

    
    В Управлении делами при заверении соответствия копии документа подлиннику используют, как правило, штамп "Верно. Инспектор УД", в котором инспектор ставит свою подпись и дату заверения.
    
    При направлении копий нормативно-распорядительных документов в сторонние организации они заверяются круглой печатью Управления делами.
    
    При направлении ксерокопий писем в таможенные органы печатью Управления делами они не заверяются.
    
    Заверение копий нормативно-распорядительных документов ГТК России, направляемых в таможенные органы, отражено в п.4.1 Инструкции.
    
    5.2.22. Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
    
    Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, Генеральную прокуратуру Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной и исполнительной власти, а также таможенные органы, должны содержать отметку об исполнителе на первом и визовом экземплярах документа.
    
    Письма, направляемые в другие организации, иностранным корреспондентам, должны содержать отметку об исполнителе на визовом экземпляре (копии), остающемся в делах ГТК России. На приказах, распоряжениях отметка об исполнителе проставляется в обязательном порядке.
    
    Отметка об исполнителе включает в себя фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Например:
    
    Иванов
    324 31 12
    
   При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки.
    
    5.2.23. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"
    
    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или исполнителем документа. Например:
    
Разъяснено по телефону (номер телефона, фамилия, инициалы абонента и при необходимости должность).
Письменного ответа не требуется.
    

    В дело N 02-34
    Личная подпись
    01.08.2000
    
    или
    
    Издан приказ от 09.03.99 N 150
    "Об утверждении "Типовой инструкции
    по делопроизводству..."
    В дело N 01-58
    Личная подпись
    20.03.99
    
    5.2.24. Реквизит "Отметка о поступлении документа" проставляется в Управлении делами ГТК России в форме штампа (приложение 26) в нижней части лицевой стороны первого листа документа.
    
    При регистрации документов в случаях особой необходимости в регистрационном штампе проставляются также часы и минуты поступления документа в Управление делами.
    
    5.2.25. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в нижнем левом углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
    
    

6. Организация документооборота и исполнения документов

    
    6.1. Организация документооборота
    
    6.1.1. Движение документов в ГТК России с момента их создания  или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
    
    6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ГТК России, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их сотрудников.
    
    6.2. Организация доставки документов
    
    6.2.1. Доставка документов в ГТК России осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
    
    С помощью почтовой и фельдъегерской связи в ГТК России доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
    
    6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
    
    6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
    
    6.3.1. Документы, поступающие в ГТК России на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в отделе документационного обеспечения Управления делами (далее - ОДО).
    
    В нерабочее время (после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные дни) правительственная корреспонденция, срочные телеграммы и факсограммы принимаются дежурной службой ГТК России.
    
    Документы, адресованные ГТК России, но полученные непосредственно сотрудниками структурных подразделений, должны быть переданы на регистрацию в ОДО.
    
    Поступившая корреспонденция вскрывается сотрудниками ОДО, за исключением конвертов с надписью "лично", адресованных общественным организациям ГТК России и подведомственным организациям.
    
    При вскрытии конвертов проверяется наличие документов и приложений к ним, соответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, наличие подписей. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.
    
    При недостаче или повреждении документов составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого остается в ОДО, другой направляется отправителю.
    

    При отсутствии на документе адреса отправителя к нему прилагается конверт (пакет). Конверт прилагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.
    
    Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
    
    Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации и подлежащие учету по реестру (приложения 27 и 28). На полученных документах проставляется регистрационный штамп (приложение 26).
    
    6.3.2. Документы, адресованные руководству ГТК России, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в ОДО, затем направляются руководству Управления делами или в структурное подразделение.
    
    Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в ГТК России распределения обязанностей между руководством ГТК России.
    
    Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам.
    
    Рассмотренные руководством ГТК России документы возвращаются в ОДО (рассмотренные председателем ГТК России - через руководство Управления делами; рассмотренные заместителями председателя ГТК России - через помощников заместителей председателя), затем они передаются на исполнение.
    
    Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, который при необходимости остальным исполнителям передает копии.
    
    Копии документа, срок исполнения которого менее 7 дней, изготовляет и передает соисполнителям ОДО.
    
    6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству ГТК России и исполнение.
    
    Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на чистом листе бумаги и оперативно передается руководителю ГТК России, которому она адресована.
    
    6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией (дискетой) должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе (дискете) должен соответствовать тексту оригинала.
    

    6.3.5. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются на регистрацию в отдел по работе с обращениями граждан.
    
    6.3.6. Передача документов от руководства ГТК России в структурные подразделения осуществляется через ОДО, от руководителей подразделений исполнителям - через службу ДОУ структурного подразделения. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК).
    
    6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
    
    Документы, отправляемые ГТК России, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью.
    
    Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется ОДО в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 41, ст.4076).
    
    Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
    
    На документах, направляемых в сторонние, не подведомственные организации, необходимо указывать полный почтовый адрес.
    
    Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, а также в учреждения системы ГТК России.
    
    Международная корреспонденция передается на отправку вместе с конвертом, на котором указывается адрес латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
    
    Корреспонденция, адресованная дипломатическим и торговым представительствам Российской Федерации в других странах, отправляется дипломатической почтой. Дипломатическая почта отправляется в соответствии с графиком МИД России.
    
    Документы, отправляемые в Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, министерства и ведомства, таможенные органы через фельдъегерскую службу, принимаются ежедневно до 11 часов. Документы, поступившие на отправку после 11 часов, оформляются на отправку на другой день.
    
    Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
    

    Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководства Управления делами.
    
    Документы, подлежащие отправке, конвертируются, взвешиваются, франкируются и оформляются к отправке.
    
    Отправляемая корреспонденция учитывается в списках, описях и реестрах в соответствующем количестве экземпляров.
    
    Опись составляется на корреспонденцию, отправляемую в сторонние, не подведомственные организации, предприятия (приложение 29).
    
    Списки составляются на международную корреспонденцию (приложение 30).
    
    Реестры составляются на корреспонденцию, направляемую через фельдъегерскую службу. Форма реестров определяется фельдъегерской службой.
    
    Вторые экземпляры списков, описей, реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОДО.
    
    6.5. Порядок прохождения внутренних документов
    
    6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
    
    6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются для проверки соответствия содержания документов законодательству в Правовое управление, а затем в Управление делами, которое осуществляет контроль за правильностью их оформления (п.4.1).
    
    Оформленные документы передаются на подпись руководству ГТК России.
    
    6.5.3. Копии подписанных руководством ГТК России распорядительных документов рассылаются в структурные подразделения в соответствии со списком рассылки.
    
    6.5.4. Передача документов, зарегистрированных в Управлении делами, в структурные подразделения осуществляется только через ОДО с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.
    
    Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется через службу ДОУ.
    
    6.6. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи
    
    6.6.1. Телеграмма
    

    Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в тех случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.
    
    В состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименование документа, указание на категорию телеграммы ("Срочная" и т.д.), подробный адрес с указанием номера отделения связи, текст - содержание телеграммы; регистрационный (делопроизводственный) номер, дата регистрации; сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму; подпись, расшифровка подписи.
    
    Адрес телеграммы печатается отдельной строкой.
    
    При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, который составляет и подписывает исполнитель.
    
    Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2 интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знаки препинания пишутся полными или сокращенными словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, скобка - скб, кавычки - квч.
    
    Словами указываются следующие знаки: "N " - номер, "+" - плюс, "-" - минус, "!" - знак восклицательный, "?" - знак вопросительный, "%" - процент.
    
    Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.
    
    Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста ОДО проставляется регистрационный исходящий номер. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес ГТК России; должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.
    
    Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "На Ваш".
    
    Визирование телеграмм осуществляется аналогично визированию писем. Виза руководства Управления делами на телеграмме обязательна.
    
    Подпись и должность в телеграмме оформляются отдельной строкой, которая начинается с абзаца.
    

    Телеграммы передаются в Управление делами на подпись руководства ГТК России и отправку в двух экземплярах с необходимыми визами на копии, которая подшивается в дело.
    
    Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в ГТК России, указываются все адреса и прилагается список адресатов.
    
    Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст.4299).
    
    Образец телеграммы приведен в приложении 31.
    
    Телеграммы, поступившие в адрес ГТК России, регистрируются в ОДО и передаются на рассмотрение руководству ГТК России или структурных подразделений.
    
    6.6.2. Телетайпограмма
    
    Передача оперативной информации в таможенные органы и организации, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.
    
    Все телетайпограммы адресуются только до региональных таможенных управлений и таможен, непосредственно подчиненнных ГТК России. В случаях крайней необходимости допускается отправление телетайпограмм таможням, таможенным постам.
    
    Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, подпись, номер, адрес Комитета) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам.
    
    Частью реквизита "Адресат" телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.
    
    Телетайпограммы должны содержать не более 40 слов. Требования к тексту телетайпограммы аналогичны требованиям к тексту телеграммы (приложение 32).
    
    Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем. Виза руководства Управления делами на телетайпограмме обязательна.
    
    Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.
    
    Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале (приложение 33). Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.
    
    Проект телетайпограммы, являющийся ответом на документ - запрос с поручением руководства ГТК России и структурных подразделений, печатается в двух экземплярах (на втором экземпляре ставится виза руководителя структурного подразделения-исполнителя) и вместе с документом-запросом передается через Управление делами на подпись руководителю ГТК России, давшему поручение. Затем первый экземпляр передается исполнителем на телетайп, второй вместе с документом-запросом подшивается в дело в соответствии с номенклатурой.
    

    Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (приложение 34) и передаются в структурные подразделения, а адресованные руководству ГТК России - в Управление делами для последующей регистрации и передачи в структурные подразделения на исполнение.
    
    6.6.3. Факсограмма
    
    Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
    
    Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.
    
    Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.
    
    На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки".
    
    В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
    
    Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору передачи.
    
    Тексты документов с грифом "Для служебного пользования" передавать запрещается.
    
    Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету в журнале (приложение 35). После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки. Данная отметка проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.
    
    Поступившие в ГТК России факсограммы подлежат обязательному учету в журнале (приложение 36).
    
    Принятые факсограммы раскладываются и передаются исполнителям по структурным подразделениям, а адресованные руководству ГТК России - в ОДО для регистрации.
    
    6.6.4. Телефонограмма
    
    Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
    
    Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.
    
    Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.
    
    Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.
    
    Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего (приложение 37). Датой телефонограммы является дата ее передачи.
    
    Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
    
    Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
    
    Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
    
    Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
    
    исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
    
    должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;
    
    должностью, фамилией, именем, отчеством, подписью лица, принявшего телефонограмму;
    
    входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
    
    Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству ГТК России на рассмотрение, второй - подшивается в дело входящих телефонограмм.
    
    После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
    
    6.6.5. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
    
    Срочные документы, поступившие в ГТК России, могут доводиться до таможенных органов в день получения также в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы с последующей досылкой самого документа.
    
    6.7. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)
    
    Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри ГТК России, так и между таможенными органами, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
    
    Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами электронно-вычислительной техники, анализ, обработку, хранение полученных и отправленных сообщений.
    
    Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.
    
    Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
    
    В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию.
    
    Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.
    
    Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям к документам на бумажных носителях.
    
    Порядок регистрации и учета документов, передаваемых по ЭП, определяется специальной инструкцией.
    
    6.8. Учет количества документов
    
    6.8.1. Учет количества документов в ГТК России ведется раздельно по Управлению делами и по структурным подразделениям.
    
    6.8.2. В Управлении делами учет количества документов за определенный период времени (месяц, год) проводится по электронной картотеке автоматизированной базы данных. Результаты учета представляются руководству ГТК России.
    
    6.8.3. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
    
    Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в отделе оперативной печати.
    
    6.8.4. Учет количества документов, зарегистрированных в структурных подразделениях, подсчитывается ими отдельно.
    
    6.8.5. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 38).
    
    6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов
    
    6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется ГТК России в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
    
    6.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
    
    При обращении депутата в ГТК России должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.
    
    При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.
    
    Руководство ГТК России, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с депутатом, срок.
    
    6.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.
    
    6.9.4. Руководство ГТК России, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
    
    6.9.5. Прием, обработка и направление в Управление по взаимодействию с органами законодательной и исполнительной власти поступающих обращений, запросов депутатов осуществляется ОДО в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.
    
    6.9.6. Управление по взаимодействию с органами законодательной и исполнительной власти осуществляет последующую организацию работы по исполнению поступивших запросов и обращений, включая определение подразделений-исполнителей, контроль за сроками и качеством исполнения обращений и запросов, анализ указанной работы.
    
    6.9.7. В структурных подразделениях по обращениям и запросам в соответствии с резолюцией руководства ГТК России оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим таможенным органам.
    
    6.9.8. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
    
    6.9.9. Управление по взаимодействию с органами законодательной и исполнительной власти анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информирует об этом руководство ГТК России.
    
    

7. Поисковая система по документам

    
    7.1. Регистрация документов
    
    7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
    
    7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
    
    Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые ГТК России - внутренние и отправляемые.
    
    Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
    
    7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
    
    7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, приказы ГТК России по основной деятельности, по личному составу, распоряжения ГТК России, поручения руководства ГТК России, служебная переписка, обращения граждан и др.
    
    7.1.5. В Управлении делами регистрируются и учитываются: документы, направленные в ГТК России из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, министерств, ведомств, организаций, предприятий, таможенных органов и др. (приложения 27, 28); нормативно-распорядительные документы ГТК России (приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения и др.); исходящие письма; поручения руководства ГТК России; докладные записки на имя руководства ГТК| России.
    
    Протоколы заседаний коллегии ГТК России, оперативных совещаний у председателя ГТК России регистрируются и формируются в дела в Главном организационно-инспекторском управлении.
    
    Документы, создаваемые по направлениям деятельности структурных подразделений и не подлежащие регистрации в Управлении делами (например, платежные поручения, представления к очередному званию и др.), регистрируются или учитываются в структурных подразделениях, где предусмотрен специальный порядок их регистрации и учета. Данный порядок должен быть отражен в соответствующих организационно-методических документах структурных подразделений.
    

    7.1.6. Документы регистрируются и учитываются в базах данных установленного в Управлении делами комплекса программных средств "Учет и контроль исполнения документов" (далее - автоматизированная система "Учет и контроль исполнения документов"). Базами данных являются электронные картотеки документов, в которые вносятся основные реквизиты регистрируемых и учитываемых документов. На каждый внесенный в электронную картотеку документ распечатывается два экземпляра РКК, которые используются для создания вспомогательных картотек в Управлении делами и структурном подразделении, куда передается документ на исполнение.
    
    7.2. Регистрация входящих документов
    
    7.2.1. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первого листа документа проставляется штамп (приложение 26), в котором указывается количество листов документа (кроме сброшюрованных приложений), порядковый регистрационный номер, дата поступления документа. На документы, поступающие из Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, проставляется штамп, в котором указывается слово "правительственная".
    
