ФЕДЕРАЛЬНАЯ АВИАЦИОННАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ПРИКАЗ
17 июля 1998 года № 223
г. Москва
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ФАС РОССИИ
В целях улучшения организации делопроизводства и работы с документами в аппарате ФАС России
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 1998 года Инструкцию по делопроизводству в аппарате ФАС России (Приложение).
2. Начальникам управлений и отделов ФАС России обеспечить изучение и соблюдение требований Инструкции всеми работниками структурного подразделения.
3. Начальнику Общего отдела Управления делами ФАС России Исаевой С.К. организовать и провести курс занятий технической учебы с работниками делопроизводства управлений и отделов ФАС России по изучению Инструкции.
4. Контроль за выполнением требований Инструкции по делопроизводству в структурных подразделениях аппарата ФАС России возложить на Управление делами.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по организации работы и обеспечению деятельности ФАС России Бондарева А.К.
6. Приказы МГА от 30.03.75 N 30/ДСП, от 04.01.76 N 1, приказ ДВТ МТ РФ от 19.08.92 N 100, инструкции ФАС России от 28.06.96 N 20/И, от 26.03.97 N 4.6-235, от 28.10.96 N 43/И, от 20.11.96 N 47/И считать утратившими силу.
Директор Г.Н. Зайцев
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения
2. Организация обработки, рассмотрения и исполнения документов
2.1. Прием, учет, обработка и отправка документов Экспедицией
2.2. Общие правила приема, регистрации и отправки документов в структурных подразделениях ФАС России
2.3. Порядок рассмотрения и организации исполнения поступающих документов
2.4. Особенности работы с документами в Управлении делами
2.5. Особенности прохождения и регистрации документов в секретариатах заместителей директора
2.6. Порядок прохождения и регистрации документов в управлениях
2.7. Особенности работы с документами с пометками "Для служебного пользования"
3. Основные правила по работе с контрольными документами
4. Основные правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов. Порядок представления проектов документов на подпись руководству ФАС России
5. Порядок оперативного копирования и размножения документа
6. Составление номенклатур и формирование дел в структурных подразделениях ФАС России Приложения 1-17
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами и их исполнением, общие правила их подготовки и оформления, формирования дел с документами в текущем делопроизводстве и подготовки их для архивного хранения в аппарате Федеральной авиационной слукбы России*).
Инструкция разработана в соответствии с Федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Воздушным кодексом Российской Федерации, Положением о ФАС России, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления**), в том числе с Указами Президента Российской Федерации от 06.06.96 N 810 "О мерах по укреплению дисциплины в системе государственной службы", от 06.11.96 N 1536 "О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации".
_________________________
*) Правилаипорядок работы ссекретными документамиваппаратеФАС России регламентируются специальной Инструкцией.
**) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
Инструкция ориентирована на ведение делопроизводства в управлениях и самостоятельных отделах аппарата ФАС России (далее именуются - управления ФАС России) как с использованием автоматизированной системы, так и картотечной (журнальной) в зависимости от оснащенности вычислительной техникой и объема документооборота.
1.2. Регламент работы коллегии ФАС России, правила подготовки и оформления ее решений утверждены директором ФАС России и введены приказом от 30.10.96 N 90.
1.3. Организация работы по рассмотрению письменных и личных обращений граждан в аппарате ФАС России регламентирована Инструкцией, утвержденной приказом ФАС России от 28.02.97 N 37.
Порядок личного приема граждан в аппарате и положение о Приемной ФАС России утверждены приказом от 20.08.96 N 48.
1.4. Организация и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и применения современной вычислительной, копировально-множительной, машинописной и организационной техники, методическое руководство работниками делопроизводства, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами и их исполнением в управлениях ФАС России осуществляются Управлением делами ФАС России (далее именуется-УД).
По этим и другим вопросам организации делопроизводства УД взаимодействует с подразделениями аппарата ФАС России.
Инструктивные письма Управления делами по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в управлениях ФАС России.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и их исполнением в управлениях ФАС России возлагается на их руководителей.
1.6. Ведение делопроизводства в управлениях ФАС России осуществляется должностными лицами, определяемыми начальниками управлений, которые разрабатывают и утверждают этим лицам должностные инструкции на основе настоящей Инструкции.
При уходе работника, ведущего в управлении делопроизводство, в отпуск или в других случаях его отсутствия на этот период для ведения делопроизводства выделяется другой работник.
При увольнении или переводе работника, ведущего делопроизводство, на другую субботу составляется акт сдачи и приема находящихся в текущем делопроизводстве и законченных дел.
1.7. На работника делопроизводства управления ФАС России возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
-прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;
-учет (регистрация) внутренних документов;
-передача документов на рассмотрение начальнику управления и после получения соответствующих указаний (резолюций) непосредственно работнику-исполнителю;
-учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
-контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, писем граждан;
- организация справочно-информационной работы;
-подготовка проекта номенклатуры дел управления;
-ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел в Архив ФАС России (далее именуется - Архив);
-выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;
-сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;
-анализ и информирование начальника управления об исполнении документов и поручений;
-подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
-передача информации о ходе исполнения документов в УД ФАС России;
-ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;
-консультирование работников управления по вопросам работы с документами;
-подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;
-учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в управлении.
1.8. Начальники управлений ФАС России обязаны:
- рассматривать все документы, как правило, в день их получения;
-требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения поручений;
-своевременно докладывать руководству ФАС России о необходимости увеличения (продления) ранее предусмотренных сроков для выполнения заданий;
-принимать решительные меры к сокращению служебной переписки (в том числе внутренней), не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или переговоров по телефону;
-знакомить вновь принятых работников со структурой аппарата ФАС России, управления, с установленным порядком работы, с настоящей Инструкцией и принимать от них зачеты по знанию правил работы с документами в аппарате ФАС России.
1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Со служебными документами могут знакомиться только лица, имеющие отношение к рассмотрению и исполнению этих документов в соответствии с поручениями руководства ФАС России.
1.10. Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых проектах нормативно-распорядительных документов Президента Российской Федерации, приказах, указаниях руководства ФАС России и проектах других документов, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.
1.1. Передача работникам других организаций копий, подписанных руководством ФАС России (директором или его заместителями), документов допускается только по указанию (разрешению) соответствующего руководителя или заместителя директора по организации работы и обеспечению деятельности ФАС России, о чем делаются соответствующие записи на подлинниках документов (или их подшитых в дела копиях и разнарядках на рассылку) с указанием фамилии должностного лица, разрешившего передачу документа.
В связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) управлений ФАС России работникам других организаций допускается с разрешения начальников этих управлений.
1.12.Поступающие в ФАС России законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации и его Администрации; постановления, распоряжения, поручения и другие документы Правительства Российской Федерации; документы Федерального Собрания Российской Федерации регистрируются и формируются после исполнения (ознакомления) в дела только в общем отделе УД ФАС России.
В Законодательно-правовом управлении хранятся и выдаются сотрудникам аппарата ФАС России во временное пользование для использования в работе сборники официальных изданий законодательных актов Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации.
1.13.Приказы, инструкции, распоряжения ФАС России и положения о структурных подразделениях аппарата ФАС России и региональных управлений ФАС России, уставы подведомственных Федеральной авиационной службе России авиапредприятий и организаций регистрируются только в ЗПУ, где хранятся подлинные экземпляры указанных документов после их тиражирования и рассылки*).
1.14.В делопроизводстве управлений ФАС России копии приказов, инструкций, положений, правил и т.п., указания начальника данного управления, предложения, заявления и жалобы граждан и материалы по их рассмотрению, а также дела постоянного хранения учитываются и хранятся только в секретариате начальника управления. В тех случаях, когда приказы и инструкции получены в нескольких экземплярах, один экземпляр с резолюцией начальника после исполнения (или ознакомления) подшивается в дело, хранящееся в секретариате, а остальные экземпляры передаются в отделы управления для использования в работе.
*) Порядок подготовки, оформления, согласования и выпуска нормативных актов ФАС России регламентируется специальной инструкцией.
1.15.В целях индексации при регистрации поступающих и исходящих документов управлениям ФАС России и секретариатам заместителей директора присваивается условный цифровой индекс (Приложение 1), который используется также при составлении номенклатур дел структурных подразделений аппарата и заведении дел с документами.
1.16. Образцы гербовых бланков ФАС России, применяемых для писем, приказов, инструкций, оперативных распоряжений и других организационно-распорядительных документов, разрабатываются УД в соответствии с установленными требованиями и утверждаются заместителем директора по организации работы и обеспечению деятельности ФАС России.
Выдача бланков управлениям ФАС России производится общим отделом УД ФАС России.
В управлениях ФАС России бланки должны храниться в секретариате в запирающихся шкафах или ящиках под ответственность работника, осуществляющего делопроизводство, и выдаваться работникам управлений по запросам.
1.17.Применяемые в делопроизводстве управлений ФАС России печати и штампы должны храниться в запирающихся шкафах или ящиках под ответственность должностных лиц, на которых руководством управлений возложены обязанности удостоверять документы печатями или штампами.
1.18. Работники ФАС России несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
При утрате документов начальник управления ФАС России назначает служебное расследование, о результатах которого информирует УД, в случае разглашения содержащейся в документах служебной информации докладывает заместителю директора по организации работы и обеспечению деятельности аппарата ФАС России.
2. Организация обработки, рассмотрения и исполнения документов
2.1. Прием, учет, обработка и отправка документов Экспедицией
2.1.1. Адресованные ФАС России и структурным подразделениям ФАС России документы принимаются Экспедицией*). При приеме документов проверяется соответствие адресования и целостность упаковки.