    При регистрации:
    
    законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений Совета Федерации и Государственной Думы федерального Собрания, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, распоряжений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, протоколов совещаний Правительства Российской Федерации, правительственных комиссий, материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации и др. к регистрационному номеру добавляется буквенный индекс "п";
    
    поручений Президента Российской Федерации, правительственных поручений и других документов, направляемых из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации - добавляется индекс "пп".
    
    На документах, учитываемых по реестру, в штампе проставляется количество листов документов и дата поступления.
    
    7.2.2. Все поступившие в ГТК России документы в ОДО сортируются для внесения их в электронные картотеки соответствующих баз данных автоматизированной системы "Учет и контроль исполнения документов":
    

    "Документы законодательных и правительственных органов";
    
    "Документы министерств, ведомств, организаций";
    
    "Документы таможен";
    
    "Документы реестрового учета".
    
    7.2.3. При вводе основных реквизитов поступивших документов в электронные картотеки баз данных "Документы министерств, ведомств, организаций" и "Документы таможен" осуществляется автоматическое сквозное присвоение регистрационных номеров документов. Присвоенный автоматизированной системой номер документа в электронной картотеке переносится в штамп.
    
    Регистрация правительственных документов осуществляется в электронной картотеке базы данных "Документы законодательных и правительственных органов" с самостоятельной регистрацией отдельно от других баз.
    
    Документы реестрового учета вносятся в соответствующую электронную картотеку базы данных без присвоения им регистрационных номеров.
    
    7.2.4. В электронные карточки баз данных вносятся основные реквизиты документов соответственно указанным в карточке полям (приложение 39). Правила заполнения полей в разных базах данных приведены в "Руководстве пользователя" автоматизированной системы "Учет и контроль исполнения документов".
    
    На документы, внесенные в электронные картотеки всех баз данных, кроме "Документов реестрового учета", распечатывается единая сокращенная форма карточки (приложение 40).
    
    7.2.5. После регистрации правительственные документы, документы министерств и ведомств, таможенных органов, поступившие на имя председателя ГТК России и в адрес ГТК России (без указания конкретного адресата), передаются руководству Управления  делами для предварительного рассмотрения и подготовки проектов резолюций для доклада председателю ГТК России; поступившие на имя заместителей председателя ГТК России - передаются помощникам заместителей председателя ГТК России.
    
    Документы, подготовленные для рассмотрения председателем ГТК России, вносятся в базу данных "Почта председателя" автоматизированной системы "Учет и контроль исполнения документов". После рассмотрения и возврата документов в базе данных делаются отметки об их возврате.
    
    Документы, направленные для рассмотрения заместителям председателя ГТК России, учитываются помощниками и секретарями заместителей председателя ГТК России.
    
    Резолюции должны содержать ясные и исчерпывающие указания конкретным исполнителям о порядке и характере исполнения документов, а в необходимых случаях - о сроках исполнения.
    
    Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, направляются непосредственно им.
    
    Документы руководству ГТК России должны передаваться в день их получения.
    
    Председателю ГТК России докладываются документы Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания, Правительства Российской Федерации, а также документы министерств и ведомств, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, содержащие информацию по принципиально важным вопросам деятельности таможенных органов и исполнение которых требует соответствующего указания.
    
    Поступающие на имя руководства ГТК России документы, которые по своему характеру не требуют указаний руководства ГТК России, направляются руководством Управления делами, помощниками заместителей председателя ГТК России для исполнения и ответа непосредственно в структурные подразделения.
    
    7.2.6. После рассмотрения руководством ГТК России документы возвращаются в ОДО: с резолюциями председателя ГТК России - от начальника Управления делами, с резолюциями заместителей председателя ГТК России - от помощников заместителей председателя ГТК России. Сотрудники ОДО осуществляют ввод резолюций возвращенных документов в электронные картотеки баз данных и их дальнейшую обработку.
    
    7.2.7. После ввода резолюций руководства ГТК России документы передаются в отдел анализа и контроля за исполнением документов для постановки их на контроль, а затем все документы возвращаются в ОДО.
    
    На все контрольные документы ОДО распечатываются два экземпляра карточки с красной полосой. Один экземпляр РКК вместе с контрольным документом передается ОДО в структурное подразделение на исполнение, второй - с распиской сотрудника службы ДОУ структурного подразделения помещается в валовую картотеку.
    
    На документы, не подлежащие контролю в Управлении делами, в ОДО распечатываются две РКК: одна направляется в структурное подразделение вместе с документами, другая с распиской сотрудника службы ДОУ остается в валовой картотеке ОДО.
    
    7.2.8. Документы, поступившие к исполнителям непосредственно от руководства ГТК России или заявителей, должны быть переданы в ОДО для оформления и соответствующих отметок в электронной картотеке.
    
    7.2.9. На правительственных документах, на документах - ответах на письма за подписью руководства ГТК России при регистрации ставится в ОДО штамп "Подлежит возврату в УД. Дело N ________".
    
    7.2.10. Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые в реестре, предварительно систематизируются по структурным подразделениям, вносятся в электронную картотеку базы данных "Документы реестрового учета" (приложение 41).
    
    После ввода основных реквизитов в электронную картотеку базы данных распечатываются два экземпляра реестра (приложение 42), один из которых направляется вместе с документами в соответствующее структурное подразделение, другой с распиской сотрудника службы ДОУ структурного подразделения остается в ОДО. Вторые экземпляры реестров формируются в ОДО в отдельное дело.
    
    7.2.11. Служба ДОУ структурного подразделения получает документы в Управлении делами не менее трех раз в день, а срочные - немедленно после получения информации из Управления делами.
    
    7.3. Регистрация исходящих документов
    
    7.3.1. Исходящие документы ГТК России регистрируются централизованно в ОДО Управления делами.
    
    На регистрацию исходящие документы поступают:
    
    за подписью председателя ГТК России - от начальника Управления делами;
    
    за подписью заместителей председателя ГТК России - от помощников заместителей председателя ГТК России;
    
    за подписью руководства структурных подразделений - от ДОУ структурных подразделений.
    
    Ответы на контрольные документы передаются на регистрацию отделом анализа и контроля за исполнением документов.
    
    7.3.2. Перед регистрацией исходящих документов сотрудники ОДО обязаны проверить наличие подписей на документе и соответствующих виз, в том числе и соисполнителей, указанных в резолюции, приложений к документам, фамилии и телефон исполнителя, а также правильность написания адреса, адресата, номера и датья документа, на который дается ответ.
    
    7.3.3. Исходящим письмам ГТК России присваиваются номера, состоящие из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера по "шахматке" (приложение 43), например: 01-23/3456, где 01-23 - индекс дела по номенклатуре, а 3456 - порядковый исходящий номер письма.
    
    Письмам, подписаным руководством ГТК России, присваивается индекс дела Управления делами, который проставляют сотрудники ОДО.
    
    Письма за подписью руководителей структурных подразделений поступают на регистрацию в ОДО от службы ДОУ структурного подразделения с проставленным индексом дела структурного подразделения, в которое будет подшита копия письма, завизированная всеми соответствующими лицами (далее - визовая копия).
    
    Визовая копия письма должна полностью соответствовать оригиналу письма и не иметь никаких исправлений.
    
    7.3.4. После проставления исходящего регистрационного номера на оригинале и визовом экземпляре письма визовые экземпляры заверяются штампом "Верно. Инспектор УД" и его личной подписью.
    
    7.3.5. Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию только с документами-запросами (основаниями) и вместе со вторым экземпляром переданной службе ДОУ структурного подразделения карточки. Второй экземпляр РКК ставится взамен первого экземпляра РКК в валовой картотеке ОДО.
    
    7.3.6. Документы, оформленные с нарушением требований данной инструкции, в ОДО не регистрируются и подлежат возврату в службу ДОУ структурного подразделения на доработку.
    
    7.3.7. Регистрация исходящих писем производится в ОДО только при наличии оригиналов писем. Присвоение регистрационных номеров по телефону не допускается.
    
    7.3.8. В исключительных случаях для срочной отправки адресату оригиналы писем с разрешения начальника Управления делами могут выдаваться на руки исполнителям под расписку. В этом случае на копии документа проставляется штамп "Подлинник получен", в котором указывается фамилия сотрудника, получившего оригинал документа, его подпись и дата.
    
    7.3.9. При направлении письма более чем четырем адресатам составляется список рассылки (п.5.2.10).
    
    На регистрацию данные письма должны поступать уже с заполненным и подписанным руководством структурного подразделения списком рассылки.
    
    Организацию работы по копированию (тиражированию) писем в соответствии с рассылкой осуществляет исполнитель. На отправку размноженные экземпляры писем поступают полностью сформированные и сброшюрованные.
    
    7.3.10. В процессе регистрации основные реквизиты исходящих писем вносятся в электронную картотеку базы данных "Переписка" (приложение 44).
    
    На исходящие письма распечатывается РКК (приложение 40), в которой сотрудник службы ДОУ структурного подразделения расписывается за получение визового экземпляра письма, если данное письмо будет подшито в дело структурного подразделения. Если письмо подшивается в дело Управления делами, то расписки сотрудника службы ДОУ структурного подразделения не требуется.
    
    РКК на исходящие письма формируют валовую картотеку исходящих писем ГТК России.
    
    7.3.11. На входящие документы, исполненные без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.) и формируемые в дела структурных подразделений-исполнителей, служба ДОУ указанных подразделений представляет в ОДО второй экземпляр РКК со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в дело (п.7.3.5, 8.1.17).
    
    7.3.12. При пересылке документа на исполнение в таможенные органы вместе с документом пересылается один экземпляр РКК. После исполнения документа этот экземпляр должен быть возвращен с указанием даты и содержания исполнения в Управление делами (п.8.1.17). Сотрудники ОДО заменяют первый экземпляр РКК в валовой картотеке на второй, с отметками об исполнении, экземпляр РКК.
    
    7.4. Регистрация внутренних документов
    
    7.4.1. Регистрация приказов, распоряжений ГТК России осуществляется отделом приказов Управления делами.
    
    Приказы, распоряжения регистрируются порядковыми номерами в пределах вида документов.
    
    Приказы по основной деятельности регистрируются без буквенной индексации.
    
    Приказам о командировании, наложении взысканий, предоставлении учебных отпусков, отпусков по личным обстоятельствам при регистрации присваивается буквенный индекс "КМ";
    
    приказам о поощрении, премировании, награждении - "П";
    
    приказам о приеме на службу, работу и назначении на должность, зачислении в распоряжение, увольнении со службы, работы, освобождении от должности - "К";
    
    приказам по аттестации, присвоению званий, выплате процентных надбавок - "А".
    
    Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и имеют буквенный индекс "р".
    
    Присвоение порядковых номеров приказам и распоряжениям осуществляется по "шахматке" (приложение 43).
    
    На приказы, распоряжения ведется только электронная картотека. Основные реквизиты приказов и распоряжений ГТК России вносятся в электронную картотеку базы данных "Приказы, распоряжения" (приложение 45) без дополнительной распечатки РКК.
    
    Контроль исполнения поручений, данных в приказах и распоряжениях, осуществляет отдел анализа и контроля за исполнением документов по копийным экземплярам приказов, распоряжений. Контрольные поручения приказов, распоряжений вносятся в электронную картотеку базы данных "Приказы (контроль)". На контрольные приказы, распоряжения в отделе анализа и контроля за исполнением документов распечатываются карточки с красной полосой, которые формируют контрольную картотеку приказов, распоряжений.
    
    7.4.2. Докладные и служебные записки, отчеты о командировках на имя руководства ГТК России регистрируются в ОДО в базе данных "Протоколы, докладные записки" (приложение 46). На докладных и служебных записках заместителей председателя ГТК России на имя председателя ГТК России при регистрации в верхнем правом углу проставляется штамп "Подлежит возврату в УД. Дело N _____". Регистрационный номер докладных и служебных записок, отчетов о командировках состоит из порядкового номера документа с добавлением к нему буквенного индекса "дз" в пределах календарного года в указанной базе данных. Присвоение порядкового номера осуществляется по "шахматке" (приложение 43). Регистрационный номер проставляется в штампе в правом нижнем углу первого листа документа.
    
    После рассмотрения докладных и служебных записок, отчетов о командировках руководством ГТК России сотрудники ОДО осуществляют ввод основных реквизитов записок, отчетов в электронную картотеку базы данных "Протоколы, докладные записки" и:
    
    на документы на имя заместителей председателя ГТК России распечатывают два экземпляра РКК (приложение 40): один экземпляр РКК с распиской сотрудника ДОУ структурного подразделения формирует валовую картотеку докладных и служебных записок, отчетов о командировках; второй экземпляр вместе с докладной и служебной запиской, отчетом о командировке направляется в структурное подразделение на исполнение в соответствии с резолюцией руководства;
    
    переносят резолюции председателя ГТК России в электронные карточки и документы на имя председателя ГТК России передают в отдел анализа и контроля за исполнением документов для постановки их на контроль.
    
    После возвращения всех докладных и служебных записок, отчетов о командировках ОДО распечатывает на документы:
    
    поставленные на контроль отделом анализа и контроля за исполнением документов - два экземпляра РКК с красной полосой;
    
    не поставленные на контроль - два экземпляра обычной РКК.
    
    Один экземпляр РКК с распиской сотрудника ДОУ структурного подразделения формирует валовую картотеку докладных и служебных записок, отчетов о командировках, второй - передается вместе с документом в структурное подразделение на исполнение.
    
    Исполненные докладные и служебные записки, отчеты о командировках формируются в дела в местах их исполнения (структурных подразделениях) в соответствии с номенклатурой дел, кроме докладных и служебных записок заместителей председателя ГТК России на имя председателя ГТК России. Указанные записки формируются в дела Управления делами.
    
    РКК со сведениями об исполнении докладных, служебных записок представляются в ОДО службами ДОУ структурных подразделений для внесения их в электронную картотеку базы данных "Протоколы, докладные записки".
    
    7.4.3. Регистрация докладных и служебных записок на имя руководителей структурных подразделений осуществляется в службах ДОУ структурных подразделений.
    
    Регистрация докладных и служебных записок осуществляется по "шахматке" (приложение 43) в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера.
    
    Визовые экземпляры докладных и служебных записок, а также исполненные докладные и служебные записки формируются в дела структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел.
    
    Размножение, контроль за исполнением указанных записок осуществляет служба ДОУ структурного подразделения-исполнителя.
    
    7.4.4. Регистрация межведомственных протоколов, соглашений и др. осуществляется в ОДО в электронной картотеке базы данных "Протоколы, докладные записки" (приложение 46) порядковыми номерами в пределах календарного года. Регистрация протоколов осуществляется по "шахматке" (приложение 43). Распечатка РКК на протоколы не осуществляется.
    