2.1.2. Все пакеты, доставленные в Экспедицию из Аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации (Совета Федерации и Государственной Думы) в адрес ФАС России вне зависимости от фамилии получателя, а также другие пакеты и почтовые конверты, адресованные директору ФАС России, передаются без вскрытия в общий отдел УД.
2.1.3. Пакеты и конверты, поступившие из правительственных органов, а также с пометкой "срочно" на имя директора ФАС России передаются Экспедицией в общий отдел УД незамедлительно.
2.1.4. Прочая корреспонденция, адресованная ФАС России без указания конкретного получателя, в Экспедиции вскрывается, проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.
*) Функции Экспедиции ФАС России выполняет структурное подразделение ГУП СЭУ ФАС России по договору. Положение об Экспедиции согласовывает заместитель директора по организации и обеспечению деятельности ФАС России, утверждает руководитель ГУП СЭУ ФАС России. Ответственность за сохранность обрабатываемой документации и неразглашение содержащейся в документах информации несут руководители ГУП СЭУ ФАС России и Экспедиции.
2.1.5. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы Экспедицией пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.1.6. Если по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, то он прилагается к документу, если нет, то уничтожается.
2.1.7. На пакетах с пометкой "Лично" проставляются дата поступления и учетный номер; они не вскрываются и учитываются по реквизитам, указанным на конверте.
2.1.8. Документы, адресованные заместителям директора, начальникам управлений и самостоятельных отделов ФАС России, передаются в их секретариаты.
Письма граждан, обращения коллективов предприятий и организаций гражданской авиации, адресованные директору и заместителям директора, передаются непосредственно в Приемную ФАС России - сотруднику УД.
2.1.9. Поступающая в Экспедицию корреспонденция после вскрытия и сортировки по получателям доставляется в структурные подразделения аппарата ФАС России по установленным маршрутам и графикам, утверждаемым управляющим делами, не менее трех раз в день.
Срочные документы доставляются по назначению незамедлительно.
2.1.10. При доставке в структурные подразделения аппарата ФАС России поступивших в Экспедицию документов работник Экспедиции одновременно забирает документы, подготовленные к отправке (рассылке) через Экспедицию.
Отправляемая (рассылаемая) документация может также сдаваться непосредственно в Экспедицию работником делопроизводства управления или исполнителем документа.
2.1.11. При приеме документов на отправку (рассылку) работником Экспедиции тщательно проверяется правильность оформления, адресования и комплектность документов. Неправильно подготовленная к отправке (рассылке) документация не принимается.
2.1.12. Исходящие документы, поступившие (сданные) в Экспедицию до 11 часов, отправляются в тот же день.
Срочные документы в адрес вышестоящих органов доставляются Экспедицией оперативно при выделении автотранспорта в установленном порядке.
2.1.13. Учет поступающей и отправляемой документации ФАС России, доставка которой осуществляется самолетами гражданской авиации, осуществляется по описям, реестрам и журналам, установленным соответствующими инструкциями*).
В установленном порядке в Экспедиции учитывается заказная, ценная корреспонденция, поступающая и отправляемая через отделения почтовой связи, а также обрабатываемые Экспедицией документы с грифом "Для служебного пользования".
2.1.14. Экспедиция получает бандероли и посылки наложенным платежом в отделениях почтовой связи по извещениям, адресованным руководству ФАС России (директору и его заместителям). Другие извещения передаются управлениям - получателям для согласования и решения вопроса об оплате с руководством УД ФАС России.
__________________________________________
*)См.приказ МГА от 29.12.82 N 210, инструкцию от 20.06.84 N 17/И-ДСП и приказ ФАС России от 20.02.97 N 29.
2.2. Общие правила приема, регистрации и отправки документов в структурных подразделениях ФАС России
2.2.1. Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах в целях обеспечения их индексации, учета, контроля и поиска.
Основным принципом регистрации документов является однократность, т.е. каждый документ регистрируют в учреждении один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие в день подписания.
2.2.2. При получении документов от Экспедиции работник делопроизводства управления обязан проверить правильность их доставки, наличие приложений. Во всех случаях ошибочной доставки документов Экспедицией необходимо возвратить их.
2.2.3. Передача документов исполнителям (адресатам) минуя работника, осуществляющего учет и регистрацию документов, не допускается.
Служебные документы, полученные работниками подразделений аппарата ФАС России минуя службы делопроизводства, подлежат обязательной регистрации в УД либо в подразделениях, руководителям которых адресованы документы.
2.2.4. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения аппарата ФАС России в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, при отсутствии поручения - по договоренности между руководителями подразделений. В регистрационной форме указывается фамилия нового исполнителя и дата переадресации документа.
2.2.5. Для соблюдения порядка нумерации входящих и исходящих документов используются сетки порядковых номеров (приложение 3), при регистрации порядковые номера, последовательно погашаются.
Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, документы, требующие решения и ответа.
2.2.6. Документы регистрируются с помощью учетно-контрольных карточек или на машинных носителях (приложение 4).
Автоматизированная регистрация документов производится в управлениях, секретариаты которых оборудованы автоматизированными рабочими местами. Регистрацию производят непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов. Запись в машинном носителе дублируется машинограммой карточки, которая помещается во вспомогательную справочную картотеку в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации.
2.2.7. При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, который используется при учете документов, поиске, контроле исполнения и т.д.
Учетно-контрольная карточка заполняется машинописным способом;
если регистрируемый документ является ответом на запрос ФАС России или в нем есть ссылка на какие-либо предыдущие документы, то в учетно-контрольной карточке необходимо указать номера, даты предыдущих, документов.
2.2.8. При регистрации документов используют следующие основные справочные материалы: перечень структурных подразделений ФАС России, индексы структурных подразделений, номенклатуру дел.
2.2.9. На поступающих документах, подлежащих регистрации в делопроизводстве, на поле в правой нижней части первой страницы ставится штамп соответствующего структурного подразделения: УД, секретариата заместителя директора, управления.
В штампе указывают индекс пункта регистрации и порядковый входящий номер через тире, дату поступления, количество листов основного документа и приложений.
На документах, не подлежащих регистрации в делопроизводстве, в штампе указывают только дату поступления, количество листов документа и приложений к нему.
На каждом документе должен быть только один штамп первичного пункта регистрации. Все последующие отметки о прохождении документа делаются в регистрационной карточке, при необходимости, на оборотной стороне последнего листа документа.
2.2.10. На рассмотрение руководителям документы передаются без карточек; карточки на это время помещают в раздел картотеки: "На рассмотрении начальника" (или на разделителе указывается фамилия руководителя).
2.2.11. Регистрация подписанных документов, заверение их копий и отправка осуществляется работником структурного подразделения ФАС России, руководитель которого подписал документ.
Каждый подписанный в ФАС России документ должен иметь соответствующий номер, в том числе акты, планы мероприятий, докладные записки, справки и т.д.
2.2.12. Письма, распоряжения оперативного характера, планы мероприятий по организационным и функциональным вопросам деятельности гражданской авиации, подписанные директором ФАС России, регистрируются и отправляются (рассылаются) только УД (общим отделом); аналогичные документы, подписанные заместителями директора, регистрируются в соответствующем секретариате заместителя директора.
Управления ФАС России не имеют права отправлять за своими исходящими номерами документы, подписанные директором или его заместителями.
2.2.13. На исходящих документах проставляют номер, состоящий из индекса управления, номера дела по номенклатуре дел (через точку) и порядкового номера (через тире) по сетке исходящих номеров, например:
12.4-49. Исходящий номер и дату проставляют в штампе бланка документа или на месте штампа, если документ напечатан не на бланке.
2.2.14. В общем отделе УД исходящие документы регистрируются на карточках и ведется картотека исходящих документов по корреспондентскому признаку (приложение 5).
В управлениях ФАС России допускается журнальная система учета исходящих документов (Приложение 5).
2.2.15. Все исходящие документы ФАС России, кроме ответов на жалобы граждан, должны иметь отметку о непосредственном исполнителе: управление, фамилия, номер телефона.
2.2.16. Обязательной регистрации подлежат справки, докладные записки, отчеты и т.п., представляемые руководству ФАС России.
В общем отделе УД и секретариатах заместителей директора эти документы учитывают как входящие, а в управлениях - исполнителях -как исходящие.
2.2.17. Перед сдачей подписанных документов на отправку работник делопроизводства обязан проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений, отметки об исполнителе;
по документам, отправляемым в несколько адресов, отметить адрес того адресата, которому посылают данный экземпляр документа.
2.2.18. Документы, назначение и содержание которых не требуют пояснений, посылаются без сопроводительных писем.
2.2.19. Разнарядки на. рассылку документов, подлинные экземпляры которых формируются в делах УД, после рассылки Экспедицией возвращаются в УД (общий отдел).
Разнарядки на рассылку указаний заместителей директора возвращаются и хранятся в секретариатах заместителей директора.
2.2.20. Рассьшка приказов и инструкций ФАС России производится только по разнарядкам Законодательно-правового управления ФАС России.
2.2.21. Работники секретариатов заместителей директора и сотрудники, осуществляющие делопроизводство в управлениях, обязаны вести учет поступающей и исходящей документации и ежемесячно до 4 числа сообщать в общий отдел УД сведения о количестве поступивших и отправленных документов за прошедший месяц.
Сведения представляются только по документам, зарегистрированным в данном структурном подразделении с присвоением порядковых регистрационных номеров.
За каждый квартал представляются справки по установленной форме (Приложение 6).
2.3. Порядок рассмотрения и организации исполнения поступающих документов
2.3.1. Документы, адресованные директору ФАС России, и все документы, поступающие в ФАС России из аппаратов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, предварительно рассматриваются и готовятся на доклад директору управляющим делами или его заместителем.
Документы, не требующие личного рассмотрения и решений по ним директора, направляются управляющим делами на рассмотрение заместителям директора и начальникам управлений ФАС России по принадлежности содержащихся в документах вопросов.
Управляющий делами имеет право направлять срочные документы на предварительное рассмотрение, исполнение и подготовку проектов решений (ответов) по ним заместителям директора и начальникам управлений с последующим докладом директору документа вместе с материалами по его исполнению.
Подготовленные к рассмотрению документы докладываются директору управляющим делами в установленном порядке, а наиболее важные из них, как Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации по вопросам, непосредственно связанным с деятельностью гражданской авиации заместителем директора по организации работы и обеспечению деятельности ФАС России.
2.3.2. Документы, адресованные заместителям директора, подготавливаются и докладываются работником его секретариата в порядке, определенном его должностной инструкцией.
2.3.3. Документы, поступившие в управление, докладываются его руководителю работником, осуществляющим в управлении делопроизводство.
2.3.4. Руководители подразделений аппарата ФАС России рассматривают документы, как правило, в день их поступления в подразделение.
Указание об исполнении документа дается в форме резолюции следующего содержания: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.
Резолюция, как правило, пишется на документе. Если же резолюция оформляется на приложенном к документу отдельном листе, то на его лицевой стороне (слева, внизу) указывается входящий номер документа, к которому относится поручение.
2.3.5. Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, устанавливаются руководителем с учетом срока, установленного организацией, направившей документ, и сроков, определенных законодательством. Сроки исполнения таких документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в УД ФАС России или подразделение, которое самостоятельно регистрирует поступающие документы.
2.3.6. Работник делопроизводства, управления передает исполнителям документы согласно резолюции, вносит в карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа. При необходимости для соисполнителей поручения с документа снимается необходимое количество копий.
2.3.7. Поручения по поступающим документам должны исполняться в установленный срок. Продление сроков исполнения поручений разрешается только в исключительных случаях по согласованию с руководителем, давшим поручение.
Если исполнение документа возложено на нескольких работников, то возглавляет и организует исполнение тот, кто первым указан в резолюции. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения несут все перечисленные в резолюции работники.
2.3.8. В случаях, когда исполнитель, определенный резолюцией руководства ФАС России, перепоручает исполнение подчиненному работнику, он обязан дать личное указание о порядке решения поставленных в документе вопросов и установить такой срок исполнения, который позволял бы окончательно решить вопрос, согласовать его с другими заинтересованными управлениями, получить при необходимости их визы и в установленный срок доложить документ лицу, давшему поручение об исполнении.
2.3.9. При исполнении документа исполнитель обязан ознакомиться со всей относящейся к нему перепиской, руководящими и справочными материалами и выполнить указание начальника в срок. Исполнитель не должен допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем переговоров по телефону или лично.
Документы, находящиеся на исполнении к по которым сделаны запросы, находятся у исполнителя вместе с копиями запросов в папке "На исполнении".
2.3.10. Документ считается исполненным, когда все поставленные в нем вопросы рассмотрены по существу и даны соответствующие письменные или устные указания, а ответ (когда это требуется по содержанию документа) направлен по назначению.
Об исполнении документа делаются отметки на документе и в регистрационной форме. При решении вопроса в оперативном порядке на документе исполнителем делается отметка о существе и времени его решения.
2.3.11. Об исполнении приказов, указаний, постановлений коллегии, планов мероприятий и т.п. исполнителем делается справка (на самом документе или отдельном листе) о решении поставленных вопросов или о проведенных мероприятиях с указанием дат исполнения, номеров ответов, фамилий подписавших их руководителей, номеров дел, где подшиты материалы по исполнению.
2.3.12. Состояние работы с документами в управлении (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работником службы делопроизводства.
Работник делопроизводства управления ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в учетно-регистрационные формы, представляет руководителю подразделения справку о прохождении и исполнении документов.
2.3.13. При работе с документами, поступившими в управление и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.
2.3.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни работник управления с разрешения своего непосредственного руководителя передает другому работнику через службу (работника) делопроизводства находящиеся у него на исполнении документы. При увольнении все числящиеся за исполнителем документы сдаются работнику, осуществляющему делопроизводство в управлении.
2.4. Особенности работы с документами в УД
В УД регистрация поступающих, исходящих и внутренних документов осуществляется общим отделом.
2.4.1. Поступающая корреспонденция (пакеты, конверты, документы) сортируются и регистрируются на карточках (Приложение 4).
При регистрации на каждый документ заполняются 4 экземпляра учетно-регистрационной карточки.
2.4.2. Зарегистрированные документы передаются управляющему делами для их предварительного рассмотрения и подготовки к докладу директору.
Подготовленные к рассмотрению документы докладываются директору управляющим делами в установленном порядке, а наиболее важные из них, как Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации по вопросам, непосредственно связанным с деятельностью гражданской авиации -заместителем директора по организации работы и обеспечению деятельности ФАС России.
2.4.3. После доклада документов директору они передаются в отдел инспекции по контролю исполнительской дисциплины УД ФАС России для постановки на контроль и установления сроков исполнения в соответствии с поручениями, содержащимися в поступивших документах, и резолюциями руководства. На поставленных на контроль документах в АСКИД проставляется штамп контроля со сроком исполнения; на документах, не взятых на контроль в АСКИД, около регистрационного штампа сотрудник АСКИД расписывается с указанием даты.
2.4.4. Во все экземпляры регистрационных карточек вносятся резолюции руководства и пометки о направлении на исполнение; на регистрационных карточках документов, подлежащих контролю, в правом верхнем углу проставляется штамп контроля со сроком исполнения.
2.4.5. На исполнение документы направляются с одной учетной карточкой (как правило, вторым экземпляром). Первые экземпляры карточек помещаются в справочную картотеку за корреспондентом, третьи экземпляры - в учетно-контрольную картотеку за исполнителем. Четвертые экземпляры учетных карточек передаются в отдел инспекции по контролю исполнительской дисциплины УД ФАС России, если документ подлежит контролю.
2.4.6. Документы с поручениями директора заместителям директора, а также направленные заместителям директора на рассмотрение управляющим делами после доклада заместителям директора возвращаются в УД, где резолюции заместителей директора переносятся во все экземпляры карточек. Затем документы направляются на исполнение в управления согласно резолюциям, а карточки расставляются в картотеках в соответствии с п.2.3.5.
2.4.7. Передача зарегистрированных в УД ФАС России документов в процессе исполнения или ознакомления из одного управления или секретариата заместителя директора в другое осуществляется только через УД ФАС России с соответствующими отметками в регистрационных карточках.
2.4.8. Документы за подписью директора регистрируются и отправляются только общим отделом УД.
2.4.9. Перед регистрацией и отправкой исходящих документов проверяется правильность их оформления, наличие приложений и оснований, подлежащих возврату в УД ФАС России. Документу присваивается исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел УД; документы без указания управления, фамилии и телефона исполнителя на регистрацию и на отправку не принимаются.
Вторые экземпляры этих документов с визами заверяются и подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел УД.
В управления (исполнителям) направляются заверенные третьи экземпляры исходящих документов.
Подготовленные к отправке исходящие документы передаются в Экспедицию для отправки в установленном порядке.
2.4.10. После исполнения зарегистрированного в УД документа в карточку, стоящую в справочной картотеке за корреспондентом, вносится полная информация об исполнении: управление, фамилия и телефон исполнителя, дата и номер исходящего документа, фамилия подписавшего исходящий документ, наименование организации и фамилия получателя.
Информация об исполнении контрольного документа в отдел инспекции по контролю исполнительской дисциплины УД представляется исполнителем.
2.4.11. На зарегистрированные в УД исходящие документы составляются учетно-регистрационные карточки (приложение 5), которые систематизируются в картотеку по корреспондентскому признаку.
2.4.12. В УД осуществляется сводный учет объема документооборота аппарата ФАС России.
2.5. Особенности прохождения и регистрации документов в секретариатах заместителей директора
2.5.1. В секретариатах заместителей директора обработку, регистрацию и подготовку к докладу поступающих документов осуществляют его ведущие специалисты.
После рассмотрения документов резолюции заместителя директора переносятся в учетно-регистрационные карточки (или журнал); при наличии автоматизированного рабочего места делают запись в машинном носителе и отправляют документ на исполнение в управление согласно резолюции.
2.5.2. Если документ поступил в секретариат заместителя директора из УД, то после его рассмотрения документ возвращается вместе с карточкой в УД, где во все карточки вносится резолюция заместителя директора и документ направляется в соответствии с резолюцией на исполнение иди ознакомление.
2.5.3. Документу за подписью заместителя директора присваивается номер, состоящий, из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре дел секретариата (через точку) и порядкового исходящего номера документа (через тире) по журналу или сетке учета, например: N 7.12-42. Вторые экземпляры исходящих документов с визами формируются в деле секретариата заместителя директора, исполнителю передаются заверенные третьи экземпляры исходящего документа и материалы по его исполнению (основания).
2.5.4. После исполнения документов, зарегистрированных в секретариате заместителя директора, в учетную карточку или журнал вносится полная информация об исполнении.
Если исходящий документ секретариата заместителя директора является ответом на документ, зарегистрированный в УД, исполнителем представляется в УД полная информация об исполнении. При исполнении документа, подлежащего возврату в УД, исполнитель обязан возвратить документ с копией ответа.