    7.5. Организация поисковой системы по документам
    
    7.5.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Управлении делами внедрена автоматизированная система "Учет и контроль исполнения документов".
    
    7.5.2. Информация о документах, полученная при регистрации, вносится в автоматизированную систему, которая включает в себя электронные картотеки баз данных по входящим документам ("Документы законодательных и правительственных органов", "Документы министерств, ведомств, организаций", "Документы таможен", "Документы реестрового учета") и документам ГТК России ("Приказы, распоряжения", "Переписка", " Протоколы, докладные записки", "Оперативные совещания", "Другие").
    
    7.5.3. По базам данных "Документы законодательных и правительственных органов", "Документы министерств, ведомств, организаций", "Документы таможен", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки" в отделе анализа и контроля за исполнением документов ведутся электронные контрольные картотеки, по которым проводится контроль исполнения и информационно-поисковая работа.
    
    7.5.4. На документы, внесенные в базы данных "Документы законодательных и правительственных органов", "Документы министерств, ведомств, организаций", "Документы таможен", "Переписка", "Протоколы, докладные записки" в ОДО ведутся валовые картотеки (на основе РКК).
    
    7.5.5. Автоматизированная система обеспечивает поиск информации по реквизитам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и др.).
    
    Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов.
    
    7.5.6. Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в электронных базах данных Управления делами, определяет руководство Управления делами.
    
    7.5.7. В структурных подразделениях должен осуществляться учет поступивших на исполнение документов из ОДО по РКК, поступающим вместе с документами. Указанные РКК составляют основные картотеки структурных подразделений, карточки которых систематизируются по исполнителям (отделам) и срокам исполнения документов.
    
    Кроме картотеки в структурных подразделениях используется автоматизированная система "Учет и контроль исполнения документов", которая обеспечивает учет и контроль исполнения поступивших в структурное подразделение документов.
    
    

8. Контроль исполнения документов

    
    8.1. Организация контроля исполнения
    
    8.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, информирование руководителей структурных подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.
    
    8.1.2. Контроль исполнения обеспечивают: руководство ГТК России, руководство Управления делами, отдел анализа и контроля за исполнением документов, который осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения, руководство структурных подразделений, служба ДОУ структурных подразделений, ответственные исполнители.
    
    Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители ГТК России и структурных подразделений ГТК России.
    
    8.1.3. Контроль соблюдения сроков исполнения документов и другие контрольные операции осуществляют:
    
    документов с поручениями (резолюциями) председателя ГТК России и его заместителей, приказов и распоряжений ГТК России по основной деятельности - отдел анализа и контроля за исполнением документов Управления делами, если иное не оговорено в резолюции или тексте распорядительного документа;
    
    поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегии ГТК России - секретариат коллегии ГТК России;
    
    поручений оперативных совещаний у председателя ГТК России - Главное организационно-инспекторское управление;
    
    поручений заместителей председателя ГТК России - помощники заместителей председателя ГТК России;
    
    планов (работы, мероприятий и др.) - в соответствии с функциями структурных подразделений ГТК России;
    
    документов с поручениями начальника структурного подразделения - служба ДОУ структурного подразделения;
    
    запросов и обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - Управление по взаимодействию с органами законодательной и исполнительной власти;
    
    обращений (заявлений, жалоб, предложений) сотрудников, работников таможенных органов и граждан - отдел по работе с обращениями граждан Управления делами.
    
    8.1.4. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
    
    При постановке документов на контроль отделом анализа и контроля за исполнением документов в правом верхнем углу документа проставляется:
    
    на подлежащих контролю исполнения в Управлении делами - отметка "К" или штамп "Контроль";
    
    на подлежащих контролю исполнения в структурных подразделениях - штамп "Контроль в управлении", в этом случае ответственного исполнителя и срок исполнения определяет руководство структурного подразделения.
    
    8.1.5. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных документов.
    
    Отдел анализа и контроля за исполнением документов ведет контрольные электронные картотеки по базам данных "Документы законодательных и правительственных органов", "Документы министерств, ведомств, организаций", "Документы таможен", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки". В электронные карточки баз данных (приложения 47, 48, 49) вносятся, кроме основных реквизитов документа, также контролируемые действия, задания, вопросы и др., даты исполнения, структурные подразделения-исполнители, ход исполнения и т.д.
    
    8.1.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа (поручения), а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций, таможенных органов и обращений граждан - с даты их поступления.
    
    Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
    
    Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
    
    с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
    
    без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
    
    по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
    
    по поручениям Правительства Российской Федерации, данным ГТК России по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;
    
    материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации, в случае когда ГТК России является головным исполнителем, представляются в Правительство Российской Федерации не позднее чем за 15 дней до установленной даты их рассмотрения;
    
    по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
    
    по обращениям, поступившим в ГТК России и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней;
    
    по телеграммам, телетайпограммам, телефонограммам - срочные - в день поступления, остальные - до 5 дней;
    
    сообщения, опубликованные в средствах массовой информации, теле- и радиопередачах - не позднее двух недель;
    
    внутренние документы ГТК России (приказы, распоряжения, решения коллегии, протоколы совещаний и др.) - согласно указанному в них сроку; в случае если срок исполнения не определен, то в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу);
    
    запросы таможенных служб иностранных государств по правоохранительной деятельности на русском языке - в месячный срок с момента их поступления;
    
    запросы таможенных служб иностранных государств по правоохранительной деятельности на иностранном языке - в двухмесячный срок с момента их поступления.
    
    Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
    
    Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКК.
    
    8.1.7. При необходимости изменения срока исполнения документа (кроме поручений Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации) ответственный исполнитель представляет на имя руководителя ГТК России, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения не позднее 3 дней до истечения этого срока.
    
    Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
    
    Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае структурное подразделение - исполнитель поручения готовит автору поручения мотивированные предложения за подписью председателя ГТК России о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.
    
    О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел анализа и контроля за исполнением документов для внесения изменений в электронную контрольную картотеку баз данных, в которой указывается новый срок, дата изменения и основание изменения срока, подпись. Новый срок исполнения переносится и в РКК на документ.
    
    Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) - автор документа.
    
    8.1.8. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, а остальные исполнители могут при необходимости получить копии документа, которые готовит ответственный исполнитель. Отдел анализа и контроля за исполнением документов или ОДО копируют документ и направляют его соисполнителям только в том случае, когда срок исполнения его менее 3 дней.
    
    8.1.9. Передача контрольных документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется только через отдел анализа и контроля за исполнением документов. После отметки в электронных контрольных картотеках сведений о передаче документа отдел анализа и контроля за исполнением документов передает их в ОДО для внесения соответствующих отметок в электронные картотеки и передачи в соответствующее структурное подразделение.
    
    При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения ответственный исполнитель по указанию руководства структурного подразделения обязан передать другому сотруднику все имеющиеся у него на исполнении документы и поставить об этом в известность службу ДОУ структурного подразделения и отдел анализа и контроля за исполнением документов.
    
    8.1.10. При условии необоснованной задержки представления ответственному исполнителю информации (ответа, согласования) от структурного подразделения-соисполнителя более чем на 5 дней ответственным за срыв сроков исполнения считается структурное подразделение-соисполнитель.
    
    8.1.11. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:
    
    задания последующих лет - не реже одного раза в год. Приказы (распоряжения) по основной деятельности долгосрочного действия подлежат контролю через год, считая от даты регистрации. Структурное подразделение - исполнитель приказа (распоряжения) готовит аналитическую записку на имя руководителя ГТК России, осуществляющего контроль исполнения, в которой отражает практическую реализацию данного документа и предлагает либо продлить срок действия документа, либо внести в него изменения и дополнения в целях усиления его действия;
    
    задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
    
    задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
    
    8.1.12. В отделе анализа и контроля за исполнением документов вся информация о ходе и результатах исполнения документов, а также запись хода и результатов исполнения вносится в контрольную электронную картотеку баз данных. В ней фиксируются все напоминания исполнителям о подготовке ответа.
    
    8.1.13. Отдел анализа и контроля за исполнением документов составляет:
    
    еженедельную сводку предупредительного контроля и направляет ее руководству структурных подразделений (на 00.00.0000);
    
    еженедельную информацию о ходе исполнения контрольных документов к оперативному совещанию у председателя ГТК России;
    
    ежемесячную сводку о не исполненных в срок документах и направляет ее руководству структурных подразделений;
    
    ежемесячную справку о состоянии исполнительской дисциплины и передает ее по поручению руководства Управления делами заместителям председателя ГТК России;
    
    квартальный, полугодовой, годовой отчеты о работе с контрольными документами в ГТК России и направляет их по поручению руководства Управления делами руководству ГТК России.
    
    8.1.14. Снятие документов с контроля осуществляет руководство ГТК России или по его поручению Управление делами. На документах, снятых с контроля отделом анализа и контроля за исполнением документов, проставляется штамп "Снят с контроля".
    
    Документы, снятые с контроля отделом анализа и контроля за исполнением документов, передаются им в ОДО для дальнейшей их обработки (раздел 7.3).
    
    8.1.15. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и после подписания проекта ответа.
    
    Если проект документа возвращен на доработку, то поручение считается не исполненным в срок. Для продления срока исполнения документа исполнитель должен своевременно представить руководству ГТК России докладную записку о продлении срока исполнения (п.8.1.7).
    
    Направление запроса по документу не может служить основанием для признания документа исполненным. В отдельных случаях срок исполнения документа может быть продлен отделом анализа и контроля за исполнением документов по согласованию с руководством Управления делами. В этом случае устанавливается новый срок исполнения документа с момента получения ответа на запрос.
    
    При направлении запроса по документу в сторонние организации исполнитель направляет промежуточный ответ автору обращения.
    
    8.1.16. О ходе выполнения приказов и распоряжений ГТК России структурным подразделением, которому дано в них поручение, в установленный срок вносится докладная записка на имя руководителя ГТК России, на которого возложен контроль исполнения приказа, распоряжения. Записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложения о снятии приказа, распоряжения с контроля или о продлении сроков исполнения.
    
    8.1.17. Документы, зарегистрированные в Управлении делами в базах данных "Документы законодательных и правительственных органов", "Документы министерств, ведомств, организаций", "Документы таможен", "Протоколы, докладные записки" и не контролируемые отделом анализа и контроля за исполнением документов, подлежат закрытию в указанных базах сотрудниками ОДО на основании отметок в РКК, представленных службой ДОУ структурных подразделений. По результатам закрытия Управление делами ежеквартально составляет перечень документов, сведения об исполнении которых в ОДО отсутствуют.
    
    8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации
    
    8.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.
    
    В первую очередь осуществляется постановка на контроль документов с отметками "срочно".
    
    8.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочных, осуществляется непосредственно председателем ГТК России либо, по его поручению, одним из заместителей председателя ГТК России.
    
    Руководство ГТК России определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюциях.
    
    8.2.3. Отдел анализа и контроля за исполнением документов делает соответствующие отметки в контрольных электронных картотеках баз данных: вносит фамилию исполнителя, поручения, данные руководством ГТК России, и все соответствующие отметки об исполнении контрольных документов.
    
    8.2.4. О ходе и результатах выполнения каждого документа председателю ГТК России могут представляться сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
    
    Если в поручении, содержащемся в документе Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, ГТК России указан первым (созыв), то он является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. ГТК России направляет запросы соисполнителям, в которых определяет порядок и сроки исполнения поручения.
    
    Проект доклада Президенту Российской Федерации об исполнении поручения Президента Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.
    
    8.2.5. Сведения о снятии с контроля вносятся в контрольную электронную картотеку баз данных и РКК, сведения по исполненным документам проставляются в РКК отметкой "в дело".
    
    

9. Организация работы с документами в структурных
подразделениях. Работа исполнителей с документами

    
    9.1. Служба ДОУ структурного подразделения получает корреспонденцию из ОДО, отдела приказов, отдела анализа и контроля за исполнением документов Управления делами.
    
    9.2. Сотрудники службы ДОУ просматривают полученную корреспонденцию и отбирают документы для доклада руководству структурного подразделения или непосредственно начальникам отделов.
    
    9.3. Документы, полученные из Управления делами, службой ДОУ повторно не регистрируются. Учет их рассмотрения, ознакомления и исполнения ведется по РКК, с которыми документы поступают в службу ДОУ, и в базах данных автоматизированной системы "Учет и контроль исполнения документов".
    
    Данная система должна быть установлена в каждой службе ДОУ структурного подразделения.
    
    Основные реквизиты поступивших документов сотрудники службы ДОУ вносят в базы данных самостоятельно, в т.ч.приказов, распоряжений, решений коллегии и др.
    
    9.4. На рассмотрение руководству подразделения передаются документы без РКК, которые на этот период помещаются в раздел картотеки "У руководства".
    
    9.5. Руководство структурного подразделения обеспечивает рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
    
    9.6. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.
    
    9.7. После рассмотрения руководством сотрудники службы ДОУ переносят его резолюцию в электронную картотеку базы данных и передают исполнителю документ под расписку в РКК:
    
    документы, рассмотренные в день поступления, - в день поступления или на следующий день;
    
    срочные документы - немедленно.
    
    9.8. Если резолюцией руководства определены несколько исполнителей, то передача документа осуществляется только через службу ДОУ с соответствующей отметкой в РКК и электронной картотеке базы данных.
    
    В случае, когда документ требуется исполнить в минимально короткий срок, служба ДОУ структурного подразделения - ответственного исполнителя может размножить данный документ для направления его копий другим соисполнителям в соответствии с резолюцией руководства.
    
    9.9. Если по содержанию документа будет установлено, что он ошибочно адресован в данное структурное подразделение, то служба ДОУ делает соответствующую отметку в электронной картотеке базы данных, РКК и возвращает документ вместе с ней в ОДО.
    
    Переадресование документов осуществляется только с разрешения руководителя, давшего поручение по его исполнению. Для этого исполнитель представляет докладную записку на имя руководителя - автора резолюции.
    
    9.10. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем является лицо, указанное первым в поручении (резолюции). Все остальные исполнители ответственны за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
    
    Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
    
    9.11. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством ГТК России или структурного подразделения; подготовку к пересылке адресату.
    
    Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в 4 адреса, исполнитель готовит список рассылки.
    
    9.12. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
    
    Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.
    
    9.13. Об исполнении документа или ознакомлении с ним всех указанных в резолюции должностных лиц служба ДОУ делает отметку на РКК и в электронной картотеке базы данных. РКК возвращают в ОДО вместе с документом. На документы, исполненные без составления письменного ответа, служба ДОУ структурного подразделения переносит все отметки об исполнении на РКК входящего документа и представляет ее в ОДО не позднее установленного срока исполнения документа.
    