2.6. Порядок прохождения и регистрации документов в управлениях
2.6.1. Поступающие в управление документы, пакеты и конверты принимаются работником делопроизводства, который вскрывает пакеты, проверяет правильность адресования, комплектность поступления, сортирует и отбирает документы для регистрации и доклада, начальнику.
2.6.2. Регистрация поступающих документов осуществляется в журнале, на карточках или на машинных носителях в зависимости от оснащенности секретариата ПЭВМ и объема документооборота с обязательным условием внесения в регистрационную форму реквизитов учетно-регистрационной карточки (Приложение 4).
2.6.3. На рассмотрение начальнику управления документы перелаются без карточек. Карточки на этот период помещают в соответствующий раздел картотеки ("На рассмотрении у начальника").
2.6.4. После рассмотрения документов начальником управления работник делопроизводства переносит его резолюцию в учетно-регистра-ционную форму (журнал, карточку или в машинный носитель) и передает документы на исполнение согласно резолюции (с первым экземпляром карточки или под расписку исполнителя в учетном журнале).
В случае постановки документа начальником управления на контроль работник -делопроизводства вносит информацию об этом документе в специальный журнал (карточку или ПЭВМ) или передает должностному лицу, осуществляющему в управлении контроль за исполнением.
2.6.5. После рассмотрения начальником управления документов, поступивших из УД и секретариатов заместителей директора, и внесения в учетную форму резолюций документы передаются на исполнение. Если после рассмотрения в данном управлении документов, поступивших из УД ФАС России и секретариатов заместителей директора, их необходимо направить на исполнение в другое управление, работник делопроизводства передает их в УД ФАС России или секретариат заместителя директора, откуда документы передаются на дальнейшее исполнение с соответствующими пометками в регистрационных карточках.
2.6.6. Все виды нормативно-распорядительных документов (приказы, инструкции, указания, протоколы и постановления коллегии, планы мероприятий ФАС России и т.п.) в управлениях учитываются на специальных учетно-контрольных карточках (Приложение 7).
До передачи этих документов на рассмотрение руководству работник делопроизводства обязан:
-поставить на документе штамп для учета входящей корреспонденции и указать в нем только дату поступления документа и количество листов;
-заполнить учетную карточку или отметить в учетной форме соответствующего дела.
После рассмотрения документа руководством работник делопроизводства вносит в карточку резолюцию руководства и передает документ на исполнение или ознакомление.
2.6.7. При передаче документа от одного исполнителя к другому внутри управления в учетных документах обязательно делают отметку с указанием даты передачи и фамилии работника, которому он передан для дальнейшего исполнения.
2.6.8. После исполнения документов или ознакомления с ними всех указанных в резолюции сотрудников на документах исполнителями делаются отметки об исполнении, и они подшиваются работником делопроизводства в соответствующие дела управления или возвращаются с копиями ответов в УД ФАС России, если документы подлежат возврату.
2.6.9. Подписанные начальником управления исходящие документы передаются для регистрации работнику делопроизводства, который проверяет правильность оформления отправляемых документов, присваивает им исходящие номера по журналу учета (в соответствии с номенклатурой дел), заверяет копии и делает отметки об исходящих номерах в учетно-регистрационных формах.
2.6.10. При исполнении документа, зарегистрированного в УД ФАС России или секретариате заместителя директора, работник делопроизводства управления обязан направить в УД ФАС России или секретариат заместителя директора полную информацию об исполнении (возвратить заполненную учетно-регистрационную карточку). При исполнении правительственного документа в УД ФАС России обязательно передается копия исходящего документа и основание, подлежащее возврату в УД ФАС России.
2.6.11. Документы, подготовленные в управлении за подписью директора или заместителя директора, регистрируются соответственно в общем отделе УД ФАС России или секретариате заместителя директора;
при этом заверенные третьи экземпляры документа направляются в управление для подшивки в соответствующие дела.
2.7. Особенности работы с документами с пометкой "Для служебного пользования"
2.7.1. Пометка "Для служебного пользования" проставляется на подготавливаемых в подразделениях аппарата ФАС России документах (в необходимых случаях и на их проектах), изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
2.7.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
2.7.3. Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем, руководителем управления или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
2.7.4. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются работниками служб делопроизводства подразделений аппарата ФАС России, которым поручен прием и учет несекретных документов.
При смене работника, службы делопроизводства, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, утверждаемый руководителем управления.
2.7.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
-учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В регистрационном номере документа с пометкой "Для служебного пользования" добавляется через дефис запись "ДСП";
-печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляются дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ;
-передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками для регистрации работнику службы делопроизводства, соответствующего подразделения аппарата ФАС России. Черновые варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах;
-копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителя управления или его заместителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
-передаются работникам подразделений аппарата ФАС России под расписку в соответствующих учетно-регистрационных формах;
-пересылаются другим организациям фельдъегерской службой или спецсвязью;
-не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;
-рассылаются в несколько адресов, согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем управления, в котором подготовлен документ;
-хранятся в сейфах, запирающихся или металлических шкафах.
2.7.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел управления ФАС России. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
2.7.7. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится в управлениях ФАС России по акту (Приложение 8). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
На утраченные дела, документы и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
2.7.8. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник аппарата ФАС России может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
3. Основные правила по работе с контрольными документами
3.1. Общие положения
3.1.1. В ФАС России действуют единые правила организации контроля за исполнением подконтрольных документов на всех уровнях управления, определяющие порядок своевременного и качественного выполнения указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, постановлений коллегии, приказов и поручений руководства ФАС России.
3.1.2. Выполнение положений настоящих правил обязательно для всех должностных лиц аппарата ФАС России.
3.1.3. Ответственность за организацию контроля исполнения подконтрольных документов в подразделениях ФАС России несут начальники этих подразделений.
Непосредственный контроль за исполнением этих документов в подразделениях ФАС России и своевременное представление информации в отдел инспекции по контролю исполнительской дисциплины УД об их исполнении несут специалисты, ответственные в своих подразделениях за работу с автоматизированной системой контроля исполнения документов (АСКИД).
3.1.4. Методическое обеспечение организации контроля и общий. контроль исполнения находящихся в ФАС России подконтрольных документов осуществляет отдел инспекции по контролю исполнительской дисциплины УД.
3.2. Организация контроля за исполнением документов, поставленных на контроль. Сроки исполнения
3.2.1. Организация контроля за сроками исполнения подконтрольных документов в ФАС России возлагается на отдел инспекции по контролю исполнительской дисциплины УД. Данные по контролируемым документам заносятся в АСКИД специалистами отдела инспекции, ответственными за контроль исполнения этих документов.
3.2.2. Контроль за исполнением документов в управлениях и отделах ФАС России осуществляют руководители этих подразделений с помощью специалистов, назначенных для ведения учета (с использованием системы АСКИД) подконтрольных документов, отслеживания их исполнения, взаимодействия со специалистами отдела инспекции по контролю исполнительской дисциплины и подготовки руководству управления (самостоятельного отдела) информации об исполнении документов.
3.2.3. Обязательному контролю подлежат (кроме документов информационного характера):
-указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации;
-постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации;
-документы, адресованные директору ФАС России из аппаратов Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, глав администраций республик, краев и областей;
-постановления коллегии, приказы и поручения директора ФАС России;
-планы основных мероприятий Федеральной авиационной службы России, утвержденные директором ФАС России.
3.2.4. Должностные лица, отвечающие за подготовку постановления коллегии, а также приказа, распоряжений директора ФАС России, комплексного плана, мероприятий и других документов, содержащих конкретные поручения, обязаны направлять по три экземпляра каждого из указанных документов в УД ФАС России.
3.2.5. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства. Российской Федерации, относящиеся к деятельности ФАС России, отдаются приказами по ФАС России с указанием исполнителей и сроков исполнения по пунктам. Приказы готовятся должностным лицом, указанным в резолюции директора ФАС России первым.
3.2.6. Поступившие в ФАС России указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации рассматриваются безотлагательно.
Срок исполнения указа, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации исчисляется в календарных днях от даты его подписания.
Поручения Президента Российской Федерации с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех дней.
Срок исполнения указа, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, если он не определен, устанавливается в один месяц и исчисляется с даты их поступления в органы исполнительной власти.
Поручения по депутатским запросам членов Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы исполняются в течение 14 дней со дня подписания резолюции директором ФАС России.
3.2.7. Срок исполнения остальных подконтрольных документов, в которых сроки исполнения не определены, исполняются в течение 30 дней со дня подписания резолюции директором ФАС России.
Сроки исполнения по документам, поступившим в адрес ФАС России, устанавливаются директором ФАС России или его заместителями.
Если в документе указан срок, к которому предполагается получить ответ (решение), этот срок должен соблюдаться.
В тех случаях, когда в поручениях руководства ФАС России срок указывается в днях, сроки исполнения исчисляются со дня подписания поручения руководством ФАС России.
Если поручение вышестоящего органа носит перспективный, длительный характер, то срок исполнения устанавливается с пометкой "Условно".
3.2.8. Если в процессе исполнения документа выясняется невозможность исполнения его в установленный срок, он может быть продлен на основании мотивированной просьбы исполнителя только лицом или учреждением, которое его установило. Продление срока исполнения должно бить оформлено не менее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным в срок.
По правительственным документам ходатайства с продлением срока исполнения оформляются от имени руководства ФАС России в адрес руководителя соответствующего органа - автора документа или поручения.
Продление сроков исполнения по документам, поставленным на контроль в отделе инспекции по контролю исполнительской дисциплины УД, в соответствии с резолюциями директора ФАС России, осуществляется на основании решения директора по обоснованным письменным докладам заместителей директора, начальников управлений и самостоятельных отделов. Решение о продлении срока сообщается начальнику отдела инспекции по контролю исполнительской дисциплины.