    9.14. На исполненном документе исполнитель должен сделать отметку об исполнении документа, которая включает в себя слово "В дело", краткую запись о существе выполненной работы, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
    
    Исполненный документ передается службе ДОУ, которая подшивает его в соответствующее дело.
    
    Дела структурного подразделения могут формироваться в службе ДОУ и в отделах у ответственных исполнителей, которые отвечают за ведение данных дел. Контроль за правильным формированием дел осуществляет служба ДОУ (раздел 10.2).
    
    9.15. При применении электронно-вычислительной техники все основные правила работы с документами сохраняются.
    
    

10. Организация документов в делопроизводстве

    
    Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Центральный архив ГТК России (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству ГТК России.
    
    Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
    
    10.1. Составление номенклатур дел
    
    10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ГТК России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
    
    Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
    
    10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о ГТК России и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности ГТК России, их виды, состав и содержание.
    
    10.1.3. В ГТК России составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел ГТК России по установленной форме (приложения 50, 51).
    
    10.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется службой ДОУ структурного подразделения, согласовывается с отделением архивной обработки документов ОДО, подписывается руководством структурного подразделения и представляется в ОДО.
    
    Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в ОДО.
    

    10.1.5. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения служба ДОУ уточняет соответствие фактически заведенных дел за текущий год соответствующему разделу сводной номенклатуры дел и с учетом изменений и дополнений, внесенных в номенклатуру дел в течение делопроизводственного года, предложений руководства и сотрудников структурного подразделения в номенклатуру вносятся дела, которые планируется завести на следующий год.
    
    Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения, как правило, являются названия отделов, отделений. Первый раздел ее включает заголовки дел, заводимых в службе ДОУ.
    
    10.1.6. Номенклатуры дел структурных подразделений ГТК России на следующий календарный год разрабатываются в IV квартале текущего года. Для согласования проект номенклатуры дел структурного подразделения представляется в ОДО не позднее первой декады октября текущего года.
    
    В случае изменения функций структурного подразделения его номенклатура перерабатывается.
    
    10.1.7. Сводная номенклатура дел составляется ОДО на основе номенклатур дел структурных подразделений.
    
    10.1.8. Сводная номенклатура дел ГТК России подписывается начальником Управления делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией ГТК России (далее - ЦЭК) и утверждается председателем ГТК России. Сводная номенклатура дел ГТК России не реже одного раза в 5 лет (если не было структурных изменений в ГТК России) согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГАРФ).
    
    10.1.9. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
    
    10.1.10. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел ОДО. Второй используется в ОДО в качестве рабочего. Третий применяется в архиве ГТК России, четвертый - представляется в ГАРФ.
    
    10.1.11. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
    

    10.1.12. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры ГТК России.
    
    10.1.13. Названиями разделов номенклатуры дел ГТК России являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой ГТК России. Но первым разделом всегда является номенклатура дел Управления делами.
    
    10.1.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ГТК России, в том числе справочные картотеки, журналы учета документов.
    
    В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
    
    10.1.15. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
    
    В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения в соответствии со штатом и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
    
    В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
    
    В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
    
    Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
    
    Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
    
    Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); названия Комитета или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела.
    
    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
    

    Например: "Документы о проведении тематической выставки (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
    
    В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
    
    В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
    
    В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, также перечисляются их видовые названия, но не более двух.
    
    Например: "Переписка с ведомствами, институтами и др. об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".
    
    В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
    
    Например: "Переписка с Минюстом России по вопросам государственного регистрирования нормативных актов ГТК России".
    
    При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
    
    Например: "Переписка с главами администраций краев и областей о создании таможенных органов".
    
    Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
    
    В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
    
    Например: "Годовые отчеты отделов документационного обеспечения таможенных органов".
    
    Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
    
    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
    
    Заголовки дел, заведенных по географическому или корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
    

    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
    
    Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
    
    В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с ГАРФ срок хранения.
    
    Сроки хранения документов, не указанных в перечне, определяют специалисты структурных подразделений совместно с сотрудниками ОДО, ответственными за подготовку сводной номенклатуры дел ГТК России. Вопрос об изменении сроков хранения дел рассматривается ЦЭК и согласовывается с ГАРФ.
    
    В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 года), о выделении дел к уничтожению, о сотрудниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
    
    10.1.16. Допускается в номенклатуру дел включать заголовки дел для группировки документов "Для служебного пользования".
    
    10.1.17. Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
    
    10.1.18. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
    
    О внесении в номенклатуру новых дел служба ДОУ структурного подразделения сообщает в ОДО. С этой целью представляется служебная записка за подписью руководства структурного подразделения с указанием номера дела, его наименования и срока хранения.
    
    10.1.19. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения.
    
    Сведения, содержащиеся в итоговой записи, представляются в первой декаде января текущего года в архив.
    
    10.2. Формирование и оформление дел
    

    10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
    
    В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
    
    10.2.2. Дела формируются в ГТК России, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
    
    В структурных подразделениях дела формируются службой ДОУ, ответственными за делопроизводство в отделах.
    
    10.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок формироваться службой ДОУ структурного подразделения в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
    
    10.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляют ОДО и служба ДОУ структурного подразделения.
    
    10.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
    
    10.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие - по датам отправления или алфавиту авторов или корреспондентов.
    
    Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
    

    Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
    
    Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
    
    В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
    
    Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.
    
    Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
    
    Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
    
    Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
    
    Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
    
    Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
    
    Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и формируются в соответствии с "Инструкцией о порядке составления, ведения, учета и хранения личных дел сотрудников, принятых на службу в таможенные органы Российской Федерации", утвержденной приказом ГТК России от 04.06.98 N 366дсп.
    
    Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
    
    Если документ-запрос получен в текущем году, а ответ на него дан в следующем году, то ответ подшивается в дело, содержащее документ-запрос.
    

    10.2.7. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками Управления делами и службами ДОУ структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.
    
    10.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 52); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 53); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 54); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.
    
    10.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Комитета; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
    
    Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Комитета указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел ГТК России; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел ГТК России, согласованной с ЭПК ГАРФ; дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
    
    В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом с первого листа до последнего, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
    

    Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
    
    Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
    
    Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
    
    Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
    
    Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
    
    Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
    
    В случаях обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела производится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись.
    
    После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела (п.10.2.8). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности нумерации отдельных документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
    
    Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
    
    Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел.
    

    На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
    
    Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГАРФ (до этого он проставляется карандашом).
    
    На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования госархива (ГАРФ), кодов ГАРФ и ГТК России по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
    
    По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
    
    10.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные дела, дела с приказами и распоряжениями и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
    
    Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не  раскрывают конкретное содержание документов.
    
    Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 54).
    
    Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
    
    10.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
    
    Допускается документы дел временного (до 10 лет включительно) хранения хранить в скоросшивателях, пересистематизацию документов в деле не проводить, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
    
    10.3. Организация оперативного хранения документов
    
    10.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
    
    Руководители структурных подразделений и служба ДОУ структурных подразделений обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
    
    При смене руководителя службы ДОУ структурного подразделения проводится прием-передача дел, формируемых и хранящихся в структурном подразделении, по номенклатурам дел за соответствующие годы. Прием-передача оформляется актом (приложение 55), который утверждает начальник структурного подразделения.
    
    Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
    
    В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
    
    Если в течение календарного года документы подшиваются в папки-короны, то на корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре и год заведения дел.
    
    По окончании делопроизводственного года дела могут перешиваться в скоросшиватели. На обложке каждого дела указывается наименование Комитета, структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, номер тома, если дело состоит из нескольких томов, заголовок дела, год заведения дела, срок хранения и, при необходимости, количество листов. На корешке дела может указываться индекс дела по номенклатуре и год заведения дела.
    
    Если документы остаются в папках-коронах и не перешиваются по окончании делопроизводственного года в скоросшиватели, то их обложки подлежат оформлению в установленном порядке с указанием всех необходимых реквизитов.
    
    Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
    
    10.3.2. Выдача дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения другим структурным подразделениям производится с разрешения руководства структурных подразделений. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
    
    Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
    
    10.3.3. Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу во временное пользование не выдаются.
    
    Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения председателя ГТК России с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
    
    

11. Порядок передачи документов на хранение в архив

    
    Документы ГТК России являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в ГАРФ как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
    
    Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу (кроме личных дел), их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение ГТК России образует Центральный архив.
    
    Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу ОДО и службы ДОУ структурных подразделений по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, розыску недостающих дел.
    
    11.1. Экспертиза ценности документов
    
    11.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
    
    11.1.2. Экспертиза ценности документов в ГТК России на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
    
    11.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ГТК России создается постоянно действующая ЦЭК и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях.
    
    11.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем ГТК России. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральной архивной службой России.
    
    11.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ГТК России службами ДОУ структурных подразделений совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством архива.
    
    11.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
    
    11.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ГТК России путем полистного просмотра дел.
    
    Дела с отметкой "ЭПК", "ЦЭК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного срока хранения, определяются по перечням документов с указанием сроков их хранения и номенклатуре дел ГТК России. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
    
    Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел как "до минования надобности" (ДМН), "при условии завершения проверки (ревизии)" и т.п.
    
    11.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
    
    Акты на уничтожение документов согласовываются с архивом и рассматриваются на заседании ЦЭК. Решение ЦЭК оформляется протоколом, который утверждает председатель ГТК России.
    
    11.1.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
    
    11.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.
    
    11.1.11. В ГТК России в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архив.
    
    Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел ГТК России, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГАРФ.
    
    11.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 56) и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.
    
    11.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
    
    11.1.14. При составлении описи соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
    
    11.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
    
    11.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом и утверждается руководителем структурного подразделения.
    
    11.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, которые передаются вместе с делами в архив. После приема дел второй экземпляр описи передается в качестве контрольного экземпляра в структурное подразделение, а первый остается в архиве.
    
    11.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 57) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются председателем ГТК России только после утверждения ЭПК ГАРФ описей дел постоянного хранения; после этого ГТК России имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
    
    11.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Комитета. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
    
    11.2. Подготовка и передача документов в архив
    
    11.2.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
    
    11.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения в структурном подразделении.
    
    11.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
    
    11.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководством Управления делами.
    
    11.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел ГТК России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.
    
    11.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии сотрудника службы ДОУ структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.
    
    Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки, базы данных включается в опись.
    
    Дела передаются сотрудниками структурных подразделений в архив увязанными в связки.
    
    Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, то после внесения их в опись архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
    
    11.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ГТК России служба ДОУ структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков их хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
    
    При передаче дел из одного структурного подразделения в другое в случае реструктуризации службой ДОУ реорганизуемого подразделения составляются описи на передаваемые дела (приложение 56) в трех экземплярах: один экземпляр остается в реорганизуемом структурном подразделении, второй - в структурном подразделении, принимающем дела, третий - передается в архив.
    
    11.3. Порядок выдачи документов из архива
    
    11.3.1. Дела из архива выдаются во временное пользование сотрудникам Комитета на основании служебной записки. Выдача дел оформляется в книге учета выдачи дел из архива (приложение 58).
    
    Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий 10 дней.
    
    Сотрудники ГТК России несут ответственность за своевременный возврат документов в архив.
    
    Изымать документы из архивных дел, делать на них пометки, подчеркивать, загибать листы категорически запрещается.
    
    11.3.2. Сторонним организациям дела из архива выдаются на основании их письменных запросов с разрешения председателя ГТК России или его заместителя, курирующего Управление делами, по актам.
    
    11.3.3. Архивные справки, копии документов и выписки из документов выдаются архивом по письменным запросам учреждений и граждан Российской Федерации.
    
    Выдача справок по телефонным запросам учреждений и организаций, граждан не производится.
    
    11.3.4. Ответственность за правильное использование документов и содержащейся в них информации несут получившие их граждане и организации.
    
    

Начальник Управления делами
В.И.Борисов

    
    
СОГЛАСОВАНО
Заместитель руководителя
Росархива
В.А.Еремченко

28 мая 2001 года

ТРЕБОВАНИЯ
по оформлению проектов законодательных актов Российской Федерации

    
    
    1. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.
    
    Размеры полей документа должны быть следующие: левое - от 2,5 до 3,5 см; правое - от 1,25 до 2,5 см; верхнее - не менее 2,5 см; нижнее - не менее 2 см.
    
    На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
    
    2. Законопроект имеет следующие реквизиты:
    
    Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
    
    Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 16 и может быть выделено полужирным шрифтом, выравнивается по центру.
    
    Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
    
    В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
    
    Например:
    
    О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды
    
    Текст отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.
    
    Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
    
    Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.
    
    Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.
    
    Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.
    
    При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.
    
    Статьи имеют единую сквозную нумерацию.
    
    В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.
    
    Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
    
    Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются только при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
    
    

Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту

    
    Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
    
    Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
    
    Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
    
    В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
    
    Например:
    
    К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 3 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"
    
    Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
    

Проект

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

Гражданский кодекс Российской Федерации

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

ГЛАВА 1. ГРАЖДАНСКОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО


Статья 297. Распоряжение имуществом казенного предприятия

    
    1. Казенное предприятие вправе отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом лишь с согласия собственника этого имущества.
    
    

    Президент

Российской Федерации
    

Требования по оформлению проектов актов
Президента Российской Федерации

    
    1. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом N 14.
    
    Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см, левое - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см.
    
    При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
    
    2. Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
    
    3. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
    
    Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
    
    4. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.
    
    Текст печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
    
    Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
    
    Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом П о с т а но в л я ю, которое печатается вразрядку.
    
    Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
    
    Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
    
    Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
    
    При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
    

    Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
    
    5. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
    
    Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российская Федерация", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
    
    6. Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
    
    На распоряжениях место издания не печатается.
    
    7. Дата отделяется от реквизита "Место издания" 1,5 межстрочного интервала и печатается от левой границы текстового поля.
    
    8. Индекс (номер) отделяется от реквизита "Дата" 1,5 межстрочного интервала и печатается от левой границы текстового поля.
    
    9. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
    
    В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
    
    Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1,5 межстрочного интервала дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
    
    Например:
    

    
    
    Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты 2-3 см.
    
    При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
    
    Например:
    

    
    
    Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
    
    Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
    
    Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.
    
    При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
    
    Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
    
    Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
    
    Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
    
    При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
    
    На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
    
    В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
    
    

Проект

    
УКАЗ

ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

О Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации

    
    
    В соответствии с Федеральным конституционным законом "О Правительстве Российской Федерации" и Федеральным законом "О федеральной фельдъегерской связи" п о с т а н о в л я ю:
    
    1. Утвердить прилагаемое Положение о Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации.
    
    2. (Далее текст не приводится)
    
    

    
    Москва, Кремль
    Дата
    Номер
    
    

Проект

    
РАСПОРЯЖЕНИЕ

ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    
    
    1. Утвердить организационный комитет по подготовке и участию российских спортсменов в играх XXVII Олимпиады 2000 года в г.Сиднее (Австралия) в составе согласно приложению.
    
    2. Правительству Российской Федерации привести свои акты в соответствие с настоящим распоряжением.
    
    

    
    Дата
    Номер
    
    

ПОЛОЖЕНИЕ

    
о Государственной фельдъегерской
службе Российской Федерации

1. Общие положения

    
    1. Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации (ГФС России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим специальные функции в сфере обеспечения федеральной фельдъегерской связи в Российской Федерации.
    
    ГФС России является составной частью системы сил и средств обеспечения безопасности Российской Федерации.
    
    2. (Далее текст не приводится)
    
    

НОРМАТИВЫ

    распределения средств, поступающих от продажи
находящегося в государственной и муниципальной собственности
недвижимого имущества, в том числе земельных участков,
на которых расположены приватизированные предприятия

    
    (Далее текст не приводится)
    

Требования по оформлению проектов актов Правительства Российской Федерации

    
    
    1. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом N 14.
    
    2. Проект акта имеет следующие реквизиты:
    
    Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
    
    Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами.
    
    Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом.
    
    Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
    
    Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1,5 интервала.
    
    Текст печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
    
    Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
    
    Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
    
    Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
    
    Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
    
    При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
    
    Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
    
    3. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
    
    Порядок оформления и визирования приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению и визированию приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
    
    4. Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
    
    5. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
    
    Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
    
    Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
    
    В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
    
    Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами. Печатается шрифтом N 14 через 1,5 интервала.
    
    Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
    
    В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
    
    Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
    
    Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).
    
    Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
    
    Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
    
    Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
    
    Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.
    
    

Проект

    
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    
ПОСТАНОВЛЕНИЕ

МОСКВА

О внесении изменений в пункт 3 постановления Правительства
Российской Федерации от 14 марта 1998 года N 309 "О денежном
довольствии, компенсациях и других выплатах сотрудников
таможенных органов Российской Федерации, являющихся
должностными лицами младшего и начальствующего состава"

    
    
    Правительство Российской Федерации  п о с т а н о в л я е т:
    
    Пункт 3 постановления Правительства Российской Федерации от 14 марта 1998 года N 309 "О денежном довольствии, компенсации и других выплатах сотрудников таможенных органов Российской Федерации, являющихся должностными лицами младшего и начальствующего состава" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 12, ст.1444) изложить в следующей редакции:
    
    (Далее текст не приводится)
    
    

    
Проект

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

МОСКВА

    
    
    В целях упорядочения таможенного оформления товаров, не прошедших процедуру их помещения под определенный таможенный режим и в связи с этим находящихся в незаконном обороте на территории Российской Федерации, поручить ГТК России:
    
    1. Провести дополнительные мероприятия по выявлению таких товаров с принятием мер правового характера.
    
    2. (Далее текст не приводится)
    
    

ПОЛОЖЕНИЕ
о нормативных правовых актах Государственного
таможенного комитета Российской Федерации

I. Общие положения

    
    1. Положение о нормативных правовых актах Государственного таможенного комитета Российской Федерации (далее - Положение) определяет единый порядок подготовки, утверждения, вступления в силу, отмены, изменения и дополнения нормативных правовых актов Государственного таможенного комитета Российской Федерации (далее - ГТК России).
    
    2. Положение распространяется на нормативные правовые акты, издаваемые ГТК России, направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.
    
    3. При подготовке нормативных правовых актов рекомендуется использовать постановление Государственной Думы от 11.11.96 N 781-11 ГД "Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации", в котором приводятся определения нормативного правового акта и правовой нормы:
    
    "Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение."
    
    4. Положение разработано на основе Таможенного кодекса Российской Федерации*, Указа Президента Российской Федерации от 23.05.96 N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти"**, постановления Правительства Российской Федерации от 13.08.97 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации"***, а также Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.07.99 N 217 (зарегистрирован Минюстом России 16.07.99, рег. N 1835).
________________
    * Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, N 31, ст.1224; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 26, ст.2397; 1996, N 1, ст.4; 1997, N 47, ст.5341; 1999, N 7, ст.879.
    

    ** Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст.2663; 1997, N 20, ст.2242; 1998, N 33, ст.3967.
    
    *** Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 3, ст.3895; N 50, ст.5689; 1998, N 47, ст.5771; 1999, N 8, ст.1026.
    
    
    5. Действие Положения не распространяется на правовые акты, если они содержат разовые предписания, адресованы конкретным лицам и рассчитаны на однократное применение, в том числе на:
    
    - правовые акты о приеме на службу, работу и назначении на должность, об увольнении со службы, работы и освобождении от должности, о присвоении специальных званий, о материальном и ином поощрении, о выплате надбавок, о командировании, об отпусках, о наложении взысканий и тому подобные акты, если они издаются в отношении конкретных лиц;
    
    - правовые акты о создании, реорганизации и ликвидации структурных подразделений ГТК России, таможенных органов Российской Федерации, организаций системы ГТК России, за исключением правовых актов, устанавливающих правовой статус таких органов, организаций.
    
    Положение также не распространяется на рекомендательные документы, протоколы заседаний Коллегии ГТК России и различного рода совещаний, докладные и служебные записки структурных подразделений ГТК России, информационные материалы.
    
    6. Нормативные правовые акты ГТК России должны соответствовать Конституции Российской Федерации, федеральным законам, другим нормативным правовым актам Российской Федерации, международным договорам Российской Федерации и издаваться в пределах компетенции ГТК России.
    
    7. Нормативные правовые акты ГТК России обязательны для исполнения таможенными органами Российской Федерации и иными государственными органами, организациями независимо от форм собственности и подчиненности, а также должностными лицами и гражданами.
    
    8. Структурные подразделения ГТК России, нижестоящие таможенные органы Российской Федерации не вправе издавать нормативные правовые акты.
    
    9. Нормативные правовые акты ГТК России издаются:
    
    - на основе и во исполнение федеральных законов, международных договоров Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
    
    - во исполнение решений Коллегии ГТК России, поручений руководства ГТК России;
    
    - по инициативным предложениям структурных подразделений ГТК России (далее - подразделения), таможенных органов Российской Федерации.
    
    

III*. Виды нормативных правовых актов ГТК России

________________
    * Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание .
    
    
    10. ГТК России издает нормативные правовые акты в виде:
    
    - приказов;
    
    - распоряжений;
    
    - правил;
    
    - инструкций;
    
    - положений.
    
    11. Издание нормативных правовых актов ГТК России в виде писем, телеграмм, телетайпограмм не допускается.
    
    В исключительных случаях, в целях оперативного доведения до сведения таможенных органов Российской Федерации положений нормативных правовых актов вышестоящих органов государственной власти информация об этих актах доводится в форме письма, телеграммы, телетайпограммы.
    
    12. Нормативные правовые акты ГТК России могут быть:
    
    - постоянно действующими, то есть установленными без ограничения срока применения;
    
    - временными, то есть содержащими указание на действие в течение обозначенного временными рамками периода либо на действие до наступления определенного события.
    
    

III. Этапы подготовки нормативных правовых актов ГТК России

    
    13. Подготовка нормативных правовых актов ГТК России включает следующие этапы:
    
    а) планирование подготовки нормативных правовых актов и проведение мероприятий по подготовке проекта нормативного правового акта;
    
    б) подготовку проекта нормативного правового акта;
    
    в) согласование проекта нормативного правового акта;
    
    г) подписание (утверждение) нормативного правового акта и его регистрацию;
    
    д) направление нормативного правового акта на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации (далее - Минюст России);
    
    е) сопровождение прохождения государственной регистрации нормативного правового акта в Минюсте России;
    
    ж) опубликование нормативных правовых актов (за исключением актов или отдельных положений с грифами "для служебного пользования", "секретно" и "совершенно секретно") и вступление их в силу.
    
    

IV. Планирование подготовки нормативных правовых
актов и проведение мероприятий по подготовке
проекта нормативного правового акта

    
    14. Общее руководство процессом подготовки нормативных правовых актов ГТК России осуществляет председатель ГТК России, непосредственное руководство - заместитель председателя ГТК России, курирующий Правовое управление (подразделение ГТК России).
    
    15. Планирование подготовки нормативных правовых актов ГТК России осуществляется уполномоченным председателем ГТК России подразделением в виде полугодовых планов.
    
    16. Полугодовые планы по подготовке нормативных правовых актов ГТК России разрабатываются в соответствии с актами, решениями, поручениями, предложениями, указанными в п.9 настоящего Положения.
    
    17. В плане по подготовке нормативных правовых актов ГТК России (далее - план) указываются подразделения, ответственные за подготовку проектов нормативных правовых актов, и сроки, в которые должны быть подготовлены проекты нормативных правовых актов.
    
    18. Подготовленный план согласовывается с подразделениями.
    
    При необходимости согласования проектов нормативных правовых актов ГТК России с другими федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями) в плане могут быть указаны наименования соответствующих федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций).
    
    19. Подготовка проекта нормативного правового акта может быть возложена на одно или несколько подразделений с учетом их компетенции.
    
    Если проект нормативного правового акта затрагивает компетенцию более чем одного подразделения ГТК России, ответственным исполнителем за подготовку определяется то подразделение ГТК России, чья компетенция затрагивается в наибольшей степени.
    
    20. Полугодовой план утверждает председатель ГТК России или лицо, исполняющее его обязанности, либо заместитель председателя ГТК России, курирующий Правовое управление.
    
    21. В случае существенного изменения законодательства Российской Федерации и в незапланированных случаях, если требуется издание нормативных правовых актов для правового регулирования, подготовка нормативных правовых актов осуществляется по поручению председателя ГТК России или лица, исполняющего его обязанности, либо заместителя председателя ГТК России, курирующего Правовое управление.
    
    Поручение о подготовке проекта нормативного правового акта дается подразделениям в соответствии с п.19 настоящего Положения.
    
    22. В случае, если подразделение инициирует подготовку проекта нормативного правового акта, не включенного в план, заместителю председателя ГТК России, курирующему Правовое управление, представляется докладная записка, подписанная начальником такого подразделения, в которой излагаются:
    
    - существо проблемы, требующей правового регулирования;
    
    - цели предполагаемого правового регулирования;
    
    - конкретные меры, направленные на решение проблемы, которые предполагается положить в основу нормативного правового акта;
    
    - перечень действующих нормативных правовых актов по проблемному вопросу и анализ недостатков действующего правового регулирования.
    
    По поручению заместителя председателя ГТК России Правовое управление осуществляет рассмотрение оснований, приведенных в докладной записке, и готовит заключение о целесообразности подготовки нормативного правового акта.
    
    23. Решения по организационным, кадровым, финансовым, материально-техническим и другим мероприятиям, проведение которых требуется в связи с подготовкой и изданием нормативного правового акта, принимает заместитель председателя ГТК России, курирующий подразделение, ответственное за подготовку проекта нормативного правового акта, на основе докладной записки, указанной в п.22 настоящего Положения.
    
    24. Срок подготовки проекта нормативного правового акта устанавливается в плане или в поручении лиц, определенных в п.21 настоящего Положения, о подготовке проекта нормативного правового акта. При этом принимается во внимание необходимость проведения соответствующих мероприятий для подготовки проекта акта.
    
    Срок подготовки проекта и издания нормативного правового акта во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации не должен превышать одного месяца, если в актах не установлен другой срок.
    
    25. Для подготовки проектов нормативных правовых актов, затрагивающих компетенцию различных подразделений, по совместной инициативе подразделения, ответственного за подготовку проекта нормативного правового акта (далее - подразделение-исполнитель) и подразделений, участвующих в подготовке проекта акта (далее - подразделения-соисполнители), могут создаваться рабочие группы.
    
    Решение о создании рабочей группы по подготовке нормативного правового акта принимает заместитель председателя ГТК России, курирующий подразделение-исполнителя. В рабочую группу включаются сотрудники подразделения-исполнителя, подразделений-соисполнителей.
    
    В случае необходимости для участия в рабочей группе могут привлекаться сотрудники Российской таможенной академии (далее - РТА), таможенных органов Российской Федерации по решению заместителя председателя ГТК России, курирующего подразделение-исполнителя.
    
    26. Начальник подразделения-исполнителя или по его поручению руководитель отдела такого подразделения определяет сотрудника, ответственного за подготовку проекта нормативного правового акта (далее - ответственный сотрудник), и срок подготовки основных положений проекта акта.
    
    27. Правовое управление:
    
    - обеспечивает информацией подразделения о принятых, отмененных, измененных, дополненных и утративших силу нормативных правовых актах;
    
    - готовит по поручению заместителя председателя ГТК России, курирующего Правовое управление, заключения о целесообразности подготовки нормативных правовых актов;
    
    - участвует в подготовке проекта нормативного правового акта путем проверки акта на соответствие законодательству Российской Федерации;
    
    - решает вопрос о необходимости государственной регистрации нормативного правового акта в Минюсте России.
    
    Правовое управление принимает участие в непосредственной подготовке проектов нормативных правовых актов в соответствии с поручением председателя ГТК России или лица, исполняющего его обязанности, либо заместителя председателя ГТК России, курирующего Правовое управление.
    
    28. Ответственность за качество и проработанность проекта нормативного правового акта несет начальник подразделения-исполнителя, за соответствие законодательству Российской Федерации - начальник Правового управления.
    
    

V. Подготовка проекта нормативного правового акта

    
    29. Разработка основных положений проекта нормативного правового акта осуществляется в целях подготовки нормативного правового акта, содержащего новые нормативные предписания, либо изменений и дополнений действующих нормативных правовых актов, предусматривающих внесение в текст таких актов новых нормативных предписаний или замену прежних нормативных предписаний новыми предписаниями, меняющими и уточняющими содержание правового регулирования.
    
    30. В процессе работы над основными положениями проекта нормативного правового акта (далее - основные положения) ответственный сотрудник обязан собрать и изучить относящиеся к теме проекта:
    
    - законодательство Российской Федерации;
    
    - международные договоры;
    
    - практику применения соответствующих действующих нормативных правовых актов;
    
    - зарубежное таможенное законодательство;
    
    - научную литературу и материалы периодической печати;
    
    - данные социологических и иных исследований, включая научные исследования РТА, если таковые проводились;
    
    - информационные материалы, представляемые таможенными органами Российской Федерации.
    
    Ответственный сотрудник обязан обеспечить возможность ознакомления с такой информацией сотрудников подразделений-соисполнителей.
    
    31. В ходе подготовки основных положений ответственный сотрудник вправе получать консультации от сотрудников подразделений и сотрудников таможенных органов Российской Федерации.
    
    32. Сотрудники подразделений-соисполнителей обеспечивают ответственного сотрудника необходимыми для подготовки основных положений материалами, представляют предложения, относящиеся к теме проекта нормативного правового акта.
    