Докладные записки с резолюциями руководства ФАС России с продлением сроков исполнения представляются и хранятся в отделе инспекции по контролю исполнительской дисциплины УД.
3.2.9. В целях оперативного и качественного контроля за исполнением документов в отделе инспекции по контролю исполнительской дисциплины в рамках автоматизированной системы АСКИД формируется база данных подконтрольных документов, регулярно готовятся и направляются в управления и самостоятельные отделы ФАС России распечатки с напоминаниями о приближении сроков исполнения и о неисполненных документах.
3.2.10. Состояние дел по исполнению подконтрольных документов докладывается на служебных разборах, проводимых:
-директором ФАС России - ежеквартально и по итогам за год;
-заместителями директора с подчиненными им управлениями и отделами - ежемесячно;
-начальниками управлений с подчиненными им отделами -еженедельно.
3.3. Обязанности сотрудников, осуществляющих контроль за исполнением документов
Сотрудники отдела инспекции по контролю исполнительской дисциплины УД и специалисты, назначенные в управлениях и самостоятельных отделах ФАС России ответственными, за осуществление контроля обязаны:
3.3.1. Вести систематический учет подконтрольных документов с использованием специальных журналов, регистрационно-контрольных карточек и персональных компьютеров, включенных в АСКИД.
3.3.2. Отслеживать прохождение контрольных документов в процессе исполнения, устанавливать контакты с непосредственными исполнителями документов.
3.3.3. Систематически проверять ход исполнения, регулярно за 5 дней до истечения срока, исполнения напоминать исполнителям о приближении срока исполнения.
3.3.4. В случаях, когда своевременность исполнения документа находится под угрозой срыва, немедленно докладывать начальникам управлений и отделов, заместителям директора для принятия мер.
3.3.5. Систематически, не реже одного раза в месяц, составлять справки с неисполненных в срок документах и докладывать их соответствующим руководителям ФАС России.
3.3.6. Ежеквартально проводить анализ исполнения подконтрольных документов и представлять руководству ФАС России аналитические справки с предложениями для принятия мер.
3.3.7. Заместитель директора по организации работы и обеспечению деятельности аппарата ФАС России на основании материалов УД ежеквартально проводит разборы с заслушиванием начальников управлений и самостоятельных отделов о состоянии исполнительской дисциплины.
При необходимости по результатам разборов издается приказ директора ФАС России.
3.4. Рассмотрение и исполнение подконтрольных документов.
Снятие документов с контроля
3.4.1. Зарегистрированные в общем отделе УД документы из Аппарата Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие документы, поступившие на имя директора ФАС России и требующие его решения, докладываются управляющим делами директору ФАС России с проектами резолюций, подготовленных общим отделом УД, в которых должны быть указаны основной исполнитель и соисполнители, а также порученное им задание и, при необходимости, срок исполнения. После рассмотрения руководством, управляющим делами принимается решение о постановке документа на контроль в отделе инспекции по контролю исполнительской дисциплины.
Первые заместители, заместители директора ФАС России при рассмотрении документов должны в своих поручениях по их исполнению назначать помимо прочих исполнителей должностное лицо (на уровне начальника управления, самостоятельного отдела, им подчиненных) -ответственное за выполнение данного поручения.
На документах, исполнение которых взято на контроль, специалистами отдела инспекции по контролю исполнительской дисциплины ставятся контрольные штампы с указанием сроков исполнения, документ заносится в базу данных системы АСКИД, после чего возвращается в общий отдел УД для передачи исполнителю, указанному в резолюции первым.
3.4.2. Исполнитель, указанный в резолюции первым, обязан ознакомить с поручением соисполнителей и организовать исполнение в срок.
В отдельных случаях (особой срочности и при небольшом объеме документа) соисполнителям направляются копии, о чем делаются отметки в учетно-контрольных карточках.
Непосредственный исполнитель документа, контролируемого отделом инспекции, при получении поручения сообщает в отдел свою фамилию, должность и телефон. Ответственный и непосредственный исполнители документа заносятся в базу данных системы АСКИД отдела инспекции по контролю исполнительской дисциплины.
3.4.3. Передача подконтрольных документов другим исполнителям производится только через общий отдел УД с соответствующими отметками в регистрационных карточках справочной картотеки.
3.4.4. Исполненные документы снимаются с контроля в отделе инспекции по контролю исполнительской дисциплины тем управлением (отделом), которое является ответственным исполнителем.
Ответственный исполнитель или сотрудник, осуществляющий контроль в подразделении ФАС России, обязан представить все материалы в отдел инспекции, где проверяется вся полнота исполнения, правильность комплектования и оформления материалов и делается отметка, об исполнении в соответствующих контрольных формах с внесением информации в систему АСКИД.
3.4.5. По указу, распоряжению или поручению Президента Российской Федерации руководством ФАС России представляется ему доклад об исполнении, в котором должны быть отражены конкретные результаты. Одновременно вносится предложение о снятии с контроля поручений. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки выполнения.
Ответственность за исполнение указа, распоряжения или поручения Президента РФ в установленные сроки несут все исполнители, перечисленные в резолюции директора ФАС России.
3.4.6. При исполнении указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации должностное лицо, указанное в резолюции директора ФАС России первым, заблаговременно (за 10 дней до истечения срока исполнения) представляет в Главное контрольное управление Президента РФ за подписью директора ФАС России информацию с принятых мерах по исполнению поручений с последующим докладом в установленные сроки об итогах проделанной работы. Копию информации направляет в отдел инспекции по контролю исполнительской дисциплины УД ФАС России.
Ответственность за своевременную подготовку доклада об исполнении несет должностное лицо, указанное в резолюции первым.
3.4.7. В случаях непредставления в отдел инспекции по контролю исполнительской дисциплины исполненных документов они считаются неисполненными и включаются в справки для доклада руководству ФАС России.
4. Основные правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов. Порядок представления проектов документов на подпись руководству ФАС России
При подготовке и оформлении документов работники подразделений аппарата ФАС России руководствуются следующими основными требованиями:
4.1. Документы печатаются, как правило, на бланках установленной формы (Приложение 9). При переписке между подразделениями аппарата ФАС России бланки могут не использоваться.
4.2. Письма по относящимся к компетенции ФАС России вопросам, адресованные руководителям федеральных органов власти, органов местного самоуправления, оформляются на бланках ФАС России и подписываются директором ФАС России, его первыми заместителями и заместителями.
4.3. Письма, по вопросам, относящимся к компетенции управления ФАС России, оформляются на бланках ФАС России и подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста.
4.4. Телеграммы составляются и печатаются в соответствии с требованиями специальной инструкции, подготавливаемой ЦРОС ГА. Текст телеграммы излагается кратко, печатается без переноса слов, абзацев и исправлений.
Перечень должностных лиц, за подписью которых принимаются к отправке телеграммы, утверждается директором ФАС России.
4.5. К письму объемом более половины страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание. Заголовок размещается в левой части первого листа письма перед гекстом.
4.6. Содержанке документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точнее и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
4.7. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа (например, Исп. Иванов П.С. тел. 155-51-53).
4.8. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ (например, На N 3.12-285 от 17.05.97).
4.9. При подписании документа указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией.
4.10. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающегося) не допускается.
4.11. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Подготовленные к визированию проекты документов сначала, представляются на предварительное заключение в юридическую службу ФАС России (ЗПУ, Юротдел) на предмет его соответствия законодательству РФ, после устранения замечаний юридической службы исполнитель визирует документ у других должностных лиц, а затем - в юридической службе. Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись (с расшифровкой) и дату. Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа документа, на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных, других внутренних документов и приложений к документам; на копии отправляемого документа.
4.12. Датой документа является дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая словесно-цифровым способом (например, 12 мая 1997 г.) либо цифровым способом, то есть тремя парами арабских цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например, 15.05.97). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов при датировании правовых актов, записок, справок, финансовых и других служебных документов. Цифровой способ датирования используется при оформлении резолюций, виз, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях.
4.13. При направлении документа руководителю организации наименование организации входит в наименование должности адресата (наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже); при направлении документа в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном; при адресовании документа в несколько организаций их наименования указываются обобщенно (например: Руководителям региональных управлений ФАС России, авиапредприятий и организаций гражданской авиации).
4.14. Адресат указываются в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес указывается в случае его направления разовому корреспонденту (кроме документов, адресованных федеральным органам исполнительной власти, законодательным и судебным органам, органам власти субъектов Российской Федерации).
4.15. Почтовый адрес располагается после фамилии адресата; в ответах на письма, граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы имени, отчества, адресата.
4.16. В адресной части письма может быть указано не более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
4.17. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем после текста до подписи дается по форме: Приложение: на __ л. в __ экз. Приложения, не названные в тексте, нумеруются арабскими цифрами, перечисляются с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого. Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них можно не указывать. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения имеет следующее оформление:
Приложение: на _ л. в _ экз. в первый адрес. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.
4.18. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименований должности, подписи, инициалов имени и отчества и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает, слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН), наименование распорядительного документа, его дату и номер.
4.19. Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается обоснование или основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, указания или просьбы.
Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщать обоснование или причину создания документа, а во второй - указание, просьбу.
В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснений и т.п.
4.20. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности (доклады, отчеты, обзоры и т.д.), делятся на разделы (главы, пункты, подпункты), которые нумеруются арабскими цифрами. Нумерация подпунктов буквами допускается в исключительных случаях.
Разделы могут иметь заголовки, выражающие существо содержания.