    33. Основные положения представляются на рассмотрение руководства подразделения-исполнителя.
    
    После одобрения основных положений руководством подразделения-исполнителя такие положения направляются на рассмотрение в подразделения-соисполнители.
    
    При наличии принципиальных замечаний по основным положениям в целях урегулирования разногласий начальник подразделения-исполнителя обязан провести обсуждение основных положений и замечаний по ним с руководством подразделений-соисполнителей с участием сотрудников таких подразделений, включая ответственного сотрудника.
    
    Если обсуждение не привело к устранению разногласий, о них докладывается заместителю председателя ГТК России, курирующему подразделение-исполнителя, для принятия им решения. В этом случае к основным положениям прилагаются письменные замечания подразделений и мотивированное возражение подразделения-исполнителя.
    
    Заместитель председателя ГТК России, курирующий подразделение-исполнителя, принимает решение об одобрении основных положений либо возвращении их на доработку.
    
    34. Проект нормативного правового акта должен иметь наименование вида акта, название.
    
    Текст проекта нормативного правового акта должен состоять из двух частей: вступительной (преамбула) и распорядительной.
    
    В преамбуле излагаются цели и мотивы издания нормативного правового акта. Если основанием для издания нормативного правового акта является федеральный закон, указ и распоряжение Президента Российской Федерации, постановление и распоряжение Правительства Российской Федерации, то в преамбуле указывается вид нормативного правового акта, дата, номер, название и официальный источник его опубликования (наименование издания, его номер и дата). Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.
    
    В распорядительной части излагаются нормативные предписания.
    
    35. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
    
    Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
    
    Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
    
    36. Написание проекта нормативного правового акта должно отвечать следующим критериям:
    
    - логическое развитие темы правового регулирования;
    
    - стройность и последовательность изложения норм (от общего к частному, от наиболее важного к менее важному);
    
    - логическая и грамматическая связанность текста;
    
    - четкость и ясность излагаемых норм;
    
    - согласованность новых норм с параллельно действующими нормами, увязка с нормами, которые необходимо отменить, изменить или дополнить;
    
    - простота языка, исключение возможности различного понимания и толкования текста.
    
    37. При изложении текста нормативного правового акта используется юридическая лексика, применяемая в Таможенном кодексе Российской Федерации и в других нормативных правовых актах Российской Федерации.
    
    Не допускается использование в тексте нормативного правового акта абстрактных и декларативных формулировок.
    
    Не допускается применение образных сравнений, эпитетов, метафор.
    
    Не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте проекта нормативного правового акта.
    
    В текст нормативного правового акта не включаются различного рода рекомендации, цитаты из печатных изданий.
    
    38. Наименования государственных органов и организаций указываются в проекте нормативного правового акта в соответствии с их официальными полным или сокращенным наименованиями.
    
    39. При необходимости для полноты изложения вопроса в проекте нормативного правового акта могут воспроизводиться отдельные положения актов законодательства Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования ("Российскую газету", Собрание законодательства Российской Федерации, Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации и другие).
    
    В случае ссылки на акты законодательства Российской Федерации без воспроизведения их отдельных положений, указание на официальный источник опубликования также является необходимым.
    
    Дата и номер федерального закона может указываться лишь в случае, если имеется в виду закон, которым вносились изменения в основной закон по данной теме, и необходимо подчеркнуть дату внесения этих изменений.
    
    40. В случае воспроизведения в проекте нормативного правового акта отдельных положений иных нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, прошедших государственную регистрацию, либо ссылки на них необходимо указывать их наименование, полное наименование федерального органа исполнительной власти, издавшего (принявшего) акт, дату издания (принятия), номер, а также регистрационный номер, присвоенный им Минюстом России при государственной регистрации, и дату государственной регистрации.
    
    Ссылка в проекте акта на иной нормативный правовой акт федерального органа исполнительной власти, не прошедший государственную регистрацию, не допускается.
    
    41. В проекте нормативного правового акта срок его действия определяется календарной датой.
    
    Допускается определение сроков указанием на событие, которое должно неизбежно наступить, или истечением периода времени.
    
    42. Для пояснения текста проекта нормативного правового акта в целях его лучшего понимания, увязки с другими нормативными правовыми актами допускается использование сносок (примечаний), обозначаемых арабскими цифрами.
    
    В целях избежания повторов и показа взаимной связи составных частей проекта нормативного правового акта может применяться ссылка на другие составные части акта. Ссылка на последующие составные части допускается, если иным путем невозможно обеспечить связанность составных частей проекта.
    
    При наличии у нормативного правового акта приложений соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения. Приложения к нормативному правовому акту оформляются согласно установленному порядку.
    
    Таблицы, графики, карты, схемы, образцы документов должны оформляться в виде приложений.
    
    Нормативный правовой акт с приложениями должен иметь сквозную нумерацию страниц.
    
    43. Организационные, материально-технические, финансовые, кадровые и другие вопросы, требующие решения для реализации положений нормативного правового акта, подлежащего государственной регистрации в Минюсте России, регулируются путем издания отдельного правового акта (в форме приказа или распоряжения).
    
    44. Одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта, содержащего новые нормативные предписания, должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.
    
    45. В целях обеспечения контроля за исполнением нормативного правового акта в проекте акта определяется лицо, на которое возлагается контроль за исполнением нормативного правового акта (первый заместитель председателя ГТК России или заместитель председателя ГТК России).
    
    Возложение контроля за исполнением нормативного правового акта на начальников подразделений не допускается.
    
    

VI. Согласование проекта нормативного правового акта

    
    46. Начальник подразделения-исполнителя вносит на согласование проект нормативного правового акта, о чем делается соответствующая запись вверху на оборотной стороне последнего листа проекта, являющегося листом согласования. Запись подписывает начальник с указанием расшифровки подписи и даты подписи.
    
    Приложения к нормативному правовому акту подписывает начальник указанного подразделения.
    
    Допускается внесение проекта акта на согласование лицом, исполняющим обязанности начальника подразделения, либо заместителем начальника подразделения.
    
    47. Если проект акта был подготовлен несколькими подразделениями, то он вносится совместно начальником подразделения-исполнителя и начальниками подразделений-соисполнителей.
    
    48. Проект нормативного правового акта должен быть завизирован сотрудником Управления делами (подразделение ГТК России), уполномоченным осуществлять проверку проектов актов на соответствие правилам русского языка (далее - редактор).
    
    49. Проект нормативного правового акта представляется на согласование в Правовое управление только после визы редактора.
    
    50. Согласование проекта нормативного правового акта оформляется визами начальников подразделений, чья компетенция затрагивается актом.
    
    Визирование осуществляется согласно установленному порядку путем проставления на листе согласования подписи начальника подразделения, расшифровки подписи и даты визирования.
    
    После согласования проекта нормативного правового акта начальниками соответствующих подразделений проект акта подлежит визированию начальником Правового управления.
    
    Если в процессе визирования в проект нормативного правового акта вносят изменения и дополнения, проект подлежит повторному визированию.
    
    Допускается визирование проектов актов, представленных на согласование, лицом, исполняющим обязанности начальника подразделения, либо заместителем начальника подразделения.
    
    51. После согласования проекта нормативного правового акта начальником Правового управления проект акта визируют заместители председателя ГТК России, курирующие подразделение-исполнителя, подразделения-соисполнителей, подразделения, чья компетенция затрагивается актом, заместитель председателя ГТК России, курирующий Правовое управление, а также начальник Управления делами.
    
    52. Отказ в визировании проекта нормативного правового акта не допускается.
    
    При наличии замечаний, затрагивающих содержание положений проекта нормативного правового акта, начальник подразделения или заместитель председателя ГТК России излагает мотивированные замечания на отдельном листе с проставлением на листе согласования отметки "Замечания прилагаются" либо "Против" с подписью, ее расшифровкой и датой подписи.
    
    Замечания и предложения редакционного характера могут быть изложены по тексту проекта акта.
    
    Замечания начальника подразделения при согласии с ними начальника подразделения-исполнителя учитываются путем внесения в проект нормативного правового акта соответствующих изменений и дополнений.
    
    Замечания начальника подразделения, с которыми начальник подразделения-исполнителя не согласен, замечания заместителя председателя ГТК России, мотивированное заключение начальника подразделения-исполнителя по существу замечаний указанных лиц подлежат рассмотрению первым заместителем председателя ГТК России либо лицом, которому надлежит подписывать (утверждать) акт, для принятия соответствующего решения.
    
    53. На этапе согласования проекта нормативного правового акта Правовое управление осуществляет проверку проекта акта на соответствие законодательству Российской Федерации, а также требованиям настоящего Положения.
    
    В случае несоответствия проекта нормативного правового акта законодательству Российской Федерации или требованиям настоящего Положения проект акта подлежит возврату для доработки в подразделение-исполнитель с письменным указанием причин невозможности согласования.
    
    Начальник Правового управления, визируя проект акта, не учитывающий замечания и предложения Правового управления, вправе поставить согласно установленному порядку на листе согласования отметку "Против" с приложением мотивированного заключения по существу вопроса к проекту акта.
    
    54. Управление делами перед представлением нормативного правового акта на подпись (утверждение) председателю ГТК России либо лицу, исполняющему его обязанности, осуществляет контроль за наличием виз начальников подразделений, заместителей председателя ГТК России и иных лиц, указанных в листе согласования.
    
    55. Если проект нормативного правового акта представлен на подпись или утверждение председателю ГТК России или лицу, исполняющему его обязанности, без визы начальника Правового управления на листе согласования, акт может быть направлен на правовую экспертизу в Правовое управление в соответствии с поручением председателя ГТК России или лица, исполняющего обязанности, либо заместителя председателя ГТК России, курирующего Правовое управление.
    
    Правовое управление рассматривает проект нормативного правового акта согласно установленному порядку.
    
    56. На этапе согласования к проекту нормативного правового акта ответственный сотрудник прилагает нормативные правовые акты, на которые имеются ссылки в проекте, и другие материалы, использованные при подготовке проекта.
    
    57. Нормативный правовой акт может быть издан ГТК России совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями) или по согласованию с указанными органами (организациями).
    
    58. Согласованию с другими федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями) подлежит проект нормативного правового акта ГТК России:
    
    - если в соответствии с законодательством Российской Федерации согласование такого акта является обязательным;
    
    - если в таком акте содержатся положения, нормы и поручения, затрагивающие компетенцию других федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций);
    
    - если такой акт вносит изменения и дополнения либо отменяет акты, изданные по согласованию с другими федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями).
    
    59. Работу по проведению согласования проекта нормативного правового акта ГТК России с другими федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями) организует начальник подразделения ГТК России (исполнитель) после согласования проекта акта в ГТК России в соответствии с настоящим Положением.
    
    Согласование проекта нормативного правового акта ГТК России оформляется визой руководителя или лица, его замещающего, соответствующего федерального органа исполнительной власти, иного органа (организации). Виза включает в себя наименование должности соответствующего лица, его подпись, расшифровку подписи и дату визирования. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта.
    
    60. В случае издания совместного нормативного правового акта организацию работы по подготовке проекта такого акта осуществляет ГТК России, если ГТК России является инициатором разработки такого акта или обозначен первым в нормативном правовом акте Российской Федерации либо в поручении вышестоящего органа.
    
    При инициативной подготовке проекта совместного нормативного правового акта ГТК России согласовывает с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями) порядок и сроки подготовки проекта.
    
    При подготовке проекта совместного нормативного правового акта ответственные сотрудники подразделений ГТК России руководствуются требованиями настоящего Положения.
    
    

VII. Подписание (утверждение) нормативного правового акта и его регистрация

    
    61. Проекты нормативных правовых актов передаются для подписания (на утверждение) через Управление делами.
    
    62. Нормативные правовые акты ГТК России подписывает (утверждает) председатель ГТК России или лицо, исполняющее его обязанности.
    
    Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций).
    
    63. Подписанные (утвержденные) нормативные правовые акты передаются в Управление делами для регистрации.
    
    Регистрация включает присвоение номера и даты подписания нормативному правовому акту. Дату утверждения нормативного правового акта вправе поставить лицо, утверждающее нормативный правовой акт.
    
    Подписанный (утвержденный) нормативный правовой акт должен иметь следующие реквизиты:
    
    - наименование органа (органов), издавшего (издавших) акт;
    
    - наименование вида акта и его название;
    
    - дата подписания (утверждения) акта и его номер;
    
    - наименование должности (в установленных случаях - специальное звание) и фамилия лица, подписавшего (утвердившего) акт.
    
    Регистрационный номер совместно издаваемого нормативного правового акта должен состоять из соответствующих регистрационных номеров каждого федерального органа исполнительной власти, иного органа (организации).
    
    Совместно издаваемые нормативные правовые акты должны иметь единую дату.
    
    64. После регистрации нормативного правового акта в Управлении делами ответственный сотрудник подразделения-исполнителя передает в Правовое управление копию акта на магнитном носителе (дискета 3,5) в форматах MS DOS или MS WORD 6.0/7.0 и несет ответственность за идентичность текста акта на бумажном и магнитном носителях. В сопроводительном листе к дискете указываются номер и дата документа, подразделение-исполнитель, фамилия ответственного сотрудника и его телефон.
    
    Правовое управление копирует информацию с дискеты для ведения ведомственной полнотекстовой базы данных и возвращает ее ответственному сотруднику.
    
    65. Управление делами осуществляет рассылку нормативных правовых актов, подлежащих государственной регистрации в Минюсте России, после их регистрации Минюстом России и официального опубликования.
    
    Нормативные правовые акты, не подлежащие направлению на государственную регистрацию в Минюст России, рассылает Управление делами согласно установленному порядку.
    
    

VIII. Направление нормативных правовых актов на
государственную регистрацию в Минюст России

    
    66. Государственной регистрации в Минюсте России подлежат нормативные правовые акты:
    
    а) содержащие правовые нормы, затрагивающие:
    
    - гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;
    
    - гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;
    
    - механизм реализации прав, свобод и обязанностей;
    
    б) устанавливающие правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных) и организациях, подведомственных ГТК России, а также устанавливающие правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;
    
    в) имеющие межведомственный характер, то есть содержащие правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему ГТК России, утвердившего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно утвердивших) нормативный правовой акт.
    
    Направлению на государственную регистрацию подлежат:
    
    - нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина или имеющие межведомственный характер, принятые ГТК России либо совместно с другими федеральными органами исполнительной власти после 14 мая 1992 года;
    
    - нормативные правовые акты ГТК России, устанавливающие правовой статус организаций, принятые начиная с 4 июня 1996 года (даты вступления в силу Указа Президента Российской Федерации от 23.05.96 N 763).
    
    При этом на государственную регистрацию направляются нормативные правовые акты, обладающие как одним из указанных признаков, так и несколькими.
    
    Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты независимо от срока их действия (постоянно действующие, временные (принятые на определенный срок), в том числе содержащие сведения, составляющие государственную тайну или сведения конфиденциального характера.
    
    67. В случае возникновения сомнений относительно соответствия нормативных правовых актов критериям, указанным в п.66 настоящего Положения, такие акты также подлежат направлению на государственную регистрацию в Минюст России. Окончательное решение вопроса о необходимости государственной регистрации принимает Минюст России после проведения юридической экспертизы актов.
    
    68. Не подлежат направлению на государственную регистрацию:
    
    а) индивидуальные правовые акты:
    
    - персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);
    
    - действие которых исчерпывается однократным применением;
    
    - срок действия которых истек;
    
    - оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);
    
    б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения таможенных органов Российской Федерации и организаций системы ГТК России;
    
    в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений ГТК России, и не содержащие новыx правовых норм;
    
    г) технические акты (ГОСТы, СНиПы, СанПиНы, тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и т.п.), если они не содержат правовых норм;
    
    д) акты рекомендательного характера.
    
    69. Правовое управление:
    
    - обеспечивает соблюдение установленного порядка направления нормативных правовых актов на государственную регистрацию в Минюст России;
    
    - организует сопровождение прохождения государственной регистрации нормативных правовых актов в Минюсте России;
    
    - ведет учет зарегистрированных нормативных правовых актов, а также актов, в государственной регистрации которых отказано, признанных не нуждающимися в государственной регистрации, возвращенных без государственной регистрации;
    
    - направляет копии нормативных правовых актов, возвращенных без государственной регистрации, а также актов, в государственной регистрации которых отказано, на доработку в подразделения-исполнители;
    
    - готовит соответствующие распорядительные документы об отмене нормативных правовых актов, в государственной регистрации которых отказано, либо актов, возвращенных без государственной регистрации и недоработанных в установленные сроки;
    
    - информирует таможенные органы Российской Федерации, организации системы ГТК России об источниках официального опубликования и вступлении в силу зарегистрированных нормативных правовых актов;
    
    - осуществляет возврат в Управление делами подлинников нормативных правовых актов;
    
    - информирует Управление делами о состоянии прохождения государственной регистрации нормативных правовых актов и источниках официального опубликования зарегистрированных нормативных правовых актов;
    
    - обеспечивает в необходимых случаях заключение договоров с Минюстом России на осуществление юридической экспертизы проектов нормативных правовых актов;
    
    - направляет ежемесячно в Минюст России перечни изданных нормативных правовых актов ГТК России, а также информацию об источнике опубликования нормативного правового акта ГТК России, признанного не нуждающимся в государственной регистрации.
    
    70. Необходимость направления нормативного правового акта на государственную регистрацию в Минюст России определяет начальник Правового управления либо лицо, исполняющее его обязанности, на этапе согласования проекта нормативного правового акта.
    
    Одновременно с визированием проекта акта согласно установленному порядку, начальник Правового управления либо лицо, исполняющее его обязанности, делает на оборотной стороне последнего листа проекта (листа согласования) запись: "С государственной регистрацией", заверяемую специальным штампом "Подлежит госрегистрации".
    
    71. Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые акты направляются в Минюст России не позднее десяти дней со дня их подписания (утверждения).
    
    Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного ГТК России совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями), осуществляется ГТК России, если он указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.
    
    В случае, если нормативный правовой акт утвержден совместно ГТК России и органами (организациями), акты которых не подлежат государственной регистрации, и данные органы (организации) указаны первыми, нормативный правовой акт представляется ГТК России на государственную регистрацию.
    
    72. Направление на государственную регистрацию нормативных правовых актов осуществляет Правовое управление совместно с Управлением делами при участии подразделения-исполнителя в случаях, указанных в п.74 настоящего Положения.
    
    73. Управление делами представляет в Правовое управление в течение трех дней со дня подписания (утверждения) нормативного правового акта, подлежащего государственной регистрации, подлинник такого акта и шесть его копий.
    
    Нормативные правовые акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, представляются в двух экземплярах (подлинник и одна копия).
    
    Копии нормативных правовых актов должны быть четкими для прочтения и текст должен располагаться на листе без оборота и без уменьшения масштаба.
    
    Если нормативный правовой акт подписан (утвержден) лицом, исполняющим обязанности председателя ГТК России, Управление делами представляет в Правовое управление копию распорядительного документа о возложении соответствующих обязанностей для приложения к нормативному правовому акту.
    
    74. В случае, если нормативный правовой акт издан ГТК России совместно с другим федеральным органом исполнительной власти, иным органом (организацией) и подписан (утвержден) лицом, исполняющим обязанности руководителя органа (организации), подразделение-исполнитель обеспечивает получение копии распорядительного документа о возложении соответствующих обязанностей для приложения к нормативному правовому акту. Указанный документ представляется в Правовое управление.
    
    По требованию Правового управления в необходимых случаях подразделение-исполнитель предоставляет для Минюста России одну копию подлежащего направлению на государственную регистрацию нормативного правового акта на магнитном носителе.
    
    75. К нормативному правовому акту, подлежащему направлению на государственную регистрацию, прилагается справка (в одном экземпляре), которую подписывает начальник Правового управления либо лицо, исполняющее его обязанности.
    
    Справку, прилагаемую к нормативному правовому акту, подписанному (утвержденному) руководителем ГТК России и руководителями других федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций), подписывают начальник Правового управления и руководители юридических служб соответствующих федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций).
    
    Справку готовит Правовое управление с участием подразделения-исполнителя, ответственный сотрудник которого предоставляет необходимую информацию для составления справки.
    
    76. В справке, указанной в п.75 настоящего Положения, отражаются:
    
    а) основания издания нормативного правового акта:
    
    - сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата, номер, официальный источник опубликования, номера статей, пунктов), которыми ГТК России или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями) поручается разработать нормативный правовой акт, а также номер и дата поручения Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации (копия поручения прилагается к справке);
    
    - сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата, номер, официальный источник опубликования, номера статей, пунктов), определяющие компетенцию ГТК России, иного органа (организации), в случае издания нормативного правового акта по инициативе ГТК России, иного органа (организации);
    
    б) сведения о всех действующих нормативных правовых актах, издаваемых ГТК России, иным органом (организацией) по данному вопросу, в том числе о зарегистрированных в Минюсте России с указанием регистрационных номеров и даты регистрации, и информация о сроках их приведения в соответствие с принятым актом.
    
    В случае отсутствия необходимости внесения изменений и дополнений в действующие акты, информация об этом также должна быть отражена в справке;
    
    в) сведения о согласовании нормативного правового акта ГТК России с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями), если такое согласование является обязательным;
    
    г) перечень актов законодательства Российской Федерации, использованных при разработке нормативного правового акта (наименование, дата, номер, официальный источник опубликования, номера статей, пунктов).
    
    При наличии в нормативном правовом акте ссылок на нормативные правовые акты ГТК России (в том числе совместно изданные с другими федеральными органами исполнительной власти, иными органами, организациями), не нуждающиеся в государственной регистрации, в справке указываются номер и дата письма Минюста России, которым акт признан не нуждающимся в государственной регистрации.
    
    Если нормативный правовой акт направляется на государственную регистрацию повторно, а также, если он издан взамен акта, в регистрации которого было отказано, в справке указываются номер и дата письма Минюста России об отказе в государственной регистрации либо возвращении нормативного правового акта без государственной регистрации.
    
    В справке указываются телефоны и фамилии начальника подразделения-исполнителя и ответственного сотрудника.
    
    77. Направление нормативного правового акта на государственную регистрацию сопровождается письмом ГТК России с приложением необходимых документов (подлинника нормативного правового акта, пяти копий акта, заверенных Правовым управлением, копии акта на магнитном носителе (в случае необходимости), справки Правового управления и других).
    
    Сопроводительное письмо подписывает заместитель председателя ГТК России, курирующий Правовое управление, или лицо, его замещающее.
    
    На обороте каждого листа подлинника нормативного правового акта проставляются подпись начальника Правового управления либо лица, исполняющего его обязанности, и специальный штамп "Правовое управление".
    
    Направление указанных документов в Минюст России осуществляет уполномоченный сотрудник Правового управления. Допускается направление документов по почте.
    
    Правовое управление докладной запиской информирует подразделение-исполнителя о направлении нормативного правового акта в Минюст России в целях обеспечения сопровождения прохождения государственной регистрации нормативного правового акта.
    
    78. При поступлении в ГТК России запросов Минюста России о представлении в Минюст России на юридическую экспертизу для решения вопроса о государственной регистрации нормативных правовых актов Правовое управление совместно с Управлением делами обеспечивает направление таких актов в десятидневный срок.
    
    Информация о запросе Минюста России направляется в Управление делами докладной запиской Правового управления для получения подлинника нормативного правового акта и его копий согласно установленному порядку.
    
    Копия запроса Минюста России направляется Правовым управлением в соответствующее подразделение, которое подготовило нормативный правовой акт, указанный в запросе Минюста России.
    
    Направление и сопровождение прохождения государственной регистрации нормативного правового акта в Минюсте России осуществляются в соответствии с настоящим Положением.
    
    

IX. Сопровождение прохождения государственной
регистрации нормативного правового акта в Минюсте России

    
    79. Государственная регистрация нормативных правовых актов производится Минюстом России в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.97 N 1009.
    
    80. Сопровождение прохождения государственной регистрации нормативного правового акта в Минюсте России обеспечивают подразделение-исполнитель и Правовое управление.
    
    Ответственный сотрудник подразделения-исполнителя несет ответственность за все этапы прохождения государственной регистрации нормативного правового акта до официального опубликования акта.
    
    81. Ответственный сотрудник осуществляет своевременную информационную связь с уполномоченным сотрудником Минюста России, непосредственно производящим юридическую экспертизу акта, а также оказывает ему содействие (в том числе путем устных разъяснений либо представления необходимых документов, материалов) при возникновении вопросов, касающихся положений акта.
    
    В случае необходимости разрешения вопросов правового характера ответственный сотрудник информирует об этом Правовое управление в целях организации работы по урегулированию вопросов.
    
    Если в ходе совместной работы по вопросам, касающимся положений акта, возникли разногласия, о них докладывается заместителю председателя ГТК России, курирующему подразделение-исполнителя, заместителю председателя ГТК России, курирующему Правовое управление, для принятия решения в целях урегулирования вопросов.
    
    82. Нормативный правовой акт, в государственной регистрации которого отказано, после проставления на нем соответствующего штампа возвращается Минюстом России в ГТК России с письмом о причинах отказа. Правовое управление незамедлительно возвращает подлинник акта в Управление делами и информирует о причинах отказа подразделение-исполнителя с приложением копии письма Минюста России, а также заместителя председателя ГТК России, курирующего Правовое управление.
    
    В течение десяти дней с момента получения отказа в государственной регистрации Правовое управление готовит документ (в форме приказа) об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано, и направляет его копию в Минюст России.
    
    В сопроводительном письме, с которым направляется копия документа об отмене акта, указываются дата и номер письма Минюста России об отказе в государственной регистрации. Указанное письмо подписывает заместитель председателя ГТК России, курирующий Правовое управление, или лицо, его замещающее.
    

    Согласование приказа об отмене акта с подразделением-исполнителем не требуется. Такой документ не должен содержать правовых норм и нуждаться в государственной регистрации.
    
    Повторное направление на государственную регистрацию нормативного правового акта, в государственной регистрации которого отказано, под тем же номером и с той же датой не допускается.
    
    Доработка нормативного правового акта с учетом замечаний Минюста России осуществляется подразделением-исполнителем. После устранения причин отказа акт подлежит переподписанию (переутверждению) и направлению на государственную регистрацию в соответствии с порядком, установленным настоящим Положением.
    
    83. Отмена нормативных правовых актов, изданных ГТК России совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями), в государственной регистрации которых отказано, осуществляется Правовым управлением согласно установленному порядку.
    
    Подразделение ГТК России (исполнитель), участвовавшее в подготовке совместного нормативного правового акта, обязано оказать содействие Правовому управлению при возникновении вопросов, касающихся процедуры отмены такого акта.
    
    84. Нормативный правовой акт возвращается Минюстом России без регистрации в ГТК России с письмом о причинах возврата, если нарушены установленный порядок представления акта на государственную регистрацию или Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.97 N 1009. Правовое управление незамедлительно возвращает подлинник акта в Управление делами и направляет соответствующую информацию в подразделение-исполнитель с приложением копии текста акта и копии письма Минюста России.
    
    Повторное направление нормативного правового акта на государственную регистрацию в течение месяца с момента получения письма Минюста России осуществляет Правовое управление согласно установленному порядку, если подразделение-исполнитель в двухнедельный срок доработает нормативный правовой акт с учетом замечаний Минюста России.
    
    В случае принятия в двухнедельный срок подразделением-исполнителем решения об отсутствии необходимости доработки нормативного правового акта (в форме докладной записки), согласованного с заместителем председателя ГТК России, курирующим указанное подразделение, либо, если доработка нормативного правового акта не осуществлена в указанный срок, Правовое управление в пределах установленных сроков готовит документ (в форме приказа) об отмене нормативного правового акта, возвращенного без государственной регистрации, и направляет его копию в Минюст России.
    

    В сопроводительном письме, с которым направляется копия документа об отмене акта, указываются дата и номер письма Минюста России о возврате акта без государственной регистрации. Указанное письмо подписывает заместитель председателя ГТК России, курирующий Правовое управление, или лицо, его замещающее.
    
    Согласование приказа об отмене акта с подразделением-исполнителем не требуется. Такой документ не должен содержать правовых норм и нуждаться в государственной регистрации.
    
    85. Если подразделением-исполнителем по согласованию с Правовым управлением в процессе осуществления Минюстом России юридической экспертизы нормативного правового акта выявлена обоснованная необходимость доработки акта, такой акт может быть возвращен Минюстом России без государственной регистрации в соответствии с письмом ГТК России.
    
    Письмо ГТК России с просьбой о возвращении нормативного правового акта без государственной регистрации для доработки готовится Правовым управлением на основании мотивированной служебной записки подразделения-исполнителя. Письмо подписывает заместитель председателя ГТК России, курирующий Правовое управление, или лицо, его замещающее.
    
    Подлинник нормативного правового акта подлежит возврату в Управление делами.
    
    Доработка либо отмена нормативного правового акта производится применительно к порядку, установленному в п.84 настоящего Положения.
    
    Повторное представление на государственную регистрацию доработанного нормативного правового акта осуществляется в соответствии с настоящим Положением.
    
    86. Если направленный на государственную регистрацию нормативный правовой акт в результате проведения юридической экспертизы признается Минюстом России не нуждающимся в государственной регистрации (не требующим государственной регистрации), такой акт после проставления Минюстом России соответствующего штампа возвращается в ГТК России с письмом, содержащим основание для принятия данного решения. Правовое управление информирует о решении Минюста России подразделение-исполнителя с приложением копии письма Минюста России. Подлинник акта подлежит передаче в Управление делами.
    
    Рассылку такого акта производит Управление делами согласно установленному порядку.
    

    Если в нормативный правовой акт, признанный Минюстом России не нуждающимся в государственной регистрации, будут внесены изменения, такой акт подлежит направлению в Минюст России в соответствии с порядком, установленным настоящим Положением, для проведения юридической экспертизы.
    
    87. Получение подлинника нормативного правового акта, зарегистрированного Минюстом России, осуществляет уполномоченный сотрудник Правового управления. Акт может быть направлен Минюстом России по почте.
    
    Официальное опубликование зарегистрированного нормативного правового акта осуществляется в соответствии с установленным порядком.
    
    Подлинник зарегистрированного нормативного правового акта подлежит передаче в Управление делами в течение двух дней. Рассылку акта производит Управление делами согласно установленному порядку с учетом п.65 настоящего Положения.
    
    При опубликовании и рассылке зарегистрированного нормативного правового акта указание на номер и дату государственной регистрации является обязательным.
    
    Получение в Минюсте России подлинников нормативных правовых актов, в государственной регистрации которых отказано, актов, возвращенных без государственной регистрации, осуществляют уполномоченные сотрудники Правового управления. Подлинники указанных актов подлежат передаче в Управление делами.
    
    88. Изменения и дополнения в нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию (независимо от того, содержат они правовые нормы или нет), а также акты о признании зарегистрированных нормативных, правовых актов утратившими силу (отмене) подлежат направлению на государственную регистрацию в соответствии с порядком, установленным настоящим Положением.
    
    

X. Опубликование нормативных правовых актов и вступление их в силу

    
    89. Нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию, подлежат официальному опубликованию, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, в газете "Российская газета", Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти издательства "Юридическая литература" Администрации Президента Российской Федерации. Официальным также является указанный Бюллетень, распространяемый в машиночитаемом виде научно-техническим центром правовой информации "Система"*.
________________
    * В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23.05.96 N 763.
    
    
    Указанные акты вступают в силу по истечении тридцати дней после их опубликования, за исключением случаев, когда эти акты устанавливают более льготные правила, чем те, которые действуют, или если акты законодательства Российской Федерации обязывают ГТК России ввести нормативные правовые акты по таможенному делу в действие в более короткие сроки*.
    
    90. Правовое управление уведомляет письмом или телетайпограммой таможенные органы Российской Федерации о дате и источнике опубликования и о дате вступления в силу нормативного правового акта, прошедшего государственную регистрацию в Минюсте России.
    
    В случаях опубликования нормативных правовых актов, признанных Минюстом России не нуждающимися в государственной регистрации, Правовое управление информирует Минюст России об источнике опубликования (наименование издания, его номер и дата) с направлением одного экземпляра данного издания.
    
    91. Нормативные правовые акты, кроме актов и отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, не прошедшие государственную регистрацию, а также зарегистрированные, но не опубликованные в установленном порядке, не влекут правовых последствий как не вступившие в силу и не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров.
    
    

XI. Заключительные положения

    
    92. Нормативные правовые акты, изданные до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года N 1009, которые не соответствуют видам нормативных правовых актов, указанным в п.10 настоящего Положения, до представления их на государственную регистрацию в Минюст России подлежат переподписанию (переутверждению).
    
    93. При подготовке проекта нормативного правового акта ответственным сотрудником обязательно выясняется вопрос о том, издавались ли ранее ГТК России, центральным таможенным ведомством или иным органом бывшего Союза ССР или другим государственным органом нормативные акты по этой же теме.
    
    Если ранее изданные нормативные акты существуют, то одновременно с подготовкой проекта нормативного правового акта подготавливаются предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу ранее изданных по тому же вопросу нормативных актов.
    
    При наличии ранее изданных нормативных актов ответственный сотрудник с учетом п.94 настоящего Положения определяет, можно ли ограничиться внесением изменений и дополнений в ранее изданный акт либо следует подготовить новый нормативный правовой акт.
    
    94. Нормативный правовой акт, содержащий новые нормативные предписания, разрабатывается, если:
    
    - имеется в виду принципиально новое решение вопроса, требующего правового регулирования;
    
    - ранее изданный акт противоречит либо в значительной мере не соответствует законодательству Российской Федерации или позднее изданным нормативным правовым актам ГТК России.
    
    Новый единый нормативный правовой акт, включающий новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, разрабатывается, если:
    
    - в ранее изданный акт неоднократно вносились изменения и дополнения, которые затрудняют чтение и применение акта;
    
    - изданный до 15 мая 1992 года и не проходивший государственную регистрацию в Минюсте России акт содержит признаки, указанные в п.66 настоящего Положения;
    
    - требуется внести существенные изменения или дополнения в ранее изданный акт;
    
    - существует несколько актов по одному и тому же вопросу.
    
    Новый нормативный правовой акт разрабатывается также при необходимости внесения изменений и дополнений в нормативный акт, ранее изданный в виде, не предусмотренном п.10 настоящего Положения.
    
    95. Внесение изменений или дополнений в нормативные акты центрального таможенного ведомства или иного органа бывшего Союза ССР не допускается.
    
    В случае необходимости изменения правового регулирования отношений, на которые распространяется действие актов центрального таможенного ведомства или иного органа бывшего Союза ССР, издается нормативный правовой акт ГТК России с указанием в нем, что соответствующие предписания актов указанного ведомства или иного органа на территории Российской Федерации не применяются либо применяются с перечисляемыми особенностями.
    
    Нормативные правовые акты государственных органов, чьи полномочия по изданию таких актов перешли к ГТК России, признаются не подлежащими применению на территории Российской Федерации.
    
    96. Отмена ранее изданных по таможенному делу нормативных актов производится путем признания их утратившими силу, за исключением нормативных актов, указанных в п.95 настоящего Положения.
    
    Отмена нормативных правовых актов производится вышестоящим или равным по статусу нормативным правовым актом.
    
    Отмене подлежат акты, противоречащие нормативным предписаниям принятых нормативных правовых актов либо положениям подготавливаемого нормативного правового акта, а также акты, положения которых воспроизводятся в предписаниях подготавливаемого акта.
    
    В целях упорядочения подлежат отмене акты, фактически утратившие свое значение, но формально не отмененные.
    
    Если в отменяемом нормативном акте содержится пункт о признании утратившими силу или не подлежащими применению на территории Российской Федерации ранее изданных нормативных актов, действие таких актов не восстанавливается, за исключением случаев, когда иное будет особо оговорено.
    
    Если составная часть нормативного акта, подлежащая отмене, содержит указание на приложение, то вместе с отменой этой составной части одновременно отменяется и приложение, что особо не оговаривается.
    
    С отменой основного нормативного акта не подлежат применению дополнительные акты, распространяющие действие основного нормативного акта на дополнительный круг лиц или вопросов. Признание таких актов в качестве отмененных может производиться исключительно в целях упорядочения нормативной правовой основы таможенного дела.
    
    97. Изменения и дополнения, вносимые в ранее изданный нормативный акт, оформляются, как правило, нормативным актом того же вида, в каком издан основной документ, за исключением случая, когда такой акт был издан в виде, не предусмотренном п.10 настоящего Положения. В таком случае вносимые изменения и дополнения в нормативный акт оформляются отдельным документом (в форме приказа).
    
    Изменения в нормативные правовые акты, изданные в виде правил, инструкций и положений, необходимо вносить приказом.
    
    Если изменения или дополнения, вносимые в ранее изданный нормативный акт, касаются лишь отдельной составной части нормативного акта, то подготавливается новая редакция этой составной части.
    
    Внесение изменений и дополнений может производиться путем исключения, дополнения или замены составных частей акта, отдельных слов, цифр в тексте ранее изданного акта. Например:
    
    а) в пункте 1 исключить слова "......";
    
    б) пункт 1 после слов "......" дополнить словами "......";
    
    в) пункт 1 дополнить подпунктами "а" и "б" следующего содержания:
    
    "а).............
    
    б).............":
    
    г) в пункте 1 слова "..." заменить словами "...";
    
    д) в пункте 1 исключить цифру "6".
    
    Не допускается вместо внесения конкретного изменения или дополнения в текст ранее изданного нормативного акта использование в тексте нового нормативного правового акта формул "во изменение" и "в дополнение".
    
    Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных нормативных актов или их составных частей включаются в текст нормативного правового акта (с указанием отменяемых глав, пунктов, подпунктов и абзацев) либо оформляются как приложение к акту, о чем в этом акте прямо указывается.
    
    В случае перечисления в приложении к нормативному правовому акту актов, подлежащих отмене, изменению или дополнению, такие акты приводятся в хронологическом порядке.
    
    Внесение изменений и дополнений в нормативные правовые акты производится вышестоящим или равным по статусу нормативным правовым актом, за исключением случаев, предусмотренных настоящим пунктом.
    
    98. При необходимости внесения изменений и дополнений в несколько нормативных правовых актов, зарегистрированных в Минюсте России, изменения и дополнения в каждый акт оформляются отдельным документом с учетом требований п.97 настоящего Положения.
    
    99. Нормативные акты, изданные ГТК России совместно или по согласованию с другими федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями), изменяются, дополняются или признаются утратившими силу (отменяются) ГТК России совместно или по согласованию с такими органами (организациями).
    

    
Форма листа согласования

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
_____________________________________________________

    
ПРИКАЗ

    
Москва

    
    
    В целях уточнения порядка работы по формированию в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним, передачи их в архив таможенного органа
    
ПРИКАЗЫВАЮ:
    
    Внести изменения в "Порядок приема, хранения и формирования в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним в отделах таможенного оформления и таможенного контроля, а также на таможенных постах и передачи дел в архив таможенного органа", утвержденный приказом ГТК России от 05.08.98 N 548, (Далее текст не приводится).
    
    

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
_____________________________________________________

    
РАСПОРЯЖЕНИЕ

    
Москва

    
    
    В целях устранения имеющихся недостатков в работе с документами, повышения ответственности сотрудников подразделений центрального аппарата ГТК России, усиления контроля за исполнением принятых решений, соблюдения порядка работы с правительственными поручениями и поручениями руководства ГТК России, а также правил подготовки, оформления и представления на подпись руководству ГТК России документов
    
ОБЯЗЫВАЮ:
    
    1. Считать персонально ответственными за исполнительскую дисциплину руководителей структурных подразделений ГТК России и курирующих их заместителей председателя ГТК России.
    
    2. Заместителей председателя ГТК России осуществить конкретные меры по укреплению исполнительской дисциплины в курируемых структурных подразделениях.
    
    3. …
    
    

ИМЕЕТ СИЛУ ПРИКАЗА

    
Форма отпускной записки

Форма протокола заседания коллегии

Государственный таможенный комитет
Российской Федерации

РЕШЕНИЕ
коллегии от _______ 200__г.

    
"Заголовок                  "

    
    Текст решения
    
    

Форма решения коллегии

    
    
    Форма протокола совещания у заместителя председателя Комитета
    

Требования по оформлению протоколов заседаний, совещаний

    
    
    Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
    
    "Наименование комитета" - Государственный таможенный комитет Российской Федерации;
    
    "Наименование документа" - слово Протокол отделяется 2 межстрочными интервалами от предыдущего реквизита и печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом от нулевого расположения табулятора;
    
    "Дата и номер протокола" - оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита;
    
    "Вид заседания, совещания комиссии, рабочей группы…" - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал от нулевого расположения табулятора.
    
    "Место проведения заседания, совещания" указывается при оформлении протоколов в том случае, если совещание проходило не на обычном месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания, совещания", отделяется от него чертой и выравнивается по центру предыдущего реквизита.
    
    Основная часть протокола печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
    
    Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается с абзаца прописными буквами или другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
    
    Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
    
    Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
    
    Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и печатается от нулевого расположения табулятора.
    
    Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
    

    Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к грифу.
    
    

    Москва
    
         

    
    
    Основание: (ссылка на распорядительный документ, устное распоряжение руководства, решение оперативного совещания и т.п.)
    
Составлен комиссией в составе:
    
Председатель: должность, инициалы, фамилия
    
Члены комиссии: должности, инициалы, фамилии
    
    Текст акта: в основной (констатирующей части) акта излагаются сущность проведенной работы, установленные факты, а также выводы и предложения с конкретными сроками исполнения.
    
Приложения: наименования, количество экземпляров, количество листов.
    

    

Форма акта

    
    
    
    Текст записки
    
    

    
    
Исполнитель
000 00 00
    

Форма докладной записки

    
    
    Текст записки
    
    

    
    
Исполнитель
000 00 00

Форма докладной записки

    
    
    Сообщаем лимиты потребления электроэнергии на 2000 год Государственного таможенного комитета Российской Федерации, питающегося от сетей АО "Мосэнерго".
    
    

    
    
Кондратенко
449 78 11
    
    

Образец письма, направленного российскому корреспонденту

    
    
Уважаемый Мараткали Ордабаевич!

    
    Признательны за письмо Таможенного комитета Министерства государственных доходов Республики Казахстан (далее по тексту)
    
    

Образец письма, направленного иностранному корреспонденту

    
    
    Текст констатирующей части (преамбулы) приказа.
    
ПРИКАЗЫВАЕМ:
    
    Текст распорядительной части приказа.
    
    

    
Фамилия ответственного исполнителя от ГТК России
номер телефона (на экземпляре ГТК России)
    

Форма совместного приказа

    

Форма заказа-наряда на копирование (тиражирование) документов

Форма журнала учета заказов на копировально-множительные работы

Порядок изготовления и учета гербовых бланков

    
    Гербовые бланки являются полиграфической продукцией.
    
    Гербовые бланки ГТК России изготовляются полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
    
    Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется в Управлении делами раздельно по видам бланков в учетно-регистрационном журнале, при этом используются следующие реквизиты:
    
    при поступлении бланков:
    
    наименование вида гербового бланка;
    
    дата поступления;
    
    номер сопроводительного документа;
    
    наименование организации - поставщика гербовых бланков;
    
    серия и номера гербовых бланков;
    
    при выдаче бланков:
    
    наименование вида гербового бланка;
    
    количество экземпляров;
    
    серия и номера гербовых бланков;
    
    наименование структурного подразделения ГТК России, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
    
    расписка в получении;
    
    примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
    
    Аналогичные журналы заводятся и в структурных подразделениях ГТК России для учета использования гербовых бланков.
    
    Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.
    
    Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
    
    Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на Управление делами. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом ГТК России.
    
    Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом ГТК России. О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства ГТК России.