4.21. При подготовке текстов документов рекомендуется использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (императивного) наклонения; применять устойчивые словесные формулы, например: "ПРИКАЗЫВАЮ" (в приказах), "ПРЕДЛАГАЮ" (в указании), "ПОСТАНОВЛЯЕТ" (в постановлении).
Сокращенное наименование слов "Российская Федерация" не применяется.
4.22. В текстах документов допускается употребление установленных сокращенных официальных наименований федеральных органов исполнительной власти (например, полное наименование: Министерство иностранных дел Российской Федерации, сокращенное - МИД России).
4.23. Подготовленные с учетом установленных требований и завизированные проекты документов для подписи, или утверждения директором ФАС России представляются исполнителями в общий отдел УД, где проверяется правильность их оформления.
Проекты документов, подготовленные во исполнение поручений Правительства Российской Федерации или содержащие проекты постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации перед представлением на подпись директору обязательно визируются заместителем директора по организации работы и обеспечению деятельности ФАС России. Проекты распорядительных документов принимаются в одном, подлинном экземпляре; проекты писем - в трех экземплярах. Не допускается передача проектов документов на подпись (утверждение) директору ФАС России через Экспедицию или должностных лиц, не причастных к подготовке проектов.
Принятые УД ФАС России проекты документов докладываются директору управляющим делами в установленном порядке.
4.24. Проекты документов, подготовленные за подписью заместителей директора, представляются на доклад, как правило, через ведущего специалиста секретариата ФАС России соответствующей приемной заместителя директора, который проверяет правильность оформления проектов, наличие необходимых виз, оснований и приложений.
4.25. Проекты документов, требующие особых пояснений, докладываются руководству ФАС России ответственными за их подготовку должностными лицами (для доклада, директору - не ниже начальника управления).
4.26. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами, например, трудовых книжек, уставах, положениях учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, свидетельствах, сертификатах, доверенностях, договорах, удостоверениях, платежных поручениях и других документах материально-финансового характера.
Оттиск печати должен захватывать наименование должности лица, подписавшего документ, кроме документов, на которых место проставления печати специально установлено правовыми актами.
5. Порядок оперативного копирования и размножения документов
5.1. Документы, подлежащие копированию и размножению, должны быть аккуратно отпечатаны (четким шрифтом, без помарок и рукописных вставок, иметь поле слева 35 мм, справа - не менее 10 мм, сверху и снизу - не менее 20 мм), иметь необходимые реквизиты, в том числе, четкую подпись и регистрационный номер.
5.2. Копирование и размножение документов ФАС России производится, как правило, в Редакционно-издательском отделе Главагентства (здание аэровокзала) или на копировально-множительном участке Главагентства в здании ФАС России (к.239) по договору, заключаемому Федеральной авиационной службой России и Главным агентством воздушных сообщений гражданской авиации.
5.3. На все документы, передаваемые на копирование и размножение, должен быть оформлен заказ (бланки заказов выдаются в Управлении делами), который подписывается начальником или заместителем начальника управления (Приложение 10).
5.4. Для обоснования тиража копируемых и размножаемых документов к заказу прилагается разнарядка на их рассылку, подписанная начальником или заместителем начальника управления. Бланки разнарядок выдаются в Управлении делами.
Если документ копируется тиражом до 10 экземпляров, допускается вместо разнарядки на рассылку указывать список лиц или организаций, которым будут направлены экземпляры копированного документа, на оборотной стороне последнего листа копируемого документа.
5.5. Разрешение на копирование и размножение документов дается Управлением делами. Заместитель управляющего делами определяет место копирования и размножения документа (Редакционно-издательский отдел Главагентства в аэровокзале или копировально-множительный участок в здании ФАС России) и подписывает оформленный заказ. В отсутствие заместителя начальника Управления делами заказы подписываются другим, специально назначенным должностным лицом Управления делами.
5.6. Заказы на копирование и размножение приказов и инструкций ФАС России оформляются Законодательно-правовым управлением в соответствии с разнарядками на их рассылку, подписанными начальниками управлений (самостоятельных отделов) ФАС России, ответственными за подготовку приказа или инструкции.
5.7. Заказы на копирование приказов ФАС России по личному составу оформляются Управлением кадровой и социальной политики.
5.8. Размножение материалов коллегии, приказов, инструкций и указаний ФАС России осуществляется в первую очередь; срочных документов - безотлагательно. Заказы на копирование и размножение остальных документов выполняются в порядке поступления.
5.9. Ответственность за своевременное и качественное копирование и размножение служебных документов ФАС России несет Главагентство (по договору).
5.10. Оперативный контроль за своевременным выполнением заказа, а также качеством копированных и размноженных документов
осуществляются:
-материалов коллегии - референтом коллегии;
-приказов и инструкций ФАС России - Законодательно-правовым управлением;
-приказов ФАС России по личному составу - Управлением кадровой и социальной политики;
-срочных документов с поручениями директора ФАС России - УД ФАС России;
-других документов, кроме вышеперечисленных в настоящем пункте - исполнителями этих документов.
5.11. При наличии копировально-множительного аппарата в структурном подразделении ФАС России документы, подготовленные в этом подразделении (кроме приказов, инструкций и указаний ФАС России), копируются и размножаются под ответственность руководителя структурного подразделения.
5.12. После копирования и размножения подлинные документы возвращаются по месту их регистрации и формирования дел:
-материалы коллегии - референту коллегии;
- приказы и инструкции ФАС России - в Законодательно-правовое управление;
-приказы ФАС России по личному составу - в Управление кадровой и социальной политики;
-документы, подписанные директором ФАС России (кроме приказов и инструкций), распоряжения руководства ФАС России и документы со штампом "подлежит возврату в УД ФАС России" - в УД ФАС России;
-документы, подписанные заместителями директора ФАС России (кроме инструкций) в секретариат соответствующего заместителя;
-документы, кроме вышеперечисленных - в управление (самостоятельный в настоящем пункте отдел), являющееся исполнителем документа.
5.13. Копирование и размножение документов с грифом секретности осуществляет Отдел режима, спецсвязи и защиты информации ФАС России.
6. Составление номенклатур и формирование дел в структурных подразделениях ФАС России
6.1. Составление номенклатуры дел
6.1.1. Документы после их исполнения группируются в дела.
6.1.2. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в делопроизводстве.
Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, являющейся систематизированным списком наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Номенклатуры дел управлений составляются ежегодно (в конце года) должностными лицами, осуществляющими делопроизводство в управлении, согласовываются с Архивом ФАС России, УД и утверждаются начальниками управлений. Первый экземпляр номенклатуры дел направляется в Архив ФАС России до 1 января, где хранится постоянно.
6.1.3. Номенклатура дел управления составляется по установленной форме (Приложение 11).
6.1.4. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться утвержденным положением об управлении, перечнем документальных материалов ФАС России.
Основой для составления заголовков дел в номенклатуре являются важнейшие участки и направления деятельности каждого управления ФАС России, исходя из которых формируются темы (предметы, вопросы), определяющие содержание заводимых дел.
6.1.5. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, но конкретно, отражать основное содержание документов, включенных в них, а также признаки заведения дел, разновидность документов, корреспондентов, подлинность или копийность и другие особенности документов.
6.1.6. Номенклатура дел подлежит пересоставлению на новый год лишь при изменении структуры, функций характера работы управлений. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел перепечатывается и заново оформляется.
6.1.7. Номенклатура дел для управления составляется сводная с разбивкой на части (по отделам) в соответствии с утвержденной структурой.
Внутри каждого раздела номенклатуры (секретариат управления, отделы) наименования дел располагаются по степени важности документов. В каждом отделе управления необходимо иметь экземпляр соответствующего раздела номенклатуры и руководствоваться им при направлении исполнительных документов в дело.
6.1.8. Дела, не предусмотренные номенклатурой, в случае необходимости, с разрешения начальника управления и по согласованию с Архивом могут быть включены дополнительно в номенклатуру в течение года. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет, (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса и номеров в течение всего срока, необходимого для разрешения вопросов.
6.1.9. По окончании делопроизводственного года в номенклатуре делается заверительная надпись (Приложение 11), в которой указывается количество заведенных дел (отдельно - постоянного, долговременного и временного хранения, а также дел, переходящих на следующий год). Итоговая запись заверяется сотрудником, осуществляющим делопроизводство, и ее данные сообщаются в Архив в виде справки до 31 января.
В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, о передаче их в Архив, о переходящих делах, с выделении к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое учреждение для продолжения.
6.1.10. Номенклатура дел управления хранится до минования надобности в отдельном переходящем деле секретариата управления.
6.2. Формирование и хранение дел в управлениях
6.2.1. Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.
6.2.2. Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов.
6.2.3. В соответствии с утвержденной номенклатурой в управлениях оформляются обложки заводимых дел (Приложение 12). На обложках дел постоянного и долговременного хранения указываются:
а) полное наименование органа управления (Федеральная авиационная служба России);
б) полное наименование управления, отдела;
в) индекс дела по номенклатуре;
г) заголовок, который полностью переносится из номенклатуры дела. Если заголовок по номенклатуре не отражает фактического содержания документа в деле, то в него вносятся необходимые уточнения;
д) даты начала и окончания дела (датой начала считается дата самого раннего документа, а датой окончания - дата самого позднего документа);
е) количество листов согласно заверительной надписи (указывается после окончания дела);
ж) срок хранения (или "Хранить постоянно"; "До минования надобности");
з) номер тома, части.
На обложке дела временного хранения указываются те же данные, за исключением подпункта "е".
6.2.4. В процессе группировки документов проверяется правильность оформления документов (наличие подписей, даты, индекса, визы, заверительной подписи на копии, отметок "В дело ..." и т.п.). Недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не подшиваются, а возвращаются исполнителю на доработку.
Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в отдельные дела.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины). Приложения, независимо от даты их составления, формируются вместе с документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный том дела.
6.2.5. Документы внутри дел располагаются в хронологической последовательности, в порядке разрешения вопросов, а по личному составу - в алфавитном порядке.
Преимущественное значение имеет вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса, в сочетании с хронологическим принципом, при этом документ - ответ располагается после документа - запроса; запрос и ответ должны подшиваться в одно дело независимо от того, кто его готовил и отправлял.
6.2.6. Протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов.
6.2.7. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов ФАС России по основной деятельности.
6.2.8. Документы по личному составу (листки по учету, лицевые счета рабочих и служащих и прочие подобные документы) систематизируются по алфавиту фамилий.
6.2.9. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов. Годовые планы, сметы, анализы, отчеты подшиваются в дела того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления (например, годовые отчеты за 1996 год, составленные в 1997 году, подшиваются в дело 1996 года, а план работы на 1997 год, составленный в 1996 году, в дело 1997 года,
при этом на обложке дела в графе "начато" указывается дата поступления плана или отчета.
6.2.10. В деле формируется по одному экземпляру каждого документа за исключением тех случаев, когда копии или другие экземпляры имеют какие-либо служебные отметки, дополняют основной экземпляр.
6.2.11. Запрещается передавать дела или отдельные документы в другие управления без разрешения начальника и без ведома сотрудника, осуществляющего делопроизводство, который ведет учет выданных дел и документов с помощью карточки-заместителя (Приложение 13), следит за их возвращением в случае передачи дел в другое управление, информирует Архив.
Изъятие из дела каких-либо документов для работы допускается в исключительных случаях с разрешения начальника.
Вместо изъятого документа в дело вкладывается карточка-заместитель с записями о месте нахождения документа.
6.2.12. Уничтожение документов, утративших практическую ценность, производится после утверждения актов, отборочных списков Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ФАС России, один экземпляр которых представляется в Архив ФАС России.
6.3. Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов
6.3.1. Экспертиза ценности документов - это определение практического, научно-технического, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.
6.3.2. Для ведения работы по экспертизе ценности документальных материалов, образующихся в деятельности аппарата ФАС России, осуществляет Центральная экспертная комиссия ФАС России.
6.3.3. Центральная экспертная комиссия в своей работе руководствуется правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий, указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), перечнями документальных материалов с указанием сроков хранения и постоянного хранения, номенклатурами дел и настоящей Инструкцией и осуществляют следующие Функции:
-рассматривают проекты номенклатур дел управлений;
-организуют ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
-рассматривают описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив, и описи на дела временного (до 10 лет) и долговременного хранения (свыше 10 лет), выносят решения о представлении их на утверждение Центральной экспертной комиссии ФАС России;
-рассматривают акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
-рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и выносят решения о представлении этих предложений на утверждение архивного учреждения.
Решения центральной экспертной комиссии утверждаются заместителем директора по организации работы и обеспечению деятельности ФАС России.
6.3.4. Практически отбор проводится по утвержденной и согласованной с Архивом номенклатуре дел за соответствующий делопроизводственный год.
6.3.5. Оформленные описи на документальные материалы постоянного и долговременного сроков хранения в трех экземплярах направляются на рассмотрение в Архив ФАС России (Приложение 14). На отобранные к уничтожению материалы составляется отборочный список, который подписывается членами экспертной комиссии и согласовывается руководством управления (Приложение 15). Описи и отборочные списки на материалы рассматриваются и утверждаются на заседаниях ЦЭК ФАС России.
Лица, виновные в хищении, укрытии, порче или незаконном уничтожении докуметальных материалов постоянного хранения, включенных в состав Государственного архивного фонда Российской Федерации, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
6.3.6. Документальные материалы, выделенные к уничтожению в управлениях, сдаются организациям по заготовке вторичного сырья.
6.4. Подготовка и сдача дел в Архив ФАС России
6.4.1. Дела постоянного и долговременного (25, 40, 50 и 75 лет) сроков хранения и учетно-контрольные картотеки на них, законченные делопроизводством, по истечении двух лет с момента их окончания сдаются управлениями в Архив ФАС России в сроки, предусмотренные графиком, который утверждается руководством УД ФАС России.
Документы со сроками хранения до 10 лет включительно в Архив ФАС России не принимаются, а хранятся в управлениях и по истечении установленных сроков хранения и практической надобности уничтожаются в соответствии с порядком, изложенным в п. 5.3.8 настоящей Инструкции.
6.4.2. Передача дел из управлений в Архив производится один раз в год полностью за весь делопроизводственный год. Обработка документальных материалов в управлениях производится непосредственно после окончания их делопроизводством и проведения экспертизы их научной и практической ценности.
6.4.3. Документы постоянного и долговременного хранения, сгруппированные в дела, должны быть заключены в твердую обложку, прошиты прочной ниткой в три-четыре прокола или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Если текст документа слишком близко расположен от края листа и может быть задет при подшивке, к листу приклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ. Листы в деле, кроме листов с заверительными надписями и чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста.
6.4.4. В конце каждого дела делается заверительная надпись (Приложение 11), в которой указываются количество листов в деле (цифрами и прописью), дата, замечания о состоянии дела (недостатки, ошибки в нумерации и др.) и подпись работника, оформляющего дело.
6.4.5. На документы постоянного хранения, подшиваемые в дело, составляется внутренняя опись (Приложение 16). Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номеров листов в деле. Листы внутренней описи дел постоянного хранения нумеруются отдельно, и количество указывается в заверительной надписи со знаком "+" к общему количеству листов в деле.
6.4.6. При обработке документальных материалов со сроком хранения до пяти лет включительно допускается:
а) оставлять дела на скоросшивателях без проведения их систематизации и дополнительного описания на обложках;
б) не нумеровать листы;
в) не составлять заверительных надписей и внутренних описей.
6.4.7. На единицы хранения, оформленные, описанные на обложках и систематизированные в соответствии с номенклатурой дел, составляются описи (Приложение 14).
При составлении описей дел необходимо руководствоваться следующими правилами:
а) описи составляются отдельно на документальные материалы каждого года и отдельно на материалы временного (5, 10, 15 лет) и постоянного сроков хранения, а также на материалы по личному составу (долговременного хранения 25, 40, 50, 75 лет);
б) в описи вносятся дела структурных подразделений управления согласно существующей структуре, которые располагаются по степени их важности;
в) в опись заносится наименование каждого дела полностью без сокращений и изменений.
При внесении в опись одноименных дел пишется "то же", например:
"приказы ФАС России с N 1 - N 50";
"то же с N 51 по N 98";
"то же с N 99 по N 130".
Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись за отдельным номером;
г) документальные материалы, делопроизводство по которым продолжалось несколько лет (переходящие дела), вносятся в опись того года, в котором были начаты;
д) описи должны быть подписаны лицами, ответственными за ведение дел и хранение материалов, начальником управления и председателем экспертной комиссии. Никаких исправлений и оговорок, не заверенных подписью, в описях не допускается.
В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество единиц хранения, принятых Архивом на хранение;
е) описи по установленной форме печатаются на машинке в четырех экземплярах.
Один экземпляр описей с распиской Архива о принятии дел хранится постоянно в отдельном деле и сдаче в Архив не подлежит.
6.4.8. В целях всестороннего использования документальных материалов Архива они выдаются сотрудникам аппарата ФАС России и подведомственных организаций для работы над ними в помещении Архива и во временное пользование вне Архива на основании письменного разрешения руководителей тех структурных подразделений ФАС России, в делопроизводстве которых отложились запрашиваемые материалы.
Работникам других организаций сведения по документальным материалам Архива выдаются по письменным запросам этих организаций с разрешения руководителей управлений ФАС России, в делопроизводстве которых отложились запрашиваемые материалы.
6.4.9. По телефонным запросам справки о содержании находящихся на хранении в Архиве постановлений и распоряжений вышестоящих органов, приказов, инструкций и других нормативно-распорядительных документов ФАС России не выдаются.
6.4.10. В каждое выдаваемое дело вкладывается лист использования документальных материалов, в котором фиксируются даты, существо выполненных работ и данные о характере использования документов.
Ответственность за правильное использование документальных материалов, архивных справок, копий, а также за сохранность выданных или направленных из Архива материалов несут получившие их из Архива работники и руководители соответствующих организаций.
Изъятие документов из архивных дел без разрешения управляющего делами ФАС России, а по приказам, инструкциями, положениям с структурных подразделениях ФАС России без разрешения начальника Законодательно-правового управления не допускается.
Архив имеет право контролировать состояние выданных во временное пользование материалов и порядок их хранения.
Заместитель директора по организации
работы и обеспечению деятельности ФАС России А.К. Бондарев
ИНДЕКСЫ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
Федеральной авиационной службы России, применяемые в делопроизводстве
|
Полное наименование структурного подразделения |
Сокращенное наименование |
Индекс |
|
Управление делами |
УД |
1 |
|
Управление экономики и реформ |
УЭР |
15 |
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
АКТ
Мы, нижеподписавшиеся работники _________________________
________________________________________________________
(наименование структурного подразделения, составляющего Акт Федеральной авиационной службы России)
_________________________________________________________,
составили акт о том, что "____"____________199г. при вскрытии пакета
______________________________________________________
в нем не оказалось _____________________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
Подписи: ______________________
_______________________
_______________________
ОБРАЗЕЦ СЕТКИ НОМЕРОВ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
ОБРАЗЦЫ РЕГИСТРАЦИОННЫХ КАРТОЧЕК
|
Карточка учета входящих документов | ||||
|
|
Срок исполнения " " 199 г. |
Отметка о контроле | ||
|
Вх. N |
Дата |
Кол-во листов |
Кому | |
|
Корреспондент | ||||
|
Содержание | ||||
|
Резолюция | ||||
|
Передано на исполнение |
________________________________ | |||
Оборотная сторона
|
Дата |
Исполнитель |
Контрольные отметки | ||||
|
|
|
| ||||
|
|
|
| ||||
|
|
|
| ||||
|
|
|
| ||||
|
|
|
| ||||
|
Отметка об исполнении | ||||||
|
Управление (отдел), фамилия, телефон исполнителя | ||||||
|
Дата |
Исх. N |
Подписал | ||||
|
Кому направлено | ||||||
|
Фонд N |
Опись N |
Дело N |
Лист N | |||
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
|
Карточка учета исходящих документов | |||||
|
Исх. N |
дата |
Кол-во листов | |||
|
Подписал |
На вх. N |
от | |||
|
Корреспондент |
| ||||
|
Содержание |
| ||||
|
Исполнитель:____________________________ | |||||
|
Копия в деле N |
лист N | ||||
|
Ответ получен |
Дата |
вх. N |
Дело N | ||
Форма журнала учета исходящих документов
|
Дата и исходящий номер документа |
Адресат (кому направлен) |
Краткое содержание |
Исполнитель (Фамилия, телеф.) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
СПРАВКА УД ФАС России
о количестве регистрируемой документации за _ квартал 199_ года
по _______________________________________________________
(наименование управления или отдела)
|
Виды документов |
месяц |
Итого за квартал | ||
|
|
|
|
|
|
|
Входящие |
|
|
|
|
|
Исходящие |
|
|
|
|
|
Переходящие |
|
|
|
|
Справку составил тел. _________ дата ___________
ПРИЛОЖЕНИЕ 7
|
Учетно-контрольная карточка для нормативно-распорядительных документов | |
|
Ответственный за исполнение документа в целом | |
|
Вид документа Дата N | |
|
Срок исполнения (окончательный) | |
|
Дата поступления в управление | |
|
Краткое содержание | |
|
Кому направлен документ |
Дата |
|
|
|
Оборотная сторона
|
Поручения |
|
|
|
|
Фамилия исполнителя |
Номер пункта |
Срок исполнения |
Отметка о выполнении, дата |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
Дело N |
лист N | |
Примечание: размер карточки 105 х 148 мм.
ПРИЛОЖЕНИЕ 8
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
(наименование должности
руководителя подразделения)
_________ _______________________
(подпись) (инициал имени, фамилия)
АКТ N ____
о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих дальнейшему хранению
Мы, ___________________________________________________________________
(перечислить фамилии, имена, отчества и должности работников,
составивших данный акт) отобрали к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы (дела) ____
_________________________________________________________________________
(наименование подразделения)
|
N |
Год |
Заголовок, номер (дела) |
документа |
Количество |
Примечание |
ИТОГО за ___ год в акт N ______ внесено ______ документов (дел)
(прописью)
_________________________________
(подписи работников, составивших акт)
Документы (дела) уничтожены _________________________________________
(подписи работников службы делопроизводства)
ПРИЛОЖЕНИЕ 9
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АВИАЦИОННАЯ Образец бланка для
СЛУЖБА РОССИИ оформления писем
125836, ГСП, Москва, 167
Ленинградский проспект, 37
_________N__________
Ha N _________________
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Образец бланка для
оформления приказов
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АВИАЦИОННАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ПРИКАЗ
______ 199_года № __
г. Москва
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АВИАЦИОННАЯ Образец бланка для
СЛУЖБА РОССИИ оформления инструкций
_________ N __________ и других организационно-
распорядительных документов
ПРИЛОЖЕНИЕ 10
ЗАКАЗ N ____
на копирование, размножение документа ФАС России на копировально-множительном участке
Управление (отдел) ____________________________________
Исполнитель _________________________ тел. ___________
______________________________________________________
наименование документа, дата
_______________________________________________________
исх. (вх.) N
Всего страниц ____________________ тираж ______________
Формат, особые отметки _________________________________
Начальник управления ______________________________
(подпись, фамилия)
Дата
РАЗРЕШЕНО:
Начальник УД ______________________________
(подпись, фамилия)
Дата
Неправильно оформленные материалы возвращаются исполнителю
ПРИЛОЖЕНИЕ 11
Образец номенклатуры дел
Согласовано Утверждаю
Зав. Архивом ФАС России Начальник управления
____________ __________ __________ ____________
(подпись) Инициалы, фамилия (подпись) Инициалы, фамилия
(дата) (дата)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
___________________________________________________________________
(наименование управления)
____________________________________________________________________
на 199 г.
|
N |
Индекс дела |
Заголовки дел |
Количество частей (томов) |
Сроки хранения и статьи по перечню |
Примечание*) |
Секретарь управления __________________________________
(подпись) Инициалы, фамилия (дата)
За 199 г. заведено всего ______________________ дел**)
из них: постоянного хранения ___________________ дел;
долговременного хранения (свыше 10 лет) ___________ дел;
временного хранения (до 10 лет включительно) _______ дел;
переходит на следующий год __________________ дел;
Секретарь управления __________________________________
(подпись) Инициалы, фамилия (дата)
___________________________________________________
*) В графе делаются отметки о заведении дел, передаче в архив, о выделении к уничтожению, о лицах, ответственных за ведение дел и др.
**)Эти данные размещаются на последней странице номенклатуры и заполняются по окончании делопроизводственного года.
ПРИЛОЖЕНИЕ 12
Образец обложки дела
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АВИАЦИОННАЯ СЛУЖБА РОССИИ
По описи порядковый Гриф секретности
N ______ Управление _______________
Отдел
ДЕЛО N ____
Наименование дела ________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Начато 199 г. _________
Окончено 199 г. _______
На _______ листах
Хранить _______ лет (по статье N _____ Перечня документальных материалов)
ПРИЛОЖЕНИЕ 13
КАРТОЧКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Наименование и краткое содержание документа (дела) _____________
Автор документа ______________________________________
Вх. или исх. N, дата документа ____________________________
Количество листов _____________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Наименование структурного подразделения и N телефона __________
Подпись и дата получения документа (дела) Подпись и дата возврата документа (дела) _____________________
ПРИЛОЖЕНИЕ 14
Образец описи документальных материалов
ОПИСЬ
документальных материалов ______________________________
(наименование управления, отдела, службы) _________ за 199 _ г.
подлежащих постоянному хранению
_________ ________
временному дата
|
N |
N дела |
Наименование дела |
Крайн начато |
ие даты окончено |
К-во листов |
Срок хранения и статья |
Куда выбыло дело и основание |
(должность, подпись, инициалы, фамилия)
Председатель ЭК (подпись, инициалы, фамилия)
Начальник управления (подпись, инициалы, фамилия) (дата)
В опись внесено _________________ ед. хранения
(цифрами и прописью)
(должность, подпись, инициалы, фамилия) (дата)
ПРИЛОЖЕНИЕ 15
Образец отборочного списка
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Центральной экспертной комиссией Начальник управления ______
ФАС России ______________________
протокол N __ от ____ 199 г. "_" _______ 199 г.
ОТБОРОЧНЫЙ СПИСОК N ____
документальных материалов ______________________________
(название управления, отдела)
_____________________, не подлежащих дальнейшему хранению.
Всего _________ имеется _____ дел
Намечено к уничтожению _____ дел
Оставлено на хранение _______ дел
___________________________________________________________________________
(краткая характеристика материалов)
Экспертная комиссия Федеральной авиационной службы России под председательством _______ в составе членов комиссии: _________, образованная на основании приказа ФАС России N__ от "_" ___199_г., отобрала для уничтожения как не имеющие практической, научной ценности нижеследующие документальные материалы:
|
№ П.П. |
Годы |
NN дел по номенклат УРе |
Название дел и других материалов |
Количество томов |
Срок хранения |
Статья по перечню |
Отметка экспертной комиссии |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Всего _________________ дел и других материалов
(цифрами и прописью)
Председатель экспертной комиссии _________________
(должность, подпись)
Члены комиссии: _______________________________
(должности, подписи)
ПРИЛОЖЕНИЕ 16
Образец заверительной надписи дела
ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ ДЕЛА N _____
В настоящем деле пронумеровано и скреплено печатью
_____________ листов
(цифрами)
Фактическое наличие листов ______________________________
(прописью)
Внутренняя опись дела на _________________ заполненных листах
(цифрами)
В деле имеются:
а) литерные (повторные) листы N ________________________
б) справка-заместитель листов N_________________________
(справка не нумеруется)
в) незаполненные (чистые) листы N ______________________
г) пропущенные при нумерации листы N ___________________
д) несекретные листы ________________________________
(общее количество)
е) фото __________________________________________
(общее количество)
ж) чертежи _______________________________________
(общее количество)
(должность, подписи, инициалы, фамилия)
(дата)
ПРИЛОЖЕНИЕ 17
Образцы внутренних описей документов
1. Внутренняя опись в деле с приказами, инструкциями, указаниями, постановлениями коллегии и пр.
|
N приказа |
Дата |
Содержание (вопрос) |
NN листов в деле |
Примечание |
(должность, подписи, инициалы, фамилия)
(дата)
2. Внутренняя опись дела с перепиской
|
N |
Входящий N документа |
Исходящий N документа |
Откуда поступил или кому адресован документ |
NN листов в деле |
Отметка о местонахождении изъятого документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
(должность, подписи, инициалы, фамилия)
(дата)